Dažnai Rusijos piliečiui reikia patvirtinti dokumentą. Arba organizacija ketina patvirtinti savo dokumentų kopijas ir jų išrašus. Šiuose įvairiomis progomis o užtikrinimas kitoks.

Privatus asmuo, norėdamas patvirtinti dokumentą, turi kreiptis į notarą. Pastarasis patvirtins dokumento kopiją, jei pareiškėjas atsineš originalą, kurio autentiškumą patikrins notaras. Notarai tvirtina ne visus dokumentus. Pavyzdžiui, ištrauka iš darbo knyga arba visos jo lapų kopijos yra patvirtintos įmonėje, kurioje pilietis dirba. Jei reikia patvirtinti dokumentą, pirmiausia galite skambinti bet kuriuo advokatų kontora ir išsiaiškinti, kieno kompetencijai priklauso konkretaus dokumento patvirtinimas. Teisiniame interneto portale ZonaZakona.RU galite rasti informacijos apie tai, kokius dokumentus tvirtina notarai. Įmonės dokumentų kopijos, kurioms reikalingas jų pačių patvirtinimas, turi būti patvirtintos pagal galiojančias taisykles darbas biure. Žemiau laisvoje vietoje parašyta dokumento tekstas:

• Viršuje – žodis „Tiesa“;
• Žemiau - atestuojančio asmens pareigų pavadinimas (direktorius, buhalteris, OK vadovas ir kt.), pavardė ir vieta pasirašyti;
• Po pavarde yra dokumento patvirtinimo data.

Po numeriu ir parašu yra įmonės antspaudas, o dalis jo turi būti ant rašto. Jeigu tvirtinamas dokumentas yra tam skirtame aplanke, vadinamajame „Byloje“, tai po žodžio „Teisingai“ reikia rašyti, kad originalas yra byloje Nr.__.

Jei reikia patvirtinti kelių puslapių dokumentą, tai galima padaryti dviem būdais. Galite sertifikuoti kiekvieną lapą, kaip aprašyta anksčiau, arba sertifikuoti visą paketą iš karto. Norėdami tai padaryti, visos kopijos sunumeruojamos, pradedant skaičiumi „1“ ir baigiant numeriu, atitinkančiu paskutinį lapą. Siūta atšiauriu siūlu ir nugara ant nugaros pusės paskutinis lapas prie sriegių galų priklijuojamas popierinis 5 x 10 cm dydžio sandariklis.

Antspaude, be liudytojo pareigų ir pavardės, jo parašo ir nuorodos, kur yra kelių puslapių dokumento originalas, patvirtinimo data, būtina padaryti papildomą įrašą. Užrašas turėtų atrodyti taip: „Iš viso kopijoje yra 25 lapai, 25 lapai susiūti ir sertifikuoti“. Taip pat ant popierinio antspaudo būtina uždėti įmonės antspaudą, kuris turi stovėti taip, kad dalis būtų ant antspaudo, o dalis – ant lapo.

Dokumentai tvirtinami, jei to reikalauja įstatymai. Kad nereikėtų perdaryti konkretaus dokumento, pirmiausia jis turi būti tinkamai patvirtintas.

Kaip darbuotojo prašymu uždėti antspaudus „Teisinga“ ir „Kopija teisinga“ patvirtinant dokumentų kopijas, į kokius punktus reikia atkreipti ypatingą dėmesį.

Iš straipsnio sužinosite:

Kaip tinkamai patvirtinti dokumentus darbuotojo pageidavimu naudojant antspaudą „Kopija teisinga“.

Darbuotojai gali prašyti darbdavio tiesiogiai su jais susijusių darbo veikla. Reikėtų nepamiršti, kad išduodamose kopijose turi būti pilnai atkartota originalų informacija ir išoriniai ženklai. Racionalu juos naudoti techninėmis priemonėmis- kopijuoklis. Kopija bus teisiškai galiojanti, jei (atsižvelgiant į Darbo kodekso 62 str.).

Ant dokumento, pagaminto naudojant fotokopiją, užtenka antspauduoti „Tiesa“ ir „Kopija teisinga“, be to, už fotokopijos išdavimą atsakingi pareigūnai privalo uždėti:

Nepraleiskite: esminiai personalo pokyčiai

Kas priimta ir įsigaliojo šį mėnesį.

