Instrukcijos darbui biure- teisės aktas, nustatantis dokumentų kūrimo ar gavimo, jų tvarkymo, saugojimo ir naudojimo einamojoje įstaigos veikloje technologiją.

Viena iš ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos funkcijų – Įstaigos raštvedybos instrukcijos rengimas, nustatantis vienodas veiklos dokumentavimo, dokumentų srauto organizavimo, apskaitos, registravimo, įforminimo ir dokumentų saugojimo taisykles. Instrukcijas tvirtina įstaigos vadovas ir jos yra privalomos visiems darbuotojams.

Biuro darbo instrukcijos rengiamos remiantis valstybinės sistemos nuostatomis dokumentacijos palaikymas valdymas, valstybiniai standartai apie dokumentus, Pagrindinės žinybinių archyvų darbo taisyklės. Rengdamos biuro darbo instrukcijas, federalinės vykdomosios valdžios institucijos naudoja standartines darbo instrukcijas federalinėse vykdomosiose institucijose.

Tarnybinio darbo instrukcijos nuostatos neturi prieštarauti galiojantiems teisės aktams informacijos ir dokumentacijos srityje. Jei tam tikrai įstaigų kategorijai yra standartinė raštinės darbo instrukcija, tai rengiant konkrečią raštinės darbo instrukciją reikėtų vadovautis standartinės instrukcijos nuostatomis. Taigi federalinės vykdomosios valdžios institucijos, rengdamos savo biuro darbo instrukcijas, vadovaujasi jau minėtų standartinių instrukcijų nuostatomis.

Norminiai aktai kanceliarinio darbo srityje instrukcijos struktūra ir standartinis turinys nenustatytas, nėra jos rengimo metodinių dokumentų, todėl nesant tipinių nurodymų ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojai susiduria su daug sunkumų besivystydami. konkrečius nurodymus dėl biuro darbo savo įstaigai. Biuro darbo instrukcijų skyrių sudėtį, jų seką ir programų buvimą nustato jos kūrėjai, tačiau būtina, kad instrukcijų nuostatos nuosekliai atspindėtų visus darbo su dokumentais etapus nuo jų sukūrimo ar gavimo iki vykdymo. , siuntimas ir/ar padavimas į archyvą. Pagrindinės instrukcijų dalys gali būti šios:

• 1. Bendrosios nuostatos;
• 2. Oficialių dokumentų rengimas;
• 2.1. Bendrieji reikalavimai;
• 2.2. Firminiai blankai;
• 2.3. Reikalavimai rekvizitų registracijai;
• 3. Dizainas atskiros rūšys dokumentai;
• 3.1. Įsakymas;
• 3.2. Įsakymas;
• 3.3. susirinkimo protokolas;
• 3.3 Tarnybos raštas;
• 3.4 Aktas ir kiti dokumentai (priklausomai nuo įstaigos veiklos specifikos);
• 4. Dokumentų tvirtinimo tvarka;
• 5. Dokumentų tvirtinimo tvarka;
• 6. Dokumentų gamyba naudojant kompiuterinė įranga;
• 7. Dokumentų srauto organizavimas;
• 7.1. Gaunamų dokumentų priėmimas, tvarkymas ir perdavimas;
• 7.2. Dokumentų registravimas ir apskaita, informacinio aparato konstravimas;
• 7.3. Darbo su atsiųstais dokumentais organizavimas;
• 8. Dokumentų įforminimo kontrolė;
• 9. Atlikėjo darbas su dokumentais;
• 10. Dokumentų saugojimo organizavimas;
• 10.1. Dokumentų saugojimo tvarka;
• 10.2. Bylų sąrašo sudarymas ir tvarkymas;
• 10.3. Bylų formavimas;
• 10.4. Bylų registravimas;
• 10.5. Eksploatacinė saugykla reikalai;
• 10.6. Bylų perkėlimas į archyvinė saugykla;
• 11. Dokumentų kopijavimas ir dauginimas;
• 11. Blankų, spaudų, spaudų saugojimas, apskaita ir naudojimas;
• 12. Fakso naudojimas.

Specialusis teisinę reikšmęĮstaigos darbo instrukcijose yra skyrius „Bendrosios nuostatos“, kuriame nustatyta:

nurodymų paskirtis;

jo vystymosi priežastys;

darbuotojų atsakomybė už biuro darbo organizavimą;

bendrieji darbo su dokumentais principai.

Biuro valdymo instrukcijos tikslas – nustatyti bendrąsias taisykles ir vienoda tvarka dokumentacija ir darbo su dokumentais organizavimas įstaigoje. Instrukcijų tikslas – pagerinti darbą su dokumentais, sumažinti skaičių ir pagerinti dokumentų rengimo kokybę, efektyvinti dokumentų srautą ir optimizuoti valdymo darbą.

Darbo raštu instrukcijos skyriuje „Bendrosios nuostatos“ taip pat pažymėta, kad ikimokyklinio ugdymo įstaigų organizavimas, kanceliarinio darbo vykdymo kontrolė struktūriniuose padaliniuose, darbuotojų metodinis vadovavimas ir darbo su dokumentais pagrindų mokymas. yra priskirti įstaigos ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai, o už ikimokyklinio ugdymo įstaigų organizavimą struktūriniuose padaliniuose atsako vadovų skyriai, kuriems vadovas skiria asmenį, atsakingą už raštinės darbą skyriuje, kuris užtikrina dokumentų registravimą. , dokumentų perdavimas terminai, supažindina darbuotojus su biuro darbo norminiais ir metodiniais dokumentais.

Įstaigos darbuotojai neša asmeninė atsakomybė už Biuro valdymo instrukcijos reikalavimų įvykdymą, savalaikį dokumentų svarstymą ir įforminimą, jų teisingas dizainas ir saugumą. Apie oficialių dokumentų praradimo atvejus nedelsiant pranešama padalinio vadovybei ir įstaigos ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai.

Instrukcijos „Bendrosiose nuostatose“ taip pat nurodyta, kad:

darbo su informacija turinčiais dokumentais organizavimas ribotas priėjimas (valstybės paslaptis, konfidenciali informacija), reglamentuoja specialūs įstaigos vadovo patvirtinti nurodymai;

oficialių dokumentų ir jų kopijų perdavimas trečiosioms šalims, taip pat juos skelbti spaudoje leidžiama tik gavus įstaigos vadovybės leidimą;

Darbuotojui išėjus atostogų, išvykus į komandiruotę, atleidžiant iš darbo ar persikėlus, jo turimi dokumentai skyriaus vedėjo nurodymu perduodami kitam darbuotojui.

Siūloma Biuro darbo instrukcijų struktūra yra apytikslė, priklausomai nuo įstaigos veiklos specifikos, jos struktūros, dokumentų tvarkymo tvarkos, atskirų naudojamų darbo sričių buvimo; techninėmis priemonėmis ir kitus veiksnius papildo kiti skyriai, pavyzdžiui: kolegialaus organo (kolegijos, direktorių tarybos, akademinės tarybos ir kt.) darbo dokumentavimas; į užsienį išsiųstų laiškų registravimas, naudojimas El. paštas ir kt.

Instrukcijų norminės nuostatos papildytos priedais. Paprastai instrukcijos prieduose yra: firminių blankų dokumentų pavyzdžiai; unifikuotos pagrindinių dokumentų rūšių formos (įsakymas, nurodymas, tarnybinis raštas ir kt.); klasifikatoriai, naudojami dirbant su dokumentais (struktūrinių padalinių, dokumentų rūšių, pareigūnų, dalyko-klausimo klasifikatoriai); žurnalų ir kortelių blankai, naudojami dokumentų registravimui ir apskaitai, dokumentų informaciniams darbams atlikti; pavyzdiniai sąrašai tvirtintini dokumentai, organizacijos antspaudu patvirtinti dokumentai, neregistruoti ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje dokumentai ir kt.; bylų nomenklatūros forma, bylos viršelio dizaino pavyzdys, bylų inventorių blankai ir kt.

Tam tikros Biuro darbo instrukcijos nuostatos gali būti papildytos ir nurodytos kitose instrukcijose, taisyklėse ir metodiniuose dokumentuose, skirtuose atskiroms darbo su dokumentais sritims ir sritims, pvz. Specialios instrukcijos reglamentuota darbo su ribotos prieigos dokumentais tvarka.

PLĖTRA

(įmonės pavadinimas)

1 naudojimo sritis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . ... . . . . .
3 Terminai, apibrėžimai, santrumpos ir pavadinimai. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Reikalavimai. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Tam tikrų rūšių dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumai
6 Dokumentų srauto organizavimas ir dokumentų įforminimas. . . . . . . . . . . . .
7 Dokumentų tvarkymas biuro darbe. . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . .
1 priedas Užsakymo formos f ... . . . . . . . . . . . . . . .
2 priedas Užsakymo forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 priedas Laiško forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 priedas Registro forma patvirtinimui. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 priedas Skyriaus (skyriaus) įsakymo pavyzdys. . . ... . .
6 priedas Skyriaus (skyriaus) įsakymo pavyzdys. . .
7 priedas Sprendimo pavyzdys. . .
8 priedas Protokolo forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9 priedas Protokolo išrašo forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10 priedas Akto forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11 priedas Išorinio memorandumo pavyzdys. . ... .
12 priedas Oficialaus (ataskaitos) rašto pavyzdys. . . . . . . . . . . . ...
13 priedas Telefono pranešimo forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14 priedas Pranešimo apie gaunamos korespondencijos neišsamumą forma
15 priedas Registro forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16 priedas Išsiunčiamų dokumentų apskaitos žurnalo forma. . . . . . . . . .
17 priedas Gaunamų dokumentų žurnalo forma. . . . . . . . . . .
18 priedas Bylų nomenklatūros forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19 priedas Dokumentacijos audito ataskaitos forma. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20 priedas Nuolatinio saugojimo bylų (ilgalaikio saugojimo bylų arba personalo bylų) inventoriaus forma
21 priedas Dokumentų sunaikinimo paskyrimo akto forma... .
22 priedas Dėklo dangtelio dizaino pavyzdys. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23 priedas Sertifikavimo lapo pavyzdys. . . . . . . . . . . . . . . .
Pakeisti registracijos lapą. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nuorodų sąrašas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 naudojimo sritis

IN šios instrukcijos Buvo naudojami šie dokumentai:

GOST R 6.30-2003 Vieninga sistema organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentacijai;

GOST R 51141-98 Įrašų tvarkymas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai;

GOST R ISO 15489-1-2007 Informacijos, bibliotekos ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai;

Standartinės instrukcijos dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose. Patvirtinta Rusijos kultūros ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536;

GSDOU Valstybės sistema valdymo dokumentacija. Pagrindinės nuostatos. Patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo valdybos 1988 m. balandžio 27 d. SSRS Pagrindinio archyvo 1988 m. gegužės 25 d. įsakymas Nr. 33;

Pagrindinės organizacinių archyvų veiklos taisyklės. Rosarkhiv, VNIIDAD, Patvirtinta Rosarkhiv valdybos 2002-02-06 sprendimu, M., 2002;

Standartų sąrašas valdymo dokumentus, susidaręs organizacijų veikloje, nurodant saugojimo laikotarpius. Patvirtino Rusijos federalinė archyvų tarnyba. 2000;

Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimas Nr. 1;

3.1.1 aktas: Kelių asmenų surašytas ir patvirtinantis dokumentas nustatytų faktų ir įvykius.

3.1.2 dokumento forma: Duomenų rinkinys, identifikuojantis oficialaus rašytinio dokumento (GOST R 51141) autorių.

3.1.3viza oficialus dokumentas : Išsami informacija apie dokumentą, išreiškiantį pareigūno sutikimą arba nesutikimą su dokumento turiniu (GOST R 51141).

3.1.4 atvejis: Dokumentų rinkinys arba dokumentas, susijęs su viena problema ar veiklos sritimi, dedamas į atskirą viršelį (GOST R 51141).

3.1.5 darbas biure; valdymo dokumentacija: Veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą (GOST R 51141).

3.1.6 atmintinę: oficialaus dokumento, skirto vadovybei, tipas, kuriame nurodomi visi klausimai, susiję su autoriaus išvadomis, prašymais ir pasiūlymais.

3.1.7 dokumentas (dokumentas, rekordas) : identifikuojama informacija, įrašyta materialioje laikmenoje, sukurta, gauta ir saugoma kaip įrodymas, patvirtinantis teisinius įsipareigojimus ar verslo veiklą (GOST R ISO 15489-1).

3.1.8 dokumentų srautas: Dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki įvykdymo ar išsiuntimo pabaigos (GOST R 51141).

3.1.9 gaunamas dokumentas; gautas dokumentas: Įstaigoje gautas dokumentas (GOST R 51141).

3.1.10 siunčiamas dokumentas; siunčiamas dokumentas: Iš įstaigos atsiųstas oficialus dokumentas (GOST R 51141).

3.1.11 vidinis dokumentas: Oficialus dokumentas, neperžengiantis jį parengusios organizacijos ribų (GOST R 51141).

3.1.12 patvirtinimo antspaudas: Oficialaus dokumento detalė, išreiškianti institucijos ar jos įstaigos, kuri nėra dokumento autorius, sutikimą su jo turiniu (GOST R 51141).

3.1.13 dokumentų parinkimas naikinti: Identifikavimas nagrinėjant dokumentų mokslinę ir praktinę vertę su pasibaigęs saugyklos, praradusios praktinę, mokslinę ar socialinę reikšmę, ir jų parinkimas sunaikinti (GOST R 51141).

3.1.14 vidaus bylos dokumentų inventorizacija: Buhalterinis dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodyti dokumentų serijos numeriai, jų rodyklės, pavadinimai, datos, lapų numeriai (GOST R 51141).

