Сотрудники, выполняющие определенные виды работ , проходят обязательные медосмотры за счет организации. На время прохождения медосмотров за ними сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ).

Порядок проведения обязательных медосмотров приведен в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Виды обязательных медосмотров

Все обязательные медосмотры подразделяются на три вида:

• предварительные (проводятся при трудоустройстве);

• периодические (проводятся в течение всего срока работы сотрудника в организации);

• внеочередные (проводятся по просьбе сотрудников в соответствии с медицинским заключением).

Такая классификация предусмотрена положениями части 1 статьи 213 Трудового кодекса РФ.

Организация медосмотра

Организовать проведение обязательного медосмотра организация может:

• в лицензированном медучреждении по договору с ним;

• в собственном лицензированном медпункте.

Это следует из положений пункта 46 части 1 статьи 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ, пункта 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Бухучет

Бухучет затрат на проведение медосмотров зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

• за счет средств организации;

Затраты на обязательные медосмотры, проведенные за счет средств организации, отнесите на расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

Если медосмотр проводится в собственном медпункте, расходы спишите проводками:

Дебет 26 (44) Кредит 02 (10, 70, 68, 69...)

- отражены расходы на содержание медпункта (медикаменты, зарплату медперсонала).

Если медосмотр проводится по договору с медучреждением, стоимость оказанных услуг оформите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- отражены расходы на проведение обязательного медосмотра.

Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а организация возмещает ему расходы, начисление компенсации отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 73

- начислена компенсация расходов на прохождение обязательного медосмотра.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра не облагается:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840);

• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с оплаты проезда сотрудников в места проведения медицинских обследований и проживания в этих местах? Медучреждения, в которых проводятся медосмотры, территориально удалены от местонахождения работодателя .

Ответ на этот вопрос зависит от того, обязательно проведение этих медицинских обследований в соответствии с Трудовым кодексом РФ или нет.

Обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры должны проходить сотрудники, занятые:

• на тяжелых работах;

• на работах с вредными или опасными условиями труда (в т. ч. на подземных);

• на работах, связанных с движением транспорта;

• в пищевой промышленности, общественном питании и торговле;

• в обслуживании водопроводных сооружений;

• в лечебно-профилактических и детских учреждениях.

Указанные медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя.

Такие правила установлены в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если лечебные учреждения, в которых проводятся обязательные медосмотры, расположены далеко от местонахождения организации, то она оплачивает сотрудникам проезд до пункта назначения и проживание за время прохождения осмотра. Суммы такой оплаты не могут считаться экономической выгодой (доходом) сотрудника, поскольку прохождение медосмотра является обязанностью каждого работника (ст. 213 ТК РФ, ст. 41 НК РФ). Следовательно, если организация оплачивает сотрудникам проезд к месту проведения обязательных медицинских обследований и проживание в месте их проведения, то такие суммы не облагаются НДФЛ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-211.

Однако, если проведение медосмотра не предусмотрено статьей 213 Трудового кодекса РФ, то оплата сотруднику проезда к месту проведения такого медосмотра и проживания в месте его проведения признается доходом работника, полученным в натуральной форме. Суммы такой оплаты облагаются НДФЛ (ст. 211 НК РФ).

Такой вывод содержится в письме Минфина России от 20 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-349.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Отражение расходов на проведение медосмотров при расчете налога на прибыль зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

• за счет средств организации;

• за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).

При расчете налога на прибыль затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода подтверждена письмами Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/196.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на проведение обязательного предварительного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения

В январе по договору с районной поликлиникой ООО «Производственная фирма "Мастер"» провело медосмотр сотрудников, занятых производством металлургических агломератов. Стоимость медосмотра - 300 000 руб. (без НДС). Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно, при расчете использует метод начисления.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 76
- 300 000 руб. - отражены расходы на медосмотр сотрудников;

Дебет 76 Кредит 51
- 300 000 руб. - оплачен медосмотр сотрудников.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер организации включил в состав прочих расходов 300 000 руб.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию затрат на обязательный медосмотр при приеме на работу водителей? Компенсация выплачивается сотруднику по истечении испытательного срока.

Ответ: да, можно.

Сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить предварительные медосмотры (ст. 213 и 328 ТК РФ). Затраты на возмещение стоимости оплаченных ими за свой счет медосмотров при трудоустройстве уменьшают налогооблагаемую прибыль. Основание - подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом сотрудники должны документально подтвердить понесенные ими расходы на медосмотр.