• tavo parašas;
• parašo iššifravimas, nurodant pavardę ir inicialus;
• tiesioginio sertifikavimo data;
• oficialus organizacijos antspaudas.

Atsisiųskite susijusius dokumentus:

Būtent ši tvarka yra nustatyta atitinkamame GOST R 6.30-2003 3.26 punkte, dokumentas buvo patvirtintas 2003 m. kovo 3 d. Rusijos valstybinio standarto nutarimu numeriu 65-st. Taip pat reikia atsiminti, kad jei prašomo dokumento fotokopijoje yra keli lapai, tuomet visi puslapiai turi būti sertifikuoti ir nurodyti jų numerį. Perskaitykite elektroninis žurnalas straipsnis „Darbo knygos išdavimas laikinas darbuotojas“

Kaip patvirtinti dokumentąteisinga: "Kopija teisinga"

Svarbu! Darbdaviai dažnai surašo išrašą: iš darbo knygos arba iš konkretaus užsakymo. Ant įstatymų leidybos lygmuo dokumentų išrašų išdavimo taisyklėms nėra keliami konkretūs reikalavimai, tačiau kartu reikia atsižvelgti ir kaip tinkamai patvirtinti dokumentus „Kopija teisinga“, orientuojantis į pateiktą pavyzdį.

Jei papildomai reikia patvirtinti faktą, kad darbuotojas dirba organizacijoje, tada paskutiniame darbo knygos kopijos lape po visais įrašais įveskite dabartinę datą ir įrašą: „Dirba iki šiol“. Pagal jį organizacijos vadovas ar jo įgaliotas darbuotojas nurodo savo pareigas, įdeda asmeninis parašas, iššifruoti parašą ir spausdinti...

Nereikia skelbti naujas užsakymas. Toliau pateikiamas prašomos ištraukos tekstas, kuris visiškai arba iš dalies atkartos originalo informaciją. Po tekstu nurodykite poziciją įgaliotas asmuo kas pasirašė originalą, įveskite inicialus ir pavardę. Darbuotojas ant pareiškimo niekada nededa asmeninio parašo. Kad dokumentas galiotų, jis turi būti patvirtintas.

Speciali sertifikavimo procedūra nepateikiama, atitinkamai išrašas (pagrindas yra GOST R 6.30-2003 3.26 punktas, patvirtintas 2003 m. kovo 3 d. Rusijos valstybinio standarto nutarimu numeriu 65-oji). Atsižvelgiant į klausimą, kaip patvirtinti dokumento fotokopiją turėtų būti grindžiamas galiojančiu įstatymu.

Ar būtina ant asmens bylai skirtų dokumentų kopijų dėti antspaudą „Kopija teisinga“.

Autorius galiojančius teisės aktus dokumentų, kuriuos saugo darbuotojas, kopijos. Pavyzdžiui, tuose dokumentuose, kurie reglamentuoja pagrindinius darbuotojus, būtent valstybės tarnautojus, kuriems š privalomas daiktas, vartojama tokia formuluotė kaip „kopijos“, o ne „patvirtintos kopijos“ (pagal Rusijos Federacijos prezidento 2005 m. gegužės 30 d. dekretą, numeriu 609).

Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta, darytina išvada, kad dokumentų, kurie saugomi darbuotojo asmens byloje, kopijų tvirtinti nebūtina. Tačiau praktiškai paprastos kopijos neturi teisinės reikšmės, ypač tie dokumentai, kuriuos pateikė darbuotojai iš trečiosios šalys arba iš kitų institucijų, todėl rekomenduojama juos patvirtinti antspaudu „Kopija teisinga“ su visais rekvizitais atsakingi asmenys kuris sukūrė popierių. Ir tik užtikrinus paduoti į darbuotojo asmens bylą.

Tinkamai patvirtintame dokumente bus nurodyta tiesioginė registracijos data, o personalo pareigūnai informuos apie visos informacijos aktualumą, nes originalą galima koreguoti. Kad kopija turėtų juridinę galią, būtina laikytis atitinkamų, nustatytų GOST R 6.30-2003, priimto ir įsigaliojusio 2003 m. kovo 3 d. Rusijos valstybinio standarto nutarimu. numeris 65-st.

