Dokumentų įforminimas reglamentuojamas standartais, kad jie turėtų teisinę galią, taip pat darbo su jais patogumui. Standartas aprašo tipo egzempliorius, kuriuos turi atitikti dokumentai, sistemos ir technologijos. Standartų apimtį ir jų turinį nustato valstybės institucijos. Pagal Standartizacijos įstatymą GOST ir visos Rusijos klasifikatoriai informacija yra priimta pagal Rusijos valstybinį standartą.

GOST pavadinime pateikiamas jų skaitmeninis kodas ir visas pavadinimas. Nuo 1997 m. į GOST kodeksą, priimtą pagal Rusijos valstybinį standartą, pridedama raidė „R“ (Rusija). Paskutiniai du GOST skaitmenys rodo jo priėmimo metus. Pavyzdžiui, GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Reikalavimai popierizmui".

Standartų reikalavimai yra privalomi visoms valdžios institucijoms ir subjektams ekonominė veikla. Rusijos Federacijos valstybinis standartas ir kiti specialiai įgalioti standartai valdžios organai padaliniai pagal savo kompetenciją vykdo kontrolę ir priežiūrą, kaip laikomasi privalomų reikalavimų GOST.

Visi Rusijos Federacijos teritorijoje veikiantys GOST yra sujungti į vieną valstybinė sistema standartizavimas. Kaip šios sistemos dalis yra nepriklausomas kompleksas, apimantis vieningų dokumentų sistemų standartus ir Vieningą techninės ir ekonominės informacijos klasifikavimo ir kodavimo sistemą. Šie standartai apibrėžia vieningas dokumentų sistemas, viena sistema užsienio prekybos dokumentacija, pavyzdinio rakto konstrukcijos reikalavimai, dokumentų įforminimo reikalavimai, ORD sistema, archyvų organizavimas, teisinės galios suteikimo dokumentams mašininėje laikmenoje tvarka.

Pagrindiniai biuro darbo standartai:

GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui".

GOST R 51141-98 "Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai".

GOST R 50922-96 "Informacijos saugumas. Pagrindiniai terminai ir apibrėžimai".

GOST 6.10.4-84 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas dokumentams ant mašinos laikiklio ir priemonėmis sukurtai machinogramai informatika. Pagrindai“.

GOST 6.10.5 - 87 "Vieningos dokumentų sistemos. Reikalavimai pavyzdinės formos konstravimui".

GOST 17914 - 72 "Ilgalaikio saugojimo dangteliai. Tipai, matmenys ir techniniai reikalavimai".

GOST R 34.10 - 2001 " Informacinės technologijos. Kriptografija, informacijos sauga. Elektroninio skaitmeninio abonemento formavimo ir tikrinimo procesai“.

Vieningos dokumentacijos sistemos

Kartu su standartizavimo darbais mūsų šalyje vykdomas unifikuotų dokumentų sistemų (UDS) kūrimas.

USD yra tarpusavyje susijusių dalykų rinkinys vieningos formos dokumentus, kuriuose pateikiamas dokumentuotas duomenų pateikimas tam tikrų tipųūkinė veikla, jos valdymo priemonės, norminė ir metodinė medžiaga jos plėtrai ir taikymui.

USDD kūrimo pagrindas yra unifikacijos metodas – kompozicijos ir formų vienodumo nustatymas valdymo dokumentus sukuriamas sprendžiant to paties tipo valdymo funkcijas ir uždavinius.

Būtinybė suvienodinti dokumentus atsiranda dėl šių priežasčių:

būtinybė mažinti dokumentų skaičių ir tipizuoti jų formą, o tai turi didelę įtaką organizacijų efektyvumui;

noras sumažinti laiko, darbo sąnaudas, lėšas dokumentų rengimui ir tvarkymui,

kompiuterinių technologijų, kurioms reikalingas duomenų informacinis suderinamumas, plėtra,

suteikiant dokumentams juridinę galią.

Dokumento teisinė galia yra dokumento savybė būti tikru faktų, įvykių, veiksmų įrodymu. Dokumente yra teisinės galios su data ir parašu, ir į būtini atvejai antspaudas, patvirtinimo antspaudas, notaro patvirtinimas ir kita informacija, nustatyta atitinkamuose reglamentuose.

