Archyvo saugykla- dokumentų saugojimas archyve, užtikrinant racionalų jų talpinimą, saugumą ir naudojimą.

Dokumentų priėmimas įforminamas dokumentų priėmimo ir perdavimo saugoti aktu, surašomu dviem egzemplioriais. Vienas egzempliorius lieka archyve, kitas – organizacijoje – įsigijimo šaltinis. Trys inventoriaus egzemplioriai su dokumentais perduodami į archyvą. Priėmimas-perdavimas(2 priedas) bylas archyve daro dokumentų tvarkymo tarnybos darbuotojai.

Užtikrinti archyvo įsigijimą organizacijoje visiems nuolatinio, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo atvejams, baigtiems raštvedyboje ir personalui, išlaikiusiam vertybių egzaminą. archyvas inventorius(toliau – aprašymas). Tuo pačiu metu ant kiekvienos bylos inventoriaus kopijų pažymimas jo buvimas. Kiekvieno egzemplioriaus pabaigoje nurodomas skaičius: skaičiais ir žodžiais – skaičius iš tikrųjų priimtų į archyvą bylų, trūkstamų bylų numeriai, priėmimo ir perdavimo data, taip pat bylų priėmimo ir perdavimo dalyvių parašai.

Archyvinis inventorius(3 priedas) yra archyvų žinynas, kuriame yra sisteminis archyvinio fondo saugojimo vienetų, rinkinių sąrašas, skirtas juos apskaityti ir jų turiniui atskleisti.

Atskirai surašomos inventorizacijos: byloms nuolatinis saugojimas; laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejai; personalo reikalai; bylas, kurias sudaro tik konkrečiai organizacijai būdingi dokumentai (teisminės, tyrimo bylos, moksliniai pranešimai temomis ir kt.). Inventorizacija yra bylų sąrašas su savarankiška bendroji (eilinė) numeracija.

Kiekviename organizacijos struktūriniame padalinyje inventoriai turėtų būti sudaromi kasmet pagal metodiniai nurodymai archyvo darbuotojai. Pagal šiuos aprašus dokumentai perduodami archyvui.

Struktūrinių padalinių parengti aprašai yra pagrindas rengiant organizacijos reikalų suvestinę, kurią rengia archyvas ir pagal kurią bylos vėliau pateikiamos nuolatiniam saugojimui.

Struktūrinių padalinių reikalų aprašai sudaromi pagal vieninga forma trimis egzemplioriais ir pateiktas organizacijos archyvui praėjus metams po raštvedybos reikalų užbaigimo.

Aprašomasis atvejo aprašymo straipsnis struktūrinis vienetas apima šiuos elementus: korpuso eilės numerį (tūrį, dalį) pagal inventorių; bylų indeksas (tūriai, dalys); bylos pavadinimas (tomas, dalis), visiškai atitinkantis jos pavadinimą ant bylos viršelio; bylos datos (tomai, dalys); lapų skaičius byloje (tūris, dalys); bylos saugojimo terminas.

Sudarant struktūrinio padalinio reikalų inventorių, reikia atsižvelgti į šiuos reikalavimus:

• - bylų pavadinimai įrašomi į inventorių pagal priimtą sisteminimo schemą, paremtą bylų nomenklatūra;
• - kiekvienas atvejis įtrauktas į inventorių pagal nepriklausomą serijos numeris(jei byla susideda iš kelių tomų ar dalių, tai kiekvienas tomas ar dalis į inventorių įrašomas savarankišku numeriu);
• - bylų numeravimo tvarka inventoriuje - bruto kelerius metus; struktūrinių padalinių inventorinių numerių suteikimo tvarka nustatoma susitarus su archyvu;
• - inventoriaus stulpeliai pildomi griežtai laikantis informacijos, kuri yra ant korpuso viršelio;
• - kai į sąrašą įrašomos tos pačios antraštės bylas iš eilės, pirmosios bylos pavadinimas rašomas pilnas, o visi kiti vienarūšiai atvejai nurodomi žodžiais „Tas pats“, o kita informacija apie bylas įrašoma. inventoriuje pilnai (kiekviename naujame inventoriaus lape pavadinimas atkuriamas pilnas);
• - inventoriaus stulpelis „Pastabos“ naudojamas bylų priėmimui, jų ypatumams pažymėti fizinė būklė, dėl bylų perdavimo kitiems struktūriniams padaliniams su nuoroda būtinas veiksmas, kopijų prieinamumas ir kt.