Iki šiol yra keli dokumentai, kuriuose atsispindi kopijų su antspaudu „Kopija teisinga“ patvirtinimo tvarka, tai yra:

• GOST R 6.30-2003 (remiantis 3.26 punktu);
• SSRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumo 1983 m. rugpjūčio 4 d. dekretas numeriu 9779-x.

Svarbu! Galioja 2018 m. liepos 1 d naujas GOST R 7.0.97-2016. Jis pakeis dabartinį GOST R 6.30-2003.

Antspaudo „Kopija teisinga“ pavyzdys ir kopijų sertifikavimas pagal naująjį GOST

Dokumentų kopijų tvirtinimo antspaude žyma „Kopija teisinga“ daroma po atitinkamu rekvizitu „Parašas“ arba apatiniame lapo krašte, jei dokumentas pateikiamas be parašų. įvedami keli kopijos patvirtinimo ženklų variantai. Viskas priklauso nuo tikslo, kuriam jis reikalingas. Ant vidiniam naudojimui skirtos kopijos reikia parašyti „Teisingai“, pažymėti įgalioto asmens pareigas, įdėti asmeninis parašas, taip pat nuorašas: vardas, pavardė, sertifikavimo data (pagrindas yra GOST R 7.0.97-2016 5.26 punktas).

Svarbu! Tvirtinant pažymų ar dokumentų kopijas įmonėje nuo 2018-07-01, rekomenduojama papildomai nurodyti originalo, iš kurio buvo padaryta kopija, saugojimo vietą: „Originalas yra byloje Nr. ... už ... metai“. Tik po to reikia uždėti plombą, jei įmonė ją naudoja.

Jei organizacija neįtraukia darbo bylų į bylų nomenklatūrą, pažymoje apie dokumentų saugojimo vietą galima nurodyti, kad tam tikro dokumento originalas yra kitos įmonės personalo skyriuje.

Kad būtų patogu sutvarkyti didelį dokumentų skaičius, kai kurios įmonės pagamina atitinkamą nuolatinį informacinį antspaudą. Būtent tokią tvarką nuo 2018-07-01 rekomenduojama taikyti visoms personalo dokumentų kopijoms, įskaitant.

Personalo skyriaus spaudai ir antspaudai: kada naudoti, ką nurodyti spaudoje, kaip laikyti

Kad jūsų darbas būtų lengvesnis, padarykite papildomų plombų ar antspaudų. Taip nebereikia kaskart kreiptis į vadybininką ar buhalteriją. nuosavas spausdinimas personalo pareigūnui patogu turėti atestaciją darbo sutartys, įrašai apie stažas, pranešimai ir ataskaitos skyriams, fondams. Antspaudas pravers, net jei įmonė atsisako spausdinti. Dirbti su personalo dokumentus galite naudoti organizacijos antspaudą arba papildomus antspaudus, taip pat įvairius antspaudus. Antspaudai turi tą patį legalus statusas. Taigi, organizacijos antspaudas patvirtina įmonės vadovo parašo tikrumą (GOST R 7.0.8-2013 71 punktas) ...

Ženklai antspauduojami taip, kad neuždengtų įgalioto asmens parašo arba būtų užklijuoti vietoje, pažymėtoje „MP“ (pagrindas – GOST R 7.0.97-2016 5.24 punktas). Standartas nenurodo, ar darbo pavadinimas gali užfiksuoti antspaudą. Spauda pristatoma visiškai paruošus dokumentą. Todėl geriau, kad ji eitų prie pačios pareigybės pavadinimo.Nustatymai dėl asmens duomenų formelėse pateikiami tiesiai po organizacijos nuoroda (teritorija ar regionas, regionas). pareigūnai, vyriausybės vadovai, savivaldybė(pagrindas yra GOST R 7.0.97-2016 5.7 punktas). Pavyzdžiui, „DIREKTORIUS“.

Leidžia pateikti dokumentą. Toks ženklas daromas ten, kur turi būti originalus (gyvas) parašas ant popierinių atitikmenų.

Po sertifikavimo elektroninius dokumentus antspaude „Kopija teisinga“ (pavyzdys) yra tokia informacija:

• frazė, kad dokumentas pasirašytas elektroniniu parašu;
• parašo rakto sertifikato numeris;
• tokio pažymėjimo turėtojo pavardė;
• atitinkamo sertifikato galiojimo laikas.

