Положение о структурном подразделении - документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.
Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.
Оформление проекта положения производится на общем бланке предприятия либо бланке конкретного вида документа формата А4. Рекомендуемый состав реквизитов, предусмотрен ГОСТом Р 6.30-2003.
1. Общие положения
2. Задачи и функции
3. Обязанности
5. Ответственность
6. Взаимоотношения с другими подразделениями
Раздел “Общие положения”
подразделение МОЖЕТ БЫТЬ самостоятельным или входящим в состав иного подразделения
Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации
Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему
Планирование деятельности подразделения
Указывается, по каким планам ведется работа подразделения
Формы отчетности о деятельности подразделения
Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы
Пояснения используемых терминов
Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией
В разделе “Основные задачи ” важно сформулировать задачи, стоящие перед конкретной службой. Деятельность кадровых служб в нашей стране часто сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с персоналом, его обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы занимаются в незначительном объеме.
Раздел “Функции ” содержит всестороннюю характеристику деятельности службы. Их описание должно быть грамматически и стилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла) и охватывать все функции, выполняемые кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общих задач, т. е. этот раздел положения основывается на втором разделе, увязывается с ним по содержанию.
В разделе “Права и обязанности ” кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных на нее задач и функций:
представительствовать в федеральных (региональных, городских) организациях по вопросам, относящимся к компетенции службы;
давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;
вносить руководству организации предложения по совершенствованию работы с кадрами;
ходатайствовать перед руководством организации о поощрении отличившихся сотрудников и наказании нарушителей трудовой дисциплины;
участвовать в работе кадровой комиссии организации, получать от структурных подразделений информацию по поводу рассмотрения заявлений работников, направленных в кадровую комиссию организации;
получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, а также для высвобождения работников при увольнении по инициативе администрации;
удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации.
Отдельными пунктами в этом разделе устанавливаются обязанности кадровой службы. Этот раздел не стоит смешивать с разделом “Функции”, где перечисляются виды работ, выполняемых кадровой службой для реализации своих основных задач. Обязанности – это официальные действия, возложенные на службу кадров и безусловные к выполнению. В их числе могут быть:
сохранение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах сотрудников организации, документах кадровой службы;
выполнение указаний и поручений руководства организации и др.
В разделе “Руководство” устанавливаются наименование должности руководителя кадровой службы (начальник, заведующий, управляющий), осуществляющего непосредственное (административное) руководство деятельностью сотрудников отдела; порядок его назначения и освобождения от должности; требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы. Отдельным пунктом закрепляется наличие заместителя, а если он не предусмотрен штатным расписанием, то устанавливается должность лица, замещающего руководителя службы в период временного отсутствия (болезни, отпуска).
Должностные обязанности руководителя службы не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в разделе “Руководство” закрепляются обязанности, права и ответственность руководителя кадровой службы.
В числе обязанностей руководителя отражаются те виды деятельности, которые он выполняет для организации повседневной работы кадровой службы и выполнения ее задач и функций. В этот подраздел обычно вносят функции координации деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, ее распределение, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. К типовым обязанностям руководителя относят обычно следующие:
организация деятельности отдела кадров, руководство сотрудниками отдела, распределение обязанностей между ними;
составление (участие) штатного расписания организации;
организация работы по укомплектованию организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации;
участие в решении вопросов о высвобождении работников при проведении реорганизации структурных подразделений, изменении штата и численности работников;
анализ причин текучести кадров и нарушений трудовой дисциплины;
визирование проектов приказов по приему, увольнению, переводу, перемещению работников организации, их командированию и предоставлению им отпусков;
обеспечение учета личного состава работников организации в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
обеспечение приема, хранения, заполнения и выдачи трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;
организация учета рабочего времени сотрудников кадровой службы.
Раздел “Структура” включает в себя описание внутренней структуры службы: перечисление внутренних звеньев или подразделений службы. Если служба не имеет структурных подразделений, то выделенные участки перечисляются в первом разделе. Этот раздел устанавливает не порядок подчиненности, а распределение общих функций по отдельным звеньям или участкам. Если в кадровой службе отсутствует внутренняя структура, то в разделе “Общие положения” вторым пунктом определяется численный состав ее работников, а раздел “Структура” в положение не включают.