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/84.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на содержание медпункта (здравпункта), расположенного на территории организации ?

Можно, но при одновременном соблюдении двух условий:

• необходимость наличия медпункта должна быть продиктована требованиями законодательства. Такая необходимость возникает, например, если медпункт нужен для оказания первой (доврачебной) помощи на предприятиях с вредными и опасными условиями труда;

• медпункт должен входить в состав самой организации (т. е. не должен являться структурным подразделением другого предприятия, например, медицинского учреждения).

При соблюдении всех вышеперечисленных условий организация вправе учесть затраты на содержание медпункта (здравпункта) в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 15 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/269, от 4 марта 2010 г. № 03-03-06/1/109, от 18 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/356, от 21 июня 2005 г. № 03-03-04/1/20, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/69. Подтверждает такой подход арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 ноября 2009 г. № КА-А40/12347-09, Центрального округа от 8 октября 2009 г. № А23-3030/08А-14-189).

В остальных случаях, например, если организация проводит в созданном медпункте медосмотры сотрудников по своей инициативе и (или) он является структурным подразделением другой организации, расходы на содержание такого медпункта учесть нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Совет : есть аргументы, которые позволяют учесть расходы на содержание медпункта даже в тех случаях, когда необходимость в нем не связана с требованиями законодательства.

Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не связывает содержание медпункта на территории организации с наличием в ее деятельности вредных условий, факторов, предполагающих обязательное проведение медосмотров, или с требованием законодательства об оказании первой (доврачебной) помощи.

Поэтому, если расходы на содержание медпункта экономически обоснованны и документально подтверждены , их можно учитывать при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Даже если содержать медпункт и проводить медосмотры своих сотрудников организация не обязана.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых содержатся аналогичные выводы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 июля 2007 г. № КА-А40/6818-07, Центрального округа от 9 ноября 2006 г. № А08-11753/05-25 и Поволжского округа от 5 сентября 2006 г. № А12-2078/2006-С29).

Однако в данном случае расходы на содержание медпункта необходимо обосновать дополнительно.

Во-первых, следует подтвердить, что наличие в организации медпункта по медицинским показаниям действительно необходимо для персонала. Например, для сотрудников, постоянно работающих на компьютерах, медосмотры рекомендованы пунктом 13.1 статьи 13 постановления от 3 июня 2003 г. № 118, которое вводит в действие СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

Во-вторых, нужно, чтобы созданный медпункт был оборудован и функционировал под контролем квалифицированного специалиста. Например, медицинского работника (штатного или совместителя).

Если медпункт оказывает медицинские услуги не только сотрудникам, но и другим гражданам, учет доходов и расходов по такому подразделению ведите обособленно (ст. 275.1 НК РФ, письмо ФНС России от 2 сентября 2010 г. № ШС-37-3/10421). В таком случае медпункт может быть признан обслуживающим хозяйством. При этом право учесть затраты на содержание медпункта в составе расходов от деятельности обслуживающих производств и хозяйств не зависит от обязанности организации проводить медосмотры.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на проведение предварительного медосмотра, если после него выяснилось, что гражданин не может быть принят на работу по состоянию здоровья?

Ответ: да, можно.

Организация обязана обеспечить проведение за счет собственных средств обязательных предварительных медосмотров при поступлении сотрудника на работу. Если претендент на трудоустройство самостоятельно оплатил медосмотр, то независимо от результатов организация обязана возместить ему понесенные расходы. При этом обязанность проведения медосмотров не ставится в зависимость от факта дальнейшего трудоустройства сотрудника. Такой порядок следует из абзаца 12 части 2 статьи 212 Трудового кодекса РФ.

Поскольку предварительные медосмотры проводятся не по инициативе организации, а в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, затраты на их проведение нужно квалифицировать как расходы на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840 и от 6 октября 2009 г. № 03-03-06/1/648.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы организации на вакцинацию (проведение профилактических прививок) сотрудников?

Ответ: да, можно.

При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию сотрудников можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого должно соблюдаться одно условие - проводя вакцинацию сотрудников, организация выполняет возложенные на нее законодательством обязанности. То есть такая вакцинация должна быть обязательной. Такой вывод Минфин России сделал в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/357.

