Teisės aktai nedraudžia darbuotojams pirkti įmonei skirtas prekes, darbus, paslaugas, vėliau kompensuojant jų išlaidas. Bet kadangi darbuotojai tokiu atveju preliminarių atsiskaitomų pinigų kasoje negauna, avanso ataskaitos surašyti nereikia. Atlyginti darbuotojo išlaidas jam užtenka rašytinis pareiškimas arba atmintinę su patirtas išlaidas patvirtinančiais dokumentais.

Kaip dokumentas įtakoja mokesčius

Dokumentas reikalingas, kad mokesčių administratorius tokios kompensacijos nelaikytų darbuotojo pajamomis, nuo kurių turi būti sumokėtas gyventojų pajamų mokestis. Ir taip pat negalėjo rasti pagrindo reikšti reikalavimą dėl sumokėtos kompensacijos pripažinimo išlaidų dalimi skaičiuojant pelno mokestį.

Kai darbuotojui atlyginamos išlaidos, kurias jis patyrė savo lėšomis įmonės interesais ir sutikus, darbuotojo pajamos, taigi ir gyventojų pajamų mokesčio apmokestinimo objektas, nekyla (DK 209 str. Rusijos Federacijos). Taip pat draudimo įmokų pagrindai, įskaitant įmokas dėl traumų. Juk neplanuotų išlaidų kompensacija netaikoma mokėjimams pagal darbo santykiai(7 str federalinis įstatymas 2009 m. liepos 24 d. Nr. 212-FZ, str. 1998 m. liepos 24 d. Federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 20.1).

Kokia forma yra

Vieningos prašymo dėl išlaidų kompensavimo formos nėra, todėl darbuotojas gali jį surašyti bet kokia forma.

Kas turi būti dokumente

Siekiant įtikinti mokesčių administratorių, kad darbuotojas kompensuojamas išlaidas patyrė vadovaudamasis įmonės interesais ir tai nėra jo pajamos, prašyme turėtų būti detaliai aprašyta, kokiais tikslais ir kokiomis aplinkybėmis buvo padarytos išlaidos. Su tokiu dokumentu neturėtų kilti problemų dėl tokių mokėjimų pripažinimo mokesčių apskaitoje.

Prie prašymo taip pat turi būti pridėti dokumentai, patvirtinantys patirtas išlaidas.

			generaliniam direktoriui
Atlyginti M. M. Michailovas			LLC "Įmonė"
katalogo pirkimo išlaidos			Ivanovas I.I.
1500 rublių suma.			iš Michailovo Michailo Maksimovičiaus,
10.02.2012		I.I. Ivanovas		dirbantis pozicijoje
			rinkodaros skyriaus vadovas

PAREIŠKIMAS

dėl verslo išlaidų kompensavimo

2012 m. vasario 8-10 dienomis lankydamasi profesionalų parodoje „Stiklo pasaulis – 2012“, kuri vyko Expocentre (Maskva), rinkodaros skyriaus vedėjos vardu įsigijau katalogą su parodos kontaktais. dalyvių, kurie bus naudojami įmonės veikloje kaip baziniai potencialių klientų duomenys.

Už katalogą apmokėjau iš savo Pinigai. Katalogo kaina buvo 1500 rublių. 00 kop. Prašau atlyginti patirtas išlaidas 1500 (vieną tūkstantį penkis šimtus) rublių. 00 kop.

Pridedami dokumentai, patvirtinantys patirtas išlaidas.

Vadovai dažnai neatskiria savo „kišenės“ ir įmonės pinigų. O už įmonei skirtą prekę ar paslaugą jie tiesiog moka savo lėšomis. Dar gerai, jei režisierius spėjo pasiimti viską Reikalingi dokumentai ir atnešti buhalterei. O jei ne? Daugelis buhalterių yra susidūrę su panašiomis situacijomis. Sugalvokime, ką daryti, jei direktorius už ką nors sumokėjo savo pinigais.