Раздел “Ответственность ” или выделяется в самостоятельный, или включается в раздел “Руководство” – содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т. д.
Раздел “Взаимоотношения. Связи ” должен отражать наличие и характер взаимосвязей кадровой службы с другими структурными подразделениями, возникающих в ходе выполнения ее задач и функций, их взаимные обязательства. Как правило, в этом разделе фиксируется характер отношений с функциональными структурными подразделениями.
Так, кадровые службы, как правило, взаимодействуют:
со всеми структурными подразделениями – по кадровым вопросам;
юрисконсультом (юридической службой) организации – по вопросам информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения разрабатываемых кадровых документов;
хозяйственным управлением – по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием;
техническим отделом – по вопросам обеспечения службы организационной и вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
Помимо тесных связей внутри организации, кадровые службы имеют контакты с территориальными организациями и учреждениями:
городскими (региональными, областными и др.) военкоматами – по вопросам учета военнообязанных;
отделами социального обеспечения – по вопросу оформления пенсий;
территориальными службами занятости – по подбору кадров;
миграционными службами – по приему на работу иностранных работников.
Раздел может также содержать характеристику состава документов, разрабатываемых службой совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, поступающих в кадровую службу, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений. Например, взаимосвязи со структурными подразделениями можно записать следующим образом:
Служба получает: докладные записки по вопросам наличия кадров и вакансий; представления на повышение и материальное стимулирование; командировок сотрудников организации.
Служба предоставляет: сведения о нарушителях трудовой дисциплины, внутреннего трудового распорядка; копии приказов по приему, увольнению, перемещению, командированию, наложению взысканий, предоставлении отпусков.
Раздел может быть дополнен порядком урегулирования разногласий, возникающих в работе между структурными подразделениями, перечислением видов деятельности, которые кадровая служба проводит по согласованию с другими структурными подразделениями.
Служба персонала выполняет следующие функции:
§ работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
§ оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
§ учет личного состава
§ хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
§ контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
§ изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
§ анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
§ создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
§ работа по созданию резерва на выдвижение
§ подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
§ подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
§ подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
§ принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
§ организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
§ ведение всей отчетности по кадровым вопросам
Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем:
§ право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов
§ право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения
§ право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров
§ право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров
В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. N 32, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Раздел "Должностные обязанности" содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел "Требования к квалификации по разрядам оплаты" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:
§ руководство работой службы
§ разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.
§ проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну
§ обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела
§ создание условий для роста и повышения квалификации персонала
§ осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины
§ внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины
§ контроль за своевременным составлением отчетности
Начальник службы персонала должен знать:
§ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы
§ основы экономики, организации труда и управления
§ законодательство о труде и охране труда в РФ
§ правила внутреннего трудового распорядка
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты
В положении отражены следующие моменты:
— прием на работу;
— испытательный срок;
-оформление приема на работу;
— личное дело работника;
— персональные данные;
— регистрация трудовых договоров;
— изменения трудового договора;
— служебные командировки;
— табельный учет;
— график отпусков;
— листок временной нетрудоспособности;
— полисы обязательного медицинского страхования;
— должностные инструкции;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— увольнение работника;
Положение о кадровом документообороте компании.
1. Общие положения
Настоящее Положение регулирует вопросы кадрового документооборота ООО «AAA» (далее – Компания), устанавливает виды, порядок и сроки работы с кадровым документами и исполнения кадровых процедур. А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения.
2. Прием на работу
Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора.
2.1.1. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании. В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника.
2.1.2. По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме. В этом случае кадровая служба обязана оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе
2.2. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора:
2.2.1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2.2.2. трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
2.2.3. страховое свидетельство пенсионного страхования;
2.2.4. документы воинского учета (военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
2.2.5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
2.2.6. другие документы, требовать которые разрешено действующим законодательством РФ.
2.3. Прием на работу без документов, перечисленных в п.2.4, не производится.