О необходимости проведения на предприятиях профилактических мероприятий свидетельствует статья 11 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ. А также санитарно-эпидемиологические правила СП 3.12.3117-13 «Профилактика гриппа и других острых респираторных вирусных инфекций», утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 18 ноября 2013 г. № 63.

Кроме того, о важности вакцинации сотрудников высказался и Роспотребнадзор в постановлении от 1 сентября 2004 г. № 1 (принято совместно с Главным государственным санитарным врачом). В этом документе руководителям организаций порекомендовано выделять средства на закупку противогриппозных вакцин.

Правомерность включения затрат на вакцинацию сотрудников в расходы при расчете налога на прибыль подтверждается и арбитражной практикой. Однако основания для учета таких расходов суды приводят разные:

Организация, которая проводит вакцинацию сотрудников от гриппа по предписанию, полученному от органа государственного санэпиднадзора, вправе включить затраты на вакцинацию в состав прочих расходов по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Доказательством обоснованности затрат и связи с деятельностью, направленной на получение доходов, будет служить указанное предписание органа санэпиднадзора (см., например постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 февраля 2006 г. № А56-29688/2005);

Затраты на вакцинацию сотрудников можно учесть в составе прочих расходов по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. То есть как расходы на обеспечение нормальных условий труда (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 июля 2007 г. № КА-А40/5665-07, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007);

- затраты на вакцинацию сотрудников можно включить в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). При этом суды признали обоснованность таких затрат как произведенных на основании трудового (коллективного) договора (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. № А65-6040/2005-СА2-8, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то отражение затрат на проведение медосмотров при расчете единого налога зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

• за счет средств организации;

• за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).

При расчете единого налога затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав материальных расходов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 24 февраля 2014 г. № 03-11-11/7618.

Ситуация: может ли организация, оказывающая услуги общественного питания, учесть в составе расходов затраты на медосмотры сотрудников? Организация применяет упрощенку, платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Ответ: да, может.

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, вправе уменьшить налогооблагаемую базу на сумму материальных затрат (подп. 5 п. 1 346.16 НК РФ). Эти расходы учитываются в соответствии со статьей 254 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В состав материальных расходов включаются расходы на оплату услуг сторонних организаций, в том числе по контролю за соблюдением установленных технологических процессов и по техническому обслуживанию основных средств (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). К производственному контролю относится, в том числе, организация медицинских осмотров должностных лиц и сотрудников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды (п. 2.4 Санитарных правил, утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ 10 июля 2001 года).

Таким образом, для организаций, которые оказывают услуги общественного питания, медосмотры сотрудников являются обязательными (ст. 213 ТК РФ). Затраты на их проведение учтите при расчете единого налога в составе материальных расходов.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не влияют.

Совмещение ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределять .

Затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, занятыми только в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Пример распределения расходов на проведение обязательного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает продовольственные товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Суммы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в мае, составляют:

• по оптовой торговле (без НДС) - 10 500 000 руб.;
• по розничной торговле - 6 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

В мае Н.И. Коровина (занята в двух видах деятельности) была направлена в поликлинику на обязательный периодический медосмотр. Стоимость медосмотра по договору составляет 12 000 руб. (без НДС).

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составляет:
10 500 000 руб. : (10 500 000 руб. + 6 000 000 руб.) = 0,636.

Сумма расходов на проведение медосмотра, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за май, равна:

12 000 руб. × 0,636 = 7632 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-май.

Сумма расходов на проведение медосмотра, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
12 000 руб. - 7632 руб. = 4368 руб.

В зависимости от характера медицинского осмотра проходить его можно по-разному.

К примеру, можно пойти в обычную бесплатную городскую поликлинику, а можно отправиться в платную.

Кто оплачивает первичный медосмотр при приеме на работу?

Законные основания для оплаты первичного медицинского осмотра работодателем действительно имеются , поскольку такое обследование имеет отношение к охране труда и является гарантом того, что работодателю не придется создавать особенные условия для людей, имеющих серьезные проблемы по части здоровья.

Для того, чтобы получить полагающуюся компенсацию, требуется знать все нюансы из Трудового Кодекса.

Надо заметить, что справка действительна только крайне непродолжительный промежуток времени, поэтому после прохождения медицинского осмотра тянуть с трудоустройством нежелательно.

Список докторов, которых надо пройти, в разных случаях могут существенно различаться. Обычно проходят лора, хирурга, невропатолога, окулиста, терапевта.

