Belgelerin yürütülmesi, onlara yasal güç sağlamak ve onlarla çalışmanın rahatlığı için standartlarla düzenlenir. Standart açıklar tip numune, hangi belgelere, sistemlere ve teknolojilere uymak zorundadır. Standartların kapsamı ve içeriği devlet yetkilileri tarafından belirlenir. "Standardizasyon Üzerine" yasası uyarınca GOST'ler ve tüm Rus sınıflandırıcıları bilgiler Rusya Devlet Standardı tarafından kabul edilir.

GOST'ler adına dijital kodları ve tam adları sunulmaktadır. 1997'den itibaren, Rusya Devlet Standardı tarafından kabul edilen GOST koduna "R" (Rusya) harfi eklenmiştir. GOST'un son iki basamağı, kabul edildiği yılı yansıtır. Örneğin, GOST R 6.30-2003 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. Evrak gereksinimleri."

Standartların gereklilikleri tüm devlet kurumları ve kuruluşları için zorunludur ekonomik aktivite. Rusya Federasyonu Devlet Standardı ve diğer özel yetkili devlet organları yetkileri dahilindeki departmanlar, mevzuata uygunluk üzerinde kontrol ve denetim uygular. zorunlu gereklilikler GOST'ler.

Rusya Federasyonu topraklarında faaliyet gösteren tüm GOST'ler tek bir çatı altında birleştirilir. Devlet sistemi standardizasyon. Bu sistemin bir parçası olarak, birleşik dokümantasyon sistemleri için standartları ve Teknik ve Ekonomik Bilgilerin Sınıflandırılması ve Kodlanması için Birleşik Sistem'i içeren bağımsız bir kompleks vardır. Bu standartlar, birleşik dokümantasyon sistemlerini tanımlar, tek sistem dış ticaret belgeleri, örnek bir anahtarın oluşturulması için gereksinimler, belgelerin yürütülmesi için gereksinimler, ORD sistemi, arşivlerin organizasyonu, bir makine ortamındaki belgelere yasal güç verme prosedürü.

Büro çalışmaları alanındaki temel standartlar:

GOST R 6.30-2003 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereksinimleri".

GOST R 51141-98 "Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar".

GOST R 50922-96 "Bilgi güvenliği. Temel terimler ve tanımlar".

GOST 6.10.4-84 "Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Bir makine taşıyıcısı üzerindeki belgelere ve araçlarla oluşturulan bir makinograma yasal güç verilmesi bilgisayar Bilimi. Temel bilgiler".

GOST 6.10.5 - 87 "Birleşik belge sistemleri. Örnek bir formun oluşturulması için gereklilikler".

GOST 17914 - 72 "Uzun süreli saklama kasaları. Tipler, boyutlar ve teknik gereksinimler".

GOST R 34.10 - 2001 " Bilgi Teknolojisi. Kriptografi, bilgi koruması. Elektronik dijital aboneliğin oluşturulması ve doğrulanması süreçleri".

Birleşik dokümantasyon sistemleri

Ülkemizde standardizasyon çalışmaları ile birlikte birleşik dokümantasyon sistemleri (ÜDS) geliştirilmektedir.

USD, birbiriyle ilişkili bir dizi birleşik formlar ilişkin verilerin belgelenmiş bir sunumunu sağlayan belgeler belirli türler ekonomik faaliyetler, yönetim araçları, geliştirme ve uygulama için düzenleyici ve metodolojik materyaller.

USDD'nin yaratılmasının temeli, birleştirme yöntemidir - kompozisyon ve formlarda tekdüzeliğin kurulması yönetim belgeleri aynı tür yönetim işlevleri ve görevleri çözülürken oluşturulur.

Belgeleri birleştirme ihtiyacı aşağıdaki nedenlerden kaynaklanmaktadır:

kuruluşların verimliliği üzerinde büyük etkisi olan belge sayısını azaltma ve formlarını belirleme ihtiyacı,

belgelerin hazırlanması ve işlenmesi için zaman, emek, fon maliyetini azaltma arzusu,

verilerin bilgi uyumluluğunun sağlanmasını gerektiren bilgisayar teknolojilerinin geliştirilmesi,

belgeler yasal güç vermek.