3.1.15 žurnalas: Tam tikra forma sudarytas dokumentas, kuriame periodiškai įrašoma informacija, įvykiai, operacijos, sprendimai, gaunami ir išsiunčiami dokumentai ir kt.

3.1.16 oficialaus dokumento pavadinimas: Išsami informacija apie dokumentą, kuriame trumpai apibūdinamas jo turinys (GOST R 51141).

3.1.17 dokumentų vykdymo kontrolė: Veiksmų rinkinys, užtikrinantis savalaikį dokumentų įvykdymą (GOST R 51141).

3.1.18 dokumento įforminimo terminas: Norminio teisės akto, organizacinio ir administracinio dokumento ar nutarimo (GOST R 51141) nustatytas laikotarpis.

3.1.19 dokumento kopiją: Dokumentas, kuriame visiškai atkuriama originalaus dokumento informacija ir visi jo išoriniai požymiai ar jų dalis, ir neturintis teisinės galios (GOST R 51141).

3.1.20 bylų nomenklatūra: Surašytas susistemintas organizacijoje pradėtų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo terminus nustatyta tvarka(GOST R 51141).

3.1.21 darbo su dokumentais organizavimas: Dokumentų srauto organizavimas, dokumentų saugojimas ir naudojimas esamoje įstaigos veikloje (GOST R 51141).

3.1.22 oficialus dokumentas: Dokumentas, sukurtas teisinės ar individas, įvykdytas ir sertifikuotas nustatyta tvarka (GOST R 51141).

3.1.23dokumento įforminimas: Užpildydami reikiamus duomenis, nustatytas taisykles dokumentacija (GOST R 51141).

3.1.24originalus (oficialus) dokumentas: Pirmoji arba viena oficialaus dokumento kopija (GOST R 51141).

3.1.25 parašas: Išsami informacija apie dokumentą, kuris yra įgalioto asmens ranka rašytas parašas pareigūnas(GOST R 51141).

3.1.26 įsakymas: Teisinis aktas, išduoda įmonės vadovas, siekdamas išspręsti visus pagrindinius ar veiklos uždavinius, kylančius įmonei.

3.1.27 protokolas: Dokumentas, fiksuojantis klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo eigą susirinkimuose, susirinkimuose, posėdžiuose, konferencijose.

3.1.28 įsakymas: Skyriaus vedėjo išleistas teisės aktas jo kompetencijai priskirtais klausimais.

3.1.29 dokumento sprendimas: Detalė, kurią sudaro įrašas ant pareigūno sudaryto dokumento, kuriame yra jo priimtas sprendimas (GOST R 51141).

3.1.30 dokumento duomenys: Privalomas elementas rengiant oficialų dokumentą (GOST R 51141).

3.1.31 tarnybinis raštas: Apibendrintas pavadinimas, reiškiantis didelę grupę valdymo dokumentų, kurie tarnauja kaip bendravimo su institucijomis ir asmenimis priemonė, ką nors komunikuojant, apie ką nors pranešant.

3.1.32 atmintinę : Tarnybinio dokumento rūšis apie bet kurio darbo atlikimą ir vieno pareigūno siunčiama kitam, prilygstanti tarnybinėms pareigoms.

3.1.33 aiškinamąjį raštą: Oficialaus dokumento rūšis, paaiškinantis atskirų pagrindinio dokumento (plano, ataskaitos, projekto ir kt.) nuostatų turinį arba paaiškinantis kokio nors įvykio, fakto ar veiksmo priežastis.

3.1.34 dokumento teisinė galia: Oficialaus dokumento nuosavybė, perduota jam pagal galiojančius teisės aktus, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta vykdymo tvarka (GOST R 51141).

3.1.35 dokumentų registracija: Įrašo dokumento kredencialus nustatyta forma, fiksuojant jo sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo faktą (GOST R 51141).

3.1.36 telefono žinutė: Apibendrintas pavadinimas įvairaus turinio dokumentams, perduodamiems žodžiu telefono kanalais ir įrašytiems gavėjo.

3.1.37 patvirtinimo antspaudas: Oficialaus dokumento detalė, suteikianti jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį (GOST R 51141).

3.1.38 bylos formavimas: Įformintų dokumentų grupavimas į bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų sisteminimas byloje (GOST R 51141).

3.1.39 faksu arba telefaksu: Bet koks popierinis dokumentas, gautas kaip faksimilinė kopija telefono kanalais.

3.1.40 dokumentų vertės patikrinimas: Valstybinio saugojimo dokumentų parinkimas arba saugojimo terminų nustatymas pagal priimtus kriterijus (GOST R 51141).

3.1.41 verslo kelionė: Darbuotojo kelionė į tam tikras laikotarpis atlikti tarnybinį pavedimą ne nuolatinio darbo vietoje.

3.1.42 sunaikinimas(sunaikinimas): dokumentų sunaikinimas be jokios atkūrimo galimybės (GOST R ISO 15489-1).

4 Reikalavimai

4.1 Atsakomybių pasiskirstymas

Atsakomybių pasiskirstymas tarp pareigūnų ir organizacijos padalinių:

4.1.1 UAB vadovas atsako už:

Biuro darbo organizavimas organizacijoje;

atsakingųjų sekretorių darbą;

Organizacijos archyvo darbo organizavimas.

4.1.2 Biuro tarnautojai yra atsakingi už:

Metodinis vadovavimas ir kanceliarinio darbo instrukcijos reikalavimų laikymosi kontrolė;

Gaunamų, siunčiamų, vidinių dokumentų tvarkymas, pristatymas (nukreipimas) į paskirties vietą;

Užsakymų, instrukcijų registravimas;

Savalaikis padalinių (skyrių) aprūpinimas įsakymų ir nurodymų kopijomis.

4.1.4 Organizacijos vadovo sekretorius yra atsakingas už:

Savalaikis dokumentacijos pateikimas vadovui ir dokumentacijos su vadovo nutarimu perdavimas UAB;

Vadovo sprendimų registravimas;

Savalaikis skyrių (skyrių) aprūpinimas sprendimų kopijomis;

Bylų registravimas padavimui į archyvą (įskaitant sprendimus).

4.1.5 Akcinės bendrovės archyvo vadovas atsako už:

Sudaryti organizacijos reikalų sąrašą;

Suvestinės nuolatinio saugojimo dėklų ir ilgalaikio saugojimo dėklų inventoriaus surašymas;

Dėžių priėmimas archyviniam saugojimui;

Failų saugojimas archyve.

4.1.6 Padalinių (skyrių) vadovai yra atsakingi už:

Kanceliarinio darbo organizavimas skyriuje (skyriuje), atsakingo už kanceliarinį darbą asmens paskyrimas;

Skyriaus (skyriaus) gautos dokumentacijos saugumas;

Dokumentų įforminimas.

4.1.7 Už biuro darbą padaliniuose (skyriuose) atsakingi asmenys yra atsakingi už:

Kanceliarinio darbo vykdymas skyriuje;

Greitas dokumentų saugojimas;

Skyriaus reikalų sąrašo sudarymas;

Bylų registravimas padavimui į archyvą.

4.2 Bendrosios nuostatos

4.2.1 Dokumentacija valdymo veikla susideda iš įrašymo popieriuje (ar kitoje laikmenoje) pagal nustatytas valdymo veiksmų taisykles, t.y. kuriant valdymo dokumentus.

4.2.2 Šios instrukcijos reglamentuoja paruošimo ir apdorojimo tvarką šių tipų oficialūs dokumentai:

1) Administracinis:

Užsakymai;

Užsakymai;

Sprendimai.

2) Organizacinis:

Sutartys (sutartys).

3) Nuoroda ir informacija:

Tarnybos (ataskaitos) užrašai.

4) Protokolai, kurie yra ir informaciniai, ir informaciniai, ir administraciniai dokumentai.

4.2.3 Formos naudojamos daugumai oficialių dokumentų rengti. Formos gaminamos ant standartinių balto (arba šviesaus) A4 formato popieriaus lapų (210 x 297 mm). Rengiant dokumentus kompiuteriu, blankai įvedami į elektroninės įrangos atmintį.

4.2.4 Kiekviena forma turi savo rekvizitus ir yra naudojama griežtai pagal paskirtį (nepriimtina administraciniams dokumentams išduoti naudoti laiškų formas).

4.2.5 Organizacijoje priimtų formų tipų formos pateiktos paraiškos 1,2,3

4.2.6 Pakeitus formos duomenis (ar vieną iš jų), šios instrukcijos keičiamos.

Formos su nebeaktualiais duomenimis pašalinamos iš dokumentų srauto ir pakeičiamos naujomis.

4.2.7 Rengiant organizacinius ir administracinius dokumentus ant dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir paskesni lapai numeruojami. Puslapių numeriai rašomi viršutinio lauko viduryje arabiškais skaitmenimis be žodžio puslapis (puslapis), nenaudojant brūkšnelių, kabučių ar kitų simbolių.

4.2.8 Dokumentai spausdinami šriftu Nr.12, 13, 14.

4.3 Reikalavimai oficialių dokumentų rengimui

4.3.1 Išsami informacija

Iš viso yra 30 detalių, kurių dizainą reglamentuoja GOST R 6.30, pagal kurį:

Reikalavimai:

01-10 - organizacijos pavadinimas, logotipas, informaciniai duomenys apie organizaciją, dokumento tipo pavadinimas ir kt. (dažniausiai įrašoma į dokumento formą);

11 - dokumento data;

12 - dokumento registracijos numeris;

14 - dokumento sudarymo arba paskelbimo vieta;

15 - adresatas;

16 - dokumento patvirtinimo antspaudas;

17 - rezoliucija;

18 - teksto pavadinimas;

19 - kontrolinis ženklas;

20 - dokumento tekstas;

21 - pažymėkite apie programos buvimą;

22 - parašas;

23 - dokumento patvirtinimo antspaudas;

24 - vizos dokumento tvirtinimas;

25 - antspaudo atspaudas;

26 - ženklas ant kopijos patvirtinimo;

27 - ženklas apie atlikėją;

28 - pažyma apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą;

29 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

30 - dokumento elektroninės kopijos identifikatorius.

4.3.2 Dokumento data (11 atributas)

Dokumento data yra jo pasirašymo (įsakymams, instrukcijoms, pažymoms, atmintinėms ir kt.), patvirtinimo (instrukcijoms, tvarkaraščiams, planams, ataskaitoms ir kt.) data arba jame užfiksuoto įvykio data (dėl protokolai, aktai).

Datą įrašo dokumentą pasirašantis ar tvirtinantis asmuo. Jeigu dokumento autoriai yra kelios organizacijos (dvi ar daugiau), tai dokumento data laikoma vėliausios (paskutinio) pasirašymo data.

Visi dokumentų registravimo ir tvarkymo etapai yra datuojami. Remiantis šiomis datomis, nustatoma, kur buvo vėluojama dirbti su dokumentu. Įtraukta data neatskiriama dalis rekvizitai: patvirtinimo antspaudas, patvirtinimo viza, patvirtinimo antspaudas, rezoliucija, pažymos apie dokumento gavimą organizacijoje ir dokumento įforminimą.

Dokumento data rašoma arabiškais skaitmenimis seka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio ir mėnesio dieną žymi dvi poros arabiškų skaitmenų, atskirtų tašku; metai – keturi arabiški skaitmenys.

PAVYZDYS

Dokumentuose, kuriuose yra finansinio pobūdžio informacijos, leidžiamas žodinis ir skaitinis datų formatavimo būdas – 2011 m. gegužės 15 d. Data rašoma be kabučių.

Rengiant dokumentą pasirašyti, iš anksto atspausdinami metai, o datą įrašo dokumentą pasirašantis vadovas.

4.3.3 Dokumento registracijos numeris (12 detalė)

Dokumentai registruojami grupėse, atsižvelgiant į dokumento pavadinimą, autorių ir turinį.

Dokumento registracijos numeris yra jo eilės numeris per metus (nuo sausio iki gruodžio mėn.).

Užsakymai personalui ir užsakymai pagrindinėms veikloms turi atskirą numeraciją savo grupėje. Užsakymuose personalui prie serijos numerio pridedama raidė Į(filmuota medžiaga).

Vidinių, siunčiamų dokumentų registracijos numeris, be eilės numerio, gali būti papildytas dokumentą surašiusio skyriaus (skyriaus) simboliu (rodikliu), bylos numeriu pagal nomenklatūrą, kurioje dokumentas paduodamas (arba atsiųsto dokumento kopiją).

PAVYZDYS

00-14-28 aktas Nr.

kur: 00 – skyriaus indeksas, 14 – bylos numeris pagal nomenklatūrą, 28 – siunčiamo dokumento eilės numeris.

4.3.4 Nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą (13 detalė) apima dokumento, į kurį turi būti atsakyta arba kurio pagrindu rengiamas kitas dokumentas, registracijos numerį ir datą.

4.3.5 Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta (14 detalė) nurodoma dokumento rengėjui (skyriui, skyriui) nustatyti. Išsami informacija daugiausia naudojama vidaus dokumentams.

4.3.6 Adresatas (15 rekvizitas)

Adresatas gali būti organizacija, skyrius (skyrius), pareigūnas arba asmuo.

Daugiausia atributą „adresatas“ gali sudaryti šie komponentai:

Įstaigos, organizacijos pavadinimas (vardiniu atveju);

Skyriaus pavadinimas (padalinys (vardiniu atveju));

Gavėjo padėties nurodymas (datyviu atveju);

Gavėjo inicialai ir pavardė (datyviniu atveju inicialai nurodomi prieš pavardę);

Pašto adresas.

Kiekviena nurodyta adresato dalis spausdinama naujoje eilutėje. Atstumas tarp jų yra 1,5 eilučių. Maksimali eilutės ilgis neturi viršyti 9–10 cm ir apsiriboti dešine teksto lauko riba. Skyrybos ženklai (taškai ir kableliai) nenaudojami. Kiekvieną adresato eilutę leidžiama centruoti ilgiausios eilutės atžvilgiu.