Inventorizacijos pabaigoje po paskutinio aprašomojo straipsnio pildomas galutinis įrašas, kuriame nurodomas (skaičiais ir žodžiais) bylų skaičius, pirmasis ir paskutinis bylų numeriai pagal bylų inventorių, taip pat nurodoma bylų numeravimo inventoriuje ypatumai (raidėtų ir trūkstamų skaičių buvimas). Struktūrinio padalinio reikalų inventorizaciją pasirašo sudarytojas, nurodydamas pareigas, tvirtina struktūrinio padalinio vadovas. Organizacijos archyvo prašymu inventoriui gali būti sudarytas turinys, santrumpų sąrašas, rodyklės.

Patvirtinus nuolatinių ir ilgalaikių (virš 10 metų) bylų aprašus, dokumentų sunaikinimas su laiko rėmus saugojimo laikotarpį, atitinkantį patvirtintas atsargas.

Aktas dėl bylų paskirstymo sunaikinti(4 priedas), nesaugomas, išduodamas pagal organizacijos dokumentų vertės tyrimo rezultatus.

Dokumentų vertės tyrimas – tai dokumentų tyrimas, remiantis jų vertės kriterijais, siekiant nustatyti dokumentų saugojimo terminus ir parinkti juos nuolatiniam saugojimui.

Dėl priskirtų dokumentų į sunaikinimą, yra sudarytas aktas. Aktas dėl bylų, kurios nėra saugomos, paskyrimo sunaikinti surašomas visos organizacijos reikalams. Jeigu akte yra kelių skyrių bylos, tai kiekvieno skyriaus pavadinimas nurodomas prieš šio skyriaus bylų antraščių grupę. Naikinti atrinktų vienarūšių bylų pavadinimai į aktą įrašomi bendra antrašte, nurodant šiai grupei priskirtų bylų skaičių.

Atsargų tvirtinimo tvarka priklauso nuo to, ar organizacija yra valstybės įsigijimo šaltinis ar savivaldybės archyvas.

Tuo atveju, jei organizacijos dokumentai yra klasifikuojami kaip dalis Archyvinis fondas Rusijos Federacija , inventorius tvirtina vadovas po jų patvirtinimo ir patvirtinimo m laiku atitinkamos archyvinės įstaigos (įstaigos) ekspertų ir tikrinimo komisija.

Jei organizacija nėra valstybės ar savivaldybės archyvo įsigijimo šaltinis, po to inventorizacijos patvirtinimas ir dokumentų paskirstymo aktas su pasibaigęs saugojimą sunaikinimui be archyvinės įstaigos (įstaigos) sutikimo vykdo organizacijos vadovas. AT Ši byla susitariama dėl aprašymų ir akto ekspertų komisija organizacijose.

Nesaugomų bylų skyrimo sunaikinti aktas surašomas tik surašius ir patvirtinus atitinkamo laikotarpio bylų aprašų metinius skyrius.

Bylos įtraukiamos į aktą, jeigu joms numatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs iki akto surašymo metų sausio 1 d. Pavyzdžiui, 2005 m. baigtos bylos su trejų metų saugojimo terminu gali būti įtrauktos į aktą, kuris bus surašytas ne anksčiau kaip 2009 m. sausio 1 d. (pasirodo, kad po 2005 m. jas turime saugoti 2006, 2007 ir 2008 m. ir tik 2009 m. galime sunaikinti ).