Bir belgenin yasal gücü, bir belgenin gerçeklerin, olayların, eylemlerin gerçek bir kanıtı olma özelliğidir. belge var Yasal etki tarih ve imza ile ve gerekli durumlar mühür, onay damgası, noter tasdiki ve ilgili yönetmeliklerle belirlenen diğer detaylar.

Şu anda 8 USD var:

ABD banka belgeleri,

MS finans, muhasebe ve raporlama muhasebe belgeleri bütçe kurumları ve kuruluşlar

RS raporlama ve istatistiksel dokümantasyon,

MS muhasebe ve işletmelerin raporlama muhasebe belgeleri,

MS çalışma belgeleri,

ABD belgeleri emeklilik fonu RF,

ABD dış ticaret belgeleri.

DDD, yetkili bakanlıklar ve departmanlar tarafından geliştirilmiştir. Ancak 1980'lerin başından itibaren Toplu dolaşımda tek bir DDD yayınlanmadı, bu da uygulamalarını büyük ölçüde karmaşıklaştırıyor. Aynı zamanda, mevcut şablonlara dayalı belgelerin derlenmesi bilgisayar programları. Bu şablonlar, evrak alanındaki yerel düzenlemeleri göz ardı eder.

Belgelerin birleştirilmesiyle eş zamanlı olarak, DDD'de yer alan verilerin işlenmesini otomatikleştirmeyi mümkün kılan teknik, ekonomik ve sosyal bilgilerin sınıflandırıcılarının geliştirilmesi gerçekleştirilmektedir.

Eyaletler arası standart GOST 6.10.4-84
"Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Bir makine ortamı ve bilgisayar teknolojisi ile oluşturulmuş bir makine programı üzerindeki belgelere yasal güç verilmesi. Temel hükümler"
(9 Ekim 1984 N 3549 tarihli SSCB Devlet Standardı kararı ile onaylanmıştır)

birleşik dokümantasyon sistemleri. Bilgisayarlar tarafından oluşturulan yazılım ve makineogramlarla ilgili belgelere yasal güç verilmesi. Genel

Bu standart, bir makine ortamı ve bilgisayar teknolojisi ile oluşturulan bir makineogram üzerindeki belgelere yasal güç veren ayrıntıların bileşimi ve içeriği ile bu belgelerde değişiklik yapma prosedürünü belirler.

Bu standart, bir makine ortamı ve makine programları hakkında bilgi alışverişi yapan tüm işletme, kuruluş ve kurumlar (bundan sonra kuruluşlar olarak anılacaktır) için zorunludur.

Bu standarda dayanarak, hem kuruluşlar arasında hem de doğrudan bir kuruluşta kullanıldığında, bir makine ortamında ve bir makine programında belgelerin kullanımının özellikleri dikkate alınarak endüstri standartları ve işletme standartları geliştirilebilir.

1. Genel Hükümler

1.1. Bir makine ortamındaki belge, GOST 6.10.1-88 * (1) , GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93 , GOST 20731 gereksinimlerine uygun olarak kaydedilmeli, üretilmeli ve işaretlenmelidir. -86 , GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 ve bilgiler şu şekilde kodlanmıştır: Teknik ve ekonomik bilgilerin All-Union sınıflandırıcıları. Tüm Birlik sınıflandırıcılarının yokluğunda gerekli bilgi kayıtlı sektörler arası ve sektörel sınıflandırıcıların kodlarını kullanmasına izin verilir.

1.2. Maşinogram, birleşik dokümantasyon sistemleri için devlet standartlarının gereklilikleri dikkate alınarak oluşturulmalıdır.

1.3. Bir makine ortamı ve bir makine gramına ilişkin bir belge, yalnızca bakanlıkların ve dairelerin ilgili kararları varsa kullanılmalıdır.

1.4. Bir makine ortamı ve bir makineogram üzerindeki bir belgenin taşınması (aktarılması, iletilmesi, vb.) GOST 6.38-90 * (2)'ye göre hazırlanmış bir kapak mektubu ile gerçekleştirilmelidir. Örnek bir ön yazı ektedir.

1.5. Bir makine ortamındaki bir belge ve makine tarafından okunabilen bir belge, bu standardın gerekliliklerini yerine getirdikten ve bir ön yazı imzalandıktan sonra yasal olarak yürürlüğe girer.