Vidaus dokumentams nurodyti: skyriaus (skyriaus) pavadinimą, pareigas, pareigūno, kuriam pateikiamas dokumentas, inicialus ir pavardę.

PAVYZDYS

Vadovas (skyriaus (skyriaus) pavadinimas)

Siųsdami dokumentą asmeniui, nurodykite gavėjo pavardę ir inicialus, tada pašto adresą.

PAVYZDYS

Ivanovas I.I.

Šv. Petrova, 55 m., 13 m.

Ivanovas (miesto indeksas)

Kreipdamasis į dokumentą juridinis asmuo nurodykite organizacijos pavadinimą, tada pašto adresą.

PAVYZDYS:

Valstybės agentūra

Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvų mokslo tyrimų institutas

Profsoyuznaya g., 82, Maskva, (indeksas)

FUE "STANDARTINFORMA"

Informacinių produktų platinimo departamento direktorius

I.I. Ivanova

Granatovy juosta, 4,

Viename dokumente gali būti ne daugiau kaip 4 gavėjai. Žodis „kopija“ nededamas prieš antrąjį, trečiąjį ir ketvirtąjį adresatus. Jei gavėjų yra daugiau, sudaromas adresatų sąrašas ir kiekviename dokumente nurodomas vienas konkretus adresas. Laiškų sąrašą sudaro tie, kurie parengė dokumentą.

4.3.7 Dokumento patvirtinimo antspaudas (16 detalė)

Kai kurių rūšių dokumentus po pasirašymo reikia patvirtinti, o po to jie įgyja juridinę galią.

Dokumento patvirtinimo antspaudas yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe. Žodis PATVIRTINTA spausdinamas didžiosiomis raidėmis be kabučių.

Paprastai tvirtinami šių tipų dokumentai: aktai, pavedimai, instrukcijos (tarnybinės, saugos ir kt.), ataskaitos, planai, nuostatai, programos, sąmatos, struktūra ir darbuotojų skaičius, organizacijos chartija, personalo grafikai ir jo pakeitimai. ir kt.

Dokumentas tvirtinamas dviem vienodą juridinę galią turinčiais būdais: specialiai išduotu dokumentu (įmonės vadovo įsakymu, kartais protokolu) arba pareigūno.

PAVYZDYS

ATTVIRTAU

Organizacijos vadovas

______________ _______________

asmeninis I. O. parašas. Pavardė

________________________________

Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.

Tvirtinant dokumentą kitu dokumentu, nurodomas tvirtinančio dokumento pavadinimas instrumentinėje byloje, data, numeris, o žodis PATVIRTINTA (o, a, s) atitinka tvirtinamo dokumento rūšį (aktas - patvirtintas). , instrukcija – patvirtinta, taisyklės – patvirtinta, reglamentas – patvirtintas) .

PAVYZDYS

PATVIRTINTA

(įmonės pavadinimo) įsakymu, datuotu (data) № _____

4.3.8 Rezoliucija (17 pasiūlymas)

Rezoliuciją sudaro šie elementai: tekstas, parašas, data. Atsižvelgiant į rezoliucijos teksto pobūdį, gali būti dviejų tipų:

Nutarimai, kuriuose yra problemos sprendimas (pavyzdžiui: „atsisakyti“, „pasirinkti“ ir pan.);

Nutarimai, kuriuose pateikiami nurodymai dėl leidimo rengimo tvarkos.

Antruoju atveju nutarimo tekstą turi sudaryti trys dalys: kam patikėta - vykdytojo pavardė ir inicialai; kas patikėta - klausimo pobūdis ir tvarka; vykdymo laikotarpis.

Jeigu nutarime nurodyti keli vykdytojai, tai asmuo išvardytos pirmiausia, yra atsakingas už dokumento įforminimą. Atlikėjo inicialai nurodomi po pavardės.

Rezoliucija dažnai yra dokumento kontrolės pagrindas. Šiuo atveju dokumento įvykdymo terminas imamas iš nutarimo.

4.3.9 Teksto pavadinimas (18 rekvizitai)

Pavadinimas yra privalomas bet kokių dokumentų (išskyrus pranešimus ir telegramas) rekvizitas.

Antraštė apima santrauka dokumentas. Pavadinimas turi atitikti dokumento tipo pavadinimą.

Pavadinimas dažniausiai atsako į klausimą: „apie ką?“, „apie ką?“.

PAVYZDYS

Laiškas – Apie įmonės atidarymą;

Sutartis - Dėl metalo tiekimo;

Nuostatai – Apie finansų skyrių.

Tokiuose dokumentuose kaip protokolai, instrukcijos, aktai, taisyklės pavadinimas atsako į klausimą: kas (kas)? Pavyzdžiui: pareigybės aprašymas – sekretorė; protokolai – tarybos posėdžiai; patalpų priėmimo aktas; taisyklės – darbo reglamentai ir kt.

Jei dokumente atsispindi keli klausimai, pavadinimas formuluojamas bendrai. Pavyzdžiui: „Dėl atrankos komiteto sudarymo“.

Pavadinimą rašo dokumentą rengiantis asmuo. Pavadinimas spausdinamas be kabučių ir nepabrauktas. Pavadinimo pabaigoje nėra taško.

4.3.10 Kontrolinis ženklas (19 detalė)

Jei dokumentą reikia vykdyti ir jis yra kontroliuojamas, viršutiniame dešiniajame dokumento kampe ant jo uždedamas kontrolinis ženklas raidės „K“ (kontrolė) pavidalu.

4.3.11 Dokumento tekstas (20 atributas)

Dokumentų tekstai sudaromi nuoseklaus teksto, anketos, lentelės arba šių struktūrų derinio forma.

Svarbiausi reikalavimai tekstui yra: patikimumas, objektyvumas, maksimalus trumpumas su informacijos išsamumu, tikslumas, pašalinant dvigubo teksto supratimo galimybę.

Susietas tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodomos dokumentų rengimo priežastys, pagrindas ir tikslai. Antrajame – sprendimai, išvados, pasiūlymai ir rekomendacijos.

Administraciniuose dokumentuose, atspindinčiuose vadovavimo vienybės principą, in aiškinamuosius raštus, teiginiai, daugumoje atmintinių tekstas pateikiamas pirmuoju asmeniu (užsakau, siūlau, klausiu).

Administraciniuose dokumentuose, išleistuose vadovaujantis kolegialumo principais, pateikimo forma vartojama vienaskaitos 3-iuoju asmeniu (valdyba nusprendė).

Protokoluose naudojama teksto pateikimo forma iš daugiskaitos 3-iojo asmens (išsprendė, nusprendė, pasiūlo), o kalbų įrašymas vykdomas iš vienaskaitos 3-iojo asmens (Ivanovas prieštarauja... ir siūlo).

Siekiant geriau suprasti dokumentą, jo tekstas suskirstytas į pastraipas. Paprastai pastraipoje yra ne daugiau kaip du ar trys sakiniai. Pastraipa spausdinama penkiais atspausdintais simboliais, įtrauktais nuo eilutės pradžios. Pastraipa turi būti vienoda visame dokumente.

Sudėtingų, didelės apimties dokumentų tekstai skirstomi į dalis: skyrius, poskyrius, pastraipas, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis. Į poskyrio numerį įeina skirsnio, poskyrio, punkto numeriai ir poskyrio eilės numeris. Visi jie atskirti taškais, tačiau skaičiaus gale taško nėra. Skaičių skaičius numeracijoje neturi būti didesnis nei keturi.

PAVYZDYS

2.1 ; 2.1.2 ; 2.1.2.3

Jei dokumento tekste yra lentelė, tai lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardininko linksniu. Jei lentelė spausdinama daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turi būti sunumeruoti, o kituose puslapiuose turi būti spausdinami tik šių stulpelių numeriai.

Lentelės stulpelių ir eilučių antraštės rašomos didžiosiomis raidėmis. Lentelės pavadinimo ar paantraštės pabaigoje nėra taško. Stulpelių antraštės formuluojamos vienaskaita ir visada vardininku.

Į lentelę negalite įtraukti nepriklausomo stulpelio „Sekos numeris“ (prekės Nr.).

4.3.12 Pažymėti, kad yra programa (21 požymis)

Jei dokumento tekste minimi priedai, tada užrašas apie jų buvimą surašomas tokia forma:

PAVYZDYS

Paraiška: už 5 l. 3 egzemplioriais.

Žodis „Paraiška“ rašomas didžiąja raide ant raudonos linijos ir visada yra vienaskaita.

Jei paraiška tekste neįvardyta, jos pavadinimas nurodomas paraiškos pastaboje, nurodant lapų ir kopijų skaičių. Jei yra kelios programos, jos numeruojamos:

PAVYZDYS

Priedas: 1Įmonės dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės 5 puslapiams. 4 egzemplioriais.

2 Vieningų įmonės formų albumas, 18 psl.

Jei prie dokumento pridedamas kitas dokumentas, kuris taip pat turi priedą, tada surašomas šios formos pastaba, nurodanti priedo buvimą:

PAVYZDYS

Priedas: Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos 2011 m. gegužės 15 d. raštas Nr. 00-000 ir priedas prie jo, tik 6 puslapiai.

Jei paraiška siunčiama ne visais dokumente nurodytais adresais, apie jos prieinamumą surašoma taip:

PAVYZDYS

Naudojimas: už 2l. 6 egzemplioriais. tik pirmuoju adresu.

Jei paraiška įrišta, lapų skaičius nenurodomas:

PAVYZDYS

Priedas: Standartinė instrukcija biuro darbui 3 egz.

Administracinio dokumento priede pirmame priedo lape viršutiniame dešiniajame kampe rašoma:

Priedas Nr.2

2011-05-15 Nr.000

4.3.13 Parašas (22 detalė)

Parašas yra privalomas oficialaus dokumento rekvizitas, suteikiantis jam juridinę galią.

Paprastai pasirašomas pirmasis dokumento egzempliorius.

Rekvizitai „Parašas“ apima: dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą (pilnas, jei dokumentas surašytas ne ant firminio blanko, o sutrumpintas, jei dokumentas surašytas ant firminio blanko); asmeninis parašas; parašo iššifravimas (inicialai, pavardė).

Kai dokumentą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito eilės tvarka, atitinkančia užimamas pareigas:

PAVYZDYS

Įmonės vadovas Asmeninis parašas I.O. Pavardė

Vyriausioji buhalterė Asmeninis parašas I.O. Pavardė

Jei dokumentą pasirašo keli lygiaverčiai asmenys, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.

Pasirašant bendrą dokumentą, pirmasis lapas ant firminio blanko nerašomas.

Komisijos surašytuose dokumentuose nurodomos ne dokumentą pasirašiusių asmenų pareigos, o jų pareigos komisijoje pagal paskirstymą.

Nesant pareigūno, kurio parašas ant dokumento parengtas, jei dokumentą pasirašo jo pavaduotojas ar laikinai einantis pareigas, taisant turi būti nurodyta faktinė dokumentą pasirašiusio asmens pareigos (spausdinama „pavaduotojas“ arba „veikiantis pareigūnas“ “) ir turi būti nurodyta jo pavardė. Prieš nurodant poziciją neleidžiama dėti pasvirojo brūkšnio arba prielinksnio „už“.

4.3.14 Dokumento patvirtinimo antspaudas (23 detalė)

Patvirtinimo antspaudas naudojamas išoriniam dokumento patvirtinimui pažymėti (patvirtinimas už organizacijos ribų).

Patvirtinimo antspaudą sudaro žodis SUTINKA, asmens, su kuriuo buvo patvirtintas dokumentas, pareigos (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmeninis parašas, parašo nuorašas (inicialai, pavardė) ir patvirtinimo data:

PAVYZDYS

SUTINKA

Skyriaus vedėjas

Asmeninis I. I. parašas. Ivanovas

SUTINKA

komisijos posėdžio protokolas _____________________

2011-05-15 Nr.000

4.3.15 Dokumentų patvirtinimo vizos (reikalinga 24)

Prieš pasirašant parengtų dokumentų projektai derinami su suinteresuotais padaliniais (skyriais) ir atskirais pareigūnais.

Vidinis patvirtinimas (patvirtinimas organizacijos viduje) išduodamas su dokumento tvirtinimo viza, kurioje nurodomas dokumentą tvirtinančio asmens parašas ir pareigos, parašo nuorašas (inicialai, pavardė) ir patvirtinimo data:

PAVYZDYS

Bosas teisės skyrius Asmeninis parašas, data I.I. Ivanovas

Jei vizuojantis asmuo nesutinka su tam tikrais dokumento punktais, jis pateikia pastabas atskirame lape, pasirašo ir prideda prie dokumento. Tokiu atveju patvirtinimo viza išduodama taip:

PAVYZDYS

Komentarai pridedami

Teisės skyriaus vedėjas Asmeninis parašas, data I.I. Ivanovas

Dokumentui, kurio originalas lieka organizacijoje, vizos klijuojamos apačioje paskutinis lapas originalus dokumentas.

Dokumento, kurio originalas siunčiamas iš organizacijos, vizos tvirtinamos siunčiamo dokumento kopijos paskutinio lapo apačioje.

Leidžiamas dokumento ir jo priedų patvirtinimas po puslapio.

4.3.16 Sandarinimo įspaudas (25 rekvizitai)

Antspaudo atspaudas patvirtina pareigūno parašo tikrumą.

Antspaudas turi apimti dalį dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimo, o ne jo parašo.

Įmonės antspaudu tvirtinami originalūs dokumentai, kuriuos pasirašo organizacijos vadovas ar asmenys, kuriems perduota parašo teisė.

Ant firminio blanko rašomus laiškus, išskyrus garantinius raštus, patvirtinti antspaudu nereikia.