Sunaikinti pagal Sąrašą atrinkti dokumentai įtraukiami į aktą, kuris surašomas nustatytos formos.

Naikintinus dokumentus naudoti ūkinėms reikmėms draudžiama. Atrinkti naikinti ir į aktą įtraukti dokumentai siunčiami sunaikinti įmonėms, užsiimančioms žaliavų utilizavimu, po to padaromas atitinkamas įrašas akte. Prie akto pridedamas dokumentų pateikimo tvarkyti kvitas.

Jei reikia, dokumentus galima sunaikinti dalyvaujant organizacijos atstovui surašant fizinio dokumentų sunaikinimo aktą dalyvaujant organizacijos atstovui.

4. Situacija: siekiant įdarbinti UAB „Planeta“ specialistų personalą, buvo surengtas gyvenimo aprašymo konkursas. Dalyvavote konkurse ir gavote pasiūlymą baigti darbo sutartis su UAB "Planeta". Užduotis: eidami specialisto pareigas, užpildykite darbo paraišką. Eidamas UAB „Planeta“ vadovo pareigas, surašyti nutarimą dėl prašymo įdarbinti specialistą

Gerai Priimti V.G.Petrovą su atlyginimu pagal personalas nuo 2009-11-19; sutartis-nuolatinis parašas S.V.Ivanovas 2009-11-18	UAB „Vaivorykštė“ direktorius Ivanovas S.V. iš Petrovo Vasilijus Grigorjevičius, gyvenantis adresu: Zelenogorsk, g. Mira, 28 m., 5 butas tel.: 3 89 89
pareiškimas Prašau, nuvesk mane į darbąį vyresniojo inžinieriaus pareigas nuo 2009-11-19 Pridedami toliau išvardyti dokumentai: 1. 2 nuotraukos 3*4 dydžio; 2. Paso fotokopija; 3. Darbo istorija(originalas); 4. draudimo liudijimas(kopija); 5. Karinės registracijos dokumentai; 6. Išsilavinimo diplomo kopija; 7. Pažymėjimo kopija (TIN); 8. Pagalba su ankstesnė vieta darbai (forma 2-NDFL); 9. Pažyma iš pagrindinės darbo vietos (dirbantiems ne visą darbo dieną); 10. Pažymos (a) apie vaiko gimimą; 11. Anketa.
2009-11-18 Asmeninis parašas	V.S. Petrovas
Man neprieštarauja C bandomasis laikotarpis- 3 mėnesiai Profesinio mokymo vadovas Asmeninis parašas P.A. Fominas 18.11.2009 Art. inžinierius - 12 kategorija ETC Viršininkas gerai Asmeninis parašas M.A.Murajevas 18.11.2009 2009-11-18 įsakymas Nr.23-k išduotas Inspektoriaus OK parašas L.A.Bukaškina 18.11.2009	Atlyginimas 15 000 rublių, pagal tvarkaraštį Ch. buhalterė I. I. Sokova 18.11.2009

5. Situacija: ZAO Planeta gavo pasiūlymo laišką su pasiūlymu sudaryti sporto įrangos tiekimo sutartį. Laiško autorė UAB „Start“ yra šių gaminių gamintoja. Užduotis: kaip specialistas komercijos skyrius UAB „Planeta“ parengti tiekimo sutarties projektą. Užregistruokite jį kontrolės-registracijos kortelėje

Dokumentų perdavimo priėmimo atveju paprastai surašomas atitinkamas aktas. Baigtas pavyzdys dokumentą, jo rengimo taisykles ir teisiniai niuansai– apie visa tai dabar.

Paskyrimas ir teisinė galia

Dokumente yra pilnas teisinės galios, ir nepaisant to, kad jo vaidmuo dažnai atrodo grynai formalus, tai nėra visiškai tiesa.