Для некоторых вакансий требуется еще и психиатр. Женщинам надо пройти гинеколога, а тем, кто старше 40 лет, изменить артериальное давление. В особых случаях могут быть и другие варианты.

Если медосмотр необходим с точки зрения закона?

Согласно ст. 212 и ст. 213 ТК РФ для обеспечения должного уровня безопасности и соблюдения всех установленных норм, работодатель должен оплатить первичный медосмотр при приеме на работу , а также периодические медосмотры или внеочередные обследования по медицинским показаниям по требованию сотрудников.

Если медосмотр предусмотрен и не предусмотрен

По ст. 214 ТК РФ первичный медосмотр обязателен для некоторых категорий граждан. Это те, чья работа связана с вредными или же опасными условиями, движением транспорта, торговлей, пищевой промышленностью, сферой общественного питания, медициной, образованием.

Кроме того, обязательный предварительный медицинский осмотр обязаны проходить те, кто переезжает в условия Крайнего Севера, те, чья деятельность будет связана с частыми командировками, а также несовершеннолетние. В список входят и тяжелые работы.

Иногда вводятся и дополнительные показания для проведения медицинского осмотра. Это могут быть, например, эпидемии или особые климатические условия в каком-то регионе.

Если медосмотр предусмотрен законом, то оплачивается он из средств работодателя .

Бывают ситуации, когда медосмотр законом не предусмотрен, однако работодатель требует его пройти. К примеру, люди с плохим зрением не могут работать с оптическими приборами, и потому работодатель может требовать обследования от соискателей.

Когда работодатель настаивает на прохождении медицинского осмотра, он сам может выбрать медицинское учреждение.

В этом случае будет исключена подделка показаний, которая может иметь место в ситуации обращения соискателя к знакомым врачам. Это очень обезопасит работодателя, так как он убережет себя от вероятности обнаружения профзаболеваний, из-за которых в будущем он мог бы понести значительные расходы.

Если же работодатель не настаивал на медосмотре и законом он не предусмотрен (например, при поступлении на работу в офис), оплачивать его будет сам работник.

Как известно, работа работе рознь. Даже офисная обстановка, которая отличается почти домашними условиями, может нести в себе угрозу, например, для зрения, если работник много времени проводит за компьютером или является оператором ЭВМ. Поэтому для таких сотрудников предусмотрен регулярный медосмотр.

Если работник трудится по совместительству, а медосмотр предусмотрен законом, работодатель также обязан его оплатить.

Как возместить затраты?

Если работник оплачивал медосмотр из собственных средств, он имеет полное право потребовать от работодателя компенсацию (возмещение) за медосмотр при приеме на работу.

Для этого надо предоставить необходимые документы. Если работодатель откажется оплатить, потребовать этого можно в судебном порядке.

Необходимые документы

Для того, чтобы осуществить возврат денег за понесенные расходы, необходимо предоставить следующие документы:

• заявление;
• направление на медосмотр;
• квитанцию об оплате мед услуг.

Кроме того, вы можете предоставить справку по форме №086У , медицинское заключение, трудовую книжку. Они также способны подтвердить прохождение обследования.

Заявление при этом составляется по стандартному образцу. Приведем пример: «Прошу компенсировать мне первичный медицинский осмотр, дата, подпись».

Образец справки формы №086У:

Кому отдать документы?

Все вышеперечисленные документы отдаются в бухгалтерию. Компенсация будет произведена вместе с первой выплатой, то есть авансом.

Крайний срок – это день получения зарплаты за первый отработанный месяц. Хотя крайний срок законодательством не регламентирован, и он, по сути, может быть любым.

Однако в большинстве организаций компенсация первичного обследования не вызывает абсолютно никаких проблем. Кроме того, если работник предъявил письменные требования возместить ему расходы, срок оплаты не должен превышать 10 дней.

Обязан ли работодатель возмещать расходы соискателя в случае отказа в приеме на работу?

Если работодатель отказал в приеме на работу по причинам, не зависящим от состояния здоровья, он все равно обязан компенсировать затраты за пройденный медосмотр.

Итак, работодатель обязан оплатить первичный медицинский осмотр при приеме на работу в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством.

Все необходимые документы нужно предоставить в бухгалтерию. Обычно выплата производится в течение 10 дней. Если работодатель платить отказывается, можно потребовать компенсацию через суд.