Šiuo metu yra 8 USD:

JAV banko dokumentai,

Finansų, apskaitos ir atskaitomybės VN buhalterinė dokumentacija biudžetinės įstaigos ir organizacijos

ataskaitų ir statistinių dokumentų RS,

VN įmonių apskaitos ir atskaitomybės apskaitos dokumentacija,

darbo dokumentacijos MS,

JAV dokumentacija pensijų fondas RF,

JAV užsienio prekybos dokumentai.

DDD kuria įgaliotos ministerijos ir departamentai. Tačiau nuo devintojo dešimtmečio pradžios masiniu tiražu nebuvo išleistas nei vienas DDD, o tai labai apsunkina jų įgyvendinimą. Tuo pačiu metu rengiami dokumentai pagal šablonus, esančius svetainėje kompiuterines programas. Šiuose šablonuose nepaisoma vidaus taisyklių dokumentų tvarkymo srityje.

Kartu su dokumentų suvienodinimu vykdomi techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatorių kūrimas, leidžiantis automatizuoti DDD esančių duomenų tvarkymą.

Tarpvalstybinis standartas GOST 6.10.4-84
"Vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas dokumentams mašininėje laikmenoje ir kompiuterine technika sukurta machinograma. Pagrindinės nuostatos"
(patvirtinta SSRS valstybinio standarto 1984 m. spalio 9 d. nutarimu N 3549)

vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas dokumentams ant programinės įrangos ir kompiuterių sukurtų machinogramų. Generolas

Šis standartas nustato rekvizitų, suteikiančių juridinę galią mašininėje laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterine technika sukurtai machinogramai, sudėties ir turinio reikalavimus, taip pat šių dokumentų pakeitimų tvarką.

Šis standartas yra privalomas visoms įmonėms, organizacijoms ir įstaigoms (toliau – organizacijos), kurios vykdo informacijos keitimąsi dokumentais mašinos laikmenoje ir mašinų programomis.

Remiantis šiuo standartu, gali būti kuriami pramonės standartai ir įmonių standartai, atsižvelgiant į dokumentų naudojimo mašinos laikmenoje ir mašinos programoje ypatumus tiek tarp organizacijų, tiek naudojant tiesiogiai organizacijoje.

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Dokumentas mašininėje laikmenoje turi būti įrašytas, pagamintas ir pažymėtas pagal GOST 6.10.1-88 * (1) , GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731 reikalavimus. -86 , GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, o informacija koduojama pagal Visasąjunginiai techninės ir ekonominės informacijos klasifikatoriai. Nesant visos Sąjungos klasifikatorių reikalinga informacija leidžiama naudoti registruotų tarpsektorinių ir sektorinių klasifikatorių kodus.

1.2. Mašinograma turi būti sukurta atsižvelgiant į valstybinių standartų reikalavimus vieningoms dokumentavimo sistemoms.

1.3. Dokumentas mašininėje laikmenoje ir aparatinė grama turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei yra atitinkami ministerijų ir departamentų sprendimai.

1.4. Dokumento gabenimas (perdavimas, persiuntimas ir kt.) mašininėje laikmenoje ir machinograma turi būti atliekami su motyvaciniu laišku, surašytu pagal GOST 6.38-90 * (2) . Motyvacinio laiško pavyzdys pridedamas.

1.5. Mašininio skaitymo dokumentas ir mašininio skaitymo dokumentas įgyja teisinę galią įvykdžius šio standarto reikalavimus ir pasirašius lydraštį.

1.6. Dokumento įrašymas į mašininę laikmeną ir machinogramos kūrimas turėtų būti grindžiamas duomenimis, įrašytais pirminiuose (pirminiuose) dokumentuose, gautuose ryšio kanalais iš automatinių įrašymo įrenginių arba automatinio problemų sprendimo procese.

1.7. Vartotojų organizacijos pageidavimu, norint vizualiai valdyti mašininėje laikmenoje sukurtą dokumentą, jis įvairiomis priemonėmis paverčiamas į žmogui suprantamą formą. techninėmis priemonėmis duomenų rodymas (ekranai, spausdinimo įrenginiai ir kt.).