Ant pažymų dedami antspaudai su atkurtais padalinių pavadinimais (biuras, personalo skyrius, buhalterija ir kt.); kelionės pažymėjimai; dokumentų kopijos už organizacijos ribų; sandarinant pakuotes, siuntinius, spinteles, seifo duris ir kt.

4.3.17 Ženklas kopijos patvirtinime (26 detalė)

Dokumento kopija patvirtinama pareigūno parašu, kuris patvirtina, kad kopija atitinka originalą. Kopijos sertifikavimo ženklas yra po atributu „Parašas“ ir jame yra užrašas „Tiesa“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo iššifravimas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data:

PAVYZDYS

Inspektorius OK Asmeninis parašas I.I. Ivanova

Įsakymų ir nurodymų kopijų sertifikavimą organizacijoje atlieka darbuotojas administracinis skyrius vadovaujantis pareigybės aprašymu, asmeniniu antspaudu, kurio atspaude ranka įrašyta atestavimo data ir padėtas darbuotojo asmeninis parašas.

4.3.18 Pažymėti apie atlikėją (27 rekvizitas)

Pastaboje apie vykdytoją įrašomi dokumento vykdytojo inicialai ir pavardė, jo telefono numeris, skyriaus pavadinimas. Pastaba apie atlikėją dedama paskutinio dokumento lapo priekinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe (ištraukta iš kairės paraštės):

PAVYZDYS

I.I. Ivanovas, ()

Rajono kodas (telefono numeris)

Telefono numeryje nėra taškų ar skyriklių.

4.3.19 Pažymėti dokumento vykdymą ir siuntimą į bylą (28 detalė)

Užbaigimo ženklas rodo, kad darbas su dokumentu baigtas. Padarius šį ženklą, dokumentas įtraukiamas į bylą. Ženkle gali būti nuoroda į dokumento, patvirtinančio jo įvykdymą, datą ir numerį arba, jei jo nėra, trumpa informacija apie vykdymą, žodžiai „byla“, šios bylos numeris, parašas ir data. Ženklą pasirašo ir nurodo datą su dokumentu dirbęs vykdytojas arba skyriaus (skyriaus) vedėjas. Šis rekvizitas dedamas apatiniame lauke kairėje pusėje:

PAVYZDYS

Telefonu pranešė I. I. Ivanova 2011-05-15

Versle 01-16

P.P. Petrovas. 2011-05-18

Atsakymas išsiųstas

15.05.2011 № 00-00/000

Versle 01-16

P.P. Petrovas. 2011-05-18

4.3.20 Pažymėti, kai organizacija gavo dokumentą (29 detalė)

Dokumento gavimo žymoje nurodomas kitas eilės numeris ir dokumento gavimo data (jei reikia, valandos ir minutės).

Kvito žyma dedama apatinėje dokumento paraštėje.

4.3.21 Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius (30 detalė)

Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius yra kiekvieno dokumento puslapio apatiniame kairiajame kampe esantis ženklas (poraštė), kuriame yra data ir kiti nustatyti paieškos duomenys. Taikoma naudojant el.

5 Atskirų tipų paruošimo ir projektavimo ypatumai

dokumentus

5.1 Administraciniai dokumentai

Administracinių dokumentų projektus rengia padaliniai (skyriai) organizacijos vadovybės pavedimu arba savo iniciatyva.

Konkrečių pareigūnų administracinių dokumentų projektų tvirtinimo terminas yra viena darbo diena.

5.1.1 Organizavimo užsakymai

5.1.1.1 Įsakymas dėl pagrindinės veiklos.

Organizacijos pagrindinės veiklos įsakymo projektą rengia vykdytojas užsakymo formoje (1 priedas) ne mažiau kaip šešiais egzemplioriais.

Užsakyme turi būti pavadinimas (18 rekvizitas, 4.3.9 punktas).

Įsakymo tekstas (20 rekvizitas, 4.3.11 p.) susideda iš konstatuojamosios ir administracinės dalies. Konstatuojamojoje dalyje trumpai išdėstomi tikslai ir uždaviniai, faktai ir įvykiai, kuriais remiantis buvo priimtas įsakymas. Jis gali prasidėti žodžiais „Siekiant“, „Pagal“, „Siekiant“ ir kt.

Jeigu įsakymas išduodamas remiantis kitu dokumentu, tai konstatuojamojoje dalyje nurodomas šio dokumento pavadinimas, data, numeris ir pavadinimas.

Jeigu ruošiamas įsakymas pakeisti anksčiau priimtą įsakymą, toks įsakymo projektas pateikiamas tvirtinti su pakeisto įsakymo kopija.

Administracinė dalis nuo nurodančios dalies atskiriama žodžiu UŽSAKU, kuris spausdinamas didžiosiomis raidėmis, tada dedamas dvitaškis.

Administracinėje dalyje turi būti pateiktas numatytų veiksmų sąrašas, nurodant kiekvieno veiksmo atlikėją ir atlikimo terminą. Paskutinėje administracinės dalies pastraipoje gali būti pateikta informacija apie padalinį ar pareigūną, atsakingą už įsakymo vykdymo priežiūrą. Kontrolė paprastai pavedama aukštesnio rango pareigūnui.

Nurodančioji įsakymo dalis praleidžiama, jei įsakymo išdavimo priežastis yra akivaizdi ir nereikalauja paaiškinimo.

Įsakyme nėra punkto „Įsakymas atkreipti dėmesį į...“. Skyriai (skyriai (pareigūnai)), kuriems pateikiamas įsakymas, nurodomi paskirstymo rodyklėje, kurią vykdytojas surašo įsakymo projekto pirmojo lapo kitoje pusėje tik ant pirmojo egzemplioriaus.

Rodyklė prasideda žodžiu PASKIRSTYTI, po to pateikiamas pareigūnų ir padalinių (skyrių) sąrašas, po kurio atlikėjas deda savo parašą.

Pareigūnų, dalyvaujančių tvirtinant įsakymo projektą, sudėtį nustato projektą rengusio skyriaus vedėjas. Jis taip pat užtikrina tvirtinimo eiliškumo teisingumą – patvirtinimo vizos išdėstomos eilės tvarka, atitinkančia užimamų pareigų lygius (iš apačios į viršų).

Jei tvirtinimo proceso metu projekte daromi reikšmingi pakeitimai, dokumentas turi būti patvirtintas iš naujo po peržiūros.

Patvirtinimo vizos klijuojamos tik prie pirmojo įsakymo projekto egzemplioriaus.

Teisinė paslauga Organizacija įsakymo projektui pritaria paskutinė.

Pastaba apie vykdytoją (27 detal., 4.3.18 p.) nurodoma paskutinio įsakymo projekto lapo apatiniame kairiajame kampe.

Jei prie užsakymo yra priedų, pirmame priedo lape viršutiniame dešiniajame kampe parašykite:

Priedas Nr. ___

pagal užsakymą (įmonės pavadinimas)

2011-05-15 Nr._____

Įsakymo priedą pasirašo priedą parengusio skyriaus (skyriaus) vedėjas.

Prie įsakymo projekto turi būti pateiktas patvirtinimo registras (4 priedas). Įsakymo projektą tvirtinančių pareigūnų pavardes ir inicialus vykdytojas įrašo į atitinkamą tvirtinimo eilės stulpelį.

Pareigūnai, tvirtinantys įsakymo projektą, registre nurodo projekto gavimo ir grąžinimo datas, užtikrindami, kad dokumentas būtų priimtas laiku jį patvirtinus.

Įsakymą pasirašo organizacijos vadovas arba asmuo, kuriam Ši teisė deleguotas.

Įsakymas įsigalioja nuo pasirašymo momento, jeigu jo tekste nenurodytas kitas laikotarpis.

Įsakymo pakeitimai po jo pasirašymo neleidžiami.

Biuro tarnautojas įregistruoja užsakymą organizacijos užsakymų registre, registracijos numerį ir datą įrašo pačiame užsakyme, taip pat patvirtinimo registre; daro pavedimo kopijas (jei reikia), jas patvirtina ir pagal siuntimo indeksą išsiunčia vykdytojams.

Originalus užsakymas yra įrašytas į bylą.

Su kitais pagrindinės veiklos įsakymais susipažįstama skyriaus (skyriaus) personalo supažindinimo lapeliuose.

5.1.1.2 Įsakymai administraciniais ir ūkiniais klausimais

Įsakymų administraciniais ir ūkiniais klausimais vykdymas, tvirtinimas, pasirašymas, registravimas, padalinių (skyrių) aprūpinimas įsakymų kopijomis vykdomas taip pat, kaip ir įsakymai dėl pagrindinės veiklos.

Skyrius (skyrius) rengia įsakymo projektą dėl darbo organizavimo savaitgaliais arba atostogos. Darbe dalyvaujantys padalinio darbuotojai išreiškia savo rašytinis susitarimas dirbti savaitgaliais ar švenčių dienomis.

Su įsakymų nubausti darbuotojus nutarimais supažindinama akcinėje bendrovėje per tris dienas kitoje pirminio įsakymo lapo pusėje.

Įsakymų administraciniais ir ūkiniais klausimais registracijos numeris formuojamas iš eilės numerio ir raidės c,

Pavyzdžiui - 1090/v.. išskyrus užsakymus dirbti savaitgaliais ir švenčių dienomis

5.1.1.3 Įsakymai personalui.

Užsakymai personalui apima šiuos užsakymus:

Dėl darbuotojo įdarbinimo;

Dėl darbuotojo perkėlimo į kitą darbą;

Dėl darbuotojo atostogų suteikimo;

Dėl darbo sutarties su darbuotoju nutraukimo;

Dėl darbuotojo siuntimo į komandiruotę;

Dėl darbuotojų skatinimo;

Apie rango suteikimą ir kt.

Įsakymų dėl personalo (personalo klausimais) projektus rengia personalo skyrius, remdamasis atitinkamais dokumentais. Darbuotojų įsakymų projektai rengiami pagal vienodas formas, patvirtintas Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1, formos Nr.: T-1; T-1a; T-5; T-5a; T-6; T-6a; T-8; T-8a; T-11; T-11a.

Personalo įsakymo projekto tvirtinimo tvarka yra tokia pati kaip ir įsakymo dėl pagrindinės veiklos.

Įsakymą dėl personalo pasirašo organizacijos vadovas arba pareigūnas, kuriam ši teisė perduota.

Personalo skyrius registruoja įsakymus personalui, daro įsakymų kopijas ar išrašus iš įsakymų ir siunčia juos reikiamiems skyriams (skyriams).

Personalo skyrius atlieka personalo užsakymų bylų tvarkymo darbus, užtikrina jų saugumą ir perdavimo į archyvą nustatyta tvarka (9 punktas).

5.1.2 Užsakymas pagal padalinį (padalinį) (5 priedas)

Skyriaus (padalinio) įsakymas surašomas ant tuščio A4 formato popieriaus lapo.

Lapo viršuje nurodomas įmonės pavadinimas, žodis UŽSAKYMAS (didžiosiomis raidėmis), skyriaus (skyriaus) pavadinimas, data, užsakymo registracijos numeris.

Tekstas formatuojamas taip pat, kaip ir organizacijos įsakymo tekstas.

Įsakymą pasirašo skyriaus (skyriaus) vedėjas. Parašas surašomas pagal šios instrukcijos 4.3.13 punkto reikalavimus.

Užsakymas registruojamas skyriuje (skyriuje), atsakingame už kanceliarinį darbą.

Įsakymo originalas (pirmas egzempliorius), pasirašytas skyriaus (skyriaus) vedėjo, kitiems skyriams neišduodamas. Esant poreikiui, daromos užsakymo kopijos ir pateikiamos pagal paskirtį.

Įsakymų originalai (pirmosios kopijos) kaupiami bylose, įtrauktose į konkretaus skyriaus (padalinio) bylų sąrašą, ir saugomi šiame skyriuje (padalinyje) bylų sąraše nurodytą laikotarpį.

5.1.3 Įsakymas dėl organizavimo

Formoje rengiamas organizacijos įsakymo projektas (2 priedas) ne mažiau kaip šeši egzemplioriai.

Organizacijos įsakymo projekte nurodomi tie patys rekvizitai kaip ir pagrindinės veiklos įsakyme.

Konstatuojanti įsakymo dalis nuo administracinės atskiriama žodžiu I PRIVALO, kuris spausdinamas didžiosiomis raidėmis be kabučių, tada dedamas dvitaškis.

Įsakymo tekstą gali sudaryti tik administracinė dalis.

Įsakymo projekto paskutinio lapo apatiniame kairiajame kampe surašomas įrašas apie vykdytoją (27 detalė, 4.3.18 p.).

Įsakymą dėl organizacijos pasirašo organizacijos vadovas, techninis direktorius ir vadovų pavaduotojai.

UAB biuro darbuotojas įregistruoja užsakymą užsakymų registre, įrašo registracijos numerį ir datą užsakyme ir patvirtinimo registre. Originalus užsakymas yra įrašytas į bylą. UAB biuro darbuotojas daro pavedimų kopijas (jei reikia) ir išsiunčia pagal paskirstymo indeksą.

5.1.4 Skyriaus (skyriaus) įsakymas

5.1.4.1 Skyriaus (padalinio) įsakymas surašomas A4 formato popieriuje ant formos (6 priedas).

Pirmojo užsakymo lapo viršuje nurodoma:

Įmonės pavadinimas,

Žodis ORDER, išspausdintas didžiosiomis raidėmis,

Skyriaus (skyriaus) pavadinimas,

Užsakymo data ir registracijos numeris.

Tekstas formatuojamas taip pat, kaip ir organizacijos įsakymo tekstas.

Įsakymą pasirašo skyriaus (skyriaus) vedėjas. Parašas surašomas pagal šios instrukcijos 4.3.13 punkto reikalavimus.

Užsakymas registruojamas skyriuje (padalinyje), atsakingame už biuro darbą padalinyje.

