График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Форма графика отпусков на 2019 год

Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.

Скачать график отпусков в формате Excel

Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.

• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14–19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях.

График отпусков сотрудников

Важно

Бесплатные демо-версии: График отпусков на 2018 год без учета государственных праздников (бесплатно) График отпусков с учетом государственных праздников (бесплатно) Полный график отпусков на 2018 год с учетом государственных праздников — $3.45. График строится автоматически в MS Excel на основании данных об отпусках сотрудников (дат начала и конца отпусков), внесенных пользователем в таблицу.

Если график отпусков строится вручную, то обычно происходит так. Дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel.
Для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков. При переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать.
Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу. Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.

Excel-office

Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год. Полная версия, позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — $2,7.

Инфо

Полная версия на 2018 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — $3,70.

Полная версия на 2017 год, учитывающая государственные праздники — $3,70. Полная версия на 3 года, учитывающая государственные праздники — $4,70. Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.

График отпусков (просто наглядный)

Внимание

Настроили в горизонтальной оси промежуток основного деления – 7 дней. Принцип корректировки любого элемента диаграммы Ганта.

Какой элемент диаграммы нужно изменить, на него и нажимаем, затем нажимаем функцию «Формат оси» (из контекстного меню). Или на закладке «Работа с диаграммами» — «Формат» нажимаем на кнопку «Формат выделенного».

При изменении в таблице данных, будут меняться и данные в диаграмме. Есть упрощенный вариант построения диаграммы Ганта — с помощью условного форматирования и формулы.

Смотрите это прием в статье «Табель рабочего времени в Excel». Чтобы сопоставить данные по плановым и фактическим данным для визуализации, планирования, нужно построить диаграмму.

Как это сделать, читайте в статье «Диаграмма в Excel план-факт» тут.

Умный график отпусков

Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего - руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Заполняем образец графика отпусков на 2018 год

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам. Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено - сразу Ссылка для просмотра и скачивания.Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Чье мнение учитывать при составлении График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст.

График отпусков в виде диаграммы эксель

При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения.

График отпусков в виде диаграммы в эксель

График!G5″2-я строка - «=График!K5″3-я строка - «=График!O5″4-я строка - «=График!S5″5-я строка - «=График!W5″Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку.(это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался)Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец).

В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).
Используется значение в столбце «Дней 1» - продолжительность первого периода отпуска У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:Плюс один день потому, что дата окончания отпуска - это последний его день, а не первый рабочий. Третий ряд Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности - столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними - аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов - это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

Получилось так.Можно нарисовать горизонтальные линии. На закладке «Работа с диаграммами» — «Макет» нажимаем в разделе «Оси» кнопку «Сетка». Нажимаем кнопку функции «Горизонтальные линии сетки по основной оси». Затем нажимаем на кнопку функции «Основные линии сетки». Получится так.Можно менять цвет графика, т.д. Нажимаем на каждый элемент диаграммы, заходим в «Параметры оси» и меняем то, что и как хотим. Ещё, есть функции на закладке «Работа с диаграммами».

Там три вкладки с функциями. Теперь обратим внимание на то, что шкала в диаграмме начинается не с даты 12.01.2015 г., а раньше. Если речь идет не о дате, а простых числах, то настроить легко.

Нажимаем на горизонтальную ось, в параметрах оси ставим фиксированные данные (числа). Дату запишем в таком формате 12/1/2015. Но у нас стоит дата в диалоговом окне параметров оси, и написана она не в формате дата.

Закон определяет, что работник, который трудится в соответствии с оформленным трудовым соглашением, должен в течение года хотя бы один раз сходить в отпуск. Для того, чтобы определить, когда какой из работников собирается отдыхать, субъект бизнеса оформляет специальный график. Как правило, для этих целей используется бланк графика отпусков по форме Т-7. Его нужно оформить за 2 недели до завершения календарного года.

Этот документ необходимо иметь на каждом предприятии по нескольким причинам. Для начала, это требует действующее законодательство. Кроме этого, необходимо распланировать время отпусков ключевых сотрудников, чтобы не было остановки производства из-за их одновременного отсутствия в компании.

Обычно созданием документа занимается сотрудник кадровой службы. Он опрашивает о желаемой дате руководителей всех подразделений субъекта бизнеса, а они, в свою очередь, собирают сведения у своих подчиненных. Последние должны сообщить даты, когда они хотят отправить в отпуск в будущем году.