Paskirtis:

1. Dokumentuoti dokumentų perdavimą:

išsamus visų dokumentų sąrašas;

• jų skaičius;
• jų išvaizda (originalas, kopija, patvirtinta kopija);
• perdavimo data (kartais ir laikas);
• perduodanti šalis;
• priėmimo pusė.

1. Jei reikia, naudokite jį kaip pagrindinį įrodymą (dažniausiai teismo procese).

Kada gali prireikti

Daroma prielaida, kad popierių perdavimas gali įvykti bet kuriuo metu, todėl jis surašomas įvairiomis progomis, kai perduodama:

1. Tarp 2 privačių piliečių.
2. Tarp 2 juridiniai asmenys(pavyzdžiui, kai dokumentų paketas išeina kaip komercinio pasiūlymo atrama).
3. Tarp fizinio ir juridinio asmens.

Tačiau dažniausiai pasitaikantis atvejis yra susijęs su popierių pasikeitimu toje pačioje įmonėje. Yra daug tokių pavyzdžių:

1. Vienas darbuotojas išeina iš darbo ir jį pakeičia naujas darbuotojas kuris turi imtis visų bylų. Siekiant išvengti dokumentų praradimo, jų perdavimo klaidų ir kitų nepageidaujamų situacijų, būtina ne tik teisingai pateikti visus popierius, bet ir atspindėti šį faktą dokumentuotai.
2. Vienas darbuotojas pereina į kitas pareigas ir reikalus perduoda savo pavaduotojui arba į jo vietą atėjusiam naujam darbuotojui. Pavyzdžiui, buhalterinės apskaitos, personalo, administracinių dokumentų perdavimas.
3. Organizacijos bankrotas - tokiais atvejais iš karto reikia pervesti visus vertybinius popierius, kuriems jis yra surašytas didelis skaičius aktai suskirstyti į grupes pagal dokumentacijos rūšis.
4. Galiausiai, įmonės reorganizavimo (sujungimo su kitais, padalinių sujungimo ir pan.) atveju taip pat atsiranda būtinybė perduoti visas bylas. Be to, tokiose situacijose iš karto surašoma daug aktų - kiekvienam skyriui, kiekvienam darbuotojui ir pan.

Privatiems piliečiams kompiliavimas gali būti reikalingas, jei kalbame apie paslaugos, susijusios su dokumentų priėmimu, teikimą. Pavyzdžiui, jeigu asmuo teisme patiki savo interesus atstovui, akivaizdu, kad jam teks perduoti svarbius popierius, taip pat ir originalia forma. Tada surašykite dokumentą – paties piliečio interesais.

Forma ir pavyzdys 2019 m

Konkrečios įstatymais patvirtintos formos nėra, todėl kiekviena įmonė ir/ar asmuo turi teisę ją sudaryti pagal savo modelį. Paprastai jame turėtų būti ši informacija:

1. Pavadinimas, sudarymo data (tai įsigaliojimo diena), sudarymo vieta (miestas ar kita vietovė).
2. Visas oficialus įmonės, kuri perduoda ir priima dokumentus, pavadinimas (taip pat ir tais atvejais, kai keičiamasi popieriais toje pačioje įmonėje).
3. Visas vardas, pasas ir kontaktiniai duomenys asmenys jei jie dalyvauja mainuose.
4. vardas, pareigos ir Personalo numeris(jeigu yra) atsakingi darbuotojai, kurie faktiškai perduoda popierius ir juos priima.
5. Visų sąrašas perduotus dokumentus paprastai pateikiami lentelės pavidalu. Pateikiami šie duomenys:

• skaičiai (in chronologinė tvarka);
• pilnas oficialius titulus dokumentai;
• jų sudarymo/pasirašymo data;
• popierinis numeris (pagal įmonės priimtą numeravimo sistemą);
• forma (originalas, kopija, patvirtinta kopija) ir visų lapų skaičius (puslapiai neskaičiuojami).