Iš šio straipsnio sužinosite:

• Kaip kompensuoti darbuotojo prekių įsigijimą įmonei
• Kaip apskaitoje atspindėti pinigų grąžinimą direktoriui
• Ką daryti, jei direktorius išdavė dokumentus sau

Kaip atlyginti vadovui

1 metodas. Direktorius taip pat yra įmonės darbuotojas. Todėl galite atlikti šiuos veiksmus. Paprašykite savo vadovo parašyti pareiškimą laisva forma kompensuoti jam išlaidas (žr. toliau pateiktą pavyzdį). Prie tokio prašymo turi būti pateikti mokėjimą patvirtinantys dokumentai - kasos kvitai, pardavimo kvitai, mokėjimai ir kt.

PAREIŠKIMAS

Prašau kompensuoti kasetės pirkimo iš tiekėjo LLC išlaidas. Prekybos įmonė"Hermes" vertė 4550 rublių. Kasetė skirta spausdintuvui pardavimo skyriuje.

2015-07-03 _________________ A.S. Kondratjevas

Po to iš kasos išduokite vadybininkui pinigus (arba perveskite į kortelę iš atsiskaitomosios sąskaitos). Tačiau geriau, jei pirminiai dokumentai buvo išduoti įmonei. Ir ne režisieriui asmeniškai. Tuomet nuo grąžinamos sumos gyventojų pajamų mokesčio išskaičiuoti negalima.

Paraiška ir patvirtinamieji dokumentai iš esmės pakanka. Tačiau kartais mokesčių administratorius gali reikalauti bendra tvarkaįmonei dėl darbuotojų (taip pat ir direktoriaus) išlaidų kompensavimo tvarkos. Taigi geriau jį paskelbti atgaline data. Pavyzdžiui, įsakymu užtikrinti bet kurio darbuotojo, įskaitant direktorių (ar tik direktorių), galimybę savo lėšomis įsigyti įmonei prekių ir paslaugų. Taip pat nurodykite pinigų grąžinimo sąlygas, pirkinių sąrašą ir pan.

Pavyzdys. Kaip užsisakyti darbuotojo išlaidų kompensaciją

„Led LLC“ direktorius nupirko medžiagų už 2100 rublių. Su PVM. Už tokio pirkimo ataskaitą buhalterijoje pinigų jis neėmė. O už medžiagas sumokėjo savo pinigais. Buhalterė pagal prašymą grąžino jam šiuos pinigus ir padarė šiuos įrašus:

DEBETAS 10 KREDITAS 73

1780 rub. (2100 rublių - 320 rublių) - buvo atsižvelgta į direktoriaus apmokėtas medžiagas;

DEBETAS 19 KREDITAS 73

320 rub. - atsižvelgiama į įsigytų medžiagų PVM;

DEBETO 91 subsąskaita "Kitos išlaidos" KREDITAS 19

320 rub. - PVM nurašytas įmonės nuosavų lėšų sąskaita;

DEBETAS 73 KREDITAS 50

2100 rub. – Apmokėtos direktoriaus išlaidos.

2 metodas. Sudarykite paskolos sutartį dėl įmokos sumos rašymas(Rusijos Federacijos civilinio kodekso 1 punktas, 808 straipsnis ir 1 punktas, 807 straipsnis). Tai daryti reikia jau už akių, nes direktorius pinigų už ataskaitą iš anksto nepaėmė. Geriau nustatyti, kad paskola būtų be palūkanų, jei šios sąlygos nėra, paskola bus skaičiuojama su palūkanomis (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 808 ir 809 straipsniai). Be to, nurodykite paskolos terminą ir grąžinimo tvarką. Paskolos sutartis gali būti sudaryta ilgas terminas. Šis laikotarpis nėra ribojamas įstatymu. Į sumos, gautos į pelno mokesčio pajamas, atsižvelgti nereikia (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 251 straipsnio 10 papunktis, 1 punktas). Taip pat nebus jokių išlaidų skolai grąžinti.

Paskolos sutarties su steigėju fragmentas

Paskolos sutartis su steigėju Nr. 1 Vostok LLC, toliau – paskolos gavėjas, atstovaujama generalinis direktorius Ivanovo Ivano Ivanovičiaus, veikiančio pagal chartiją, iš vienos pusės, ir Rusijos Federacijos piliečio Ivanovo Ivano Ivanovičiaus, toliau – skolintojas, tapatybę patvirtina paso serija 10 00 numeris 100100, išduotas 1998 m. rugpjūčio 10 d. rajono vidaus reikalų departamentas<…>Maskva, gyvenanti adresu: 101000, Maskva, g. Kolomenskaya, 2, apt. 2, kita vertus, sudarė šią paskolos sutartį. 1. SUTARTIES DALYKAS 1.1. Kredito davėjas perduoda nuosavybės teisę, o Paskolos gavėjas priima 100 000 (vieno šimto tūkstančių) rublių dydžio lėšas, kurias įsipareigoja grąžinti Kredito davėjui laiku ir šioje sutartyje numatytomis sąlygomis. 1.2. Aukščiau pateikta paskola yra be palūkanų. 1.3. Paskolos gavėjas įsipareigoja grąžinti Kredito davėjui 1.1 punkte nurodytą paskolos sumą iki 2015-12-20. 2. ŠALIŲ TEISĖS IR PAREIGOS 2.1. Kredito davėjas įsipareigoja per vieną dieną nuo šios sutarties pasirašymo dienos pateikti šios sutarties 1.1 punkte nurodytas lėšas, apmokant už prekes nuo savo Asmeninė paskyra 100 101 101 101 101 01 101 2015 m. sausio 17 d. sąskaitoje faktūroje Nr. 2 prie 2015 m. sausio 10 d. sutarties Nr. 001, kurią Kredito gavėjas sudarė su Zapad LLC. 2.2. Paskolos suteikimo data yra lėšų nurašymo iš Kredito davėjo banko korespondentinės sąskaitos data. 2.3. Paskolos gavėjas įsipareigoja ne vėliau kaip Kita diena pasibaigus šios sutarties 1.3 punkte nurodytam paskolos terminui, grąžinti paskolos davėjui paskolos sumą. Paskolos gavėjo įsipareigojimo grąžinti paskolos davėjui įvykdymo data yra lėšų pervedimo paskolos davėjui pagal kasos pavedimą data. 2.4. Paskolos gavėjas turi teisę paskolos davėjui sutikus grąžinti paskolos sumą anksčiau laiko.

Ką daryti, jei dokumentai išduodami direktoriui, o ne įmonei

Tuo atveju, jei direktorius pirko prekes savo vardu, turėsite su juo sudaryti pirkimo-pardavimo sutartį, taip pat sudaryti pirkimo aktas patvirtinti įmonės išlaidas.

Bet! Su pirkimo-pardavimo sutartimi yra viena svarbi aplinkybė. Kadangi direktorius prekes pardavė kaip individualus, jis turės pateikti mokesčių grąžinimas 3-NDFL forma (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 228 straipsnio 2 dalis, 1 punktas) ne vėliau kaip balandžio 30 d. kitais metais. Be to, jei sutartyje nurodysite tą pačią sumą kaip ir prekių pirkimo dokumentuose, direktoriui nereikės mokėti gyventojų pajamų mokesčio (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 220 straipsnio 1 dalis, 1 punktas) . Tačiau nepamirškite, kad tam turite turėti pirkimą patvirtinančius dokumentus.

Kaip pateikti 3-NDFL deklaraciją 2015 m., skaitykite čia.

Apmokėję už prekes apskaitoje, padaryti šiuos įrašus:

DEBETAS 41 (10…) KREDITAS 76

Iš direktoriaus pirktos prekės įskaitomos;

DEBETAS 76 KREDITAS 50 (51)

Sumokėta už prekes pagal pirkimo-pardavimo sutartį.

Organizacijos darbuotojas per komandiruotę išlaidavo. Mieste, į kurį jis buvo išsiųstas, nebuvo viešbučio kambarių, kurių kaina atitiktų organizacijos patvirtintą standartą. Dėl to jam teko nuomotis brangesnį kambarį nei planuota. Reikia kreiptis dėl pinigų grąžinimo Kelionės išlaidos. Siūlome mūsų specialistų parengtą paraiškos pavyzdį. Pavyzdys padės kompensuoti perteklines išlaidas 2019 m.

Kompensuotinos kelionės išlaidos

Vykdant organizacijos veiklą gali tekti siųsti darbuotoją į komandiruotę.

Komandiruotė – darbuotojo išvyka darbdavio nurodymu atlikti tarnybinį pavedimą ne darbo vietoje. Nuolatinis darbas(Rusijos Federacijos darbo kodekso 166 straipsnis).

Akivaizdu, kad darbuotojas, išsiųstas į komandiruotę, padengs su kelione susijusias išlaidas. Vadovaujantis darbo teisės aktais, tokios išlaidos darbuotojui turi būti kompensuojamos. Visų pirma, būtina kompensuoti (Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsnis):

• Kelionės išlaidos;
• būsto išlaidos;
• dienpinigiai - papildomų išlaidų susijęs su gyvenimu ne nuolatinėje gyvenamojoje vietoje;
• kitas išlaidas, patirtas komandiruotėje pagal susitarimą su administracija.

Organizacijos gali nustatyti konkrečią išlaidų kompensavimo tvarką, įskaitant darbuotojo patirtų išlaidų kompensavimo dydį.
Be to, patirtų išlaidų kompensavimo dydį organizacija gali nustatyti atsižvelgdama į komandiruoto darbuotojo statusą. Visiškai nebūtina nustatyti vienodų limitų visiems išleidžiamiems pinigams verslo kelionės. Taigi, įmonės valdymui galima nustatyti padidintas dydis kompensacijos už kelionės išlaidas, o paprastiems darbuotojams pinigų išleidimo komandiruotėje ribos gali būti kuklesnės.

Paraiškos sudarymas

Jei įmonės darbuotojas komandiruotės metu išleido per daug išlaidų ir išleido asmenines lėšas, galite parašyti prašymą dėl patirtų išlaidų atlyginimo, prie jo pridedant patvirtinamuosius dokumentus. Mūsų specialistų parengtas prašymo dėl kelionės išlaidų kompensavimo pavyzdys padės sutaupyti laiko jo parengimui.

Į komandiruotę galite siųsti tik darbuotoją, su kuriuo darbo sutartis. Faktas yra tas darbo teisė netaikomas asmenims, su kuriais įmonė yra sudariusi civilines sutartis (Rusijos Federacijos darbo kodekso 11 straipsnis). Taigi, verslo kelionės supratimu Darbo kodeksas atlikėjų komandiruotės pagal civilinės teisės sutartis nėra.

Su prašymu kompensuoti lėšas, kurios buvo išleistos organizacijos poreikiams, paprastai taikomos atskaitingi asmenys, praleido Daugiau pinigų nei jiems buvo duota. Juk niekas neapsaugotas nuo netikėtų išlaidų. Jei išlaidos tikrai buvo būtinos ir buhalteris pateikė jas patvirtinančius dokumentus, organizacija jam turės grąžinti pinigus. Prašymo grąžinti pinigus pavyzdys pateiktas žemiau.

Primename, kad atskaitingas asmuo gali būti ir eilinis darbuotojas, ir vadovas, ir vykdytojas, su kuriuo įmonė yra sudariusi sutartį civilinė sutartis(2014 m. spalio 2 d. Rusijos banko raštas N 29-Р-Р-6/7859). Atitinkamai, bet kuris iš jų gali parašyti prašymą dėl asmeninių lėšų grąžinimo.

Pinigų išdavimas buhalteriui

Kaip prisimenate, jo pagrindu darbuotojui išduodami pinigai, ant kurių turi būti organizacijos vadovo viza arba vadovo įsakymas (įsakymas) (Rusijos banko instrukcijų 6.3 punktas). 2014-03-11 N 3210-U). Darbuotojui gali būti įteikti grynieji pinigai arba galima atlikti be grynųjų pinigų pavedimą į jo banko kortelę, įsk. darbo užmokestis (Rusijos finansų ministerijos 2017 m. liepos 21 d. raštas N 09-01-07 / 46781). Pastaruoju atveju kortelės duomenys turi būti nurodyti buhalterio išraše arba vadovybės įsakyme. Pervesdami lėšas mokėjimo pavedime, laukelyje „Mokėjimo paskirtis“ turite nurodyti, kad darbuotojui buvo sumokėtas avansas verslo reikmėms (kelionės išlaidoms ar kitiems tikslams).