Бывает так, что медосмотр законом не предусмотрен, но работодатель по каким-то причинам на нем настаивает. В этом случае оплачивает тоже он.

Если же работник проходит обследование по собственной инициативе, то платить придется из собственных средств.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

НДФЛ

Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с НК РФ ( НК РФ).
В соответствии с НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика ( НК РФ).
Перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), установлен НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим, соответственно, все иные доходы облагаются НДФЛ в общем порядке ( Минфина России от 17.02.2016 N 03-04-09/8848).
НК РФ установлено, что не являются объектом обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Обязанность по оплате расходов на проведение в предусмотренных законом случаях медицинского осмотра работников возложена на работодателя (ст. 69, часть вторая , ТК РФ, часть пятая Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в РФ").
В случае если осмотр оплачен работником самостоятельно, то расходы по его проведению должны быть работодателем компенсированы (смотрите, например апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 14.06.2016 по делу N 33-17011/2016, СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 10.05. 2016 по делу N 33-4389/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 15.04.2014 N 33-905/2014).
Поэтому, считаем, что если сотрудники за свой счет проходят обязательный медицинский осмотр, а организация впоследствии эти расходы компенсирует, то такие компенсации не облагаются НДФЛ в случае, если проведение медосмотра предусмотрено для данной профессии в силу закона (смотрите также Минфина России от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005).
При этом в Минфина России от 08.02.2018 N 03-15-06/7527 (далее - Письмо) отмечается, что предусмотренные ТК РФ медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя. На основании этого специалисты финансового ведомства полагают, что оплата обязательных медицинских осмотров (обследований) работников за счет собственных средств работников с последующим возмещением таких расходов работодателем ТК РФ не предусмотрена.
Представители Минфина России считают, что не подлежат обложению НДФЛ суммы возмещения организацией работникам стоимости проведения медицинских осмотров на основании НК РФ в случае соблюдения условий, установленных НК РФ.
Напомним, что согласно НК РФ не подлежат обложению НДФЛ суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг, в частности, своим работникам, и оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль организаций. Отметим, что и ранее представители финансового ведомства приводили аналогичные разъяснения ( Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100).
Причем в Письме указывается, что затраты самого работодателя на проведение медицинских осмотров работников в соответствии с положениями ТК РФ являются производственными расходами организации, необходимыми для осуществления ее деятельности.
Таким образом, из Письма прослеживается такой вывод, что если работодатель заключил договор с медицинской компанией и оплатил услуги медосмотра работников, то для сотрудников стоимость таких услуг не является доходом, облагаемым НДФЛ. Если работодатель компенсирует стоимость медосмотров работнику, то такая стоимость не будет облагаться НДФЛ только в случае, если компенсация оплачена за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Все выводы в Письме основаны на том, что, по мнению Минфина России, ТК РФ не предусматривает возмещение стоимости проведенных медосмотров работникам.
На наш взгляд, ТК РФ все же не конкретизирует, каким именно образом работодатель должен оплатить работникам прохождение медицинских осмотров. В то же время по смыслу п.п. 23, 25, 26, 42, 44 Порядка проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н, очевидно, что для целей проведения медосмотров работников предполагается непосредственное взаимодействие между работодателем и медицинской организацией. Фактически исполнение содержащихся в данных нормах требований без установления договорных отношений между указанными сторонами невозможно. Таким образом, работодатель, направляющий своих работников на медосмотр, обязан оплачивать соответствующие услуги медицинской организации самостоятельно в рамках договора с ней. Ситуация, при которой договор с медицинской организацией на проведение обязательных медицинских осмотров работодатель не заключает, а лишь компенсирует расходы работников, которые самостоятельно производят оплату медицинских услуг в рамках проведения медосмотров, может расцениваться как нарушающая требования законодательства об охране труда, и работодатель может быть привлечен к административной ответственности (смотрите, например, постановление Октябрьского районного суда г. Самары Самарской области от 13.05.2015 N 12-232/2015).
Тем не менее, если медицинский осмотр все же был пройден соискателем за свой счет, он вправе требовать от работодателя возмещения понесенных расходов (определение Смоленского областного суда от 22.11.2011 N 33-3776, определение Мурманского областного суда от 05.06.2013 N 33-1940-2013).
По нашему мнению, несмотря на то, что работодатель в нарушение названных норм не заключает договор с медицинский организацией договор, а возмещает сотруднику стоимость проведенного обязательного медосмотра, у налогоплательщика облагаемый доход не возникает, так как работник проходит такой осмотр не по собственной инициативе, а в соответствии с требованиями законодательства.
При этом, учитывая разъяснения, приведенные в Письме, существует риск доначисления НДФЛ с сумм таких компенсаций, если они выплачены не за счет средств, оставшихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль.