1. Tada dedami šalių parašai, parašų iškodavimas (pavardė, inicialai) ir antspaudas, jei įmonė jį naudoja savo darbe.

Toliau pateikiama tuščia forma, kurią galima naudoti daugeliu atvejų:

Ir čia tikras pavyzdys užpildymas:

PASTABA. Jei reikia, leidžiama pritvirtinti kitus svarbius dokumentus- dažniausiai tai yra išsamūs aprašymai. Tada akte turite atspindėti nuorodas į inventorių, o ne išvardyti visų popierių pavadinimus (kad sutaupytumėte laiko).

Dokumentų perdavimas pasikeitus direktoriui

Tai vienas dažniausių ir kartu sunkiausių atvejų. Jis visada asocijuojasi su ypač svarbiais popieriais ir atsakomybė. Paprastai perduodami šie dokumentai:

• steigimas (įmonės registracija, informacija apie steigėjus, Įstatai ir kt.);
• pirminės finansinės ataskaitos;
• verslo liudijimas ir kiti leidimai;
• mokestinių ir kitų auditų išvados;
• vertybiniai popieriai, vekseliai;
• patalpų, nuosavybės objektų nuosavybės pažymėjimai, gamybos įranga ir kt.;
• nuomos sutartys, tiekimo ir kitos sutartys su rangovais;
• mokėjimo dokumentai ir kt.

Tokio poelgio pavyzdys skiriasi nuo paprasta forma dokumentacijos priėmimas. Pagrindinis skirtumas yra tas, kad perkeliamų popierių nėra labai daug, todėl juos galima sudaryti įprastu sąrašu, o ne lentele. Kartu su ženklai dokumentas visada yra dalyvaujant liudytojams – įmonės, kurioje vyksta vadovybės pasikeitimas, darbuotojams.

Pavyzdys, kuris gali būti naudojamas kaip nuoroda, pateiktas žemiau.

Procedūros ypatybės yra šios:

1. Visų pirma, prieš registraciją ir pačią perkėlimo procedūrą, būtina atlikti specialią visų popierių inventorizaciją, kad iš anksto suprastumėte, ar netrūksta ir kas tai yra galimos priežastys. Remiantis inventorizacijos rezultatais, a ataskaitinis dokumentas Atsitiktinis pavyzdys.
2. Tada, norėdami patvirtinti, kad visi popieriai tikrai nepamesti, įtraukiami kiti atsakingi asmenys yra finansų direktorius, personalo skyriaus vedėjas, Vyriausiasis buhalteris ir, jei reikia, jų pakaitalai.

Ypatingai kritiniais atvejais, norint patvirtinti dokumentų perdavimo gavimo teisingumą, būtina kviesti notarą. Jis patvirtins perdavimo grynumą ir patvirtins aktą savo antspaudu ir parašu.

Per ekonominė veikla organizacija sukuria daug dokumentų.

Kiekvienas pareigūnas savo darbe naudoja tam tikrą pakuotę, kurią saugojo ir už kurią yra atsakingas.

Kitais atvejais, siekiant suteikti procedūrai teisinį statusą, aktas surašomas šalių prašymu.

Kai jis taikomas

pageidautina parengtišiais atvejais:

• dokumentų perkėlimas iš vieno struktūrinio padalinio į kitą;
• dokumentų perkėlimas iš vieno pareigūnas kitam;
• inventorinių daiktų perkėlimas;
• dokumentų perdavimas keičiant legalus statusasįmonių.

Šis sąrašas nėra baigtinis.

Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias padaryti tai su internetines paslaugas, kuris padės sugeneruoti visus reikalingus dokumentus nemokamai: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip palengvinti ir automatizuoti buhalterinę apskaitą bei atskaitomybę, tuomet į pagalbą ateina šios internetinės paslaugos, kurios visiškai pakeis buhalterį savo įmonėje ir sutaupysite daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos Elektroninis parašas ir automatiškai išsiųstas internetu. Tai idealiai tinka individualiam verslininkui arba LLC supaprastinta mokesčių sistema, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Proceso ypatumai įvairiose situacijose

Archyvo saugykla

Esant tokiai situacijai, dokumentų įforminimas priklauso nuo to, kur jie yra saugomi. Dauguma organizacijų turi savo archyvą ir už jį atsakingą asmenį.

reikalai ilgas terminas saugykla turi būti sunumeruota. Dokumentus, kurių galiojimo laikas trumpesnis nei 10 metų, galima laikyti aplankuose.

Dokumentus deponuojantis asmuo pagal aktą juos perduoda už archyvą atsakingam asmeniui.

Įmonės likvidavimas, reorganizavimas, pardavimas

Likviduojant organizaciją, sukuriama komisija, kuri taip pat atsakinga už bylų perdavimą saugojimui į valstybės archyvą. Tai gana sunkus darbas, nes valstybinė sistema biuro darbas turi savo standartus, kurių turi būti laikomasi, norint priimti bylas saugoti.

Parduodant ir reorganizuojant komisiniai sudaromi iš dviejų pusių. Tai gali būti viena komisija, bet joje būtinai turi būti abiejų šalių atstovai.

Keitėsi direktorius, įkūrėjas

Keičiant organizacijos vadovą ir steigėją, sudaroma komisija visai jam priskirtai dokumentacijai priimti ir perduoti.

Visi kiti dokumentai turi būti suskirstyti į aplankus ir dėžutes, išdėstyti chronologine tvarka ir turėti visus reikiamus duomenis, tokius kaip data ir numeris, jei reikia.

Įvairių tipų popierių rengimo niuansai

Norint tinkamai atlikti dokumentų gavimo ir perdavimo procesą, visų pirma reikia žinoti, kokie dokumentai turi būti prieinami konkrečiu atveju.

Paprastai jie turėtų būti įregistruoti bylų nomenklatūroje arba organizacijoje.

Buhalterinės apskaitos verslui

Pravažiavimas apskaitos dokumentus iš vieno asmens į kitą, turite apsvarstyti, ar tarp jų yra griežtos ataskaitų formos.

Jei jie yra prieinami ir perduodami, geriau surašyti atskirą aktą, nes jie yra materialinė vertė, taip pat pageidautina, kad jų perdavimą atliktų komisija, o ne tik priimančios ir perduodančios šalys.

Dėl personalo dokumentų

Perkeliant personalo dokumentus geriau juos sutvarkyti pagal pavadinimą ir saugojimo terminą, tai yra tie dokumentai, kurie turi būti saugomi 75 ir daugiau metų, pridedami atskirai, visi kiti atskirai.

Priėmimo ir perdavimo procese taip pat galima pasirinkti naikintinus dokumentus, tai, pavyzdžiui, užsakymai personalo darbas kurie saugomi nuo 3 iki 5 metų. Šie dokumentai gali būti įrašyti į atskirą aktą.

Geriau siųsti tuščias formas atskiras aktas kaip materialines vertybes.

Steigiamasis ir teisėtas

Pagrindiniai bet kurios organizacijos dokumentai yra steigimo dokumentai todėl jų perdavimas turi būti atliekamas labai atsargiai.

Perduodant tokius dokumentus ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas oficialiam antspaudui.

Dokumentų perdavimo valstybės archyvui tvarka likviduojant įmonę aptariama šiame vaizdo įraše:

Padaliniai perkelia dokumentus į organizacijos archyvą naudodami specialų inventorių. Tiesą sakant, tai yra priėmimo ir perdavimo aktas, tačiau jis turi ypatingą formą. Straipsnyje sužinosime, kur jį rasti, kaip pritaikyti ir patvirtinti.