1.6. Bir belgenin bir makine ortamına kaydedilmesi ve bir makinogramın oluşturulması, otomatik kayıt cihazlarından veya otomatik problem çözme sürecinde iletişim kanalları aracılığıyla alınan orijinal (birincil) belgelerde kaydedilen verilere dayanmalıdır.

1.7. Kullanıcı kuruluşun talebi üzerine, bir makine ortamında oluşturulan bir belgenin görsel kontrolü için çeşitli yöntemlerle insan tarafından okunabilir bir forma dönüştürülür. teknik araçlar veri ekranı (ekranlar, yazdırma cihazları, vb.).

2. Bir makine ortamındaki belgelerin ayrıntıları ve bilgisayar teknolojisiyle oluşturulan makineogramlar için gereklilikler

2.1. Bir makine ortamındaki veya daktilo metnindeki bir belge, aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içermelidir:

belgeyi oluşturan kuruluşun adı;

belgeyi oluşturan kuruluşun konumu veya posta adresi; Belgenin başlığı;

belgenin üretim tarihi;

bir makine ortamında veya makinogramda belgenin üretiminin doğruluğundan sorumlu kişinin kodu veya kural olarak belgeyi onaylayan kişinin kodu.

Not. Bakanlıkların ve dairelerin kararı ile kullanılmasına izin verilir. ayrı belgeler bu belgelerin oluşturulma, kullanılma ve iletilme özelliklerini yansıtan ek ayrıntılar (telefon numarası, teletipi, tasdik etme hakkına sahip kişinin konumu ve soyadı ve makine taşıyıcısı ve makine şeması vb.)

2.2. Bir makine ortamındaki belgenin zorunlu ayrıntıları, ayrıntıları benzersiz bir şekilde tanımlamanıza izin verecek şekilde yerleştirilmelidir.

2.3. Daktilo yazısının zorunlu ayrıntıları, birleşik dokümantasyon sistemleri için devlet standartlarının gereksinimlerine uygun olarak yazdırılmalı ve yerleştirilmelidir.

Belgenin adı:
Belge Numarası:	6.10.4-84
Belge türü:	GOST
Ana bilgisayar gövdesi:	SSCB Devlet Standardı
Durum:	akım
Yayınlanan:	resmi yayın
Kabul tarihi:	09 Ekim 1984
Geçerli başlangıç tarihi:	01 Temmuz 1987
Revizyon Tarihi:	01 Nisan 2001

GOST 6.10.4-84 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Bir makine taşıyıcısı ve bilgisayar teknolojisi tarafından oluşturulan bir makineogram üzerindeki belgelere yasal güç vermek. Anahtar noktaları

GOST 6.10.4-84

Grup T54

DEVLETLER ARASI STANDART

Birleşik dokümantasyon sistemleri

MAKİNE ORTAMINDAKİ BELGELERİN YASAL GEÇERLİLİK VERİLMESİ
VE ARAÇLARLA OLUŞTURULAN MAKİNE GRAMI
BİLGİSAYAR MÜHENDİSLİĞİ

Anahtar noktaları

birleşik dokümantasyon sistemleri. verilmesi
yazılım ve makine programlama ile ilgili belgelere yasal güç
bilgisayarlar tarafından oluşturulur. Genel

kararname Devlet Komitesi 9 Ekim 1984 N 3549 standartlarına göre SSCB, giriş tarihi 07/01/87 olarak belirlendi

YENİDEN YAYINLAMA

Bu standart, bir makine ortamı ve makineogramlar üzerinde bilgi alışverişi yapan tüm işletme, kuruluş ve kurumlar (bundan sonra kuruluşlar olarak anılacaktır) için zorunludur.

1. GENEL HÜKÜMLER

1.1. Bir makine ortamındaki belge, gereksinimlere uygun olarak kaydedilmeli, üretilmeli ve işaretlenmelidir. GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83 , GOST 8303-93 , GOST 19768-93 , GOST 20731-86 , GOST 25465-95 , GOST 25752-83 , GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 ve bilgiler, teknik ve ekonomik bilgilerin All-Union sınıflandırıcılarına göre kodlanmıştır. Tüm Birlik sınıflandırıcılarında gerekli bilgilerin bulunmaması durumunda, kayıtlı sektörler arası ve sektörel sınıflandırıcıların kodlarının kullanılmasına izin verilir.
______________
* Bölgede artık geçerli değil Rusya Federasyonu.