2. Reikalavimai mašininėje laikmenoje esančių dokumentų detalumui ir kompiuterine technika sukurtoms machinogramoms

2.1. Dokumente mašininėje laikmenoje arba mašinraštyje turi būti šie privalomi duomenys:

dokumentą sukūrusios organizacijos pavadinimas;

dokumentą sukūrusios organizacijos vieta arba pašto adresas; dokumento pavadinimas;

dokumento pagaminimo data;

asmens, atsakingo už dokumento pagaminimo teisingumą mašininėje laikmenoje arba machinogramoje, kodas arba, kaip taisyklė, dokumentą patvirtinusio asmens kodas.

Pastaba. Ministerijų ir departamentų sprendimu leidžiama naudoti atskirus dokumentus papildomi rekvizitai (telefono numeris, teletipas, pareigos ir pavardė asmens, turinčio teisę patvirtinti ant mašinos laikiklio įrašytą dokumentą ir mašinos schemą ir kt.), atspindintys šių dokumentų sukūrimo, naudojimo ir perdavimo specifiką.

2.2. Privalomi dokumento duomenys mašininėje laikmenoje turi būti išdėstyti taip, kad galėtumėte vienareikšmiškai identifikuoti detales.

2.3. Privalomi mašinraščio duomenys turi būti atspausdinti ir išdėstyti pagal valstybinių standartų vieningoms dokumentavimo sistemoms reikalavimus.

Dokumento pavadinimas:
Dokumento numeris:	6.10.4-84
Dokumento tipas:	GOST
Priimančioji įstaiga:	SSRS valstybinis standartas
Būsena:	srovė
Paskelbta:	oficialus leidinys
Priėmimo data:	1984 m. spalio 09 d
Įsigaliojimo pradžios data:	1987 m. liepos 01 d
Peržiūros DATA:	2001 m. balandžio 01 d

GOST 6.10.4-84 Vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas staklių laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterine technika sukurta machinograma. Pagrindiniai klausimai

GOST 6.10.4-84

T54 grupė

TARPVALSTINIS STANDARTAS

Vieningos dokumentacijos sistemos

TEISINĖS GALIOJIMO SUTEIKIMAS MAŠINŲ MEDŽIAGOS DOKUMENTAIS
IR PRIEMONĖMIS SUKURTA MAŠINOS GRAM
SKAIČIAVIMO INŽINERIJA

Pagrindiniai klausimai

vieningos dokumentacijos sistemos. Suteikimas
programinės įrangos ir machinogramų dokumentų teisinė galia
sukurta kompiuterių. Generolas

dekretas Valstybinis komitetas SSRS pagal 1984 m. spalio 9 d. standartus N 3549, įvedimo data nustatyta nuo 87 01 07

PAKARTOTOJI IŠLEIDIMAS

Šis standartas yra privalomas visoms įmonėms, organizacijoms ir įstaigoms (toliau – organizacijos), kurios vykdo informacijos mainus mašininėje laikmenoje esančiais dokumentais ir machinogramomis.

1. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.1. Dokumentas mašininėje laikmenoje turi būti įrašytas, pagamintas ir paženklintas pagal reikalavimus GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83 , GOST 8303-93 , GOST 19768-93 , GOST 20731-86 , GOST 25465-95 , GOST 25752-83 , GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, o informacija užkoduota pagal sąjunginius techninės ir ekonominės informacijos klasifikatorius. Nesant reikiamos informacijos sąjunginiuose klasifikatoriuose, leidžiama naudoti registruotų tarpsektorinių ir sektorinių klasifikatorių kodus.
______________
* Teritorijoje nebegalioja Rusijos Federacija.

1.2. Mašinograma turi būti sukurta atsižvelgiant į valstybinių standartų reikalavimus vieningoms dokumentavimo sistemoms.

1.3. Dokumentas mašininėje laikmenoje ir aparatinė grama turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei yra atitinkami ministerijų ir departamentų sprendimai.

