Секретарь - это лицо компании, и от его умения вовремя принять и грамотно распределить звонки многое зависит. В статье дается эффективный алгоритм распределения звонков.
Из статьи вы узнаете:
От ответа на звонок зависит впечатление об организации. Поэтому секретарю так важно знать, как профессионально отвечать на вопросы любой сложности, правильно осуществить переадресацию входящих звонков, исключить лишние звонки и при этом не пропустить ценную информацию.
Как работать с входящими звонками. Готовый алгоритм
Умение говорить по телефону - это в некотором роде искусство. Чтобы профессионально общаться по телефону и грамотно осуществлять распределение входящих телефонных звонков, развивайте умение четко формулировать свои мысли, выстраивать отношения с людьми. Будьте готовы вести диалог, презентовать компанию и руководителя и знать, как правильно сделать распределение звонков в офисе.
В любой ситуации сохраняйте спокойствие и не высказывайте своего недовольства поведением собеседника - ни интонацией, ни словами.
При приеме и распределении входящих звонков недопустимо: раздражаться, говорить свысока, фамильярничать, разговаривать в поучительной манере
Существует два способа приема и распределения телефонных звонков - ручной и автоматизированный . Сфера применения каждого способа обуславливается целесообразностью и возможностями организации.
Мы будем рассматривать ручной вариант приема и распределения звонков в офисе. В данном случае секретарь является основным лицом, контролирующим каждый этап данной процедуры, которая в общем виде может быть представлена в виде алгоритма, представленного на Схеме 1.
Схема 1. Алгоритм ответа на входящий звонок
Приведем примеры приема и распределения звонков и факсов по данному алгоритму:
- Компания «Коммуникативные технологии», доброе утро.
- Буду рад вам помочь.
Вариант выбора приветствия зависит от времени суток. Общепринятым стандартом считается вариант «доброе утро » - до 11:00, до 17:00 - «добрый день », а после 17:00 - «добрый вечер ».
Если осуществляется ответ на внутренний звонок по организации, достаточно назвать отдел и представиться по имени:
- Приемная директора. Татьяна.
Алгоритм, по которому происходит распределение звонков, представлен ниже:
Схема 2. Алгоритм распределения звонков
Как соединить абонента с руководителем?
Таблица 1. Фразы, которые вам помогут при распределении поступивших звонков
Как попросить позвонившего представиться |
|
Как попросить позвонившего повторить имя |
|
Как сказать собеседнику, что его звонок будет переведен |
|
Как перевести звонок на сотрудника |
|
Как соединить с сотрудником |
|
Что говорить, когда линия занята |
|
Что говорить, если абонент хочет получить информацию, стать деловым партнером или отправить предложение о сотрудничестве |
|
Что вы делаете, если во время разговора вам поступает звонок по другой линии |
Первый звонок:
Второй звонок: Внимательно выслушайте. Соедините, если это возможно, или вежливо попросите подождать. Разговаривайте не более одной минуты. Первый звонок:
|
Как вежливо прервать собеседника |
|
Как оградить начальника от ненужных звонков, рассказывается в статье по .
Как вежливо и доброжелательно разговаривать по телефону
Кроме выполнения основных алгоритмов и использования универсальных шаблонных фраз, предлагаем взять на заметку для работы специальную памятку. В ней собраны советы, как отвечать на звонки, поступающие в компанию, и профессионально их обрабатывать (таблица 2).
Таблица 2. Памятка «Профессионал телефонного общения»
Наш комментарий |
|
Поднимайте трубку не позже третьего звонка. |
Важно не только первое слово, но и как долго позвонивший будет ожидать ответа. |
Как можно скорее выясните имя собеседника. |
Людям нравится персонализированное отношение. Удостоверьтесь в том, что вы правильно услышали имя и используйте его. |
Не заставляйте ждать абонента на телефоне, даже если вы занимаетесь важным делом. |
Объясните причину постановки на ожидание. Спросите разрешение. Получите разрешение. Поблагодарите звонящего. Если ожидание затягивается, возвращайтесь к позвонившему через каждые 40 секунд. Спросите, готов ли он еще немного подождать, или попросите разрешения перезвонить. Договоритесь о времени звонка. |
Поддерживайте приятную, профессиональную манеру разговора. |
Внимательно слушайте собеседника и не перебивайте его. Необходимо быть на одну ступень выше своего собеседника по эмоциональной окраске. Например, если собеседник доброжелателен - вы очень доброжелательны. Если собеседник нейтрален - вы доброжелательны. Если раздражен - вы нейтрально вежливы. Ниже нейтральной вежливости по эмоциональной окраске не нужно опускаться, что бы ни случилось. |
Проявляйте активность в разговоре. Будьте хорошим слушателем. |
Участвуйте в разговоре, удерживайте инициативу в беседе и предоставляйте полную информацию собеседнику, не дожидаясь наводящих вопросов. Не допускайте эффекта вытягивания информации из вас. |
Говорите грамотно. Обращайте внимание на звучание вашего голоса. Во время разговора следите за дикцией. |
|
Постарайтесь понять передаваемую вам информацию с первого раза. |
Держите под рукой бумагу и ручку на случай, если потребуется записать важную информацию. |
Установите с собеседником доверительные и доброжелательные отношения. Признавайте свои ошибки, если таковые имели место. |
В любой ситуации сохраняйте спокойствие и не высказывайте своего недовольства поведением собеседника - ни интонацией, ни словами. В разговоре недопустимо: раздражаться, говорить свысока, фамильярничать, разговаривать в поучительной манере. |
Перезванивайте, если обещали! Перезванивая, спрашивайте у собеседника, есть ли возможность разговаривать. Контролируйте время разговора. |
Правила телефонного этикета предполагают перезванивать, если звонок исходил от вас и был разорван. Если вы рассчитываете на длительные телефонные переговоры , обязательно осведомитесь, есть ли у вашего собеседника время, чтобы уделить его вам. Если нет, уточните, когда удобно перезвонить, чтобы поговорить более основательно. |
Если в компанию поступает много звонков, то целесообразно автоматизировать процесс их приема и распределения. Современные технологии позволяют это сделать.