Страховые взносы

В соответствии с НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций и ИП, если иное не предусмотрено НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в НК РФ) в рамках, в частности, трудовых отношений.
Согласно НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем НК РФ, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в НК РФ.
Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в НК РФ, является исчерпывающим.
В НК РФ приведен перечень видов компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), к которым относятся, в том числе, компенсации, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
На наш взгляд, суммы, оплаченные за прохождение периодических медицинских осмотров (обследований) работниками, для которых эти медицинские осмотры являются обязательными в соответствии с требованиями трудового законодательства, возмещаемые работодателем, который обязан организовать проведение этих медосмотров за счет собственных средств, не подлежат обложению страховыми взносами на основании НК РФ, поскольку носят компенсационный характер.
Однако представители финансового ведомства придерживаются противоположной позиции.
В Письме представители финансового ведомства высказали свою позицию в отношении обложения рассматриваемых выплат страховыми взносами.
А именно, возмещаемые организацией своим работникам суммы расходов работников по оплате медицинских осмотров не являются компенсационными выплатами, предусмотренными ТК РФ.
Таким образом, из письма следует, что суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров подлежат обложению страховыми взносами.
В Минфина России от 02.02.2018 N 03-04-06/6205 указано, что если организация компенсирует работникам расходы по медицинскому обследованию (лечению) в медицинских учреждениях, то учитывая, что такие выплаты не поименованы в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, в НК РФ, данные суммы компенсации облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
В то же время из Письма следует, что если работодатель осуществляет расходы на проведение медицинских осмотров работников в соответствии с положениями ТК РФ, то такие затраты не являются объектом обложения страховыми взносами.
Также считаем, что компенсация сотрудникам расходов на прохождение медицинских осмотров до поступления на работу не подлежат обложению страховыми взносами, как выплаты, производимые вне рамок трудовых отношений, так как сотрудник понес расходы на прохождение медосмотра до поступления на работу.
Однако мнение контролирующих ведомств по аналогичным вопросам обнаружить не удалось.
Отметим, что в от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) присутствовала норма, аналогичная НК РФ.
В частности, согласно Закона N 212-ФЗ не подлежали обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Отметим, что обнаружить какие-либо разъяснения уполномоченных органов, касающиеся порядка исчисления страховых взносов с сумм, возмещаемых работникам расходов на оплату предварительных медицинских осмотров (обследований), в период действия N 212-ФЗ не удалось.
При этом суды, рассматривая аналогичные вопросы, разъясняли, что поскольку в определённых случаях прохождение медицинского осмотра для исполнения трудовых обязанностей необходимо в силу закона, оплата медицинского осмотра возложена на работодателя в силу закона, то возмещение работнику стоимости прохождения медицинского осмотра является компенсацией в целях применения Закона N 212-ФЗ, в соответствии с которым не подлежат обложению страховыми взносами.
Смотрите, например, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.03.2012 N Ф04-1187/12. Причем ВАС РФ от 20.07.2012 N ВАС-9128/12 поддержал эти выводы, отметив, что суммы возмещения организацией расходов физическим лицам в связи с прохождением ими медицинской комиссии при приеме на работу не являются объектом обложения страховыми взносами, так как носят компенсационный характер, и отказал в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
К аналогичным выводам пришли суды в АС Западно-Сибирского округа от 26.08.2016 N Ф04-3258/16.
В АС Западно-Сибирского округа от 19.12.2016 N Ф04-5931/16 судами также определено, что компенсация затрат на прохождение медосмотра не является объектом обложения страховыми взносами. Суды исходили из того, что такие выплаты не носят характера вознаграждения в рамках трудовых отношений, не являются выплатой по трудовому или гражданско-правовому договорам, не являются поощрительной или стимулирующей выплатой.
В АС Поволжского округа от 27.01.2016 N Ф06-4898/15 также указано, что возмещение работнику стоимости прохождения медицинского осмотра является компенсацией в целях применения Закона N 212-ФЗ. Кроме того, здесь же определено, что если работодатель возмещает работнику затраты, связанные с прохождением предварительного медосмотра, то последующее заключение трудовых договоров общества с физическими лицами и выплата компенсации даже в период наличия трудовых отношений не имеют правового значения, поскольку события, с которыми связана выплата компенсации, имели место при отсутствии трудовых отношений между обществом и физическими лицами, и соответственно, компенсация затрат на прохождение обязательного предварительного медосмотра не является объектом обложения страховыми взносами, так как не носит характера вознаграждения в рамках трудовых отношений, не является выплатой по трудовому или гражданско-правовому договорам, не является поощрительной или стимулирующей выплатой.
Смотрите также АС Восточно-Сибирского округа от 09.08.2016 N Ф02-3901/16, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.02.2018 N .
Таким образом, из судебной практики следует, что и в период действия N 212-ФЗ вопрос обложения страховыми взносами аналогичных выплат являлся спорным. При этом суды поддерживали страхователей (работодателей).
Однако необходимо иметь в виду, что, по мнению специалистов налогового ведомства, сложившаяся судебная практика по делам с аналогичными фактическими обстоятельствами, принятая на основании норм N 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 года, применению налоговыми органами не подлежит ( ФНС России от 14.09.2017 N БС-4-11/18312,от 23.08.2017 N ).
По вопросам исчисления страховых взносов с сумм возмещения работникам расходов на прохождение медосмотра в период применения НК РФ судебная практика на сегодняшний день не сложилась.
Поэтому, учитывая позицию Минфина России, если организация решит не начислять страховые взносы в данной ситуации, не исключаем претензии со стороны налоговых органов.
Исходя из изложенного, полагаем, что в дальнейшем во избежание претензий по вопросу обложения рассматриваемых выплат НДФЛ и страховыми взносами, организации целесообразно заключать договоры с медицинскими организациями на проведение предварительных и периодических обязательных медицинских осмотров работников организации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Страховые взносы на выплаты в рамках трудовых отношений;
- . Выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами;
- . НДФЛ с оплаты работодателями за медицинское обслуживание (лечение) физлиц.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Работники организации проходят обязательные медицинские осмотры в мед. учреждениях, имеющих лицензию, за наличный расчет без предоставления аванса. После этого в бухгалтерию сдаются следующие документы: заявление на руководителя на компенсацию понесенных расходов с разрешением руководителя, расчетные документы по оплате и заявление на перечисление денежных средств. Будут ли являться вышеуказанные документы первичными для отражения операции Дт 20, 23 и т.д. Кт 73.90