Если компания большая, и в ней трудится много работников, то заниматься оформлением графика лучше всего с самой осени. В график вносятся все оформленные работники, в том числе и весь административный персонал.

Внимание: утвердить оформленный график необходимо за 2 недели до завершения нового года. Провести ознакомление с работниками можно уже после этого дня.

В график необходимо внести все виды отдыха, предоставляемые работникам:

1. Ежегодный отпуск;
2. дополнительный отпуск;
3. Отпуска, которые не были использованы работниками ранее.

В последнее время идет множество споров о том, сгорает или нет неиспользованное ранее время отпусков. Нет, оно не сгорает, и работник может им пользоваться в последующие годы в полном объеме. Однако это не выгодно для работодателя. Во-первых, ему необходимо будет выплачивать солидные отпускные выплаты, если работник затребует отдых сразу за несколько лет. Во-вторых, не предоставление отпуска вовремя является нарушением закона, и при выявлении этого факта трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч руб.

Является ли график отпусков обязательным документом

Важно: в ТК закреплено, что субъекты бизнеса любой формы собственности, как компании, так и предприниматели с сотрудниками, обязаны оформлять график отпусков. И это необходимо соблюдать, в противном случае может быть наложен штраф согласно КОАП.

Если у предпринимателя нет привлеченных работников, то график отпусков он может не оформлять. Также освобождены от составления данного документа физические лица, которые являются работодателями.

Когда он составляется

ТК определяет, что если у субъекта бизнеса, как компании, так и предпринимателя, есть привлеченные работники, то они должны оформить и утвердить график отпусков на будущий календарный год не позднее двух недель до окончания текущего года.

Чтобы успеть подготовить документ в срок, его лучше всего начинать составлять еще осенью. При этом нужно учитывать, что крайней датой, когда график нужно утвердить, из года в год является 17 декабря.

Если сроки, в которые график должен быть оформлен и утвержден нарушаются, то субъект бизнеса будет привлекаться к административной ответственности в виде штрафа.

На какой период

Важно: график составляется в компаниях и у предпринимателей на срок в один год. При этом составление и утверждение нового документа необходимо производить ежегодно.

Это связано с тем, что право на получение отпуска и его длительность определяется в пределах одного календарного года. Кроме этого, ежегодное составление графика дает возможность контролировать - все ли сотрудники воспользовались правом пойти в отпуск в данном году.

Скачать бланк графика отпусков на 2018 год

Файлы для скачивания:

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 в 2018 году

Рассмотрим подробный процесс как составить график отпусков.

В первую очередь необходимо записать полное либо сокращенное наименование организации, либо указать Ф.И.О. предпринимателя. Правее от этой графы расположена таблица, куда нужно внести .

В организации может быть создан орган профсоюза. Данные о его письменном мнении необходимо отразить в графах, расположенных в левой половине бланка.

Следующим шагом нужно записать номер графика, а также дату, когда он был составлен. Рядом также находится поле, в каком требуется отразить год действия документа.

Внимание: график отпусков утверждается руководителем фирмы либо предпринимателем. Для этого в правой части есть специальные графы, в каких он ставит Ф.И.О., подпись, занимаемую должность. Рядом он записывает дату, в какую производится утверждение графика.

Сам документ содержит таблицу, в которую построчно вносятся сведения об отпусках сотрудников. Заполнение таблицы производится таким образом, чтобы сначала записывалось наименование подразделения, а после этого - шел перечень трудоустроенных в нем работников.

В графу 1 нужно занести название подразделения.

В графе 2 проставляется наименование должности согласно сведениям из штатного расписания.

В графах 3 и 4 указываются Ф.И.О. работника, а также его табельный номер.

Графа 5 должна содержать суммарное число дней отдыха, которые предоставляются сотруднику в данном году.

В графу 6 записывается дата, в которую работник желает получить отпуск. А в следующую графу 7 нужно вносить день, когда он был действительно предоставлен.

Если производится перенос отпуска на другую дату, то в графе 8 отмечаются реквизиты распоряжения, которым такой перенос был согласован. В графу 9 вносится новая дата начала отпуска.

Графа 10 - свободное место, в котором можно делать отметки о том, что отпуск был перенесен, работника пришлось отозвать от предоставленного отпуска, либо иную аналогичную информацию.

Полностью составленный документ должен быть подписан руководителем кадровой службы.

Порядок утверждения графика

Рассмотрим подробнее как осуществить процедуру его утверждения:

1. При наличии профсоюзного органа, составленный график отпусков на следующий год необходимо передать ему для согласования, приложив к нему сопроводительное письмо.
2. Профсоюзный орган рассматривает его, а по завершении этого процесса он должен вынести свое мотивированное решение по представленному документу.
3. Мнение, которое вынесет профсоюз может быть как положительным, так и отрицательным. При несогласии данного органа с разработанным графиком, проводятся переговоры, в результате которых должно быть достигнуто согласие сторон.
4. График отпусков на следующий год утверждается не позднее двух недель до окончания текущего года, то есть не позднее 17 декабря.
5. Производится утверждение графика отпусков. Его можно утвердить либо, издав , либо путем проставления специального грифа на самом графике отпусков. Составление приказа является более удобным способом ввода. Так как в тексте данного распоряжения можно обозначить должностных лиц, которые ответственны за его исполнение, источники финансирования отпусков, а также каким образом сообщать сотрудникам о начале и окончании отпуска. Так как для графика утверждения отпуска существует срок, то и приказ на его утверждение должен быть издан за две недели до окончания текущего года.

В каком случае вносятся изменения в график

Существующие положения законодательных актов предусматривают возможность внесения изменений в ранее утвержденный график отпусков.

Но каждой стороне нужно помнить, что такое событие является мерой необходимости. Перенос отпуска может быть связан с обязанностью работодателя предоставить отпуск новым работникам предприятия в установленные законодательством сроки.

Нормы трудового права определяют случаи, когда изменения в графике отпусков должны пройти в обязательном порядке:

• При наступлении у работника периода временной нетрудоспособности.
• Работник организации в момент нахождения в отпуске привлекался к исполнению им гражданской обязанности, когда законодательством предусмотрено для этого случая освобождение от работы.

Кроме этого, существующие нормы устанавливают обязанность работодателя по желанию сотрудника произвести перенос отпуска, если администрация не проинформировала его о начале этого периода за две недели. Чтобы это осуществить, сотруднику компании достаточно подать на имя руководства заявление с новыми датами такого периода.

Также руководству компании предоставлено право произвести перенос отпуска своего сотрудника, если будет установлено, что его отсутствие приведет к нарушению хозяйственной деятельности компании. Однако, работник в этом случае обязательно должен дать на это свое согласие.

Порядок внесения изменений в график

Изменения в график, по которому предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, могут вноситься как по инициативе сотрудника компании, так и быть инициированы со стороны руководства.

В первом случае необходимо сделать следующее:

• Сотрудником составляется заявление, в котором отражается причина осуществления переноса его отпуска.
• Заявление передается на рассмотрение руководству компании, которое в соответствии с производственной обстановкой разрешает или запрещает перенос отпуска.
• Заявление, содержащее положительное решение директора передается в кадровую службу, где формируется приказ о внесении изменений в график отпусков.
• На основании заявления в графике отпусков в графе «Примечание» проставляется отметка о переносе - отражается входящий номер и дата заявления.

Когда изменения в графике происходят по производственной необходимости, порядок действий отличается от выше рассмотренного:

• Информирование работника о возникшей производственной необходимости и обсуждение возможности переноса отпуска.
• Получение у сотрудника, у которого переносится отпуск, письменного согласие на это.
• Подписанный документ отправляется в кадровую службу, чтобы ответственный специалист подготовил приказ на перенос отпуска.
• В графике отпусков в графе «Примечание» отражается отметка, включающая в себя реквизиты полученного от работника согласия на перенос.

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.

Как сделать шаблон графика отпусков в Excel

Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).

Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):

Теперь покажем вам, как это сделать!



Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:

Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:

СЧЁТЗ(A9:A23)

Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:

ОКРУГЛВВЕРХ(C1*C2;0)

Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:

Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:

Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:

СЧЁТЕСЛИ(E9:E23;"На работе")

Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:

Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:

И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:

ЕСЛИ(E6<$C$2;"нехватка";"хорошо")

Наконец, мы имеем такой результат:

На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.

Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.