2.4. В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого на работу лица, администрация Компании может предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) выполняемой ранее работы (умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.д.).
3. Испытательный срок
При приеме на работу испытательный срок устанавливается всем сотрудникам не зависимо от должности (ст. 70 ТК РФ).
3.1. Исключение составляют категории сотрудников в соответствии со ст. 70 ТК РФ.
3.2. В Компании установлена следующая продолжительность испытательного срока:
3.2.1. Руководитель, заместители руководителя, главный бухгалтер – __ месяца,
3.2.2. Остальные категории сотрудников – ___ месяца.
4. Оформление приема на работу
4.1. Прием на работу оформляется приказом руководителя Компании, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
4.2. Приказ руководителя Компании о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работнику выдается заверенная копия приказа.
4.3. При приеме на работу служба персонала знакомит работника с действующими в Компании правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором, должностной инструкцией, обязательством о неразглашении коммерческой тайны, договором материальной ответственности. После ознакомления сотрудник работник ставит свою роспись.
5. Личное дело работника
5.1. При приеме на работу в Компанию заводится личное дело работника.
5.2. Материалы, приобщаемые к личным делам работника, брошюруются, страницы нумеруются.
5.3. В личное дело работника вносятся следующие документы:
5.3.1. Заявление о приеме на работу (при переводе – также копия письма о переводе).
5.3.2. Резюме, анкета.
5.3.3. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
5.3.4. Копии дипломов, свидетельств об образовании.
5.3.5. Копии документов о присвоении ученого звания, степени.
5.3.6. Копии документов о награждении государственными наградами.
5.3.7. Копии распоряжения, приказа о назначении на должность.
5.3.8. Копия документа об изменении семейного положения.
5.3.9. Копия распоряжения, приказа о перемещении по должности.
5.3.10. Копии дипломов, свидетельств о прохождении повышения квалификации (переподготовки).
5.3.11. Копии документов о поощрениях, в том числе о присвоении почетных званий.
5.3.12. Копии документов о наложении взысканий и их снятии.
5.3.13. Копии документов о прохождении аттестации.
5.3.14. Копии документов о выплате вознаграждения.
5.3.15. Опись документов, имеющихся в личном деле.
5.4. Сведения о работнике, представление которых работником Компании в соответствии с ТК РФ не является обязательным, могут быть внесены в личное дело, только с согласия работника.
5.5. Работник обязан представлять в месячный срок в службу персонала сведения об изменении своего семейного положения, места жительства, номера телефона, отношения к воинской службе, образовательного уровня и другие сведения, включаемые в личное дело.
5.6. Служба персонала Компании обязана обеспечить защиту персональных данных работника.
6. Персональные данные
6.1. Порядок получения персональных данных
Все персональные данные работника следует получить у него самого. Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. (Ст. 86 ТК РФ п. 3.)
6.1.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия. (Ст. 86 ТК РФ п. 4.)
6.1.2. Работодатель не имеет права получить и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. (Ст. 86 ТК РФ п. 5.)
6.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных
В соответствии со ст.86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие требования:
6.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении на службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
6.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
6.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
6.2.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;
6.2.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
6.2.6. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
6.2.7. Работодатель, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.
6.3. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования (статья 88 ТК РФ):
6.3.1. Не сообщать данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
6.3.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
6.3.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правильно соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
6.3.4. Осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;
6.3.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
6.3.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
6.3.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
6.4. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдение ТК РФ.
6.5. При этом в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
6.5.1. полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
6.5.2. свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
6.5.3. определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
6.5.4. доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
6.5.5. требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса.
6.6. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
6.7. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6.8. Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса.
6.9. Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
6.10. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
6.11. Доступ к персональным данным
6.11.1. Внутренний доступ:
6.11.1.1. Работодатель.
6.11.1.2. Заместители по направлениям деятельности.
6.11.1.3. Руководители структурных подразделений имеют доступ к данным своих сотрудников. При переводах — начальники отделов могут ознакомиться с личным делом переводимого сотрудника.
6.11.1.4. Сотрудник организации – носитель этих данных (ст. 62 ТК РФ).