Ответ

Для возмещения стоимости медосмотра достаточно, чтобы работник представил следующие документы:

— заявление на имя руководителя компании;
—подтверждающие документы, например подлинники квитанций об оплате медосмотра.

На заявлении руководитель компании ставит свою визу, например «Оплатить», и подпись. На основании заявления с визой руководителя и подтверждающих документов бухгалтер перечисляет работнику деньги и отражает данные затраты в учете (проводки Дт 20/23 Кт 73 и Дт 73 Кт 50/51).

Обоснование

Нужно ли возмещать работнику расходы на медосмотр

И.В. Касимов, юрисконсульт

— Можно ли требовать от соискателя, чтобы он оплатил медосмотр при поступлении на работу
— Нужно ли возмещать расходы, если результат медосмотра отрицательный
— В какой срок выплатить возмещение
— Как правильно оформить направление на медосмотр

Трудовой кодекс обязывает компанию организовать медосмотр отдельных категорий работников (соискателей), а работников (соискателей) пройти обязательный медосмотр ().

Медосмотры обязательны, в частности, для работников:
— с вредными и (или) опасными условиями труда (). Перечень вредных и опасных производственных факторов приведен в ;
— торговли, общественного питания и пищевой промышленности ();
— медицинских и детских учреждений () и т. д.

Возместите работнику оплату медосмотра

Расходы на обязательный медосмотр возложены на работодателя (). Именно работодатель должен перечислять деньги медучреждению за проведение медосмотра.

Как оплатить обязательный медосмотр за счет средств ФСС РФ

Расходы на обязательные периодические медицинские осмотры работников, занятых на вредных или опасных работах, компания может компенсировать за счет средств ФСС РФ. Для этого предусмотрен специальный порядок ().