APRAŠAS SUDĖTAS PAGAL TAISYKLES

Rusijos Federacijos archyvų fondo ir kitų dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės archyviniai dokumentai organuose valstybės valdžia, organai Vietinė valdžia ir organizacijos (toliau – Dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimo taisyklės) apie dokumentų perdavimą saugoti organizacijos archyve sako:

Iš šio fragmento galima padaryti tokias išvadas:

1. Yra priėmimo inventoriaus forma, patvirtintas Taisyklėmis dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo organizavimas, - Priedas Nr. 23 (dokumentams dėl spausdinta kopija) ir priedas Nr. 24 (elektroninėms byloms).

2. Nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) saugojimo laikotarpiams sudaromos atskiros inventorizacijos. Personalo atvejai įtraukiami į laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpių sąrašą. Trečiasis inventorius sudaromas byloms su trumpesniu saugojimo terminu, tačiau taip pat perkeliamas į archyvą. Tas pats galioja ir elektroninius dokumentus: atskiri inventoriai sudaromi atvejams su skirtingi terminai saugykla.

inventoriaus forma

Apsvarstykite užpildytos inventorizacijos formos, skirtos dokumentų perdavimui (popieriuje) pavyzdį (1 pavyzdys).

Daro buhalterinė apskaita tiesiogiai susiję su. Bet koks verslo sandoris yra dokumentuota. Atitinkamai, krūva popierių auga be galo ir užpildo laisvą biuro erdvę. Kaip tinkamai parengti dokumentaciją archyvavimui, kokiuose duomenyse turi būti dokumentų priėmimo ir perdavimo į archyvą aktas ir kam to reikia? Šis straipsnis padės viską sudėti į lentynas ir supaprastinti pasiduodančios pusės veiksmus.

Per darbo metus įmonės sukaupia didžiulį kiekį įvairių dokumentų, kuriam . Visi jį turi pirminis dokumentas yra nustatytas saugojimo terminas, pvz., įmonės darbuotojų dokumentai saugomi 75 metus, dalis pirminės apskaitos dokumentų saugoma 5 ar ilgiau, projekto dokumentacija 20 metų.

• Esant judėjimui organizacijos viduje
• Jei nėra vietos saugykloje
• Kuriant elektroninį archyvą įmonėje
• Keičiant organizacijos teisinį statusą (reorganizavimas, likvidavimas, pardavimas)

Viena iš įmonės funkcijų yra dokumentų saugojimas nurodytą laikotarpį. Išlaikymo apskaita pradedama nuo pradžių kitais metais, t.y. 2017-08-05 sąskaitos faktūros saugojimo pradžia bus skaičiuojama nuo 2018-01-01.

Bylos pagal datą sugrupuotos taip:

• nuolatinis saugojimas
• laikinas saugojimas
• skirta sunaikinti

Dokumentų ruošimas saugojimui

Kad archyvo darbuotojai priimtų Jūsų dokumentus, jie turi būti tinkamai įforminti Žemiau pateikiamos kelios taisyklės, kurios padės paruošti bylas pagal reikalavimus.

Galima sugrupuoti pagal šiuos kriterijus:

• nomenklatūra
• chronologija
• geografinė ypatybė
• abėcėlė

Veiksmų, kuriuos reikia atlikti prieš archyvuojant, sąrašas:

1. Sugrupuoti dokumentai.
2. Korpuso lapai įrišti ir sunumeruoti. Lapų skaičius byloje yra iki 250 lapų ir neviršija 4 cm tūrio storio.
3. Įjungta paskutinis lapas apimtis, nurodytas patvirtinantis užrašas, kuriame nurodytas susiūtų lapų skaičius.
4. Jei popierių padavimas gali pakenkti kopijai (pavyzdžiui, senam rankraštiui), tokie dokumentai ne susegiami, o perduodami dėžėse ar aplankuose.
5. Jei bylos pavadinimas neatspindi turinio, tada naudojamas vidinis inventorius.
6. Pristačius buhalterinė dokumentacija reikia dalintis pirminiai dokumentai ir griežtos atskaitomybės formos. Esant tokioms formoms dalyvaujant komisijos nariams. Šie dokumentai yra materialinė vertybė.
7. Korpuso dangteliai formuojami atsižvelgiant į GOST.
8. Kuriamas aprašymas. Kiekviena byla sunumeruojama ir įtraukiama į inventorių. Dokumentacijai, susijusiai su įmonės darbuotojais, sudaromos atskiros atsargos.