Įsakymo originalas patalpinamas į konkretaus skyriaus (padalinio) bylų sąrašą įtrauktą bylą ir skyriuje saugomas bylų sąraše nurodytą laikotarpį.

5.1.5 tirpalas ( 7 priedas)

Sprendimo projektą vykdytojas rengia A4 formato popieriuje.

Pirmajame sprendimo lape viršuje nurodomas organizacijos pavadinimas. Dokumento tipas SPRENDIMAS (vadovo pareigos) spausdinamas didžiosiomis raidėmis.

Nurodoma data ir registracijos numeris.

Tekstas turi konstatuojamąją ir administracinę dalis, atskirtą didžiosiomis raidėmis spausdinamu žodžiu leisti.

Sprendimą pasirašo atitinkamas vadovas.

Ant visų sprendimo kopijų išduodamos patvirtinimo vizos ir parašai.

Duomenys apie atlikėją surašomi pagal šios instrukcijos 4.3.18 punktą.

Vadovo sekretorė sprendimą įregistruoja sprendimų registre, pritvirtindama registracijos numerį ir datą. Pirminis sprendimas yra įtrauktas į bylą. Tai daro vadybininko sekretorė reikalinga suma sprendimo kopijas ir jas persiunčia pagal platinimo indeksą.

5.2 Protokolas ( 8 priedas)

5.2.1 Protokolas surašomas ant A4 formato popieriaus.

Protokolo antraštės dalyje nurodyta:

Įmonės pavadinimas;

Dokumento rūšis (protokolas);

Data ir numeris;

Protokolo teksto pavadinimas.

5.2.2 Protokolo data yra susirinkimo diena (protokolas paprastai surašomas po susirinkimo). Jei posėdis truko kelias dienas, tada į protokolo datą įeina jo pradžios ir pabaigos datos:

PAVYZDYS

2011 05 15 arba 2011 05 10 - 15 d

5.2.3 Protokolo numeris yra susirinkimo eilės numeris. Protokolų numeracija vykdoma per kalendorinius metus arba kolegialaus organo kadenciją.

5.2.4 Protokolo teksto pavadinime nurodoma kolegialios veiklos rūšis (susirinkimas, susirinkimas, susirinkimas ir kt.) ir kolegialaus organo pavadinimas gimininguoju atveju:

PAVYZDŽIAI

... valdybos posėdžio PROTOKOLAS;

PROTOKOLAS ... darbo kolektyvo susirinkimai;

PROTOKOLAS ... padalinių (skyrių) vedėjų susirinkimai.

5.2.5 Protokolo tekstas susideda iš dviejų dalių – įvadinės ir pagrindinės.

Įžanginė dalis pradedama posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pavardėmis ir inicialais.

Po to žodis „Dabartis“ išspausdinamas naujoje eilutėje ir įtraukiamas į sąrašą abėcėlės tvarka susirinkime dalyvaujančių asmenų pavardės ir inicialai. Jeigu susirinkime (susirinkime) dalyvauja daug dalyvių, jų pavardės protokole nenurodomos, tačiau bendras skaičius nurodomas skaičiumi. Dalyvių sąrašai tampa vienu iš protokolo priedų. Tokiu atveju protokole nurodoma:

PAVYZDYS

Dalyvauja: 35 žmonės (sąrašas pridedamas)

Tada sudaroma darbotvarkė: svarstomi klausimai, išvardijami pranešėjų vardai.

Pagrindinėje protokolo dalyje yra tiek skyrių, kiek yra darbotvarkės klausimų.

Kiekvienas skyrius susideda iš trijų dalių: KLAUSYTA – KALBĖTA – NUSPRĘSTA.

Rezoliucinė dalis seka po žodžio NUSPRENDĖ.

5.2.6 Protokolą pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius.

Posėdyje priimti sprendimai supažindinami atitinkamiems asmenims, išsiunčiant jiems protokolo kopijas arba protokolo išrašus. (9 priedas).

Surašant protokolo išrašą, atkuriamas pavadinimas ir įvadinės teksto dalys; darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas; tekstas, atspindintis klausimo aptarimą ir priimtą sprendimą.

Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorė, kuri surašo ir patvirtinamąjį raštą (26 rekvizitas). Jei išrašas pateikiamas pateikti kitai organizacijai, jis patvirtinamas antspaudu.

5.3 Aktas (10 priedas)

Akte rašoma:

Įmonės pavadinimas;

Dokumento rūšies (akto) pavadinimas;

Data ir numeris (rodyklė);

Pavadinimas;

Pastaba apie programų buvimą;

Parašas;

Patvirtinimo antspaudas.

Akto data yra įvykio data.

Tekste rašoma:

Dokumento, pagal kurį buvo sudaryta komisija, pavadinimas, jos autorius, data, numeris ir pavadinimas;

komisijos sudėtis;

Komisijos darbo metu dalyvaujantys pareigūnai (jeigu yra). Susirinkusiųjų ir komisijos narių vardai ir pavardės išdėstyti abėcėlės tvarka ir sunumeruoti arabiškais skaitmenimis;

Darbo tikslai ir uždaviniai;

Nustatyti faktai.

Akto dalis, kurioje pateikiamos išvados ar išvados, neprivaloma.

Akte nurodomas akto egzempliorių skaičius ir jų vieta.

Aktą pasirašo komisijos pirmininkas ir visi nariai, nenurodydami pareigų.

5.4 Pareigūnai, ataskaitos, aiškinamieji raštai

Oficialūs, ataskaitiniai, aiškinamieji raštai surašomi ant balto A4, A5 formato popieriaus lapo.

Rengiant oficialias, aiškinamąsias, atmintines (11,12 priedas) būtinai nurodykite: organizacijos pavadinimą (siunčiant aukštesnei institucijai), skyriaus (skyriaus) pavadinimą - dokumento autorių, dokumento rūšies pavadinimą (ATMINTOS arba OFICIALUS PASTABA), datą, registracijos numeris, adresatas, teksto pavadinimas, tekstas, parašas.

Atmintinė yra aukštesniam pareigūnui skirtas dokumentas, kuriame nurodoma bet kokia problema, susijusi su rengėjo išvadomis ir pasiūlymais.

Oficialus atmintinė yra oficialaus dokumento rūšis, kurią vienas pareigūnas siunčia kitam, prilygstantis tarnybinei pareigai.

Oficialaus (ataskaitos) rašto tekstas susideda iš dviejų dalių: pirmoji – pareiškimas, kuriame konstatuojami įvykę faktai arba aprašoma situacija, antroji – siūlymai ir prašymai.

Sudarytojas pasirašo oficialius, atmintines ir aiškinamuosius raštus.

Skyriuje (skyryje) likusių pareigūnų, ataskaitų, aiškinamųjų raštų kopijos gali būti surašomos kitoje anksčiau naudoto popieriaus lapo pusėje su perbrauktu senuoju tekstu.

5.5 Faksas arba telefaksas

Faksu perduodami dokumentai turi būti surašyti griežtai laikantis siunčiamo dokumento rūšiai keliamų reikalavimų: laiškas, protokolas, aktas, sutartys, ataskaitos ir kt. Faksu siunčiami dokumentai į biurą pateikiami siųsti vienu egzemplioriumi su motyvaciniu laišku. Lydraštyje rangovas papildomai nurodo adresato fakso numerį detaliai 15 (4.3.6 punktas).

Įstaigos tarnautojas dokumentą įregistruoja siunčiamų dokumentų registre, perduoda ryšių skyriui, kurio darbuotojai pažymi dokumente išsiuntimo datą ir laiką, grąžina į biurą, po to raštvedė grąžina dokumentą vykdytojas.

Atsakomybė už perduotos informacijos turinį tenka vykdytojui, parengusiam dokumentą perduoti, ir atitinkamo skyriaus (skyriaus) vadovui.

Organizacijos faksu gautus dokumentus biuro darbuotojas registruoja gaunamų faksų registre ir gavimo dieną perduoda į paskirties vietą (skubus – nedelsiant). Faksogramos užsienio kalbomis pristatomos adresatui be vertimo.

5.6 Paslaugų raštai

Oficialūs laiškai, siunčiami už įmonės ribų, surašomi ant firminio blanko (3 priedas).

Laiške turi būti nurodyta:

Adresatas (siunčiant faksu papildomai nurodyti fakso numerį);

Pavadinimas;

Pasirašiusio asmens pareigos, pavardė ir inicialai;

Sudarytojo pavardė, vardas, patronimas ir miesto telefono numeris;

Pastaba apie programą (jei yra).

Laiško rašytojas parengia tiek laiško egzempliorių, kiek nurodyta adresatų, plius vieną egzempliorių (grąžinamąjį egzempliorių), kuris, apdorojus įstaigoje, grąžinamas rašančiam.

Laiško kopija (grįžtamasis laiškas) surašoma ant tuščio A4 formato popieriaus lapo (ne ant firminio blanko)

Jei laiškas surašytas ant dviejų ar daugiau lapų, tada formoje rašomas tik pirmasis lapas.

Laiško rašytojas ir skyriaus (skyriaus) vedėjas vizuoja laiško kopiją (grąžintojas), po to pateikia raštą pasirašyti. Grįžęs vyras erzina laišką.

Oficialūs raštai, išduoti 1 egzemplioriumi (pavyzdžiui, oficialūs laiškai, siunčiami faksu) yra patvirtinami kitoje laiško pusėje.

Tarnybinius raštus, priklausomai nuo juose aptartų klausimų, gali pasirašyti įmonės vadovas, vadovų pavaduotojai, Vyriausiasis buhalteris ir kiti pareigūnai, kuriems buvo deleguota (įmonės įsakymas, įgaliojimas ir kt.) parašo teisė (neviršijant pareigybių aprašymų nustatytų įgaliojimų).

Įstaigos tarnautojas oficialius laiškus registruoja siunčiamų dokumentų registre ir išsiunčia nurodytu adresu.

Nesant laiško kopijos (grąžinamo laiško) ar priedų (kurie pažymėta laiško tekste), taip pat neatsargiai ar neteisingai įforminus laišką, raštinės darbuotoja grąžina dokumentą redagavimo iniciatorius.

Tarnybiniams laiškams antspaudo nereikia, nes jie išduodami ant įmonės firminio blanko. Išimtys apima garantinius raštus.

5.7 Telefono žinutė (13 priedas).

Telefono žinute dažniausiai perduodami trumpi ir operatyvūs nurodymai, informacija vadovybei vykdant einamąją veiklą, kvietimai į susirinkimus ir susirinkimus, taip pat pateikiami konkrečių skubių nurodymų vykdytojų dėmesiui.

Telefono žinutė naudojama norint greitai išspręsti problemas tais atvejais, kai telefonu perduotai žinutei reikalinga dokumentacija.

Telefono žinutėje yra ne daugiau kaip 50 žodžių.

Telefono žinutė surašoma ant tuščio A5 arba A4 formato popieriaus lapo.

Pildydami telefono žinutę būtinai nurodykite šiuos duomenis:

Siunčiamos telefono žinutės išeinantis registracijos numeris;

Telefono žinutę atsiuntusio asmens telefono numeris, pareigos, pavardė, vardas, patronimas;

Telefono pranešimą gavusio asmens parašas, jo inicialai ir pavardė;

Gautos telefono žinutės gaunamas registracijos numeris.

6 Dokumentų srauto organizavimas ir dokumentų įforminimas

6.1 Dokumentų įteikimas organizacijai

Dokumentų pristatymas organizacijai paprastai atliekamas paštu ir elektros komunikacija.

Naudojantis pašto paslaugomis, rašytinė korespondencija pristatoma paprastų ir registruotų laiškų, atvirukų, siuntinių, spausdintų leidinių pavidalu.

Elektros ryšio kanalais priimami faksai arba telefaksai, telefono žinutės, el. pašto žinutės.

Dokumentai gali būti pristatyti į organizaciją per kurjerį.

6.2 Gaunamų dokumentų priėmimas, tvarkymas ir paskirstymas

Organizacijos gautų dokumentų priėmimą ir pirminį tvarkymą atlieka UAB biuro tarnautojai.

Biuro tarnautojas tikrina, ar tinkamai pristatomi dokumentai.

Klaidingai pristatyta korespondencija grąžinama į paštą. Registruota korespondencija gaunama prieš parašą.

Organizacijos darbuotojų komandiruočių į kitas organizacijas metu arba iš lankytojų gauti dokumentai turi būti nedelsiant perduoti į biurą registruoti.

Darbuotojas atplėšia vokus, patikrina priedų teisingumą ir vientisumą. Akcinės bendrovės tarnautojas, gavęs korespondenciją be priedų ar kitų lydraštyje nurodytų priedų, 3 egzemplioriais surašo Neišsamumo pažymą (14 priedas) ir kartu su korespondencija pateikia vadovybei peržiūrėti. Vienas akto egzempliorius išsiunčiamas korespondencijos siuntėjui, antrasis – UAB, trečiasis – korespondenciją priimančiam skyriui.

Vokai, pažymėti „asmeniniai“, neatplėšiami. Tokie laiškai perduodami atitinkamoms struktūroms.

Vokai išsaugomi ir pridedami prie dokumentų.

Tarnautojas registruoja gautus dokumentus: apatiniame laukelyje įrašo gavimo datą ir registracijos numerį bei užpildo gaunamos korespondencijos registracijos kortelę.

Šie dokumentai nėra registruojami:

6 Kainoraščiai (kainoraščiai).

8 Statistinės atskaitomybės formos.

9 Kvietimai į seminarus.

11 pakuočių, pažymėtų „asmeniškai“.

Prašymai, pristatyti į biurą pašto kanalais arba per kurjerį, registruojami kaip gaunami dokumentai.

Per kurjerį organizacijai pristatyti dokumentai perduodami per įmonės buveinės pašto dėžutę. Dokumentų išėmimą iš pašto dėžutės kasdien atlieka biuro darbuotojas.