6.11.1.5. Другие сотрудники организации имеют доступа к персональным данным сотрудников организации, только с письменного согласия работника.
6.11.2. Внешний доступ:
6.11.2.1. Надзорноконтрольные органы,
6.11.2.2. Страховые компании;
6.11.2.3. Кредитные организации (банки) – только с согласия сотрудника;
6.11.2.4. Негосударственные пенсионные фонды;
6.11.2.5. Благотворительные фонды (только с письменного заявления),
6.11.2.6. Вышестоящие организации, акционеры, учредители;
6.11.2.7. Главный бухгалтер вышестоящей организации своего структурного подразделения;
6.11.2.8. Другие организации и предприятия – только с письменного разрешения сотрудника, нотариально заверенного, или привезенного собственноручно (гл. 14 ТК РФ).
6.11.2.9. Родственники, члены семьи — только письменного разрешения сотрудника, нотариально заверенного, или привезенного собственноручно (гл. 14 ТК РФ).
6.12. Защита персональных данных
6.12.1. Внутренняя защита:
6.12.2. Защита данных на бумажных носителях (несгораемые сейфы).
6.12.3. Защита информации на электронных носителях – коды, пароли, уровни доступа.
6.12.4. Внешняя защита
6.12.4.1. Дневная охрана;
6.12.4.2. Ночная охрана;
6.12.4.3. Сигнализация;
6.12.4.4. Пожарная сигнализация;
6.12.4.5. Пропускная система для сотрудников.
7. Регистрация трудовых договоров
Трудовые договора подлежат обязательной регистрации.
7.1. Трудовые договоры Компании имеют единую валовую нумерацию.
7.2. Регистрационный номер трудового договора состоит из номера по порядку, в соответствии с нумерацией в реестре регистрации трудовых договоров (Приложение).
7.3. Регистрация производится путем внесения данных о трудовом договоре в Реестр трудовых договоров.
7.4. При изменении существенных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
7.5. Дополнительные соглашения об изменении к трудовому договору также регистрируется в Реестре трудовых договоров, им присваивается следующий по порядку номер.
8. Изменение трудового договора
При изменении существенных условий труда с работником заключается дополнение к трудовому договору. (ст. 73 ТК РФ).
8.1. О внесении изменений в трудовой договор работник предупреждается в письменном виде за 2 месяца до вступления в силу изменений.
8.2. В случае несогласия работника с изменениями трудового договора и отказа от росписи в соответствующем документе, составляется акт об отказе, в котором должны расписаться не менее 3 свидетелей. В этом случае через 2 месяца трудовой договор расторгается на основании ст. 77 п. 7 ТК РФ.
8.3. В случае согласия работника с вносимыми изменениями, может быть сразу подписано дополнительное соглашение, которое вступает в силу со дня подписания.
9. Служебные командировки
Для выполнения своих должностных обязанностей сотрудники могут выезжать по заданию Компании в командировки на территории России и за ее пределы.
9.1. Командировка оформляется сотрудником, ответственным за ведение кадровой документации соответствующим приказом, заявкой на командировку и командировочным удостоверением за подписью директора.
9.2. При направлении сотрудника в служебную командировку руководитель подразделения оформляет командировочное задание, в котором указывается цель и задачи поездки. В командировочном задании указывается даты командировки, маршрут следования, смета расходов на проезд, проживание, питание, иные расходы. Заявка на командировку и приказ оформляются не позднее, чем за неделю до даты выезда.
9.3. Сотрудник ответственный за ведение кадровой документации на основании командировочного задания издает приказ о командировке и оформляет командировочное удостоверение.
9.4. По прибытии сотрудника из командировки он обязан явиться в службу персонала в день прибытия для проставления отметки о прибытии.
9.5. На сотрудника, не явившегося в день прибытия из командировки в службу персонала может быть наложено дисциплинарное взыскание как за прогул.
10. Табельный учет
10.1. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
10.1.1. работник, ответственный за табельный учет:
10.1.1.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
10.1.1.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
10.1.1.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
10.1.1.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, и других;
10.1.1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя.