Rekvizitai taip pat gali turėti įmonės ar atitinkamos institucijos emblemą, prekės ženklas arba serviso ženklas. Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad visi elementai būtų matomi ir įskaitomi. Personalo specialistai turėtų mokytis laiku. Taip išvengsite rimtų klaidų ir tolesnių nesusipratimų. Visada reikia atsiminti, kad patikrinimo metu neteisingai patvirtinta kopija gali sukelti padidintas dėmesys darbo inspektoriai ir bylinėjimosi priežastis.

Tema verslumo veikla turi teisę išduoti dokumentų kopijas. Daugelis dokumentų, skirtų pateikti įgaliotosioms institucijoms, turi būti sertifikuojami. Verslo vadovams dažnai kyla klausimų, kaip tinkamai sertifikuoti dokumentų kopijas, kokia informacija jose turi būti rodoma ir apie ką teisės aktų Galite naršyti, kad gautumėte informacijos apie renginio taisykles.

Kopijos patvirtinimas

Kas yra dokumentų sertifikavimas

Dokumento kopijoje atkuriamas jo informacinis turinys, identiškas pradinei versijai. Be autentifikavimo popieriaus neturi teisinės galios ir ji negali būti naudojama teisiniuose santykiuose. Patvirtinta dokumento kopija- tai panašios struktūros ir turinio dokumentacija, kurioje yra specialus ženklas, suteikiantis popieriui teisę atlikti teisinius veiksmus.

Notaro pagalba

Jei popierių rūšiai reikalingas notaro patvirtinimas, tada dokumento atstovai nepriims įgaliotos institucijos be tokio patikinimo. Procedūra susideda iš apsilankymo pas notarą ir jam pateikiant popierių originalus, iš kurių jis savarankiškai padarys kopijas ir atliks reikiamą operaciją su dokumentais, užregistruodamas savo veiksmus.

Sertifikavimas standartiniu antspaudu

Būtinybė notariškai patvirtinti tiesą konkretus dokumentas paprastai nustatomi reglamentuose. Jeigu situacija nenurodyta įstatyme, tuomet organizacijoje galima tvirtinti dokumentų kopijas.

Kai kurie verslo subjektai, siekdami pagerinti savo reitingą tarp panašių įmonių, teikiančių identiškas paslaugas, notariškai patvirtina visus dokumentus. Manoma, kad toks sprendimas didina klientų pasitikėjimo lygį. Tai pagrįsta, tačiau reikalauja didelių finansinių investicijų. Pažymėtina, kad jei netoliese vietovė, šalia verslo subjekto nėra notaro, tuomet padės teisingai patvirtinti dokumentus administracinis vienetas rajonuose.

Dokumentų kopijų tvirtinimo taisyklės

Dvipusio dokumento patvirtinimas

Įmonėje tvirtinant dokumentų kopijų tikrumą, jos atstovams dažnai kyla klausimas, kas organizacijoje turi teisę tvirtinti dokumentų kopijas. Ūkio subjekto vadovas turi teisę tvirtinti tik tuos popierius, kuriuos jis pasirašė. Taip pat leidžiama dirbti su dokumentacija, kurios originalai saugomi įmonėje. Tačiau verta atsižvelgti į tai, kad trečiųjų šalių įmonėms ir asmenims priklausančius popierius oficialiai leidžiama kopijuoti tik gavus specialų leidimą. Išimtis – darbuotojo asmens bylos sukūrimas, kai reikia nukopijuoti asmenį identifikuojančius dokumentus.

Beveik kiekvienas iš mūsų susiduria su situacija, kai reikia pateikti tam tikru būdu patvirtintą dokumentaciją. Kai kurios institucijos reikalauja, kad kiekvienas pareigūno dokumentas būtų patvirtintas. Neįgyvendinus tokių ženklų, kai kurių veiksmų atlikti neįmanoma.

Paprastai pakanka dokumentus pateikiančio asmens parašo. Tačiau kai kuriais atvejais gali prireikti specialaus organizacijos ar notaro paskyrimo.

Kodėl gali prireikti šio veiksmo?

Tinkamas dokumento fotokopijų tvirtinimas reiškia visų įstatyme nurodytų rekvizitų buvimą. Tai yra suteikia dokumentui juridinę galią.