Visi gauti dokumentai, iš anksto apsvarstę UAB biure, siunčiami vadovybei ir skyriams (skyriams).

Vadovybės peržiūrėti dokumentai (su nutarimu) grąžinami į biurą, raštvedys registracijos kortelėje padaro įrašą apie tolimesnį dokumento judėjimą.

Jeigu vadovo nutarime nurodyti keli vykdytojai, tuomet dokumento originalas išsiunčiamas tam pareigūnui, kurio pavardė nutarime nurodyta pirmiau, o kopijos įteikiamos kitiems vykdytojams.

6.3 Siunčiamų dokumentų tvarkymo ir siuntimo organizavimas

Išsiunčiamų (siunčiamų) dokumentų tvarkymą ir siuntimą atlieka UAB biuras.

Kartu su laiškais turi būti pateikti tokie dokumentai kaip planai, aktai, sutartys, apskaitos dokumentai (sąskaitos, sąskaitos, pažymos apie atliktus darbus) ir kt. Rašto vykdytojas yra atsakingas už teisingą jo įforminimą ir visišką prie jo pridedamų dokumentų prieinamumą.

UAB biuro darbuotojas, gavęs siuntimui skirtą dokumentą, patikrina jo įforminimo teisingumą:

Laiško formatavimas ant firminio blanko;

Parašo prieinamumas;

Antraštės prieinamumas;

Teisingas adresavimas;

Ženklo apie atlikėją prieinamumas;

Visų dokumento puslapių ir visų nurodytų priedų buvimas.

Jei dokumentas suformatuotas neteisingai arba pateikiamas nevisiškai, jis grąžinamas rangovui patikslinti.

Raštininkas laišką užregistruoja: suteikia registracijos numerį, užrašo datą ir padaro atitinkamą įrašą siunčiamos korespondencijos žurnale.

Biuro darbuotojui siunčiamam laiškui telefonu priskirti registracijos numerį draudžiama.

Kai siunčiate dokumentą paštu, jis konvertuojamas. Vokai adresuojami ir pažymėti. Visas dokumentų ruošimas skirtas pašto siunta, vykdoma griežtai laikantis Pašto paslaugų teikimo taisyklių reikalavimų.

Įstaigos tarnautojas (įmonės kurjeris) pristato pridedamus dokumentus į Rusijos paštą išsiųsti adresatams.

6.4 Dokumentų judėjimo organizacijoje organizavimas

6.4.1 Pagrindinės dokumentacijos judėjimas organizacijoje vykdomas per UAB biurą. Kiekvienam skyriui (skyriui) biure yra skirta pašto dėžutė, į kurią dokumentų vykdytojai talpina šiam skyriui siunčiamą korespondenciją.

6.4.3 Įstaigos darbuotojas kasdien pildo registrus ( 15 priedas), t.y. juose nurodo dokumentų įteikimo skyriui (skyriams) datą, numerį, dokumento rūšį; Deda sąrašus ir korespondenciją į atitinkamus pašto aplankus.

6.4.4 Keitimasis pašto aplankais vykdomas, neatsižvelgiant į tai, ar juose yra dokumentų, per biuro pašto dėžutes.

6.4.5 Už biuro darbą padaliniuose (skyriuose) atsakingi asmenys kasdien privalo:

Patikrinkite į biurą atsiųstos dokumentacijos teisingumą, ar yra parašai ant dokumentų, priedų, prie kiekvieno dokumento pridėkite dokumento judėjimo indikatorių (t.y. prisegti popieriaus lapą prie dokumento su žymomis – su kuo susitarti , su kuo pasirašyti, tvirtinti dokumentą, ar reikalingas patvirtinimas antspaudu, o paskutinis privalomas punktas – kam grąžinti (siųsti) užpildytą dokumentą);

Registruoti siunčiamus dokumentus siunčiamų dokumentų žurnale (16 priedas);

Užpildykite registrą;

Įdėkite registrą ir dokumentus į pašto aplanką;

Keiskitės pašto aplankais organizacijos biure.

6.4.7 Pristačius korespondenciją iš skyriaus (skyriaus) į biurą, biuro darbuotojas tvarko gautą dokumentaciją:

Tikrina dokumentų prieinamumą pagal įrašus registre, pasirašo registre dėl dokumentų gavimo;

Išdėlioja dokumentus pagal jų judėjimo rodiklius skyrių (skyrių) pašto dėžutėse arba aplankuose „Ataskaitai“ vadovybei;

Neteisingai įvykdžius (nesant) dokumentus grąžina skyriams (skyriams). reikalingos vizos, parašai, priedai, neteisingai nurodytos tvirtinančių (pasirašančių ar tvirtinančių) pareigūnų pareigos ar pavardės, dokumentų judėjimo rodiklio nebuvimas ir kt.).

6.4.8 Už biuro darbą padaliniuose (skyriuose) atsakingi asmenys kasdien privalo:

Gauti skyriaus (skyriaus) iš biuro gautus dokumentus;

Prisiregistruoti iš biuro gautų dokumentų registre;

Registras gavo dokumentaciją gaunamų dokumentų žurnale (17 priedas);

Pateikti dokumentus nagrinėti skyriaus (skyriaus) vedėjui;

Vadovaujantis vadovo nutarimu, pateikti dokumentą vykdyti;

Stebėti dokumentų praėjimą ir savalaikį įforminimą.

6.4.9 Klaidingai įteikti dokumentai turi būti grąžinti į biurą.

Padalinių (skyrių) vadovai įpareigoti operatyviai peržiūrėti gaunamą korespondenciją, laikytis organizacinių ir administracinių dokumentų tvirtinimo bei dokumentų įforminimo terminų.

6.4.11 Dokumentą galima perduoti tiesiogiai iš skyriaus į skyrių (skyriaus į skyrių), gavus už kanceliarinį darbą atsakingam asmeniui arba skyriaus (skyriaus) vadovui.

6.4.12 Dokumentacijos pristatymą į organizacijos vadovybės priėmimo zoną kasdien atlieka biuro darbuotojas.

6.4.13 Atsakomybė už tinkamą vadovybei pasirašyti ir tvirtinti pateiktų dokumentų įforminimą (būtinų vizų, parašų, prašymų ir kt. buvimą) tenka dokumentų vykdytojams, biuro darbuotojams ir vadovų sekretorėms.

6.5 Darbo su sutartimis organizavimas

6.5.1 Sutartys, susitarimai, sutartys (toliau – sutartys), organizacijoje gautos paštu arba faksu (el. paštu), registruojamos UAB biure kaip gaunami dokumentai. Sutarties (ar motyvacinio laiško) pirmojo lapo apatiniame laukelyje biuro darbuotojas įrašo dokumento datą ir registracijos (gaunamo) numerį. Sutarties, sudarytos su užsienio partneriu, pirmojo lapo kitoje pusėje įrašomas registracijos numeris ir data.

6.5.2 Visoms sutartims, gautoms paštu ar faksu, biuro darbuotojas užpildo registracijos korteles, kurios saugomos biuro dokumentų spintoje.

6.5.3 Įregistruotas sutartis prieš pasirašymą registracijos kortelėje UAB biuras išsiunčia patarėjui teisės klausimais, kuriam perduodama pasirašymo teisė.

6.5.4 Teisės konsultantas pagal sutartį nustato atsakingą vykdytoją ir grąžina jį UAB biurui tolimesniam persiuntimui.

6.5.5 Tiesiogiai atsakingam vykdytojui adresuotas sutartis biuras perduoda adresatui pasirašydamas registracijos kortelėje.

Atsakingas vykdytojas, gavęs faksimilinį ar elektroninį sutarties tekstą kartu su jos patvirtinimu (pasirašymu), privalo imtis priemonių, kad iš sandorio šalies gautų sutarties originalą su originaliu parašu ir antspaudu. Sutarta (visuota) faksimilė arba elektroninis sutarties tekstas saugomas kartu su originalu.

6.5.6 Teisės konsultantas išanalizuoja atsakingo vykdytojo pateiktą sutartį (dviem egzemplioriais), sutarčiai suteikia sąskaitos numerį, padaro įrašą sutarčių žurnale ir elektroniniame sutarčių registre.

6.5.7 Sutartys patvirtinamos:

1 Atsakingas vykdytojas pagal sutartį.

2 Vyriausiasis specialistas (srityje).

3 organizacijos vadovo pavaduotojai.

4 Technikos direktorius (direktoriaus pavaduotojas).

5 Vyriausiasis buhalteris.

6 Teisės patarėjas.

Sudarant sutartis su užsienio įmonėmis būtinas susitarimas su vertėjais.

6.5.8 Teisės patarėjas ant pradėtos eksploatuoti sutarties pirmojo sutarties lapo (1 ir 2 egzemplioriai) apatiniame dešiniajame kampe ir viršutiniame dešiniajame registro kampe tvirtina sąskaitos numerį ir registracijos datą.

Sutartyje, sudarytoje su užsienio partneriu, 1-ojo ir 2-ojo egzempliorių pirmojo lapo kitoje pusėje nurodomas registracijos numeris ir registracijos data.

6.5.09 Sutarties įvykdymo laikotarpio pradžia laikoma data, kai teisinis patarėjas užregistravo sutartį.

Konkretaus pareigūno sutarties tvirtinimo terminas – viena darbo diena, ne daugiau.

Atsakingo rangovo sutarties įvykdymo terminas – 5 darbo dienos. Už nustatyto termino laikymąsi atsako atsakingas vykdytojas.

Sutarties sąlygų laikymosi ir sutarties vykdymo kontrolė pavedama teisės patarėjui.

6.5.10 Esant poreikiui, atsakingas vykdytojas gali asmeniškai (arba tam paskirdamas vykdytoją) kreiptis į sutartį tvirtinančius pareigūnus.

6.5.11 Sutartį tvirtinantys pareigūnai vizuoja dokumento kopiją, iššifruodami savo asmeninį parašą ir nurodydami patvirtinimo datą, taip pat užpildo patvirtinimų registrą, nurodydami sutarties gavimo ir grąžinimo datas.

Nesant pareigūno, tvirtinančio sutartį (atostogos, liga, komandiruotė), sutartį vizuoja jo pavaduotojas, vadovaudamasis pareigybės aprašymu.

6.5.12 Jei vizos pareigūnas nesutinka su kuria nors sutarties sąlyga, jis išrašo pastabas atskirame lape, pasirašo ir pasirašo datą, prideda lapą su pastabomis prie sutarties, uždeda ant sutarties vizos kopijos ir registracija: asmeninis parašas, data, žyma " Pastabos pridedamos."

6.5.13 Atsakingas vykdytojas pašalina nustatytas pastabas arba surašo nesutarimų protokolą dviem egzemplioriais ir jį vizuoja iš pareigūno, pateikusio pastabą susitariant dėl ​​sutarties, ir patarėjo teisės klausimais.

Sutartis nesudaroma ir nevykdoma tol, kol šalių nesutarimai nėra visiškai susitarti.

6.5.14. Teisės patarėjas sutartį tvirtina paskutinis, prieš ją pasirašant įmonės vadovui.

6.5.15 Sutartį 2 egzemplioriais ir nesutarimų protokolą (jeigu yra) 2 egzemplioriais pasirašo įmonės vadovas. Vadovo nesant, sutartį pasirašo asmuo, kuriam ši teisė perduota. Sutartis (2 egz.) patvirtinta įmonės antspaudu.

6.5.16 Vieną įvykdytos sutarties egzempliorių (be patvirtinimo vizų) atsakingas vykdytojas su motyvaciniu laišku per UAB biurą išsiunčia antrajai šaliai (su nesutarimų protokolu, jei toks yra).

6 .5.19 Sutarties originalas kartu su registru pateikiamas tvirtinti įmonės teisės tarnybai.

6.5.17 Teisinė tarnyba saugo sutarčių originalus kartu su visa pridedama medžiaga.

6.5.18 Jei esama sutartis keičiama ar papildyta esminėmis sąlygomis, papildomas susitarimas (pakeitimas) sudaromas 6.5.1 - 6.5.18 punktuose nustatyta tvarka.

6.6 Kelionės dokumentų rengimas

6.6.1 Darbuotojas, išsiųstas į komandiruotę, pateikia UAB darbo pavedimas, surašytas pagal vieningą formą Nr.T-10a.

Tarnybinį pavedimą į skyrių (skyrių) specialistų ir darbuotojų išvyką vizuoja skyriaus (skyriaus) vedėjas (privalomas asmens parašo nuorašas) ir pasirašo įgaliotas vadovas.

Įsakymą siųsti specialistus ir darbuotojus į komandiruotę pasirašo tam įgaliotas asmuo – vadovas.

Paslaugos užduotis, kurioje parašo duomenyse nėra parašo iššifravimo, t.y. Pasirašančiojo pavardė ir inicialai nenurodomi ir biuras jų nepriims.

Remiantis pasirašytu tarnybiniu pavedimu, raštinės darbuotojas vieninga forma Nr.T-9 išduoda įsakymą (nurodymą) išsiųsti darbuotoją į komandiruotę.

Įsakymą pasirašo organizacijos vadovas.

Įsakymą pasirašęs biuro darbuotojas pagal vieningą formą Nr.T-10 išduoda kelionės pažymėjimą, kurį pasirašo akcinės bendrovės vadovas arba vyresnysis biuro darbuotojas. Parašas patvirtintas Biuro antspaudu.

Darbuotojas siunčiamas į komandiruotę už Rusijos Federacijos ribų darbdavio įsakymu neišduodant kelionės pažymėjimo, išskyrus komandiruotes į NVS valstybes nares, su kuriomis sudarytos tarpvyriausybinės sutartys, kurių pagrindu pasienio institucijos nevykdo, atvejus. padaryti kirtimo pastabas įvažiavimo ir išvykimo dokumentuose valstybės siena(2008 m. spalio 13 d. nutarimas Nr. 749).