Išankstinė ataskaita ir patvirtinamieji dokumentai

Norėdamas atsiskaityti už išleistas lėšas, darbuotojas turi surašyti avanso ataskaitą pagal organizacijos patvirtintą formą arba vieningą formą AO-1 (patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2001-01-08 dekretu N). 55). Prie ataskaitos turi būti pridėti išlaidas patvirtinančių dokumentų originalai. Tai gali būti pardavimo ir kasos kvitai, kvitai, BSO. O jei darbuotojas sumokėjo už įmonės poreikius banko kortelė, tuomet kaip patvirtinamuosius dokumentus jis gali pateikti kvitus, čekius ar kitus panašius dokumentus (Rusijos finansų ministerijos 2016-06-24 raštas N 03-03-06 / 1/36877).

Avanso ataskaitą turi patikrinti buhalteris ir patvirtinti organizacijos vadovas. Po to darbuotojui sąskaitos kasos orderyje išrašoma perleistų lėšų suma, jos rekvizitai nurodomi avanso ataskaitoje (

Prašymas apmokėti kelionės išlaidas – jos pavyzdį rasite mūsų straipsnyje – būtina norint sumokėti darbuotojui, kuris kelionės išlaidas apmokėjo savo lėšomis. Pažiūrėkime, kaip jis nustatytas.

Išlaidų atlyginimo darbuotojo prašymu tvarka

Vadovaujantis str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsniu, darbuotojas turi teisę į kelionės išlaidų kompensaciją. Sumos, kurias jis išleido kelionei iš asmeninių lėšų, nebus atsiskaitomos. Norėdamas gauti kompensaciją, darbuotojas turi pateikti prašymą kompensuoti faktines išlaidas.

Užpildytą ir dokumentais pagrįstą prašymą tvirtina generalinis direktorius, nurodydamas kompensacijos dydį ir laikotarpį. Po to buhalterija apdoroja dokumentą ir išduoda darbuotojui lėšas.

Apie mokėjimą už dienos keliones skaitykite medžiagoje .

Maksimalios mokėjimo sąlygos už panašus dokumentas ne.

SVARBU! Išlaidos turi būti dokumentuojamos. Jei ši sąlyga įvykdoma, jie pripažįstami USN po apmokėjimo (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 346.17 straipsnis), o OSNO - paraiškos patvirtinimo dieną (5 papunktis, 7 punktas, 272 straipsnis). Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas).

Prašymas dėl kelionės išlaidų kompensavimo – pavyzdys

Prašymas pateikiamas bendrovės generalinio direktoriaus vardu, nurodant šią informaciją ir rekvizitus:

• Įmonės pavadinimas, pilnas pavadinimas vadovas ir komandiruotas asmuo, nurodant pareigas.
• Užsakymo išsiųsti į komandiruotę numeris ir data.
• Kelionės tikslas.
• Išlaidų, kurias reikia kompensuoti, sąrašas.
• Paraiškų sąrašas išlaidų įgyvendinimą patvirtinančių dokumentų forma.
• Data ir keliautojo parašas.

Taip pat būtų naudinga kreiptis į vietinius reglamentas(įsakymai, nurodymai, pareigybių aprašymai ir kt.), kurie nurodo maksimali sumašios kategorijos darbuotojams kompensuojamos dienos išlaidos.

Teisingai apskaičiuokite kelionės išlaidas skaitydami mūsų medžiagą .

Jūsų patogumui pateikiame kelionės išlaidų paraiškos pavyzdį.

Rezultatai

Darbo įstatymai leidžia darbuotojui reikalauti iš įmonės kompensacijos už jo metu patirtas pagrįstas išlaidas verslo kelionė. Teisingai surašytas prašymas leis į šias sumas atsižvelgti į supaprastintos mokesčių sistemos ir pajamų mokesčio išlaidų dalį.