1.4. Dokumento gabenimas (perdavimas, persiuntimas ir kt.) mašininėje laikmenoje ir mašinraščiu turi būti vykdomas su motyvaciniu laišku, surašytu pagal 2008 m. GOST 6.38-90*. Motyvacinio laiško pavyzdys pridedamas.
______________
GOST R 6,30-97**(čia ir žemiau).

** Rusijos Federacijos teritorijoje, GOST R 6.30-2003. - Pažymėkite "KODAS".

1.5. Mašininio skaitymo dokumentas ir mašininio skaitymo dokumentas įgyja teisinę galią įvykdžius šio standarto reikalavimus ir pasirašius lydraštį.

1.7. Vartotojų organizacijos pageidavimu, norint vizualiai valdyti mašininėje laikmenoje sukurtą dokumentą, jis įvairiomis techninėmis duomenų atvaizdavimo priemonėmis (ekranais, spausdinimo įrenginiais ir kt.) paverčiamas į žmogui suprantamą formą.

2. REIKALAVIMAI IŠSAMIAI DOKUMENTŲ DĖL MAŠINĖJE IR MAŠINŲ GRAMOMŲ, SUKURtų KOMPIUTERINĖ ĮRANGA

2.1. Dokumente mašininėje laikmenoje arba mašinraštyje turi būti šie privalomi duomenys:

organizacijos pavadinimas – dokumento kūrėjas;

organizacijos vieta – dokumento kūrėjas arba pašto adresas;

dokumento pavadinimas;

dokumento pagaminimo data;

asmens, atsakingo už dokumento pagaminimo teisingumą mašininėje laikmenoje arba machinogramoje, kodas arba, kaip taisyklė, dokumentą patvirtinusio asmens kodas.

Pastaba. Ministerijų ir departamentų sprendimu leidžiama naudoti papildomus rekvizitus atskiriems dokumentams ant staklių laikiklio ir mašinraščio (telefono numeris, teletipas, pareigos ir pavardė asmens, turinčio teisę patvirtinti staklėse įrašytą dokumentą ir mašingrama ir kt.), atspindinti šių dokumentų kūrimo, naudojimo ir perdavimo specifiką.

2.2. Privalomi dokumento duomenys mašininėje laikmenoje turi būti išdėstyti taip, kad galėtumėte vienareikšmiškai identifikuoti detales.

2.3. Privalomi mašinraščio duomenys turi būti atspausdinti ir išdėstyti pagal valstybinių standartų vieningoms dokumentavimo sistemoms reikalavimus.

2.4. Turi būti įrašytas rekvizitas „Organizacijos pavadinimas – dokumento kūrėjas“. sekančią formą: identifikavimo kodas pagal sąjunginį įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO) * ir organizacijos pavadinimą. Gali būti naudojamos nustatytos santrumpos.
__________________
* Šis rekvizitas turi būti susietas su reikalavimais GOST 6.38-90.

Organizacijoms, kurios neturi teisių juridinis asmuo, turėtumėte nurodyti organizacijos, kuriai jie yra pavaldūs, OKPO kodą.

2.5. Reikalavimas „Organizacijos vieta – dokumento kūrėjas“ turi būti įrašytas tokia forma: identifikavimo kodas pagal sąjunginį klasifikatorių „SSRS ir sąjunginių respublikų administracinio-teritorinio suskirstymo objektų žymėjimo sistema. , taip pat gyvenvietės"(SOATO) ir gyvenvietės, kurioje yra organizacija, pavadinimas.

2.6. Rekvizitas „Dokumento pavadinimas“ turi būti rašomas tokia forma: identifikavimo kodas ir dokumento formos pavadinimas pagal Visasąjunginį klasifikatorių. valdymo dokumentacija(OKUD) * visos sąjunginės paskirties dokumentams arba į sektorinį (padalinį), respublikinį valdymo dokumentacijos klasifikatorių - sektorinės (žinybinės), respublikinės formos dokumentų.
______________
* Rusijos Federacijos teritorijoje galioja Gerai 011-93.

2.7. Atributas „Dokumento pagaminimo data“ turi būti įrašytas pagal reikalavimus GOST 6.38-90 ir nurodomas dokumento įrašymo laikas, leidžiantis jį identifikuoti su mašinos protokolu.

2.8. Reikalingas rekvizitas „Asmens, atsakingo už teisingą dokumento pagaminimą mašininėje laikmenoje ar mašinos programoje“ arba „Dokumentą patvirtinusio asmens kodas“ turi būti rašomas tokia forma: identifikavimo kodas ir pareigos, pavardė. asmuo, atsakingas už teisingą dokumento pagaminimą mašinos laikmenoje ar mašinos programoje, arba dokumentą patvirtinęs asmuo. Konkrečiam asmeniui kodo nuosavybė turi būti įregistruota organizacijoje, sukūrusioje dokumentą mašininėje laikmenoje arba pagaminusioje machinogramą, taip pat turi būti sudarytos techninės, programinės priemonės ir organizacinės sąlygos, kurios pašalintų galimybę naudoti kitų asmenų kodus.

2.9. Organizacijos, kurioms priklauso specialios nuostatos, turi nurodyti punktuose numatytus duomenis. 2,4; 2.5 pagal šių nuostatų taisykles.

2.10. Dokumentų kompiuterinėje laikmenoje ir machinogramų atrankos, priėmimo saugoti ir išdavimo vartotojams, jų anuliavimo ir sunaikinimo tvarką nustato ministerijos ir departamentai.

3. DOKUMENTO ORIGINALAS, DUBLIKATAI, KOPIJAS ĮRENGINIO MEDŽIAGOS IR MAŠINŲ GRAMOS

3.1. Šio kompiuterių komplekso standartine programine įranga gauti dokumento originalai, dublikatai ir kopijos mašininėje laikmenoje bei machinogramos turi vienodą juridinę galią, jeigu jie surašyti pagal šio standarto reikalavimus.

3.2. Dokumento originalas mašininėje laikmenoje yra pirmasis dokumento įrašas mašininėje laikmenoje, kuriame yra nuoroda, kad šis dokumentas yra originalas.

Mašinaraščio originalas yra pirmoji dokumento kopija, atspausdinta kompiuterinėmis technologijomis spausdinta kopija ir su nuoroda, kad šis dokumentas yra originalas.

3.3. Dokumento dublikatai mašininėje laikmenoje yra vėlesni, autentiški dokumento turinio įrašuose mašininėje laikmenoje ir yra nuoroda, kad šie dokumentai yra dublikatai.

Mašinaraščio dublikatai yra vėlesni, autentiški turinio spaudiniuose popieriuje, su nuoroda, kad tai yra dublikatai.

3.4. Dokumento kopijos mašininėje laikmenoje arba mašinraščiu – tai dokumentai, perrašyti iš originalo ar dokumento dublikato mašininėje laikmenoje arba mašinraščiu į kitą informacijos laikmeną, autentiško turinio ir su nuoroda, kad šie dokumentai yra kopijos.

Dublikatuose ir kopijose turi būti privaloma informacija, esanti originaliame dokumente, esančiame mašinos laikmenoje arba mašinos programoje.

Ant rašomosios mašinėlės, kuri yra dokumento kopija mašininėje laikmenoje, papildomai turi būti organizacijos, pavertusios dokumentą į žmogui suprantamą formą, antspaudas arba antspaudas, patvirtinantis įrašas ir atitinkami parašai.

4. ĮRENGINIO DOKUMENTO PAKEITIMŲ ĮVEDIMO TVARKA

4.1. Originalų dokumentą mašinos laikmenoje gali pakeisti tik dokumentą sukūrusi organizacija privaloma registracija pakeitimų turinys ir priežastys bei už padarytus pakeitimus atsakingas asmuo.

Pakeitimų registraciją vykdo organizacija – dokumento įrašo kūrėjas.

4.2. Jei originalioje mašingramoje daromi pakeitimai, joje turi būti nurodytos pakeitimų priežastys, jų įvedimo data ir laikas, padėtis ir parašas pareigūnas kas atliko pakeitimus, ir jo iššifravimą.

4.3. Organizacija – originalaus dokumento kompiuterinėje laikmenoje ar mašinraščio kūrėjas privalo apie visus pakeitimus pranešti organizacijoms – dokumento naudotojams, išsiųsdamas motyvacinį laišką, kuriame pateikiama informacija apie pakeitimus, kartu su nuoroda. reikalingos detalės pagal 2.1 punktą šią informaciją:

pakeitimo priežasties nurodymas;

pakeitimo laikas;

pareigūno parašas.