6.6.3 Įjungta kelionės pažymėjimas pažymos daromos išvykstant į komandiruotę ir atvykus į paskirties vietas, išvykstant iš jų ir atvykus į nuolatinio darbo vietą. Pirmą ir paskutinį pažymius daro akcinės bendrovės biuro darbuotojai prieš išvykdami ir atvykę (nurodomos datos, dedamas parašas, uždedamas „Biuro“ antspaudas), likusieji ženklai dedami tose organizacijose. kur buvo išsiųstas darbuotojas. Jeigu tokių žymenų nėra arba jie neteisingai įforminti (nėra parašo ar antspaudo), kelionės pažymėjimas negali būti dokumentas, pagal kurį skaičiuojamos su komandiruote susijusios išlaidos.

6.6.4 Įsakymas išsiųsti į komandiruotę registruojamas įstaigoje, o originalas įkeliamas į bylą. Kopijos siunčiamos buhalterijai, komandiruoto darbuotojo skyriui (skyriui).

6.6.5 Įsakymai išvykti į komandiruotes į užsienį registruojami atskirai. Šių užsakymų registracijos numeris formuojamas iš eilės numerio ir raidžių km-z,

Pavyzdžiui - 71/km-w.

6.6.6 Į komandiruotę į įmonę atvykus kitų organizacijų atstovams, skyriaus (padalinio), kurio tikslu atvyko verslo keliautojas, vadovas pasirašo kelionės pažymėjime „Atvyko“, „Išvyko“. “ ženklai.

Parašas patvirtintas Biuro antspaudu.

Informaciją apie verslo keliautoją, atvykusį ilgesniam nei vienos dienos laikotarpiui, įstaigos tarnautojas įrašo į asmenų, atvykstančių į įmonę į komandiruotes, registrą.

7 Dokumentų tvarkymas biuro darbe

Dokumentų organizavimas (dokumentų tvarkymas) raštvedyboje – tai darbo rūšių visuma, užtikrinanti dokumentų saugą, apskaitą, sisteminimą, raštvedybos bylų formavimą ir registravimą bei jų perdavimą į archyvą.

Pagrindinės darbo rūšys, užtikrinančios teisingą dokumentų organizavimą raštinės darbe, yra bylų nomenklatūros sudarymas ir bylų formavimas.

7.1. Atvejų sąrašo sudarymas

Suvestinę organizacijos bylų nomenklatūrą nustato archyvo darbuotojai arba už archyvą atsakingas įgaliotas asmuo nustatyta forma, remdamiesi skyrių (skyrių) bylų nomenklatūromis, kurias parengė atsakingi už biuro darbą skyriuose (skyriuose) dėl panaši forma (18 priedas), jų suderintas su archyvu, pasirašytas šių padalinių (skyrių) vadovų ir pateiktas UAB.

Į reikalų sąrašą įtraukiami visi dėl įmonės veiklos sukurti dokumentai, išskyrus techninę dokumentaciją ir spausdintus leidinius.

Naujai kuriamas skyrius (skyrius) privalo per mėnesį parengti bylų sąrašą ir pateikti jį UAB.

Suvestinę organizacijos reikalų nomenklatūrą pasirašo archyvaras arba už archyvą atsakingas įgaliotas asmuo, suderinama su įmonės ekspertų komisija ir archyvų komitetu, tvirtina organizacijos vadovas.

Patvirtinus įmonės reikalų nomenklatūrą, archyvo darbuotojas arba įgaliotas darbuotojas (atsakingas už archyvą) siunčia skyriui (skyriui) panaudoti darbe jos atitinkamų skyrių išrašus.

Suvestinis bylų sąrašas spausdinamas 2 egzemplioriais. Pirmasis patvirtintas bylų nomenklatūros egzempliorius yra nuolatinio saugojimo dokumentas ir įtrauktas į bylų nomenklatūrą AO skyriuje. Antrasis patvirtintas nomenklatūros egzempliorius siunčiamas Archyvų komitetui.

Suvestinis bylų sąrašas atnaujinamas kiekvienų metų pabaigoje ir įsigalioja kitų kalendorinių metų sausio 1 d.

Suvestinis bylų sąrašas iš naujo derinamas iš esmės pasikeitus organizacijos funkcijoms ir struktūrai, bet ne rečiau kaip kartą per penkerius metus.

Suvestinės bylų nomenklatūros skyrių pavadinimai yra organizacijos padalinių (skyrių) pavadinimai.

Bylų nomenklatūros stulpeliai ( programa18) pildomi taip:

- 1 stulpelyje Rodyklės įvedamos kiekvienai bylai, įtrauktai į bylų sąrašą. Bylos indeksą sudaro struktūrinio padalinio indeksas ir bylos eilės numeris struktūriniame padalinyje. Atvejų indeksai žymimi arabiškais skaitmenimis.

- 2 stulpelyje pateikiami bylų pavadinimai (tomai, dalys), apibendrinta forma, atspindinčia pagrindinį bylos dokumentų turinį ir sudėtį. Bylos pavadinime neleidžiama naudoti nekonkrečių formuluočių („Įvairios medžiagos“, „Bendra korespondencija“ ir kt.) ir sudėtingų frazių.

Bylų pavadinimų eiliškumą bylų nomenklatūroje lemia bylas sudarančių dokumentų svarbos laipsnis ir jų ryšys. Pradžioje yra bylų pavadinimai, kuriuose yra organizacinė ir administracinė dokumentacija (skyriaus (skyriaus) nuostatai), įsakymai, nurodymai, sprendimai.

Bylų pavadinimai gali būti tikslinami bylų formavimo ir padavimo proceso metu.

- 3 stulpelis baigtas kalendorinių metų pabaigoje.

– 4 stulpelyje Nurodomas bylos saugojimo laikas ir straipsnių numeriai pagal Standartinių valdymo dokumentų sąrašą.

- 5 stulpelyje„Pastaba“ nurodomi dokumentų sąrašų, naudojamų nustatant bylų saugojimo terminus, pavadinimai, daromi žymenys dėl bylų nustatymo, ant perduodamų bylų, dėl bylų skyrimo sunaikinti, dėl bylų perdavimo kitam padaliniui. tęsinys ir kt.

Jeigu per metus padaliniuose (skyriuose) atsiranda nenumatytų atvejų, jie papildomai įrašomi į nomenklatūrą. Naujai pradėtoms byloms kiekvienoje bylų sąrašo dalyje paliekami rezervo numeriai.

Metų pabaigoje, pasibaigus bylų nomenklatūrai, daromas galutinis įrašas apie iškeltų bylų skaičių (tomus).

7.2 Bylų formavimas

Bylos formuojamos skyriuose (skyriuose), atsakinguose už kanceliarinį darbą šiuose padaliniuose.

Teisingo bylų suformavimo kontrolę vykdo UAB.

Formuojant bylas turi būti laikomasi šių reikalavimų:

Nuolatinio ir laikinojo saugojimo dokumentai turi būti grupuojami į atskiras bylas;

Dėti į bylą tik įformintus dokumentus pagal bylų pavadinimus pagal nomenklatūrą;

Dokumentai, kurie turi būti grąžinti, papildomos kopijos ar juodraščiai, neturėtų būti įtraukti į bylą;

Sugrupuoti vienerių metų dokumentus į bylą, išskyrus perleidžiamąsias ir asmens bylas;

Jei byloje yra keli tomai (daliai), ant kiekvieno tomo dedama rodyklė ir bylos pavadinimas, pridedant „Tomas Nr. 1“, „Tomas Nr. 2“ ir kt.;

Bylos dokumentai yra išdėstyti chronologine, klausimų-logine seka arba abiejų deriniu. Dokumentų priedai, neatsižvelgiant į jų patvirtinimo ar parengimo datą, pridedami prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Virš 250 lapų priedai sudaro atskirą tomą, apie kurį dokumente daroma pastaba;

Administraciniai dokumentai (įsakymai, nurodymai, sprendimai) grupuojami į bylas pagal rūšis ir chronologiją su susijusiais prašymais;

Užsakymai pagrindinei veiklai grupuojami atskirai nuo užsakymų personalui;

Dokumentai asmens bylose išdėstomi tokia seka: vidinė dokumentų inventorizacija; paraiška dėl darbo; klausimynas; asmeninis lapas apie personalo įrašus; autobiografija; išsilavinimo dokumentai; įsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo išrašai;

Metiniai planai, ataskaitos, sąmatos grupuojami į metų dalykus, su kuriais savo turiniu susiję, neatsižvelgiant į jų rengimo laiką ir pasirašymo datą;

Korespondencija paprastai grupuojama pagal kalendoriniai metai ir yra susisteminta chronologine tvarka; Atsakymo dokumentas dedamas už prašymo dokumento. Atnaujinus praėjusiais metais pradėtą ​​susirašinėjimą tam tikru klausimu, dokumentai įtraukiami į einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos rodyklę.

7.3 Operatyvus dokumentų saugojimas

Nuo įsteigimo momento iki jų perdavimo į įmonės archyvą dokumentai saugomi toje vietoje, kur jie buvo suformuoti į bylas (skyriuose, skyriuose).

Padalinių (skyrių) vadovai užtikrina dokumentų saugumą.

Asmuo, atsakingas už kanceliarinį darbą skyriuje (skyryje) kasmet iki einamųjų metų gruodžio 15 d. (arba nustačius pažeidimus nagrinėjant bylas) atlieka skyriaus reikalų auditą ir surašo aktą (19 priedas). .

7.4 Dokumentų paruošimas pristatymui į organizacijos archyvą

Dokumentų rengimas teikti archyvui apima:

Dokumentų vertės ekspertizės atlikimas;

Bylų registravimas;

Bylų aprašų sudarymas;

Dokumentų ir bylų skyrimo sunaikinti aktų surašymas.

7.4.1 Dokumentų vertės tyrimas

Dokumentų vertės tyrimui organizuoti ir atlikti įmonė sudaro nuolatinę ekspertų komisiją (EK). Komisijos funkcijas, teises ir darbo organizavimą turi nustatyti Nuolatinės ekspertų komisijos nuostatai.

EK sudėtis skiriama organizacijos vadovo įsakymu.

Kiekvienais metais, remiantis dokumentų vertės tyrimo rezultatais pagal tiesioginį metodinius nurodymus surašomas organizacijos archyvas skyriuose (skyriuose), nuolatinio, ilgalaikio (virš 10 metų) saugojimo inventorizacijos ir personalo apskaitos. (20 priedas) ir paskyrimo sunaikinti aktus (21 priedas).Atsargos sudaromos atskirai nuolatinio saugojimo failams, ilgalaikio saugojimo failams ir personalo byloms.

Laikinojo saugojimo atvejams (iki 10 metų) inventoriai nesudaromi.

Bylų aprašus surašo už raštvedybą skyriuje (skyriuje) atsakingas asmuo dviem egzemplioriais, juos vizuoja ir pasirašo skyriaus (skyriaus) vedėjas. Pirmasis inventoriaus egzempliorius kartu su bylomis perkeliamas į organizacijos archyvą, antrasis lieka skyriuje (padalinyje) kaip kontrolinis egzempliorius.

Skyrių (skyrių) parengtos reikalų inventorizacijos yra pagrindas archyvui rengti suvestinę organizacijos reikalų inventorizaciją. Suvestinę inventorizaciją pasirašo archyvaras arba už archyvą atsakingas įgaliotas asmuo, suderinama su ekspertų komisija, archyvų komitetu.

Atitinkamo laikotarpio dokumentų atranką naikinti ir paskyrimo sunaikinti aktą surašo už kanceliarinį darbą padaliniuose (skyriuose) surašę nuolatinio saugojimo bylų inventorizaciją tam pačiam laikotarpiui.

Atvejai įtraukiami į paskyrimo naikinti aktą, jeigu joms numatytas saugojimo terminas pasibaigė iki akto surašymo metų sausio 1 d.

Pavyzdžiui: baigtos bylos su trejų metų saugojimo terminu 2011 m. gali būti įtrauktos į aktą, kuris bus surašytas ne anksčiau kaip 2005 m. sausio 1 d.

Nurodytos inventorizacijos ir aktai svarstomi ekspertų komisijos posėdyje.

Sutarus su ekspertų komisija, dokumentų skyrimo sunaikinti aktus tvirtina organizacijos vadovas arba asmuo, kuriam ši teisė yra pavedama.

Surašius ir patvirtinus visų skyrių (skyrių) paskyrimo sunaikinti aktus, organizacijos archyvas organizuoja centralizuotą dokumentų naikinimą.

7.4.2 Bylų registravimas

Bylos registruojamos juos įsteigus ir metų pabaigoje.

Bylos registravimas – bylos paruošimas saugojimui. Priklausomai nuo saugojimo termino, vykdoma pilna arba dalinė bylų registracija.

Nuolatinės, ilgalaikės (daugiau nei 10 metų) saugojimo ir personalo bylos turi būti visiškai registruojamos.

Visa registracija apima:

Bylos viršelio rekvizitų registravimas nustatyta forma (22 priedas);

Failų padavimas ar įrišimas;

Bylų lapų numeravimas;

Pažymėjimo lapo surašymas (23 priedas)

Jei reikia, sudaryti vidinis inventorius bylos dokumentai;

Būtinų patikslinimų įvedimas į bylos viršelio detales.

Laikinojo saugojimo bylos (iki 10 metų imtinai) neregistruojamos, jose esantys lapai nenumeruojami, jose esantys dokumentai saugomi segtuvuose, byloje esantys dokumentai iš naujo nesisteminami.

Nuolatiniam, ilgalaikiam (virš 10 metų) saugojimui ir personalui skirtų dėklų dangčiai surašomi nustatytos formos (22 priedas).

Ant dėklo viršelio nurodyti šie duomenys:

Įmonės pavadinimas;

Struktūrinio padalinio pavadinimas (vardiniu atveju);

Atvejo indeksas;

Bylos pavadinimas;

Bylos data (tomas, dalis);

Lapų skaičius byloje;

Bylos saugojimo laikotarpis.

Bylų datos yra terminai dokumentus, t.y. anksčiausių ir vėliausių į bylą įtrauktų dokumentų įregistravimo (surašymo) datos.

Siekiant užtikrinti saugumą ir įtvirtinti byloje esančių dokumentų išdėstymo tvarką, visi jos lapai, išskyrus sertifikuotojo lapą ir vidinį inventorių, yra sunumeruoti.

Lapai numeruojami pieštuku, skaičiai rašomi viršutiniame dešiniajame lapo kampe.

Užbaigus lapų numeraciją, atskirame atvejį patvirtinančiame lape surašomas atestavimo įrašas, kuriame skaičiais ir žodžiais nurodomas lapų skaičius šiuo atveju. Liudijimo raštą pasirašo jo autorius, nurodydamas parašo nuorašą, pareigas ir parengimo datą. Dėkle esančių lapų skaičius nurodytas ant dėklo viršelio pagal sertifikavimo užrašą.

Bylą sudarantys dokumentai yra susipynę, atsižvelgiant į galimą laisvą visų dokumentų teksto skaitymą. Ruošiant bylas įrišimui, nuo dokumentų nuimamos metalinės tvirtinimo detalės (smeigtukai, sąvaržėlės). Surišto dėklo storis neturi viršyti 4 cm.

7.5 Bylų perdavimas į archyvą

Organizacijos archyvas priima saugoti bylas, surašytas pagal šios instrukcijos reikalavimus.

Organizacijos archyvas savo darbe vadovaujasi Pagrindinėmis organizacijų archyvų darbo taisyklėmis, Ekspertinės komisijos nuostatais ir šiais nurodymais.

1 PRIEDAS

Užsakymo formos forma

	Įmonės pavadinimas
	P R I K A Z
		Registracijos numeris

2 PRIEDAS

Užsakymo formos forma

Įmonės pavadinimas

	Įmonės pavadinimas
	PLATINIMAS
		Registracijos numeris

3 PRIEDAS

Laiško forma

4 PRIEDAS

Registro forma patvirtinimui

Registruokitės patvirtinimui iki _________________________ Nr. _____ _________
Pareigūnų tvirtinimas	Dokumento gavimo data	Dokumento grąžinimo data	Pareigūno parašas

5 PRIEDAS

Skyriaus (padalinio) užsakymo pavyzdys

Organizacijos (įmonės) pavadinimas

P R I K A Z

Skyriaus (skyriaus) pavadinimas

_____ № _____

Dėl pareigų vykdymo

ligos laikotarpiui

Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 4.9 punktu, 4 straipsniu ir 74 straipsniu

AŠ UŽSISAKAU:

Kurjerio Ivanovo ligos laikotarpiu I.I. nuo 2011-05-15 korespondencijos pristatymo pareigos bus pavestos: P.P. Petrova - jaunesnysis vadovas, papildomai išmokant 35% pravaikštos darbo užmokesčio.

Skyriaus vedėjas

(skyriai) _______________________ I.O. Pavardė

Asmeninis parašas

Įsakymą peržiūrėjo: ____________________________ P.P. Petrova

Asmeninis parašas, data

6 PRIEDAS

Skyriaus (padalinio) užsakymo pavyzdys

ĮSAKYMAS

Iki________________________________________

(skyriaus (skyriaus) pavadinimas)

_________ № ____

Užsakymo tekstas

ĮSIPAREIGOJU:

1 …………………………………

2…………………………………

3………………………………………

Susipažinkite su I.I. įsakymu. Ivanovui dėl parašo.

Skyriaus (padalinio) vedėjas_________________ __________________

Asmeninio parašo data

Darbuotojas yra susipažinęs su įsakymu ____________________ _______________

Asmeninis parašas Data

7 PRIEDAS

Sprendimo pavyzdys

Organizacijos (įmonės) pavadinimas

SPRENDIMAS

Vadovo pareigas

_________ № ______

Tekstas …………………………………………………………

R A Z R E S H A Y:

1 Nubraižykite ………………………………………………………………

2 ………………………………………………………….

3 ……………………………………………………………

Vadovo pareigos Asmeninis parašas ____________

SUTINKA

Pareigos Asmeninis parašas _____________

Pareigos Asmeninis parašas _____________

8 PRIEDAS

Protokolo forma

Įmonės pavadinimas

P R O T O C O L

__________ №_______

susirinkimai (susirinkimai, posėdžiai)_____________________________________________

Pirmininkas -______________________

Pavardė I.O.

Sekretorius – ______________________

Pavardė I.O.

Pateikti:_________________________________________________________

DARBOTVARKĖ:

1____________________________________________________________ 2____________________________________________________________

1 KLAUSĖ:

GALBĖJAI:

____________________________________________________________

NUSPRENDĖ:

1.1___________________________________________________________

1.2___________________________________________________________

2 KLAUSĖ:

_____________________________________________________________

GALBĖJAI:

_____________________________________________________________

NUSPRENDĖ:

2.1________________________________________________________

2.2 __________________________________________________________

Pirmininkas ____________________________________ I.O. Pavardė

Asmeninis parašas

Sekretorius _______________________________ I.O

Asmeninis parašas

9 PRIEDAS

Išrašo iš protokolo forma

Verslo pavadinimas

IŠRAŠAS IŠ PROTOKOLO

_________ №_________

susirinkimai (susirinkimai, sesijos)________________________________________________________

kolegialaus organo pavadinimas

Pirmininkas - __________________

Pavardė I.O.

Sekretorius – __________________

Pavardė I.O.

Pateikti:_____________________________________________

DARBOTVARKĖ:

4 ____________________________________________________________

4 KLAUSIAU:

_____________________________________________________________

GALBĖJAI:

_____________________________________________________________

NUSPRENDĖ:

4.1___________________________________________________________

4.2___________________________________________________________

Pirmininkas I.O. Pavardė

Sekretorius I.O. Pavardė

Sekretorius ____________________ _______________

Asmeninis I. O. parašas. Pavardė

10 PRIEDAS

Akto forma

PATVIRTINTOS organizacijos pavadinimas

VEIKTI __________________________

______ Nr._______ (pareigos pavadinimas)

_________________ Asmeninis I. O. parašas. Pavardė

(apie ką) Data

__________________________________________________________________

Sudarė komisija:

Pirmininkas: _________________________________ ____________________________

Pareigos I.O. Pavardė

Komisijos nariai: 1____________________ ________________________________

Pareigos I.O. Pavardė

2____________________ ____________________________

Pareigos I.O. Pavardė

3____________________ ____________________________

Pareigos I.O. Pavardė

Pateikti: ______________________ ____________________________

Pareigos I.O. Pavardė

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(kopijų skaičius)

Pirmininkas

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

_________________________ _____________________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

_________________________ _____________________

ATASKAITA

15.05.2011 № 000

Apie ataskaitos siuntimą

Jūsų pageidavimu siunčiu 2011 metų balandžio mėnesio atliktų darbų ataskaitos kopiją.

Naudojimas: 2 l. 1 egzemplioriuje.

Skyriaus vedėjas ________________________________ I.O. Pavardė

Asmeninis parašas

12 PRIEDAS

Atmintinės pavyzdys

Skyriaus pavadinimas Teisės skyriaus vedėjas

IR APIE. Pavardė

PASLAUGOS PASTABA

15.05.2011 № 0000

Apie bylų sąrašo pateikimą

Dėl konsoliduotos bylų nomenklatūros kūrimo prašau pateikti skyriaus bylų nomenklatūrą.

Darbo pavadinimas

Skyriaus (skyriaus) pavadinimas _______________________________ I.O. Pavardė

Asmeninis parašas

Ataskaitos formato pavyzdys

ATASKAITA

15.05.2011 № 000

Apie biudžeto formavimą

Vykdydamas (data) įsakymą Nr.000 „Dėl pajamų ir išlaidų biudžeto sudarymo“, informuoju:

Skyriaus vedėjas ____________________________ I.O. Pavardė

Asmeninis parašas

13 PRIEDAS

Telefono žinutės forma

Įmonės Adresato pavadinimas

Pozicija, inicialai ir Pozicija, inicialai ir

perleidusio asmens pavardė priėmusio asmens pavardę

telefono žinutė, telefono žinutė,

jo telefono numeris, jo telefono numeris,

išvykimo laikas priėmimo laikas

telefono žinutės telefono žinutės

Telefono žinutė

data №____

Telefono žinutės tekstas (ne daugiau kaip 50 žodžių).

Asmens, pasirašiusio telefono žinutę arba kurio vardu telefoninis pranešimas perduodamas, pareigos.

14 PRIEDAS

Gautos korespondencijos neišsamumo akto forma

Įmonės pavadinimas

VEIKTI

apie neužbaigtumą

gaunama korespondencija

Bazė:________________________________________________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Sudaryta __________________ egzemplioriais:

(kopijų skaičius)

1 kopija -__________________________________________________

2-as egzempliorius -__________________________________________________

3 egzempliorius -__________________________________________________

Skyriaus vedėjo pavardė ____________________ _________________________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

Raštininkas ____________________ _______________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

15 PRIEDAS

Registro forma

R E S T R

už išsiųstą korespondenciją

V______________________________

Darbo pavadinimas

katedros vedėjas

(padaliniai) _______________________ __________________

SUTINKA

Archyvaras _______________________ _______________

Asmeninis parašas, data Vardas

19 PRIEDAS

Struktūrinio padalinio dokumentacijos audito ataskaitos forma

VEIKTI

______ №_______

Apie dokumentų peržiūrą ______________________________

Skyrius (skyrius)

Bazė: ________________________________________________

Sudarė komisija:

Pirmininkas: _________________________________ ___________________

Skyriaus (skyriaus) vedėjas I.O

Komisijos nariai: 1_______________ ____________________

Pareigos I.O. Pavardė

2_______________ ________________

Pareigos I.O. Pavardė

Išvados_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sudaryta __________________ egzemplioriais:

(kopijų skaičius)

1 kopija -__________________________________________________

2-as egzempliorius -__________________________________________________

…instancija -_______________________________________________

Pirmininkas ______________________________ ___________________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

Komisijos nariai _________________________ _________________________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

_________________________ _____________________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

20 PRIEDAS

Nuolatinio saugojimo failų (ilgalaikio saugojimo failų arba personalo bylų) inventoriaus forma

Įmonės pavadinimas

Skyriaus (skyriaus) pavadinimas

nuolatinės saugojimo failai

(ilgalaikio saugojimo atvejai

arba personalo reikalai)

Į šį inventorių įeina _________________ vienetai. saugykla nuo №____________

(skaičiais ir žodžiais)

pagal Nr.________________, įskaitant:

Raidžių skaičiai: _______________________________________________________

praleisti skaičiai: _______________________________________________________

Katedros vedėjas ___________________ ___________________

Asmeninis parašas, data Vardas

Darbo pavadinimas

inventoriaus sudarytojas ____________________ _______________________

Asmeninis parašas, data Vardas

SUTINKA

Archyvaras ______________________ _______________________

Asmeninis parašas, data I.O. Pavardė

21 PRIEDAS

Akto dėl paskyrimo sunaikinti dokumentus forma

PATVIRTINTOS organizacijos pavadinimas

AKTAS ______________________________

Darbo pavadinimas

apie paskirstymą sunaikinti ______________________________

dokumentai be asmens parašo I.O

saugykla ____________

Pagrįstas__________________________________________________

dokumentų sąrašo pavadinimas ir išvestis, nurodant jų saugojimo terminus

__________________________________________________________________

dokumentai, atrinkti naikinti kaip neturintys mokslinės-istorinės vertės ir praradę praktinę reikšmę: ______________________________________________________________

skyriaus (skyriaus) pavadinimas

__________________________________________________________________________________

Darbo pavadinimas

katedros vedėjas ____________________ __________________

Asmeninis parašas I.O. Pavardė

SUTINKA

Eksperto pirmininkas

komisiniai ______________________ _________________________

Asmeninis parašas, data Vardas

Komisijos nariai ____________________ _________________________

Asmeninis parašas, data Vardas

____________________ __________________

Asmeninis parašas, data Vardas

____________________ _________________

Asmeninis parašas, data Vardas

Sekretorius ____________________ ____________________

Asmeninis parašas, data Vardas

22 PRIEDAS

Dėklo viršelio dizaino pavyzdys

Įmonės pavadinimas

ŽMOGIŠKŲJŲ IŠTEKLIŲ DEPARTAMENTAS

BYLOS Nr.01 -100 Tomas Nr.1

įsakymai Nr.1-45

pagal organizacijos personalo pavadinimą

01.01.2011 - 15.05.2011

terminai

120 lapų

Saugokite EPK 75 metus

23 PRIEDAS

Pavyzdinis sertifikavimo lapo dizainas

LAPAS – LIUDYTOJAS

prie bylos Nr. 01 - 04

Versle № 01-100 Buvo susiūta ir sunumeruota 200 (du šimtai) lapų, įskaitant:

Lakštų raidžių numeriai (sąrašas);

Trūksta lapų numerių (sąrašas);

+ (nurodykite kiekį) vidinis inventorius.

_________________ ______________________ ______________

Pareigos Asmeninis parašas I.O. Pavardė

Neregistruojamų dokumentų sąrašas

1 Dokumentai išsiųsti „informacijai“.

2 Kvietimai į susitikimus, susitikimus, konferencijas.

5 Spausdinti leidiniai (brošiūros, knygos, informaciniai biuleteniai, žurnalai ir kt.).

6 Kainoraščiai (kainoraščiai).

7 Laiškų gavimo patvirtinimai.

8 Statistinės atskaitomybės formos.

9 Kvietimai į seminarus.

10 sveikinimo laiškų ir telegramų.

11 pakuočių, pažymėtų „asmeniškai“.