Dokumentai grupuojami į bylas, kurių tema yra ta pati ir kurių saugojimo laikotarpis yra toks pat. Aplankai formuojami viename kalendoriniai metai ir pridedami pagal įvykių chronologiją. Dokumentų priedai pridedami neatsižvelgiant į patvirtinimo laikotarpį ir datą. Neteisingai įvykdžius ar nesilaikant standartų, dokumentai grąžinami patikslinti.

Ką daryti po archyvavimo?

Jei dokumentus perdavėte archyvui, galite juos pamiršti, tačiau kartais svarbūs popieriai gali palikti archyvo sienas. Jei tokia situacija atsitiko, tada ekstradicija vykdoma remiantis. Išdavus prašomą dokumentą, vietoj jo įforminamas pakaitinis lapas, kuriame yra visa dokumento informacija. Jei prašoma dėklo, vietoj jos įdedama pakaitinė kortelė.

Jeigu dokumentai paimami teismo sprendimu, tai procedūra vyksta dalyvaujant organizacijos atstovams. Tokiu atveju galima daryti paimtų dokumentų kopijas, ant kurių yra nurodyta paėmimo data. Už visumą surašomas protokolas, kuris pasirašytinai perduodamas vadovui.

Vagystės ar dokumentų sugadinimo atveju sudaroma tyrimo komisija, kurią skiria vadovas. Jei reikia, dalyvauja tyrimo ir kitos priežiūros institucijos. Tyrimo rezultatai surašomi akte, kurį patvirtina vadovybė, o kopija perduodama suinteresuotoms institucijoms.

Priėmimo ir perdavimo akto suformavimas

Akto formatas nėra vieningas, tačiau jame yra keletas detalių, kurias būtina užpildyti:

1. Aktas sunumeruotas, užklijuota įvykdymo data ir vieta.
2. Išvardija visus dokumentus, paruoštus perkelti į archyvą. Be pavadinimo, sąraše yra lapų skaičius, nurodyta data ir dokumentų tipas (originalas arba kopija).
3. Akte nurodomos veikiančios akto šalys: juridinio asmens pavadinimas, pilnas atstovų pavadinimas.
4. Dokumentas patvirtintas perduodančių/gaunančių šalių antspaudu ir parašais.

Aktai surašomi dviem egzemplioriais, jei dokumentai saugomi įmonėje, ir keturiais, jei dokumentai perduodami valstybei. archyvas.

Teisės aktai reglamentuoja akto surašymą tuo atveju, kai perduodamos griežtos ataskaitų formos / materialinės vertybės. Kitais atvejais vadovų ir suinteresuotų asmenų svarstymui.

Yra dvi saugojimo parinktys:

• 1 variantas. Sandėliavimas vietoje. Šiuo atveju leidžiama supaprastinta bylų, saugomų iki dešimties metų, registracija. Tokių pakuočių susiūti nebūtina, galima laikyti aplankuose.
• 2 variantas. Saugojimas valstybiniame archyve. Dokumentai sugrupuojami tam tikra tvarka, susegiami, sunumeruojami ir perduodami valstybei. archyvas. Dokumentų saugojimas valstybėje. archyvas yra mokamas, nors su darbuotojais susiję dokumentai, valst. archyvas privalo priimti nemokamai.
Parašykite savo klausimą žemiau esančioje formoje