Финансирование происходит за счет уменьшения страховых взносов на случай травматизма. Подробнее об этом читайте .

Компания не может требовать от соискателя, чтобы он оплатил обязательный медосмотр при поступлении на работу. Но есть и другой вариант — организация и соискатель вправе договориться, что кандидат сам оплатит обязательный медосмотр, а компания возместит ему расходы. Этот подход разделяют и судьи.

Унифицированного бланка направления нет. Компания вправе:
— запросить бланки направлений у медицинского учреждения, с которым заключен договор на прохождение работниками (и кандидатами) обязательных медосмотров;
— разработать бланк самостоятельно.

В бланке обязательно должны быть следующие поля:
— наименование работодателя;
— наименование медицинского учреждения, его адрес;
— фамилия, имя, отчество лица, направляемого на обязательный медосмотр, его пол, возраст, место проживания;
— наименование должности (профессии), которую занимает работник или планирует занять кандидат в работники;
— перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, действующих на рабочем месте по указанной профессии (должности);
— цель медосмотра и т. д.

Обратите внимание : поскольку обязательный медосмотр должна оплачивать компания, в направлении нельзя указывать, что медосмотр оплачивает работник. Это правило действует и в том случае, если компания возмещает работнику расходы на медосмотр.

Возмещение расходов на обязательный медосмотр и страховые взносы

Возмещение расходов на прохождение медицинского осмотра является компенсацией. Такая выплата не облагается страховыми взносами ( , ).

Здравствуйте.

В этом вопросе трудовое законодательство на стороне работника.

В соответствии со ст. 214 ТК РФ работник должен проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры (обследования) по направлению работодателя в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
В частности, согласно ст. 213 ТК РФ при поступлении на тяжелую работу, на работу с вредными или опасными условиями труда, а также на работу, связанную с движением транспорта, для определения пригодности выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний принимаемые работники проходят обязательные предварительные медицинские осмотры.
Частью пятой ст. 24 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» установлено, что условия для прохождения работниками медицинских осмотров обязаны обеспечивать работодатели.
Так, в силу части второй ст. 212 и части шестой ст. 213ТК РФ проведение указанных осмотров (обследований) работодатель обязан организовать за счет собственных средств. Работник, оплативший осмотр самостоятельно, имеет право потребовать от работодателя возмещения понесенных затрат, представив соответствующие документы.
В случае отказа затраты могут быть взысканы с работодателя в судебном порядке (смотрите, например, определениеСмоленского областного суда от 22.11.2011 N 33-3776; п. 12 Обзора судебной практики по гражданским делам за 1 полугодие 2008 г. Читинского областного суда).
При этом никаких оговорок о том, что расходы на проведение предварительного медицинского осмотра распределяются между работодателем и работником пропорционально фактически отработанному сотрудником времени либо в зависимости от иных обстоятельств, действующее трудовое законодательство не содержит.
Предварительные медицинские осмотры относятся к мероприятиям, обеспечивающим охрану труда. Соответственно, бремя оплаты указанных расходов в силу закона возлагается на работодателя в любом случае. Иными словами, независимо от того, сколько времени отработает сотрудник после прохождения медицинского осмотра, оплата стоимости такого осмотра (компенсация соответствующих расходов работника) должна производиться работодателем.
При «скором» увольнении работника у работодателя нет никаких оснований удерживать оплаченную им стоимость медицинского осмотра из заработной платы работника, в том числе и потому что в ст. 137 ТК РФ нет соответствующего основания для удержания.
Обращаем Ваше внимание на то, что, как отмечается в Обзоре судебной практики Верховного Суда РТ за I квартал 2010 г. (по гражданским делам), законодательство не связывает оплату работодателем предварительного медицинского осмотра с результатами данного обследования и последующим заключением трудового договора, а также с наличием у работодателя необходимых для оплаты такого осмотра денежных средств.
www.garant.ru/consult/work_law/443400/

Пишите в произвольной форме заявление работодателю прикладываете чек или копию договора, работодатель в свою очередь обязан вынести Приказ о компенсации расходов на предварительный медицинский осмотр, с которым Вас обязаны ознакомить персонально под роспись, выписка из приказа передается в бухгалтерию организации для выплаты Вам данной компенсации.

Надеюсь, что смог Вам помочь в решении вопроса. Желаю успеха!