10.2. Правила заполнения табеля
10.2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
10.2.2. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
10.2.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel и распечатывают его на бумаге. Табель, с визой ответственного за табелирование, передается в бухгалтерию на хранение.
10.3. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
10.3.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения.
10.3.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
10.3.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
10.3.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
10.3.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель вносятся.
10.3.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
10.3.7. Фамилия вноситься в табель полностью, имя и отчество только инициалы. При этом тщательно выверяется написание фамилии, в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
10.3.8. Должность указывается в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
10.3.9. В графе «Отработано за» указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую половину месяца и за весь месяц. Для этого в указанных графах выделяются две колонки. В первой колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. Во второй колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником всего за месяц.
10.3.10. В графе «Отработано сверхурочно» указываются отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
10.3.11. В графах «Неявки по причинам» указывается количество дней неявок на работу по их видам.
10.3.12. Сумма отработанных дней и неявок по всем причинам должна ровняться количеству рабочих дней согласно рабочего календаря за отчетный месяц.
10.3.13. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
10.3.14. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
10.3.15. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит служба персонала по указанию директора Компании и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
10.3.16. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит служба персонала по указанию директора Компании.
10.3.17. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с ТК РФ в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
10.3.18. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с ТК РФ.
10.3.19. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
10.3.20. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
10.3.21. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
10.3.22. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
10.3.23. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей.
10.3.24. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
11. График отпусков
11.1. График отпусков определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по каждому подразделению Компании.
11.2. В структурных подразделения ответственными за составление графика отпусков являются руководители данных подразделений.
11.3. При составлении графика отпусков руководитель подразделения обязан учитывать: сезонность работы подразделения, время в которое был предоставлен предыдущий отпуск работнику, мнение работника. По возможности необходимо учитывать время предоставления очередного отпуска работнику, проработавшему в Компании 6 месяцев.
11.4. В отдельной графе должна быть указана фамилия работника, замещающего ушедшего в отпуск и его личная роспись.
11.5. График отпусков подразделения предается в службу персонала не позднее ноября текущего года.
11.6. Служба персонала составляет общий график отпусков по Компании и не позднее 05 декабря текущего года передает график на согласование и утверждение директору Компании.
11.7. В случае производственной необходимости директор вносит изменения в график отпусков.
11.8. Руководитель подразделения доводит изменения до работника, согласовывает новые сроки отпуска, назначает замещающего сотрудника.
11.9. График отпусков утверждается в срок не позднее 15 декабря текущего года.
11.10. При необходимости изменить сроки отпуска после утверждения графика отпусков, работник индивидуально обращается к руководителю подразделения и директору. При получении одобрения на перенос срока отпуска работник подает в службу персонала письменное заявление.
12. Листок временной нетрудоспособности
12.1. При возникновении случаев временной нетрудоспособности, работник или его близкие обязаны в тот же день сообщить об этом непосредственному руководителю.
12.2. По истечению действия листка временной нетрудоспособности работник обязан в день выхода на работу передать его ответственному за табелирование, который затем передает его в службу персонала. Специалист службы персонала проставляет дату приема листка временной нетрудоспособности в строке «Дата».
12.3. Специалист службы персонала проверяет правильность заполнения листка в части названия Компании, ФИО работника, заполняет разделы, касающиеся названия Компании, времени отсутствия, даты выхода на работу, подсчитывает непрерывный стаж на момент возникновения временной нетрудоспособности.
12.4. Стаж для определения процента оплаты листка временной нетрудоспособности рассчитывается в соответствии с Положение ФСС №13-6 от 12.11.1984 г. На основании рассчитанного стажа проставляет процент оплаты дней нетрудоспособности и их количество.
12.5. Листок временной нетрудоспособности передается в бухгалтерию не позднее 5 рабочих дней с момента получения его службой персонала. Факт передачи фиксируется в Журнале передачи листков временной нетрудоспособности.
13. Полисы обязательного медицинского страхования
Все работники Компании подлежат обязательному медицинскому страхованию.
13.1. Служба персонала в срок не более 15 рабочих дней оформляет в соответствии с требованиями страховой медицинской компании документы на получение полисов ОМС.