Patvirtinti dokumentai gali būti naudojami pateikiant teismui, mokesčių institucijoms, sandorio šalims, darbuotojams nebiudžetinės lėšos, teikimas specialistams ir kt. Tai svarbu ginant fizinių ir juridinių asmenų interesus ir įgyvendinant teises. Asmeniui gali prireikti patvirtintos kopijos palikimui įregistruoti, in švietimo įstaiga, dirbant, gaunant išmokas ir pensijas, atliekant įvairius turto sandorius.

Taigi, remiantis ADPK RF, nustatomas standartas, pagal kurį in teismų sistema Turi būti pateiktos teisingai patvirtintos dokumentų kopijos ir originalai. Priešingu atveju teismo sprendimas bus panaikintas arba skundžiamas.

Užtikrinimas organizacijoje

Dažnai organizacijoje reikia pasidaryti dokumentų kopiją ar išrašą iš jų. Kad būtų kopijos juridinę galią, turėtumėte žinoti apie veiksmų teisingumą pagal biuro darbo standartus.

Po teksto laisvoje vienintelio arba paskutinio kelių puslapių dokumento lapo vietoje turėtų būti nurodyta ši informacija:

• originalaus dokumento likutis (šis punktas yra svarbiausias federalinės institucijos autoritetai);
• kopija teisinga;
• sertifikuojančio asmens pareigas;
• liudytojo parašas su nuorašu;
• Veiklos data;
• siųsti dokumentą kitai įmonei, uždedamas antspaudas.

Teisę tvirtinti kopijas turi vadovaujančias pareigas einantys ir panašias pareigas atliekantys specialistai.

Jei dokumente yra daugiau nei vienas lapas, kiekvienas iš jų yra sunumeruotas. Skaitmeninių pavadinimų vieta neturi reikšmės, tačiau jie turi atitikti originalą.

Būtinai pritvirtinkite visus lapus pagal dokumento numeraciją, geležinę kabę ar siūlą. Sankryža yra toje vietoje, kur nėra teksto.

Toje vietoje, kur tvirtinamas siūlas ar segtukas, klijuojamas specialus popierius su lapų skaičiaus nuoroda ir sertifikuojančio asmens parašu. Taip pat uždedamas antspaudas, kurio viena dalis yra lape su puslapių numeracija, o kita dalis yra dokumente.

AT reglamentas nurodyta, kad kelių puslapių dokumentacijos lapai negali būti sujungti vienas su kitu. Bet tada ant kiekvieno lapo yra ženklai, rodantys dublikato teisėtumą.

Pas notarą

Jeigu norminiai dokumentai nustatytas kopijų notarinio tvirtinimo būtinumas, būtina kreiptis į notarą, kitaip popierius negalios. Tai gali būti paso, darbo knygos ar bet kokio įsakymo kopija.

Notaras gali tvirtinti dokumentų kopijas pateikus jų originalus, kurių dizainas ir sudėtis pagaminti pagal Rusijos teisės aktai. Pagal nustatytas taisykles, notaras nustato asmens, kuris kreipėsi dėl dokumentų dublikatų patvirtinimo, tapatybę. Kartu tikrinamas pasas ar kitas asmens dokumentas.

Dokumentų kopijas galima patvirtinti pagal įgaliojimą tik tuo atveju, jei jame yra tokie įgaliojimai. Jis turi būti surašytas pagal nustatytas taisykles, kurias numato notarų įstatymai.

Notaro patvirtintų dokumentų kopijų galiojimo laikas nėra ribojamas įstatymais.

Tačiau yra situacijų, kai jis neturi teisės patvirtinti šių dokumentų dublikatų:

• su slaptumo antspaudu;
• sudarytus susitarimus rašymas su notaro patvirtintu parašų tikrumu;
• išsilavinimo diplomai be registracijos numerio, asmenų parašai;
• išrašai be diplomų;
• medicininiai dokumentai, rodantys ligas ir kt.

Taip pat tam tikrus reikalavimus susijusių su dokumentų turiniu ir formatu. Notaras neturi teisės tvirtinti šių dokumentų kopijų:

• jeigu tekste yra nenurodytų papildymų, taisymų, perbrauktų žodžių ir kitų pataisymų ar ypatybių;
• rašant kai kuriuos fragmentus pieštuku;
• esant neįskaitomiems žodžiams, detalėms, antspaudams ar parašams;
• su pažeistu vientisumu;
• nesant kelių puslapių dokumento numeracijos, antspaudavimas ir susiuvimas;
• su faksimiliniu parašu;
• laminuojant dokumentą, kai sunku nustatyti jo tikrumą.

Elektroniniai dokumentai

Elektroniniuose dokumentuose turi būti Elektroninis parašas A, kuris identifikuoja rakto sertifikato savininką. Suteiktas sertifikatas asmeniui, kuris veikia nuo savo vardą arba juridinis asmuo pagal įgaliojimą arba įstatus.

Šie dokumentai gali būti naudojami bet kuriuose teisiniuose santykiuose, kai įstatymai nenumato draudimo juos naudoti. Tai gali būti aktai, pareiškimai, ataskaitos, sąskaitos faktūros ir sutartys.

Kompiliuoti neleidžiama elektroniniu formatu griežti ataskaitų dokumentai.

Užsienio dokumentų sertifikavimas siunčiant į užsienio valstybes

Rusijoje parengti dokumentai turi juridinę galią tik jos ribose. Tam, kad užsienio valstybėms būtų suteiktas atitinkamas statusas, jis turėtų būti atliktas legalizuoti arba naudoti apostilę.

Legalizavimas atliekamas taip:

• dokumento kopijos yra patvirtintos, išverstos į kitą kalbą notaro;
• Teisingumo ministerija patvirtina detalių tikrumą;
• antspaudas yra patvirtintas Užsienio reikalų ministerijoje;
• dokumentas siunčiamas į konsulatą.

Daugiau paprastu būdu garantijų užsienio dokumentai yra apostilė. Tai specializuota antspaudo su taškais forma, uždedama ant lapo.

Išsami informacija apie šias procedūras pateikiama šiame vaizdo įraše:

Tiek ieškovas, tiek atsakovas privalo pateikti teismui arba dokumentų originalus, arba jų patvirtintas kopijas.

Reikalavimas pateikti rašytinių įrodymų originalą arba patvirtintą kopiją numatytas 2 str. 71 Rusijos Federacijos civilinio proceso kodeksas.

Patvirtinta dokumento kopija

Patvirtinta dokumento kopija – tai kopija, kurioje yra jai užtikrinti būtini duomenys teisinę reikšmę(3.1 punktas GOST R 7.0.8–2013). Kokia informacija turi būti kopijoje, priklauso nuo sertifikavimo metodo.

Svarbu! Teismas kaip įrodymus priima tinkamai patvirtintas dokumentų kopijas. Jeigu teismas pripažino kopiją patvirtintą netinkamai, tuomet teismas, priimdamas sprendimą, negali remtis tokio dokumento turiniu.

Pateikus netinkamą dokumento kopiją, įrodymai gali būti pripažinti netinkamais. Įstatyme nenurodyta, kas yra „tinkamai patvirtinta dokumento kopija“. Todėl teismai dažniausiai remiasi savo vidine nuomone ir įsitikinimu.

Paprastai dokumentų kopijos tvirtinamos notaro. Tačiau yra alternatyvių būdų patvirtinti dokumentus teismui.

Dokumento kopijos patvirtinimas notaro

Dokumento kopijos patvirtinimas notaro yra vienintelis kelias garantijos, neginčijamai garantuojančios, kad teismai pripažins tinkamai patvirtintą dokumento kopiją. Kartu notarė nepatvirtina dokumento turinio teisėtumo ir jame išdėstytų faktų atitikties tikrovei. Notarinio patvirtinimo tikslas – kopijos tapatumas su originalu (Notariato teisės aktų pagrindų 77 straipsnis).

Pagrindinis trūkumas kreipiantis į notarą yra laikinas ir pinigų išlaidavimas ypač jei reikia patvirtinti didelį kiekį dokumentų.

Organizacijos vadovo patvirtina dokumento kopiją

Tvirtinti dokumentų kopijas turi teisę organizacijų vadovai (direktoriai, padalinių vadovai ir kiti vadovai).