Дополнительную информацию о распределении звонков можно получить в статье по .
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
1. Время ответа на письмо.
- Позитивное завершение письма
– последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!
Сравните:
Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.….. | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! |
Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!
Варианты финальных фраз:
Буду рад сотрудничеству!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С надеждой на плодотворное сотрудничество,
Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением,
С уважением,
С уважением к Вам,
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
5. Подпись и блок контактной информации.
Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.
Для чего это нужно?
Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.
Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.
Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.
Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
На протяжении нескольких последних лет руководство страны прикладывает огромные усилия для повышения престижности армейской службы, в особенности это касается службы по контракту. В целом существенно возросла зарплата военнослужащих, улучшились условия службы, а также повысилось финансирование всей военной отрасли государства. В таких условиях среди граждан начала наблюдаться тенденция, когда все больше людей хочет посвятить свою жизнь армии. Попасть на контрактную службу достаточно проблематично, ведь все кандидаты проходят углубленное медицинское обследование, а также физические испытания. Исходя из данных фактов, мужчине попасть в армию, имея категорию годности В, будет просто нереально. Одновременно с этим стоит отметит тот факт, что для службы в большинстве государственных органов требуется наличие военного билета с отметкой о прохождении срочной армейской службы. Такие факторы вынуждают молодых людей с категорией В, имеющих амбиции построить карьеру в государственных силовых структурах, искать пути, как попасть в армию. Для того, чтоб это осуществить придется пройти сложный путь по изменению категории годности в военном билете. Кроме того, бывают ситуации, когда парень получает категорию В по какой-то патологии, о которой он не хотел бы распространяться. Это зачастую касается заболеваний психики или наркотической зависимости. Стоит помнить о том, что человек получивший вольную от армии с помощью таких диагнозов в будущем начинает испытывать серьезные трудности как с трудоустройством, так и с получением тех же водительских прав. Это все приводит к существенному ухудшению материального положения мужчины, что негативно влияет на всю его жизнь. По этой причине молодой человек может иметь веские основания для того, чтоб поменять категорию годности в своем документе воинского учета. В каких ситуациях возможно поменять категориюЕсли мужчина серьезно намерен изменить свою категорию годности, что указана в его военном билете, ему необходимо получить информацию о том, как же это сделать. Сперва необходимо принять тот факт, что поменять категорию согласно действующего законодательства возможно. При этом военкоматы весьма неохотно помогают в этом молодым людям. Это связано с тем, что начиная с 2005 года, было отменено обязательно медицинское переосвидетельствование, которое ранее проводилось каждые три года. Одновременно с этим, все еще можно добровольно пройти переосвидетельствование. Для этого, каждый желающий должен направиться в свой военкомат для написания заявления на имя военного комиссара о проведении повторного медицинского освидетельствования. К такому заявлению рекомендуется приложить копии медицинских документов, что буду подтверждать факт того, что парню удалось полностью вылечить свое заболевание, из-за которого ему ранее была поставлена не удовлетворяющая категория. Важно помнить о том, что при отсутствии веских оснований и пакета медицинских заключений нет никакого смысла даже инициировать процедуру смены разряда годности. В таком случае в военкомате наверняка откажут в подобном прошении. Иначе говоря, перед тем как направится в военкомат крайне важно посетить всевозможных врачей для проведения углубленного обследования. Кроме того, потребуется приложить усилия для того, чтоб сняться с учета в разного рода диспансерах, из-за чего ранее призывнику была присвоена та или иная категория. После того как будет подано заявление, у молодого человека могут возникнуть определенные проблемы. Так, к примеру, часто военкоматы просто отказываются принимать к рассмотрению такие прошения от граждан. В подобных ситуациях потребуется отправить данное заявление через почту с уведомление получателя. После того как военкомат получит заявление он имеет право его рассматривать на протяжении 30 дней. Существует всего два варианта последующего развития событий. Военкомат может удовлетворить просьбу заявителя и назначить в его отношении повторную медицинскую комиссию или же может его просто не рассматривать. Во втором случае единственным выходом будет обращение в прокуратуру с заявлением о бездействии сотрудников военкомата. Практический опыт демонстрирует, что если приложить всевозможные усилия, то вполне реально добиться от военкомата повторно освидетельствования. Процесс смены категории пригодности в военкоматеВ зависимости от ранее присвоенной категории годности процедура ее смены будет несколько отличаться, хотя и пройдет по однообразной схеме.
ИтогиНесмотря на всю сложность процедуры смены категории пригодности и частом нежелании военкомата идти на уступки призывникам, практический опыт показывает, что подобное все же реально осуществить.
Многие интересуются, как изменить категорию годности в военном билете. Это возможно сделать, если состояние здоровья изменилось в положительную сторону. Этот факт нужно обязательно подтвердить медицинским документом. Если что-то не получается, главное - не паниковать и внимательно ознакомиться с имеющимися законами. Если гражданин получил категории годности В или Д, у него могут появиться проблемы при устройстве на работу в дальнейшем. Например, при попытке устроиться на работу в такие организации, как МВД, ФСБ, ФСИН, ФСКН, СВР, МЧС. Помимо всего прочего, множество государственных и муниципальных организаций не торопится брать на работу граждан мужского пола, которые имеют какие-либо отклонения в здоровье и были освобождены от призыва или от воинской службы. И это нельзя назвать неправильным решением. Ведь для работы в таких ответственных службах нужно иметь определенный запас терпения и здоровья. Ситуация улучшилась после введения новых положений "О военно-врачебной экспертизе", в которых было предусмотрено проведение повторного медицинского освидетельствования гражданина в связи с изменением состояния его здоровья, ранее имевшего категорию годности В (ограниченно годен).
Согласно постановлению, ограничения можно частично снять при приеме на службу в силовые структуры и ведомства, которые были перечислены выше. Но это совсем не значит, что военно-врачебные комиссии ведомств не станут запрашивать данные из военных комиссариатов, по какой причине тот или иной гражданин был освобожден от военной службы по призыву. Поэтому если вы решили каким-то образом схитрить, то этот номер не пройдет. Все нужно проводить законным методом. Запрошенные данные также будут учитываться, при вынесении решения по вопросу признания кандидата годным или не годным к службе в той или иной силовой структуре. С чего следует начать? Чтобы изменить категорию годности, нужно в военном комиссариате подать письменное заявление на имя начальника военного комиссариата. К заявлению нужно обязательно приложить документальные подтверждения того, что состояние здоровья молодого человека улучшилось. Лишь после этого возможно проведение медицинского освидетельствования. Рекомендуется отправлять данное заявление заказным письмом с получением уведомления через почтовую службу России. Если ответа на направленное заявление не последовало, можно направить заявление в вышестоящий военный комиссариат субъекта РФ. Проведение медицинского освидетельствования для изменения категории годности
При явке на медкомиссию призывнику следует взять с собой все имеющиеся медицинские документы. Если после последнего обследования была проведена успешная операция или пройден курс лечения, это должно быть подтверждено специальными выписками, заверенными главным врачом медицинского учреждения. Обойти нужно будет семь врачей-специалистов:
Основания для повторного медицинского освидетельствования граждан, которые пребывают в запасеСогласно Закону Российской Федерации, гражданин, пребывающий в запасе, может проходить медицинское освидетельствование с целью определения его годности к службе. В законе четко прописано, каков должен быть порядок прохождения медицинского освидетельствования для граждан, пребывающих в запасе.
Кто может поменять категорию в военном билете?Вполне законно обращение с просьбой провести повторное освидетельствование, если вы полностью или почти излечили заболевание, из-за которого были отправлены в запас. В настоящее время современная медицина позволяет излечить даже смертельные заболевания. Зрение легко восстановить, проведя операцию на глазном яблоке. Язва желудка легко поддается лечению благодаря соблюдению правильного рациона питания и приема необходимых лекарств. Конечно же, залеченные болезни могут снова дать о себе знать при прохождении военной службы, но зачастую они не проявляются вновь во время работы в государственных структурах.
Многие, наверно, слышали о таком понятии, как «белый военный билет». Его получают, заплатив внушительную сумму должностным лицам при военкомате. Ни в коем случае не советуем вам идти таким путем, так как это может привести не только к краху вашей будущей карьеры, но и приведет к административной и уголовной ответственности. Тем более вы всегда будете в напряжении, получив важный для вас документ незаконным путем. Замена категории в военном билете, конечно же, отнимет у вас некоторое количество времени. Но ведь ничего нельзя добиться без нужных усилий! |