1.2. Maşinogram, birleşik dokümantasyon sistemleri için devlet standartlarının gereklilikleri dikkate alınarak oluşturulmalıdır.

1.3. Bir makine ortamı ve bir makine gramına ilişkin bir belge, yalnızca bakanlıkların ve dairelerin ilgili kararları varsa kullanılmalıdır.

1.4. Bir belgenin bir makine ortamında taşınması (aktarılması, iletilmesi, vb.) GOST 6.38-90*. Örnek bir ön yazı ektedir.
______________
GOST R 6.30-97**(burada ve aşağıda).

** Rusya Federasyonu topraklarında, GOST R 6.30-2003. - "KODU" not edin.

1.7. Kullanıcı kuruluşun talebi üzerine, bir makine ortamında oluşturulan bir belgenin görsel kontrolü için, çeşitli teknik veri görüntüleme araçlarıyla (ekranlar, yazdırma cihazları vb.) insan tarafından okunabilir bir forma dönüştürülür.

2. BİR MAKİNE TAŞIYICISI ÜZERİNDEKİ BELGELERİN DETAYLARINA VE BİLGİSAYAR EKİPMANLARI TARAFINDAN OLUŞTURULAN MAKİNE GRAMLARINA İLİŞKİN GEREKLİLİKLER

2.1. Bir makine ortamındaki veya daktilo metnindeki bir belge, aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içermelidir:

kuruluşun adı - belgenin yaratıcısı;

kuruluşun yeri - belgenin veya posta adresinin yaratıcısı;

Belgenin başlığı;

belgenin üretim tarihi;

bir makine ortamında veya makinogramda belgenin üretiminin doğruluğundan sorumlu kişinin kodu veya kural olarak belgeyi onaylayan kişinin kodu.

Not. Bakanlıkların ve bakanlıkların kararı ile, bir makine taşıyıcısı ve bir daktilo yazısı (telefon numarası, teletype, konumu ve bir makine taşıyıcısında kayıtlı bir belgeyi onaylama hakkına sahip bir kişinin soyadı) üzerindeki bireysel belgeler için ek ayrıntıların kullanılmasına izin verilir. ve bir makinegram, vb.), bu belgelerin oluşturulması, kullanılması ve iletilmesinin özelliklerini yansıtır.

2.2. Bir makine ortamındaki belgenin zorunlu ayrıntıları, ayrıntıları benzersiz bir şekilde tanımlamanıza izin verecek şekilde yerleştirilmelidir.

2.3. Daktilo yazısının zorunlu ayrıntıları, birleşik dokümantasyon sistemleri için devlet standartlarının gereksinimlerine uygun olarak yazdırılmalı ve yerleştirilmelidir.

2.4. Gerekli "Kuruluşun adı - belgenin yaratıcısı" yazılmalıdır. aşağıdaki formu: kimlik kodu All-Union İşletmeler ve Kuruluşlar Sınıflandırıcısına (OKPO) * ve kuruluşun adına göre. Belirlenen kısaltmalar kullanılabilir.
__________________
* Bu destek, gereksinimlerle bağlantılı olmalıdır GOST 6.38-90.

Hakları olmayan kuruluşlar için tüzel kişilik, bağlı oldukları kuruluşun OKPO kodunu belirtmelisiniz.

2.5. Gerekli "Kuruluşun yeri - belgenin yaratıcısı" aşağıdaki biçimde yazılmalıdır: Tüm Birlik sınıflandırıcısına göre kimlik kodu "SSCB ve Birlik cumhuriyetlerinin idari-bölgesel bölümünün nesnelerini belirleme sistemi , birlikte Yerleşmeler"(SOATO) ve kuruluşun bulunduğu yerleşim yerinin adı.

2.6. Gerekli "Belgenin adı" aşağıdaki biçimde yazılmalıdır: All-Union Sınıflandırıcısına göre kimlik kodu ve belge formunun adı yönetim belgeleri(OKUD) * tüm Birlik amaçlı belgeler için veya sektörel (departman), cumhuriyet yönetim belgelerinin sınıflandırıcısı için - sektörel (departman), cumhuriyetçi belge biçimleri için.
______________
* Rusya Federasyonu topraklarında geçerlidir tamam 011-93.