Kad teismas tokią kopiją pripažintų tinkamai patvirtinta, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Asmuo, patvirtinęs kopiją, turi teisėtą prieigą prie dokumento originalo (t. y. vienos organizacijos vadovas negali tvirtinti kitos organizacijos dokumento kopijos).
2. Dokumento kopijoje turi būti visi „patvirtinantys“ duomenys (žr. GOST R 6.30-2003, SSRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumo dekretas 83.08.04 Nr. 9779-X), būtent:

• užrašas „Tiesa“;
• asmens padėtis;
• asmeninis parašas;
• parašo dekodavimas;
• sertifikavimo data;
• spausdinimas (IP, jei nėra spausdinimo, nereikia);
• pastaba apie originalaus dokumento vietą (bylos numeris, tomas, puslapis).

Dėl duomenų nebuvimo teismas gali pripažinti dokumento kopiją netinkamai patvirtinta. Formaliai teismas tokio dokumento negali pridėti prie bylos.

Teismo dokumento kopijos patvirtinimas

Teismui dažnai pateikiamos ir kitų teismų sprendimų kopijos. Jei dokumento kopiją patvirtino teismas, negali būti jokios rizikos, kad ji bus pripažinta netinkama. Pateikiant tokią kopiją, svarbu nepažeisti dokumento vientisumo (kalbame apie susiuvimą).

Jeigu yra galimybė teismui pateikti originalą, bet nėra galimybės dokumento pridėti prie bylos, tai teismas teismo posėdis gali savarankiškai patvirtinti kopiją. Norėdami tai padaryti, turite pateikti originalą ir kopiją vienu metu.

Dokumento originalo peržiūros teisme tvarka – formalus dokumento kopijos palyginimas su originalo tekstu. Teismas, peržiūrėdamas dokumentą, nenustato į įrodinėjimo dalyką įtrauktų faktų, nesistengia išsiaiškinti dokumento turinio. Tuo pačiu principu tvirtina notaras.

Paprastai dokumento pirminio teismo peržiūra įrašoma į teismo posėdžio protokolą. Taip pašalinama rizika, susijusi su netinkamai patvirtintų dokumentų kopijų pateikimu į bylą. Bet kuris proceso dalyvis gali pateikti originalą peržiūrėti teismui.

Dokumento kopijos svarstymas teisme

Kaip minėta pirmiau, dokumento „tinkamai patvirtintos kopijos“ sąvoka nėra teisiškai apibrėžta. Teisėjo sprendimas priimti ar atmesti kopiją yra pagrįstas jo naudojamu požiūriu: formaliu ir neformaliu.

Formalus požiūris yra toks, kad nesant jokios sertifikavimo informacijos, tai yra pagrindas pripažinti kopiją netinkamai patvirtinta.

Neformalus požiūris yra toks. Teisėjai savo sprendimus grindžia paprastomis (nepatvirtintomis) dokumentų kopijomis kaip įrodymu. Jeigu tokie sprendimai vėliau apskųsti, aukštesnės instancijos teismai palikite juos vietoje. Teismų pozicija yra tokia: dokumentą ginčijanti šalis nepateikė originalo ar netapačio turinio kopijos. Be to, teismai atskirai pažymi, kad nagrinėjant bylą pirmosios instancijos teisme įtarimų dėl klastojimo nebuvo.

Žinoma, daugeliu atvejų teismai tiek savo iniciatyva, tiek kitų dalyvių prašymu nurodo būtinybę pateikti rašytiniai įrodymai tinkamai suformatuotas.

Įgaliojimas patvirtinti dokumentų kopijas

Atskiros institucijos dokumentų kopijoms tvirtinti į įgaliojimą įtraukti nebūtina, nes specialioms ši institucija netaikoma. Jei kyla abejonių, teismas visada gali reikalauti pateikti dokumento originalą.

Sumažinti riziką, kad kopijoje pateikti įrodymai bus laikomi netinkamais esamomis sąlygomis Rekomenduojamas.

1. Dokumento kopijoje nurodykite visą patikros informaciją.
2. Jei dokumentą planuojama tvirtinti teisme, prieš pateikdami dokumento kopiją, neklijuokite patvirtinimo užrašų.
3. Prie bylos pridėti dokumentų kopijas, patvirtintas vadovų, turinčių originalą ( kredito įstaigos, vyriausybinės agentūros).
4. Kilus abejonių dėl pateiktos kopijos, pirmosios instancijos teismas reikalauja, kad oponentas pateiktų originalą peržiūrėti teismui. Jei reikia, iškelkite klastojimo (klastojimo) klausimą.