Jei reikia, motyvaciniame laiške gali būti originalų dokumentą sukūrusios organizacijos antspaudas arba antspaudas mašinos laikmenoje arba mašinos programoje.

4.4. Dokumento dublikato (kopijos) mašininėje laikmenoje arba vartotojo turimoje mašinogramoje pakeitimai atliekami tik remiantis organizacijos, sukūrusios dokumentą mašininėje laikmenoje arba mašinogramoje, pranešimu.

4.5. Pakeistas originalas, taip pat pakeisto dokumento dublikatas ir kopijos lieka teisiškai galioti, jei pakeitimai atliekami laikantis šio standarto reikalavimų.

PRIEDAS (nuoroda). PAGRINDINIS LAIŠKO PAVYZDYS

PRIEDAS
Nuoroda


Organizacijos rekvizitai – dokumento kūrėjas mašininėje laikmenoje arba machinogramoje		Prieigos prie dokumentų apribojimų juosta

Teksto pavadinimas

Pagal 84-12-25 sutartį siunčiu jums dokumentus mašininė laikmena kuri apima šią informaciją:


Gamyklos numeris magnetinė juostelė	Tomo serijos numeris
		Išvestis
		Įgyvendinimas
		Transportas

Naudojimas: magnetinė juosta - 3.

Pastaba. Motyvacinis laiškas surašomas ant organizacijos firminio blanko pagal GOST 6.38-90 reikalavimus.

Dokumento tekstą tikrina:
oficialus leidinys
Vieningos dokumentacijos sistemos: Sat.GOSTov. -
M.: IPK standartų leidykla, 2001 m

GOST 6.10.4-84 Vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas staklių laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterine technika sukurta machinograma. Pagrindiniai klausimai

Dokumento pavadinimas:
Dokumento numeris:	6.10.4-84
Dokumento tipas:	GOST
Priimančioji įstaiga:	SSRS valstybinis standartas
Būsena:	srovė
Paskelbta:	oficialus leidinys Vieningos dokumentacijos sistemos: Sat.GOSTov. - M.: IPK standartų leidykla, 2001 m
Priėmimo data:	1984 m. spalio 09 d
Įsigaliojimo pradžios data:	1987 m. liepos 01 d
Peržiūros DATA:	2001 m. balandžio 01 d

GOST 6.10.4-84 Vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas staklių laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterine technika sukurta machinograma. Pagrindiniai klausimai

TSR SĄJUNGOS VALSTYBINIS STANDARTAS

VIENINGOS DOKUMENTAVIMO SISTEMOS

TEISINĖS GALIOJIMO SUTEIKIMAS

DOKUMENTAI MAŠININĖSE MEDŽIAGOSE

IR PRIEMONĖMIS SUKURTA MAŠINOS GRAM

SKAIČIAVIMO INŽINERIJA

PAGRINDINĖS NUOSTATOS

GOST 6.10.4-84

TSRS VALSTYBINIS STANDARTŲ KOMITETAS

Maskva

SUkūrė SSRS valstybinis standartų komitetas

SSRS valstybinis mokslo ir technologijų komitetas

SSRS teisingumo ministerija

SSRS Gosplanas

SSRS centrinis statistikos biuras

SSRS finansų ministerija

Pagrindinis archyvas prie SSRS Ministrų Tarybos

Prietaisų, automatikos ir valdymo sistemų ministerija.

ATLIKĖJAI

A.A. Sakovas, V.A. Arkhipovas, E.R. Iseeva, G.B. Tsybysheva, V.P. Lavrovas, Yu.A. Mikhejevas, G.V. Chramovas, Yu.N. Naused, I.N. Kuznecovas, A.B. Vengerovas, I.D. Tinovitskaya, L.N. Kutsevas, N.K. Golubevas, V.V. Morozovas, Ya.L. Tsipis, S.M. Malajevas, G.P. Tikhanovas, G.V. Litvinovas, V.V. Semenovas, S.A. Vyalsova, A.I. Chugunovas, A.N. Sokova, V.M. Žigunovas, A.V. Pšenko, Yu.A. Kosulnikovas, V.I. Goldšteinas

PRISTATO OK TEI planavimo, koordinavimo, įgyvendinimo ir priežiūros skyrius

Katedros vedėjas V.S. Krivcovas

PATVIRTINTA IR ĮVEŽTA SSRS valstybinio standartų komiteto 1984 m. spalio 9 d. dekretu Nr. 3549

TSR SĄJUNGOS VALSTYBINIS STANDARTAS

SSRS valstybinio standartų komiteto 1984 m. spalio 9 d. dekretu Nr. 3549 buvo nustatytas įvedimo laikotarpis.

nuo 01.07.87

Šis standartas yra privalomas visoms įmonėms, organizacijoms ir įstaigoms (toliau – organizacijos), kurios vykdo informacijos keitimąsi dokumentais mašinos laikmenoje ir mašinų programomis.

1. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.1. Dokumentas mašininėje laikmenoje turi būti įrašytas, pagamintas ir pažymėtas pagal GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- reikalavimus. 80, GOST 6.10. 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.031-77 - GOST 2.034-77, GOST 19767-74, GOST 19768-74, o informacija yra koduojama pagal Visasąjunginiai techninės ir ekonominės informacijos klasifikatoriai. Nesant reikiamos informacijos sąjunginiuose klasifikatoriuose, leidžiama naudoti registruotų tarpsektorinių ir sektorinių klasifikatorių kodus.

1.2. Mašinograma turi būti sukurta atsižvelgiant į valstybinių standartų reikalavimus vieningoms dokumentavimo sistemoms.

1.3. Dokumentas mašininėje laikmenoje ir aparatinė grama turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei yra atitinkami ministerijų ir departamentų sprendimai.

1.4. Dokumento gabenimas (perdavimas, persiuntimas ir kt.) mašininėje laikmenoje ir machinograma turi būti atliekami su motyvaciniu laišku, surašytu pagal GOST 6.38-72 ir GOST 6.39-72. Motyvacinio laiško pavyzdys pateikiamas informaciniame priede.

1.5. Mašininio skaitymo dokumentas ir mašininio skaitymo dokumentas įgyja teisinę galią įvykdžius šio standarto reikalavimus ir pasirašius lydraštį.

2. REIKALAVIMAI IŠSAMIAI DOKUMENTŲ DĖL MAŠINĖJE IR MAŠINŲ GRAMOMŲ, SUKURtų KOMPIUTERINĖ ĮRANGA

Organizacijoms, kurios neturi juridinio asmens teisių, turėtų būti nurodytas organizacijos, kuriai jos yra pavaldžios, OKPO kodas.

2.5. Reikalavimas „Organizacijos vieta – dokumento kūrėjas“ turi būti rašomas tokia forma: identifikavimo kodas pagal sąjunginį klasifikatorių „SSRS ir sąjunginių respublikų administracinio-teritorinio suskirstymo objektų žymėjimo sistema. , taip pat gyvenvietės“ (SOATO) ir gyvenvietės, kurioje yra organizacija, pavadinimas .

2.6. Reikalingas „Dokumento pavadinimas“ turi būti rašomas tokia forma: identifikavimo kodas ir dokumento formos pavadinimas pagal Visasąjunginį valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD), skirtą visos sąjunginės paskirties dokumentams arba sektoriniam (padaliniam). , respublikinis valdymo dokumentacijos klasifikatorius - sektorinėms (žinybinėms), respublikinėms dokumentų formoms .

2.7. Rekvizitas "Dokumento pagaminimo data" turi būti įrašytas pagal GOST 6.38-72 reikalavimus ir nurodytas dokumento įrašymo laikas, leidžiantis jį identifikuoti su mašinos protokolu.