13.2. Полис выдается работнику по личную роспись.
13.3. При увольнении работника служба персонала изымает полис и сдает его в страховую медицинскую компанию в соответствующем порядке.
14. Должностные инструкции
14.1. Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
14.2. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное должностное лицо, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
14.3. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
14.4. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции:
14.4.1. В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.
14.4.2. Должностная инструкция состоит из разделов:
14.4.2.1. Общие положения.
14.4.2.2. Права.
14.4.2.3. Должностные обязанности.
14.4.2.4. Ответственность.
14.5.3. В разделе I «Общие положения» указывают:
14.5.3.1. наименование должности;
14.5.3.2. требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования);
14.5.3.3. непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);
14.5.3.4. порядок назначения и освобождения от должности;
14.5.3.5. наличие и состав подчиненных;
14.5.3.6. порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);
14.5.3.7. возможность совмещения должностей и функций;
14.5.3.8. нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).
14.5.3.9. В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.
14.5.4. Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
14.5.5. В разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями организации и должностными лицами, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.
14.5.6. Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.
14.6. Раздел III «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица.
14.6.1. Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.
14.7. В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.
14.7.1. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.
14.8. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.
14.9. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции
14.10. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем.
14.11. Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации.
14.12. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
14.13. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.
14.14. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения.
14.15. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации.
14.16. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.
14.17. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
15. Правила внутреннего трудового распорядка
15.1. Правила внутреннего трудового распорядка (далее Правила) — это локальный нормативный акт, регулирующего вопросы трудовых отношений в Компании.
15.2. Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации (ст. 190 ТК РФ).
15.3. Представительный орган выбирается из числа сотрудников Компании.
15.4. Желательно присутствие равного количества сотрудников всех подразделений и соотношение руководители/рядовые сотрудники – 1/3 (пп. носит рекомендательный характер).
15.5. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к Коллективному договору организации.
15.6. Разработку Правил осуществляет служба персонала совместно с представителями трудового коллектива.
15.7. Проект Правил представляется на рассмотрение трудового коллектива, представительного органа и директора в виде передачи копий и/или размещения на доске объявлений.
15.8. Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта Правил, представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту Правил в письменной форме.
15.9. Если представительный орган работников не согласен с проектом Правил или какими-либо отдельными его положениями, директор вправе внести в текст проекта предложенные изменения (дополнения) и утвердить Правила, или же в течение трех дней после получения заключения должен организовать и провести дополнительные консультации о рассмотрении предложенных изменений и дополнений.
15.10. В случае, если стороны не достигнут соглашения о каких-либо положениях проекта Правил внутреннего трудового распорядка, оформляется протокол разногласий, в котором приводятся варианты «спорных» пунктов Правил каждой из сторон. Вне зависимости от того, будут ли согласованы все разногласия сторон трудовых отношений или нет, директор вправе утвердить Правила внутреннего трудового распорядка.
15.11. Представительный орган работников вправе обжаловать текст утвержденных Директором Правил в гострудинспекции.
16. Содержание Правил
16.1. Правила внутреннего трудового распорядка содержат следующие разделы: общие положения; порядок приема и увольнения работников; регламент рабочего времени; основные обязанности работников; основные обязанности работодателя; поощрения; ответственность за нарушение трудовой дисциплины, обеспечение пропускного режима на предприятии, могут устанавливаться конкретные сроки выплаты заработной платы. обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (статья 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).,регулирование вопросов рабочего времени и времени отдыха, в том числе для женщин имеющих детей. Так же в Правила могут быть включены другие вопросы, не противоречащие ТК РФ.
17. Увольнение работника
17.1. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный как на неопределенный срок, так и срочный трудовой договор, предупредив об этом своего непосредственного руководителя в письменной форме за 2 недели.
17.2. Заявление об увольнении пишется на имя Директора и должно содержать мотивы и срок увольнения.
17.3. Руководитель отдела рассматривает заявление работника и ставит на нем визу и дату возможного увольнения работника.