2.7. "Belgenin üretim tarihi" niteliği, gerekliliklere uygun olarak kaydedilmelidir. GOST 6.38-90 ve belgenin kayıt süresi belirtilir, bu da makine protokolü ile tanımlanmasına izin verir.

2.8. Gerekli "Belgenin bir makine ortamında veya makine programında doğru üretilmesinden sorumlu kişinin kodu" veya "Belgeyi onaylayan kişinin kodu" aşağıdaki biçimde yazılmalıdır: kimlik kodu ve konumu, belgenin bir makine ortamında veya makine programında doğru üretilmesinden sorumlu kişi veya belgeyi onaylayan kişi. Kodun belirli bir kişiye ait olması, belgeyi bir makine ortamında oluşturan veya makine programını üreten kuruluşa kaydedilmelidir ve diğer kişilerin kodlarını kullanma olasılığını dışlayan teknik, yazılım araçları ve organizasyonel koşullar oluşturulmalıdır.

2.9. Kapsadığı kuruluşlar özel hükümler, paragraflarda belirtilen ayrıntıları belirtmelidir. 2.4; 2.5 bu hükümlerin kurallarına uygun olarak.

2.10. Bir makine ortamı ve makineogramlar üzerindeki belgelerin seçilmesi, depolanması için kabul edilmesi ve tüketicilere verilmesi, iptal edilmesi ve imha edilmesi prosedürü bakanlıklar ve bölümler tarafından belirlenir.

3. MAKİNE ORTAMINDA VE MAKİNE GRAMLARINDAKİ BELGENİN ORİJİNAL, KOPYALARI, KOPYALARI

3.1. Bir makine ortamındaki belgenin asılları, kopyaları ve kopyaları ve bu bilgisayar kompleksinin standart yazılımı tarafından alınan makineogramlar, bu standardın gerekliliklerine uygun olarak hazırlandıkları takdirde aynı yasal güce sahiptir.

3.2. Bir makine ortamındaki bir belgenin orijinali, bir makine ortamındaki bir belgenin ilk kaydıdır ve bu belgenin orijinal olduğuna dair bir gösterge içerir.

Daktilo yazısının aslı, bilgisayar teknolojisiyle basılan belgenin ilk kopyasıdır. basılı kopya ve bu belgenin orijinal olduğuna dair bir gösterge içerir.

3.3. Bir makine ortamındaki bir belgenin kopyalarının tümü daha sonradır, bir makine ortamındaki bir belgenin içerik kayıtlarında orijinaldir ve bu belgelerin kopya olduğuna dair bir gösterge içerir.

Daktilo metninin kopyaları, daha sonraki zamanlarda, kopya olduklarına dair bir gösterge içeren kağıt üzerindeki içerik çıktılarında orijinaldir.

3.4. Bir makine ortamındaki veya daktilodaki bir belgenin kopyaları, bir makine ortamındaki veya daktilodaki bir belgenin orijinalinden veya kopyasından başka bir ortama yeniden yazılan, içeriği orijinal ve bu belgelerin kopya olduğuna dair bir gösterge içeren belgelerdir.

Kopyalar ve kopyalar, bir makine ortamında veya makine programında orijinal belgede yer alan zorunlu ayrıntıları içermelidir.

Bir makine ortamındaki bir belgenin kopyası olan bir daktiloda, ek olarak belgeyi insan tarafından okunabilir bir forma dönüştüren kuruluşun bir damgası veya mührü, bir onay yazısı ve uygun imzalar bulunmalıdır.

4. MAKİNE TAŞIYICI VE TAŞIYICI GRAMI ÜZERİNDEKİ BELGEDE YAPILAN DEĞİŞİKLİKLERİ TANITMA PROSEDÜRÜ

4.1. Bir makine ortamındaki orijinal belge, yalnızca belgeyi oluşturan kuruluş tarafından değiştirilebilir. zorunlu kayıt değişikliklerin içeriği ve nedenleri ve yapılan değişikliklerden sorumlu kişi.