2.8. Reikalingas rekvizitas „Asmens, atsakingo už teisingą dokumento pagaminimą mašininėje laikmenoje ar mašinos programoje“ arba „Dokumentą patvirtinusio asmens kodas“ turi būti rašomas tokia forma: identifikavimo kodas ir pareigos, pavardė. asmuo, atsakingas už teisingą dokumento pagaminimą mašinos laikmenoje ar mašinos programoje, arba dokumentą patvirtinęs asmuo. Konkretaus asmens kodo nuosavybė turi būti įregistruota organizacijoje, kuri sukūrė dokumentą mašininėje laikmenoje arba pagamino mašininį skaitytuvą, taip pat turi būti sudarytos techninės, programinės ir organizacinės sąlygos, neleidžiančios naudoti kitų asmenų kodų. .

2.9. Organizacijos, kurioms taikomos specialios nuostatos, turi nurodyti duomenis, numatytus ; pagal šių nuostatų taisykles.

2.10. Dokumentų kompiuterinėje laikmenoje ir machinogramų atrankos, priėmimo saugoti ir išdavimo vartotojams, jų anuliavimo ir sunaikinimo tvarką nustato ministerijos ir departamentai.

3. DOKUMENTO ORIGINALAS, DUBLIKATAI, KOPIJAS ĮRENGINIO MEDŽIAGOS IR MAŠINŲ GRAMOS

3.2. Dokumento originalas mašininėje laikmenoje yra pirmasis dokumento įrašas mašininėje laikmenoje, kuriame yra nuoroda, kad šis dokumentas yra originalas.

Mašinaraščio originalas yra pirmoji dokumento kopija, išspausdinta kompiuterinėmis technologijomis ant popieriaus ir su nuoroda, kad šis dokumentas yra originalas.

3.3. Dokumento dublikatai mašininėje laikmenoje yra vėlesni, autentiški dokumento turinio įrašuose mašininėje laikmenoje ir yra nuoroda, kad šie dokumentai yra dublikatai.

Mašinaraščio dublikatai yra vėlesni, autentiški turinio spaudiniuose popieriuje, su nuoroda, kad tai yra dublikatai.

3.4. Dokumento kopijos mašininėje laikmenoje arba mašinraščiu – tai dokumentai, perrašyti iš originalo ar dublikato kompiuterinėje laikmenoje arba mašinraščiu į kitą informacijos laikmeną, autentiško turinio ir su nuoroda, kad šie dokumentai yra kopijos.

Dublikatuose ir kopijose turi būti privaloma informacija, esanti originaliame dokumente, esančiame mašinos laikmenoje arba mašinos programoje.

4. ĮRENGINIO DOKUMENTO PAKEITIMŲ ĮVEDIMO TVARKA

4.1. Originalų dokumentą mašininėje laikmenoje gali pakeisti tik organizacija – dokumento kūrėjas, privalomai registruojant pakeitimų turinį ir priežastį, ir už padarytus pakeitimus atsakingas asmuo.

Pakeitimų registraciją vykdo organizacija – dokumento įrašo kūrėjas.

4.2. Jei pirminėje mašingramoje daromi pakeitimai, joje turi būti nurodytos pakeitimų priežastys, jų įvedimo data ir laikas, pakeitimus padariusio pareigūno pareigos ir parašas bei nuorašas.

4.3. Organizacija – originalaus dokumento kompiuterinėje laikmenoje ar machinogramoje kūrėjas privalo apie visus pakeitimus pranešti organizacijoms – dokumento naudotojams, išsiųsdamas motyvacinį laišką, kuriame pateikiama informacija apie pakeitimus ir nurodoma privaloma. detales, pagal šią informaciją:

pakeitimo priežasties nurodymas;

pakeitimo laikas;

pareigūno parašas.

Jei reikia, motyvaciniame laiške gali būti originalų dokumentą sukūrusios organizacijos antspaudas arba antspaudas mašinos laikmenoje arba mašinos programoje.

4.5. Pakeistas originalas, taip pat pakeisto dokumento dublikatas ir kopijos lieka teisiškai galioti, jei pakeitimai atliekami laikantis šio standarto reikalavimų.

PRIEDAS

Nuoroda

PAGRINDINIS LAIŠKO PAVYZDYS

Teksto Adresatas pavadinimas

Pagal 1984 m. gruodžio 25 d. susitarimą siunčiu jums dokumentus mašininėse laikmenose, įskaitant šią informaciją:

Naudojimas: magnetinė juosta - 3. ... 3