17.4. Срок предупреждения об увольнении исчисляется со следующего дня после подачи заявления. Если последний день предупреждения приходится на нерабочий день (выходной или праздничный день), то истечением срока предупреждения и соответственно увольнения, следует считать следующий за ним рабочий день.
17.5. Передача работником заявления об увольнении по собственному желанию не исключает возможности его увольнения по другому основанию, если такое основание имеется к моменту увольнения работника.
17.6. Работник передает заявление в службу персонала.
17.7. Менеджер по персоналу знакомится с заявлением и ставит на нем дату ознакомления, после чего передает заявление на подпись Директору.
17.8. Директор выносит окончательное решение об увольнении работника, о чем делает отметку в верхнем правом углу заявления.
17.9. Менеджер по персоналу выдает увольняющемуся сотруднику обходной лист, после того как заявление об увольнении утверждено Директором.
17.10. Обходной лист содержится перечень отделов и должностных лиц, перед которыми увольняющийся сотрудник имеет обязательства.
17.11. Увольняющийся работника заполняет обходной лист, собирает необходимые подписи.
17.12. Заполненный обходной лист передается в службу персонала не позднее двух дней до даты увольнения.
17.13. Оформление увольнения работника производится путем издания приказа об увольнении за подписью руководителя Компании.
17.14. Запись в трудовой книжке и личной карточке работника делается на основании приказа об увольнении.
17.15. Запись в трудовую книжку производится в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса.
17.16. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы в Компании. Самостоятельное оставление работником работы до истечения срока, указанного в приказе об увольнении, рассматривается как прогул без уважительной причины.
17.17. Не позднее дня увольнения с работником должен быть произведен также и окончательный расчет по заработной плате. Если же в последний рабочий день работник не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете.
17.18. В день увольнения работника ему выдается трудовая книжка о чем делается запись в журнале учета движения трудовых книжек.
17.19. Получая трудовую книжку, работник расписывается в журнале движения трудовых книжек, тем самым подтверждая факт получения им трудовой книжки.
17.20. При наличии письменного заявления работника в трехдневный срок ему выдаются копии документов, связанных с работой (приказ об увольнении, справки о заработной плате и т.п.).
17.21. Если в день увольнения работник не работал (отсутствовал) либо он отказался от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет по месту жительства работника уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправление ее по почте. Своевременное выполнение таких требований освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовых книжек.
18.Ответственность:
Менеджер по персоналу несёт дисциплинарную и административную ответственность:
18.1 При оформлении трудового договора/трудовых отношений за:
18.1.1 Соответствие используемой в Компании формы трудового договора требованиям ТК РФ.
18.1.2 Соблюдение сроков установленных для оформления трудового договора согласно Положения и ТК РФ.
18.1.3 Точность указания данных сотрудника и Компании в трудовом договоре.
18.1.4 Правильность и своевременность регистрации трудовых договоров.
18.1.5 Сохранность трудовых договоров.
18.1.6 Своевременность оформления дополнительных соглашений.
18.2 При оформлении и информировании работника об испытательном сроке за:
18.2.1 Соответствие информации, предоставляемой работнику об испытательном сроке, утвержденной в Компании и ТК РФ.
18.2.2 Точность отражения информации об испытательном сроке в трудовом договоре и приказе о приеме.
18.3 При оформлении документов на прием за:
18.3.1 Соблюдение сроков установленных для оформления согласно Положения и ТК РФ.
18.3.2 Соответствие оформления личного дела требованиям ТК РФ.
18.3.3 За сохранность трудовых книжек сотрудников,
18.3.4 За точность и своевременность внесения записей в трудовую книжку.
18.3.5 За разглашение информации о персональных сведениях сотрудников:
18.3.6 Все лица, непосредственно имеющие отношение к персональной базе данных, должны подписывать обязательство о неразглашении. Статья 90 ТК РФ устанавливает ответственность лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, которые должны нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
18.3.7 Статья 5. 27 кодекса РФ «Об административных правонарушениях» от 30. 12. 2001 № 195 – ФЗ устанавливает ответственность должностных лиц: за нарушение законодательства о труде и об охране труда – наложение административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда;
18.3.8 За нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение — дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
18.4. Статья 5. 39 Кодекса устанавливает ответственность должностных лиц:
18.4.1. за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное представление таких документов и материалов, непредставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации – наложение административного штрафа в размере от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда.