Değişikliklerin kaydı kuruluş tarafından gerçekleştirilir - belge kaydının yaratıcısı.

4.2. Orijinal makine programında değişiklikler yapılırsa, değişikliklerin nedenlerini, giriş tarih ve saatini, konumunu ve imzasını belirtmelidir. resmi değişiklikleri kim yaptı ve şifresinin çözülmesi.

4.3. Kuruluş - bir makine ortamında veya bir makinogramda orijinal belgenin yaratıcısı, kuruluşlara - belge kullanıcılarına, değişiklikler hakkında bilgi içeren ve bir gösterge ile birlikte bir kapak mektubu göndererek bildirimde bulunmakla yükümlüdür. gerekli detaylar Madde 2.1'e göre aşağıdaki bilgiler:

değişikliğin nedeninin bir göstergesi;

değişim zamanı;

yetkilinin imzası.

Gerekirse, kapak mektubu, orijinal belgeyi bir makine ortamında veya bir makine programında oluşturan kuruluşun bir damgasını veya mührünü içerebilir.

4.4. Bir makine ortamındaki bir belgenin kopyasında (kopyasında) veya kullanıcı tarafından tutulan bir mashinogramda yapılan değişiklikler, yalnızca belgeyi bir makine ortamında veya bir mashinogramda oluşturan kuruluşun bir bildirimi temelinde yapılır.

4.5. Değişikliklerin bu standardın gerekliliklerine uygun olarak yapılması durumunda, değiştirilen orijinal belge ile değiştirilen belgenin kopyaları ve kopyaları yasal olarak geçerliliğini korur.

EK (referans). ÖRNEK KAPAK MEKTUBU

EK
Referans


Kuruluşun gereklilikleri - bir makine ortamında veya makineogramda belgenin yaratıcısı		Belge Erişim Kısıtlama Çubuğu

Metnin başlığı

12/25/84 tarihli sözleşmeye istinaden size belgeleri gönderiyorum. makine ortamı aşağıdaki bilgileri içerir:


Fabrika numarası Manyetik bant	Cilt seri numarası
		Çıktı
		uygulama
		Toplu taşıma

Uygulama: manyetik bant - 3.

Not. Kapak mektubu, kuruluşun antetli kağıdına GOST 6.38-90 gerekliliklerine uygun olarak hazırlanır.

Belgenin metni şu şekilde doğrulanır:
resmi yayın
Birleşik dokümantasyon sistemleri: Sat.GOSTov. -
M.: IPK Standartları Yayınevi, 2001

GOST 6.10.4-84 Birleşik dokümantasyon sistemleri. Bir makine taşıyıcısı ve bilgisayar teknolojisi tarafından oluşturulan bir makineogram üzerindeki belgelere yasal güç vermek. Anahtar noktaları

Belgenin adı:
Belge Numarası:	6.10.4-84
Belge türü:	GOST
Ana bilgisayar gövdesi:	SSCB Devlet Standardı
Durum:	akım
Yayınlanan:	resmi yayın Birleşik dokümantasyon sistemleri: Sat.GOSTov. - M.: IPK Standartları Yayınevi, 2001
Kabul tarihi:	09 Ekim 1984
Geçerli başlangıç tarihi:	01 Temmuz 1987
Revizyon Tarihi:	01 Nisan 2001

SSR BİRLİĞİ DEVLET STANDARDI

BİRLEŞİK BELGELEME SİSTEMLERİ

YASAL GEÇERLİLİK VERMEK

MAKİNE ORTAMINDAKİ BELGELER

VE ARAÇLARLA OLUŞTURULAN MAKİNE GRAMI

BİLGİSAYAR MÜHENDİSLİĞİ

ANA HÜKÜMLER

GOST 6.10.4-84

STANDARTLARDA SSCB DEVLET KOMİTESİ

Moskova

SSCB Devlet Standartlar Komitesi tarafından GELİŞTİRİLDİ

SSCB Devlet Bilim ve Teknoloji Komitesi

SSCB Adalet Bakanlığı

SSCB'nin Gosplanı

SSCB Merkez İstatistik Bürosu

SSCB Maliye Bakanlığı

SSCB Bakanlar Kuruluna Bağlı Ana Arşiv

Enstrümantasyon, Otomasyon ve Kontrol Sistemleri Bakanlığı.

OYUNCULAR

AA Sakov, V.A. Arkhipov, E.R. Iseeva, G.B. Tsybysheva, V.P. Lavrov, Yu.A. Mikheev, G.V. Khramov, Yu.N. Mide bulandırıcı, I.N. Kuznetsov, A.B. Vengerov, I.D. Tinovitskaya, L.N. Kutsev, N.K. Golubev, V.V. Morozov, Ya.L. Tsipis, S.M. Malaev, G.P. Tikhanov, G.V. Litvinov, V.V. Semenov, S.A. Vyalsova, A.I. Chugunov, A.N. Sokova, V.M. Zhigunov, A.V. Pshenko, Yu.A. Kosulnikov, V.I. Goldstein

OK TEI'nin planlama, koordinasyon, uygulama ve bakım Departmanı tarafından TANITILDI

Bölüm Başkanı VS. Krivtsov

SSCB Devlet Standartlar Komitesi'nin 9 Ekim 1984 Sayılı 3549 Kararnamesi İLE ONAYLANMIŞ VE GİRİŞ YAPILMIŞTIR

SSR BİRLİĞİ DEVLET STANDARDI

SSCB Devlet Standartlar Komitesi'nin 9 Ekim 1984 tarih ve 3549 Sayılı Kararnamesi ile tanıtım dönemi belirlendi.

01.07.87'den itibaren

Bu standart, bir makine ortamı ve makine programları hakkında bilgi alışverişi yapan tüm işletme, kuruluş ve kurumlar (bundan sonra kuruluşlar olarak anılacaktır) için zorunludur.

1. GENEL HÜKÜMLER

1.1. Bir makine ortamındaki belge, GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- gereksinimlerine uygun olarak kaydedilmeli, üretilmeli ve işaretlenmelidir. 80, GOST 6.10 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.031-77 - GOST 2.034-77, GOST 19767-74, GOST 19768-74 ve bilgiler aşağıdakilere uygun olarak kodlanmıştır. Teknik ve ekonomik bilgilerin All-Union sınıflandırıcıları. Tüm Birlik sınıflandırıcılarında gerekli bilgilerin bulunmaması durumunda, kayıtlı sektörler arası ve sektörel sınıflandırıcıların kodlarının kullanılmasına izin verilir.

1.2. Maşinogram, birleşik dokümantasyon sistemleri için devlet standartlarının gereklilikleri dikkate alınarak oluşturulmalıdır.

1.3. Bir makine ortamı ve bir makine gramına ilişkin bir belge, yalnızca bakanlıkların ve dairelerin ilgili kararları varsa kullanılmalıdır.

1.4. Bir makine ortamı ve bir makineogram üzerindeki bir belgenin taşınması (aktarılması, iletilmesi, vb.) GOST 6.38-72 ve GOST 6.39-72'ye göre hazırlanmış bir kapak mektubu ile yapılmalıdır. Referans ekinde örnek bir kapak mektubu verilmiştir.

2. BİR MAKİNE TAŞIYICISI ÜZERİNDEKİ BELGELERİN DETAYLARINA VE BİLGİSAYAR EKİPMANLARI TARAFINDAN OLUŞTURULAN MAKİNE GRAMLARINA İLİŞKİN GEREKLİLİKLER

Tüzel kişilik haklarına sahip olmayan kuruluşlar için, bağlı oldukları kuruluşun OKPO kodu belirtilmelidir.

2.5. Gerekli "Kuruluşun yeri - belgenin yaratıcısı" aşağıdaki biçimde yazılmalıdır: Tüm Birlik sınıflandırıcısına göre kimlik kodu "SSCB ve Birlik cumhuriyetlerinin idari-bölgesel bölümünün nesnelerini belirleme sistemi , yerleşim yerlerinin yanı sıra" (SOATO) ve kuruluşun bulunduğu yerleşimin adı .

2.6. Gerekli "Belge adı" aşağıdaki biçimde yazılmalıdır: Tüm Birlik amaçlı veya sektörel (departman) belgeler için Tüm Birlik Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı'na (OKUD) göre belge formunun kimlik kodu ve adı , yönetim belgelerinin cumhuriyetçi sınıflandırıcısı - sektörel (departmana ait), cumhuriyetçi belge biçimleri için .

2.7. Gerekli "Belge üretim tarihi", GOST 6.38-72 gerekliliklerine uygun olarak kaydedilmelidir ve makine protokolü ile tanımlanmasına izin verecek şekilde belgenin kayıt zamanı belirtilmelidir.

2.8. Gerekli "Belgenin bir makine ortamında veya makine programında doğru üretilmesinden sorumlu kişinin kodu" veya "Belgeyi onaylayan kişinin kodu" aşağıdaki biçimde yazılmalıdır: kimlik kodu ve konumu, belgenin bir makine ortamında veya makine programında doğru üretilmesinden sorumlu kişi veya belgeyi onaylayan kişi. Kodun belirli bir kişiye ait olması, belgeyi bir makine ortamında oluşturan veya makine okuyucusunu üreten kuruluşa kaydedilmelidir ve diğer kişilerin kodlarını kullanma olasılığını dışlayan teknik, yazılım ve organizasyonel koşullar da oluşturulmalıdır. .

2.9. Özel hükümlere tabi kuruluşlar; bu hükümlerin kurallarına uygun olarak.

3. MAKİNE ORTAMINDA VE MAKİNE GRAMLARINDAKİ BELGENİN ORİJİNAL, KOPYALARI, KOPYALARI

3.2. Bir makine ortamındaki bir belgenin orijinali, bir makine ortamındaki bir belgenin ilk kaydıdır ve bu belgenin orijinal olduğuna dair bir gösterge içerir.

Daktilo yazısının aslı, bilgisayar teknolojisi ile kağıt üzerine basılan ve bu belgenin aslı olduğuna dair bir gösterge içeren belgenin ilk nüshasıdır.

Daktilo metninin kopyaları, daha sonraki zamanlarda, kopya olduklarına dair bir gösterge içeren kağıt üzerindeki içerik çıktılarında orijinaldir.

3.4. Bir makine ortamındaki veya daktilo metnindeki bir belgenin kopyaları, orijinal veya bir makine ortamındaki kopyasından veya daktilo metninden başka bir bilgi ortamına yeniden yazılan, içeriği orijinal ve bu belgelerin kopya olduklarını gösteren bir gösterge içeren belgelerdir.

Kopyalar ve kopyalar, bir makine ortamında veya makine programında orijinal belgede yer alan zorunlu ayrıntıları içermelidir.

4. MAKİNE TAŞIYICI VE TAŞIYICI GRAMI ÜZERİNDEKİ BELGEDE YAPILAN DEĞİŞİKLİKLERİ TANITMA PROSEDÜRÜ

4.1. Bir makine ortamındaki orijinal belge yalnızca kuruluş tarafından değiştirilebilir - içeriğin zorunlu kaydı ile belgenin yaratıcısı ve değişikliklerin nedeni ve yapılan değişikliklerden sorumlu kişi.

Değişikliklerin kaydı kuruluş tarafından gerçekleştirilir - belge kaydının yaratıcısı.

4.2. Orijinal makine şemasında değişiklik yapılırsa, değişikliklerin nedenlerini, giriş tarih ve saatini, değişiklikleri yapan görevlinin pozisyonunu ve imzasını ve transkriptini belirtmelidir.

4.3. Kuruluş - bir makine ortamında veya bir makinogramda orijinal belgenin yaratıcısı, kuruluşlara - belge kullanıcılarına, değişikliklerle ilgili bilgileri içeren ve zorunlu göstergenin yanı sıra aşağıdakileri içeren bir kapak mektubu göndererek bildirimde bulunmakla yükümlüdür. Ayrıntılar, aşağıdaki bilgilere göre:

değişikliğin nedeninin bir göstergesi;

değişim zamanı;

yetkilinin imzası.

Gerekirse, kapak mektubu, orijinal belgeyi bir makine ortamında veya bir makine programında oluşturan kuruluşun bir damgasını veya mührünü içerebilir.

Referans

ÖRNEK KAPAK MEKTUBU

Metnin başlığı muhatap

25 Aralık 1984 tarihli anlaşma uyarınca size makine medyası ile ilgili aşağıdaki bilgileri içeren belgeleri gönderiyorum:

Uygulama: manyetik bant - 3. ... 3