18.4.2 За полноту и точность сведений отражаемой в табеле учета рабочего времени,
18.4.3 За своевременность предоставления табеля учета рабочего времени в бухгалтерию Компании.
18.5 При составлении графика отпусков:
18.5.1 За своевременность подготовки проекта графика отпусков и предоставление его на утверждение директору Компании.
18.6 При оформлении листков временной нетрудоспособности:
18.6.1 За правильность оформления соответствующих полей бланка больничного листка,
18.6.2 За точность подсчета стажа, определяющего процент оплаты дней нетрудоспособности.
18.6.3 За своевременность предоставления листка временной нетрудоспособности в бухгалтерию.
18.7 При оформлении полиса ОМС:
18.7.1 За своевременность получения и выдачу полиса ОМС сотруднику.
18.8 При составлении и утверждении правил внутреннего трудового распорядка:
18.8 За соблюдения процедуры подготовки ПВТР,
18.8.1 За соответствие ПВТР нормам ТК РФ.
18.9 При издании приказов по личному составу:
18.9.1. За своевременность подготовки и издания приказов по личному составу,
18.9.2. За соблюдение норм ТКРФ при издании приказов,
18.9.3. За соответствие форм приказов формам, утвержденным комитетом статистики РФ,
18.9.4. За своевременное ознакомление работников с приказами.
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________________________ (дата) ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется руководителю предприятия (заместителю руководителя). 1.2. В своей деятельности кадровая служба руководствуется законодательством о труде, актами Президента и Правительства, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также настоящим положением. 1.3. Кадровая служба работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. 2. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ Основными функциями кадровой службы являются: 2.1. Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров. 2.2. Текущее и перспективное планирование потребностей предприятия в кадрах. 2.3. Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования. 2.4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников предприятия. 2.5. Организация системы учета кадров, их движения внутри предприятия, анализ их текучести. 2.6. Организация планирования и проведения аттестации кадров. 2.7. Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров. 2.8. Создание кадрового резерва и работа с ним. 2.9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение. 2.10. Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров. 2.11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально- экономического развития коллектива. 2.12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. 2.13. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия. 2.14. Осуществление табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков. 2.15. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками предприятия. 2.16. Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже. 3. РУКОВОДСТВО КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ 3.1. Кадровую службу возглавляет начальник, который назначается и освобождается руководителем предприятия. 3.2. Начальник кадровой службы: - руководит деятельностью кадровой службы; - несет ответственность за ее результаты, состояние трудовой и исполнительной дисциплины; - утверждает план работы кадровой службы, контролирует его выполнение; - обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений администрации предприятия; - вносит администрации предприятия предложения об изменении структуры и штатной численности кадровой службы, о назначении и освобождении работников, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности; - определяет содержание и объем функциональных прав и обязанностей сотрудников кадровой службы, организует работу по повышению их квалификации; - в пределах своей компетенции подписывает документы и дает указания по вопросам работы кадровой службы. 4. ПРАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 4.1. Кадровая служба предприятия имеет право: - принимать непосредственное участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников предприятия; - проводить проверки в структурных подразделениях предприятия по состоянию работы с кадрами; - получать от структурных подразделений предприятия необходимую информацию об условиях труда работников, их быта, текучести кадров, трудовой дисциплины и т.д.; - вносить администрации предприятия рекомендации, направленные на сокращение и предупреждение текучести кадров, укрепление трудовой дисциплины, создание стабильных трудовых коллективов и повышение ответственности руководителей за состояние этой работы. 5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5.1. Работники кадровой службы должны строго хранить коммерческую тайну, полученную в результате выполнения ими своих обязанностей. 5.2. Права и социальные гарантии работников кадровой службы обеспечиваются в порядке, предусмотренном законодательством о труде. Руководитель структурного ___________ _______________________ подразделения (подпись) (расшифровка подписи) Визы С Положением ознакомлены: ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата) ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата) ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата)