Personelle ilgili belgelerin arşive aktarılması. Personel belgeleri: arşivleme için depolama ve hazırlık. Personelle ilgili belgeler için ne geçerlidir?

Talimat 1 Vakaları arşive gönderme prosedürünün fazla zaman almamasını sağlamak için, mevcut iş akışı sırasında bunların yürütülmesine ilişkin kurallara uymalısınız. Vakaları kalıcı veya geçici depolama için arşive aktarırken, belgeleri ciltlemek, sayfaları numaralandırmak, çalışma talimatlarında öngörüldüğü takdirde son bir yazı yazmak ve ayrıca bir iç envanter hazırlamak gerekir. 2 Aynı zamanda, sunulan davanın başlık sayfasında kuruluşun veya işletmenin adı, davaların isimlendirilmesine göre endeks, davanın açılma ve kapanma tarihi ve saklama süresi belirtilir. arşive. 3 Arşivlenecek belgeler sert kapaklı ayrı bir klasörde dosyalanır. Belge belirli bir değere sahipse, genellikle dikilmez, ancak bir dosyaya veya zarfa konulur ve davaya eklenir.

Personel belgelerinin kuruluş arşivine aktarılmasına ilişkin kurallar

Dikkat

Kanun metninde, personele ilişkin belgeler, arşivlenmesinden personel servisinin sorumlu olduğu bir tür arşiv belgesi olarak seçilmiştir. Bazı personel belgelerinin saklama süreleri şunlardır:

iş sözleşmeleri - 75 yıl,
çalışanların kişisel dosyaları - 75 yıl,
ikramiye belgeleri - 5 yıl.

Arşivlemenin amacı nedir? Gerçek şu ki, personel belgelerine erişim yalnızca çalışan çalışanlar için geçerlidir.

İşten çıkarıldıktan sonra, bir çalışan için belgelerin çoğu imha edilemez, ancak geri kalanıyla birlikte saklamaya devam etmenin bir anlamı yoktur. Belgeleri depolamak için arşivleme ve aktarma prosedürünün kurtarmaya geldiği yer burasıdır.

İK kayıtları yönetimi: İK belgelerinin saklanması ve imha edilmesi için kurallar

Önemli

Kuruluşun çalışanlarına bir ayı geçmeyen bir süre için geçici kullanım için belgeler verilir. Belirtilen sürenin sona ermesinden sonra, belge saklama yerine iade edilmelidir.

Düzenlenen her belge için, belgenin türünü (adını), düzenlenme tarihini, soyadını, adını, belgenin verildiği kişinin soyadını, tarihini gösteren bir yedek kart girilir. iade eder ve ayrıca belgenin alınması ve kabulü için makbuzlar için sütunlar sağlar. Tablo 1, kuruluştaki personel kayıtlarındaki ana belgelerin saklanma şartlarını göstermektedir.
Tablo 1 Kalıcı, geçici depolama ve imha için belgelerin seçimi, devletin, belediye arşivlerinin, kuruluşların arşivlerinin (departman arşivlerinin) çalışma kurallarına ve talimatlarına ilişkin mevcut kurallara uygun olarak yapılmalıdır. Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının Federal Arşivleri ve arşiv makamlarından.

Kuruluşun arşivine aktarılmak üzere personel hizmet vakalarının hazırlanması

Bilgi

Yandex.Zen'deki kanalımıza abone olun! Kanala abone olun Uzun süredir personel işinin kurulduğu kuruluşlarda, belge arşivleme faaliyeti çalışanlardan birinin iş sorumlulukları arasında yer almaktadır. Böyle bir çalışan hangi dönemlerde arşivleme yapılması gerektiğini ve bu işin kurallarının neler olduğunu bilir.

Tipik olarak, böyle bir kuruluş ayrı bir düzenleyici eylem geliştirdi ve uyguladı - çalışanın faaliyetlerinde rehberlik ettiği “Belgelerin saklanmasına ilişkin düzenlemeler”. Şirketin yapısında, her biri kendi belge akışına sahip olan birçok bölüm varsa, belgelerin arşivlenmesi için ilk hazırlığı, bölüm personelinden bir çalışan tarafından gerçekleştirilir.

Buna göre, bu durumda, personel belgelerinin arşivlenmesine hazırlanmaktan personel servisi çalışanı sorumludur. Hangi belgeler arşivlenecek? Sanatta.

Personel belgelerinin arşive sunulması

Kuruluşun faaliyetlerinin belgesel desteğini rasyonel olarak organize etmek ve ayrıca belgeleme ve bilgi alanındaki mevcut düzenleyici belgelere sıkı sıkıya uymak için belgenin doğru saklanmasını sağlamak gereklidir. Kuruluşun belgelerinin güvenliğinden kuruluş başkanı sorumludur. Belgeler, onları tozdan ve güneş ışığına maruz kalmaktan koruyan kilitlenebilir dolaplarda saklanmalıdır. Kalıcı saklama durumlarından belgelerin geri alınmasına ve verilmesine izin verilmez.

Kuruluşun arşivle bir anlaşma yapma ve daha sonra depolama süresi dolan kuruluşun faaliyetleri sırasında oluşturulan arşiv belgelerine depolamak üzere aktarma hakkına sahip olduğu belirtilmelidir. Böyle bir anlaşma yapılmadığı takdirde, kuruluş sadece çalışanların personel siparişlerini ve bordro kayıtlarını arşivleyecektir.

Personel evraklarının envanteri ve arşivlenmesi

Yani kanuni halefi olmayan tasfiye edilen kuruluşların iki seçeneği vardır: Tasfiye edilen teşebbüsün arşivini bir üst kuruluşa veya uygun devlet arşivine devretmek. Kime ve hangi belgeler gönderilecek? Tasfiye prosedürü sırasında, personel memuru, Rusya Federasyonu'nun konusunun topraklarında faaliyet gösteren arşiv yönetim organı ile iletişime geçmelidir.

Nerede olduğuyla ilgili bilgiler genellikle yerel yönetim tarafından tutulur. Bölümde mutlaka her kategori için (kalıcı, geçici (on yıldan fazla), geçici (on yıla kadar) ve personel bazında) arşive aktarılacak vaka sayısı mutlaka sorulacaktır.

Personel belgeleri kategorisi, personel hizmetleri ve muhasebe faaliyetlerinde oluşturulan belgeleri içerir (siparişler, kişisel kartlar, ücretler için kişisel hesaplar vb.).
Bazı belge türleri ayrılmalıdır, yani: asıllar ve kopyalar; kalıcı ve geçici depolama belgeleri; planlar ve raporlar; idari işlemler; projeler ve onaylanmış belgeler. 8. Dosya, yalnızca bir takvim yılına ait raporları içermelidir.

Ancak, faaliyet süresince ayrı kişisel, devredilebilir dava ve komisyon belgelerinin oluşturulmasına izin verilir. 9. Kutu 250 sayfayı geçmemelidir. Aksi takdirde, parçalar (hacimler) oluşturmak gerekir.

10. Kasanın içinde, çalışma kağıtlarının düzenlendiği sırayı gözlemlemek önemlidir (belgenin türüne bağlı olarak, saklama süresine göre alfabetik, kronolojik sıraya göre sıralanırlar). 11. Başvurular ilgili belgelere eklenmelidir.
Tüm evrakların (personel siparişleri, çalışanların kişisel kartları, kişisel dosyalar, sözleşme kağıtları vb.) Kendi özelliklerine ve arşivleme inceliklerine sahip olduğuna dikkat edilmelidir.
Belirtilen kanun, yapısal birim başkanı tarafından imzalanmalı ve kuruluşun tek yürütme organı tarafından ve muhasebe belgelerinin, mali tabloların kaybolması veya hasar görmesi durumunda - ayrıca şirketin baş muhasebecisi tarafından onaylanmalıdır. Kural olarak şirket arşivine aktarılmadan önce saklanması gereken belgeler, organizasyonun bulunduğu yerdeki çalışma odalarında saklanır. Depolanmak üzere şirket arşivine aktarılan şirket belgeleri, bu amaç için özel olarak belirlenmiş tesislerde bulunmalıdır. Şirket arşivlerinde saklanan şirket belgeleri, tam güvenliklerini sağlayan kilitli dolaplara yerleştirilmelidir.
Kuruluşun çalışanlarına (kuruluşla çalışma veya sivil ilişkiler içinde olan kişiler) belgelerin verilmesi, kuruluş başkanının veya onun yetkilendirdiği bir kişinin izni ile makbuz karşılığında gerçekleştirilir.

Devlet arşivlerinde personel belgelerinin transferine ilişkin kurallar

Depolama süresi kuruluşun kendisi tarafından belirlenir, ancak 1 yıldan az olamaz. Liste tarafından belirlenen saklama sürelerinin azaltılması yasaktır. Kuruluşların çalışmalarının belirli özelliklerinden kaynaklandığı durumlarda, bu Listede belirtilen belgelerin saklama koşullarında bir artış meydana gelebilir. Kuruluşlarda depolama sürelerini belirlemek ve depolama ve imha için belgeleri seçmek için çalışmaları organize etmek ve yürütmek için, kuruluşun yöneticilerinden birinin başkanlık ettiği ana yapısal bölümlerin en nitelikli uzmanlarını içeren kalıcı uzman komisyonları (EC'ler) oluşturulur ve kuruluşla sözleşme ilişkisi varsa, ilgili arşiv kuruluşunun temsilcileri de davet edilebilir.
Belgelerin saklama şartlarını belirleme alanındaki ana belge, kuruluşların faaliyetleri tarafından oluşturulan ve saklama şartlarını gösteren standart yönetim belgelerinin listesidir (27 Ekim'de değiştirildiği şekliyle Federal Arşiv tarafından 6 Ekim 2000'de onaylanmıştır). , 2003) - bundan böyle "Liste" olarak anılacaktır. Bu liste, yönetim standart belgelerinin depolanması ve imhası için saklama ve seçim koşullarının belirlenmesinde ana düzenleyici belge olarak kullanılmak üzere tasarlanmıştır, yani tüm veya çoğu kuruluş için ortaktır (hükümet dışı olanlar dahil). Liste, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun bileşiminin korunması, düzenlenmesi ve niteliksel olarak yenilenmesi amaçlarına hizmet ediyor.
Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama süresi durumları:

kenarda durmayın;
davanın sayfaları numaralandırılmaz ve klasörlerde saklanır;
davanın iç envanteri ve belgelendirme sayfası derlenmez, davadaki belgelerin yeniden sistemleştirilmesi yapılmaz.

Yıl sonunda, dava kapsamına ilişkin aşağıdaki açıklamalar yapılır (Dava kapaklarının tasarımına bir örnek Ek 1'de verilmiştir):

kuruluş ve bölümün adı değiştirilirken yeni isimler eklenir;
davanın başlığına ek bilgiler girilir (emir sayıları, protokoller vb. eklenmiştir);
durumdaki yaprak sayısı yapıştırılmıştır.

Belgelendirme sayfasında, kasadaki numaralı sayfa sayısı, eksik ve harfli sayıların varlığı sayı ve yazı ile belirtilir ve gerekirse kasanın iç envanterinin sayfa sayısı eklenir. Davanın son belgesinin arka yüzüne veya davanın kapağına bir tasdik verilmesine izin verilmez.

Böyle bir sertifika sayfası, kasadaki sayfa sayısını dikkate almak ve numaralandırma özelliklerini Kurallara Ek 9 şeklinde düzeltmek için hazırlanır. VAKA SERTİFİKA FORMU N Dosyalar, dosyada dosyalanır ve numaralandırılır (sayı ve kelimelerle), aşağıdakiler dahil: sayfaların harf numaraları; eksik yaprak sayısı + iç envanterin sayfaları Kasanın fiziksel durumu ve oluşumu ile ilgili özellikler Sayfa sayısı 1 2 Çalışanın pozisyonunun adı İmza İmzanın açıklaması Tarih Sertifikasyon sayfası, derleyicisi tarafından konumunu belirten imzalanır. ikincisi ve derleme tarihi.

Her kuruluşun faaliyetlerinde personel belgeleri büyük önem taşımaktadır. Bu belgeye duyulan ihtiyaç, her bir çalışanın emek faaliyeti ve deneyimi ile ilgili tüm belgelerin korunması ve korunması için devletin gereklilikleri tarafından belirlenir. Belgelerin uzun süre saklandığı göz önüne alındığında, personel belgelerinin sürekli arşivlenmesine ihtiyaç vardır.

Mevcut mevzuata uygun olarak kişisel dosya ve diğer belgelerin zamanında arşivlenmek üzere hazırlanması gerekmektedir. İlk olarak, arşivde uzun süreli depolama için bir dizi belgenin seçildiği sonuçlara göre belgelerin değerini belirlemek için bir inceleme yapılır. Personel belgelerinin arşivlenmesi, mutlaka dosyalama, arşivdeki belgelerin envanteri gibi işlemleri içerir. Belgeleri arşive koyarken şu duruma dikkat edilmelidir: Tüm kurallara uygun olarak düzenlenen belgeler kişisel dosyalara yerleştirilir. Arşiv depolamasına tabi olmayan durumlar için, bu tür belgelerin imhaya tabi olduğu eylemler düzenlenir. Bu prosedürün sırası da açıkça düzenlenmiştir.

Personel belgelerinin arşivlenmesinin son aşaması, hazırlanan belgelerin kanunla belirlenen süre içinde (bireysel belgeler 75 yıl boyunca saklanır) daha fazla saklanmak üzere işletme arşivine aktarılmasıdır. Aslında personel belgelerinin arşivlenmesi süreci sorumlu ve zaman alıcı bir iştir. Kuruluşun arşivindeki belgelerin tam güvenliğini sağlamak için, personel belgelerinin saklanması ve bunlara erişim kurallarına özel gereksinimler getirilir. Ancak, belgelerin düzgün bir şekilde arşivlenmesini ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamanın bir alternatifi vardır. Bunu yapmak için, kendi arşivinizi oluşturmak ve sürdürmekten daha ucuza mal olacak personel kayıtlarının arşivlenmesi konusunda profesyonel hizmetler sunan bir şirketle iletişime geçmelisiniz.

Arşiv çalışmalarının organizasyonu

Faaliyetlerini yürütme sürecindeki her işletme, uzun süre saklanması gereken hacimli personel belgeleri oluşturur. Personel belgelerinin arşivlenmesi, işletmenin kendisi tarafından gerçekleştirilir veya personel belgelerinin depolanması ve arşivlenmesi ile ilgili tüm çalışmalar, personel belgelerinin arşivlenmesi için profesyonel hizmetler sağlama konusunda uzmanlaşmış üçüncü taraf bir kuruluşa emanet edilir. İşletmenin kendisinde bir arşiv düzenlerken, belgeleri hava neminin kontrol edildiği ve doğrudan güneş ışığının alınmadığı özel bir kapalı odada saklamak gerekir.

Arşiv çalışmalarının organizasyonu, işletme başkanı tarafından onaylanan "Belgelerin saklanmasına ilişkin düzenlemeler" ile düzenlenir. Yönetmeliğe göre, arşive belge hazırlamak üzere bir görevli atanır ve belge ve dosyaların arşivlenmesinden sorumludur. Ayrıca, işletmede, arşivin muhasebe belgelerini kontrol eden ve belgeler için standart saklama süresine ve arşivdeki fiili saklama sürelerine uygunluk açısından personel belgelerinin periyodik incelemesini yapan bir uzman komisyonu oluşturulmaktadır. Depolama süresi dolmuş tüm personel belgeleri, daha sonra imha edilmek üzere arşivden kaldırılır.

Belge arşivleme

Arşivlenmiş personel belgelerinin durumuna oldukça yüksek gereksinimler getirilmiştir. Depolanan personel belgelerinin sayısını ve ayrıca belgelerin işletmenin arşivine ne zaman girip çıktığını sabitlemek için eksiksiz bir belge muhasebesi yapılır. Bu prosedür, arşiv belgelerinin tam güvenliğini sağlamak ve herhangi bir belgeyi hızlı bir şekilde aramak için gerçekleştirilir. Kural olarak, belgelerin arşive kaydedilmesi, belgelerin ayrı bir belge veya ayrı bir kapağa yerleştirilmiş bir dizi birbirine bağlı belge olan bir depolama birimi biçiminde muhasebeleştirilmesini sağlar.

Personel belgelerinin arşivlenmesi sürecindeki ana görev, işletmenin arşivindeki belgelerin doğru bir envanterini derlemek, her çalışan için belgelerin ve personel dosyalarının arşivlenmesi ve belgelerin bir arşiv kurumuna zamanında aktarılmasıdır (arşiv belgelerini aktarırken). devlet kurumlarına depolama).

Denetim ve danışmanlık grubu "Gorislavtsev ve K", personel belgelerinin arşivlenmesi için kapsamlı hizmetler sunmaktadır: belgelerle bir arşiv hazırlama ve tamamlama, belge ve dosyaların arşivde saklanması, kişisel dosyaların arşivlenmesi ve personel belgeleriyle diğer işlemler. Arşiv belgeleriyle çalışırken, arşivdeki belgelerin tam gizliliğini ve güvenliğini garanti ediyoruz.

İK belgeleri için aşağıdaki arşivleme hizmetlerini sunabiliriz

Sıfırdan bir şirket arşivi oluşturmak.
Vakaların yaklaşık (planlanmış) ve nihai isimlendirilmesinin hazırlanması.
Vakaların oluşumu.
Belgelerin saklama koşullarının kontrol edilmesi, imha eylemlerinin hazırlanması.
Elektronik bir belge arşivinin oluşturulması (Excel).
Muhasebe dergilerinin oluşturulması ve bellenimi.
Depolama şartlarına göre belgelerin imhası için bir envanter hazırlanması.

* Tarifeler, Müşterinin istekleri dikkate alınarak bireysel olarak görüşülür.

Belirli bir personel belgesinin raf ömrünü belirlemek için, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Listeye başvurmanız gerekir. Davaların isimlendirilmesi gerekli değildir, ancak tercihen büyük organizasyonlarda. Belgelerin arşiv depolaması için sunulmasından önce, belgelerin değerinin incelenmesi gerekir.

Nasıl belirlenir?- 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Listeye başvurmanız gerekir.

Vakaların isimlendirilmesi gerekli midir?– Gerekli değildir, ancak büyük kuruluşlarda arzu edilir.

Belgeleri arşiv depolaması için göndermeden önce ne yapılmalı?– Belgelerin değerine ilişkin bir inceleme yapın.

Lütfen dikkat: siparişin sunulmasıyla birlikte, belirli belge türlerinin saklama süreleri değişti. Özellikle zaman çizelgeleri bir yıl süreyle tutulurken, şimdi bu süre beş yıla çıkarıldı. Ayrıca, çalışanların işten çıkarıldıktan sonra talep etmedikleri çalışma kitaplarının saklama süresi uzatıldı (50 yıldan 75 yıla). 60. sayfadaki tabloda, personel hizmetleri uygulamasında en sık karşılaşılan belgeler için saklama sürelerinin bir listesini göreceksiniz. Belirtilen saklama süreleri, belgelerin evrak işlerinin bittiği yılı takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren hesaplanır.

Davaların isimlendirilmesi ne için?

Tavsiye
Tüm belge hacmini düzenlemek ve arşivlemelerini kolaylaştırmak için farklı belgeleri ayrı ayrı saklayın. Siparişleri, iş sözleşmelerini, iş sözleşmesine ek sözleşmeleri, çalışma kitabı formlarını ve eklerini, sertifikaların verilmesini vb. kaydetmek için ayrı dergiler alın.

Belgelerin doğru güncel ve arşiv depolanmasını düzenlemek için, her şeyden önce, mantıksal gruplandırmalarına dikkat etmeniz gerekir. Belgelerle çalışmak, davaların isimlendirilmesiyle büyük ölçüde kolaylaştırılacaktır - saklama şartlarını gösteren sistematik bir belge listesi.

Hukuk açısından davaların isimlendirilmesi zorunlu değildir, ancak önemi fazla tahmin edilemez. Belgeleri kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine göre düzenlemenize olanak tanır: belgeleri türlerine göre gruplayın (örneğin, siparişler, talimatlar vb.) ve hangi departmanda oluşturulduklarına bağlı olarak saklama süreleri. Adlandırma, özellikle büyük ve karmaşık bir iş akışına sahip büyük bir şirkette kullanışlıdır.

Bir dava isimlendirmesi oluşturma ve sürdürme prosedürü kanunla düzenlenmemiştir, ancak uygulamada uzun süredir kurulmuştur. İsimlendirme, sütunları davanın indeksini (numarasını), başlığını ve saklama süresini gösteren bir özet tablodur.

İsimlendirmenin temeli, kuruluşun kadro tablosudur, çünkü tüm vakalar, oluşturuldukları ve sürdürüldükleri şirketin bölümleri arasında dağıtılır. Personel servisinin belge dizisi, davaların genel isimlendirilmesinin bölümlerinden biridir (sayfa 63'teki örnek).

Alakalı dökümanlar

Belge	Sana yardım edeceğim
Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emriyle onaylanan, saklama sürelerini gösteren, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan tipik yönetim arşiv belgelerinin listesi	Belgeler için saklama süresini belirleyin
GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri, Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge Gereksinimleri »	Arşiv depolamasına tabi olan belgeleri doğru şekilde düzenleyin 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı Federal Kanun
"Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Üzerine"	Belgelerin nasıl saklandığını belirleyin

Personel belgelerinin saklama şartları

Belgenin başlığı	Belge saklama süresi
Örgütün başkanlarının, yönetim üyelerinin, örgütün yürütme kontrol organlarının kişisel dosyaları; Rusya Federasyonu'nun temsilci organlarının üyeleri (vekilleri), Rusya Federasyonu'nun konuları, yerel yönetimler; devlet ve diğer unvanlara, ödüllere, ödüllere, derecelere ve unvanlara sahip çalışanlar	Sürekli
Geçici işçiler de dahil olmak üzere çalışanların kişisel kartları (form No. T-2)	75 yaşında
Kişisel dosyalarda yer almayan iş sözleşmeleri (hizmet sözleşmeleri), iş sözleşmeleri, iş sözleşmeleri	75 yaşında
Kabul, yer değiştirme (transfer), çalışanların işten çıkarılması ve ayrıca muhasebe defterleri, dergileri ile ilgili siparişler	75 yaşında
Kişisel verilerin konusuna ilişkin belgeler (çalışanın kişisel verilerin işlenmesine ilişkin rıza beyanı, bilgiler, bildirimler)	75 yaşında
Kişisel dosyalar (başvurular, kişisel belgelerin kopyaları, personel kayıtları, anketler, tasdik kağıtları vb.)	75 yaşında
Orijinal kişisel belgeler (istihdam kayıtları, diplomalar, sertifikalar, sertifikalar, sertifikalar)	Talep üzerine (sahipsiz - 75 yıl)
Seyahat siparişleri ve seyahat günlüğü	5 yıl
zaman çizelgeleri	5 yıl (zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarında - 75 yıl)
Tatil siparişlerinin yanı sıra bir tatil günlüğü	3 yıl
Çalışanların kişisel verileri üzerinde yerel eylemler	Sürekli (geliştirme ve onay yerinde); 3 yıl (diğer kuruluşlarda)
Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler (raporlar, eylemler, bilgiler) ve bunlara ekler	3 yıl
Çalışanlardan diğer kuruluşlara mektuplar	3 yıl
tatil programları	1 yıl

Belgelerin değerini inceliyoruz

Belgeleri saklama için aktarmadan önce, değerlerinin incelenmesi, yani içerdikleri bilgilerin önemine göre saklama süresine göre incelenmesi ve dağıtılması gerekir. Ek olarak, kuruluşun faaliyetleri, uzun süreli depolamaya ihtiyaç duymayan ve imhaya tabi olan çok sayıda düşük değerli belge ürettiğinden, belirli kağıtları saklamanın uygunluğu sorununu çözmek için.

Belgelerin değerinin incelenmesi, kuruluşta özel olarak oluşturulan ve kalıcı olarak hareket eden bir komisyon tarafından yapılmalıdır. Bu komisyonun oluşumu, sayısı, işlevleri ve hakları, kuruluş başkanı tarafından onaylanan yerel bir normatif yasa ile belirlenir. Kural olarak, komisyon, kuruluşun özellikleri hakkında geniş deneyime ve bilgiye sahip yüksek nitelikli uzmanları içerir. Doğrudan belgelerle çalışan çalışanların yanı sıra (örneğin, ofis başkanı, sekreter, katip, kuruluşun arşiv başkanı). Uzman komisyonu ayrıca muhasebe departmanının bir temsilcisini (muhasebeci veya muhasebeci) içerir.

Saklama için belgelerin seçimi, 558 sayılı Sipariş tarafından onaylanan Listeye göre yapılır.

Tavsiye
50'den fazla kişiden oluşan kuruluşlarda bir dava isimlendirmesi hazırlayın, bu, gerekli belgeleri zamanında hazırlamanıza ve tüm personel belgelerini düzenli tutmanıza olanak tanır.

Belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına göre, dava envanterleri derlenir:

kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama;
kısa süreli depolama (10 yıldan az).

Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolamaya tabi personel belgeleri hatasız arşivlenmelidir. Geçici saklama durumları (10 yıla kadar dahil) kural olarak merkezi arşive aktarılamaz. Kuruluşun arşivinde saklanırlar ve saklama süresinin sona ermesinden sonra, depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis hakkında bir kanunun düzenlenmesiyle öngörülen şekilde imhaya tabi tutulurlar.

Bazı belgeler saklamaya tabi değildir ve belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına göre cari yılın sonunda ilgili kanuna göre imha edilir. Bunlar, örneğin, Listede listelenmeyen bir kuruluşta geliştirilen siparişler olabilir. Belgeleri imha etme prosedürü GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar". Depolama süresi beş yılı geçmeyen belgeler, iç uzman komisyonunun kararına göre kuruluş kendi başına imha edebilir.

Depolama için tahsis edilen belgeler vakalara işlenir. Belgelerin GOST R 6.30-2003 “Birleşik Belgeleme Sistemleri” tarafından belirlenen kurallara uygun olarak hazırlanması arzu edilir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri.

Personel tarafından her vaka için bir envanter hazırlanır. Daha sonra personel belgeleri saklanmak üzere kuruluş arşivine aktarılır**. Büyük kuruluşlarda, arşiv belgelerinin rahat kullanımı için bir elektronik arşiv oluşturmanızı öneririz.

hatayı düzeltme

Hata

Çalışan işten çıkarıldıktan sonra çalışma kitabını kuruluştan çıkarmadıysa, rızası olmadan kişisel kartında kayıtlı adrese çalışana gönderilir.

Nasıl

Çalışma defterleri talep üzerine kuruluşta tutulmalı ve sahipsiz kitaplar 75 yıl süreyle saklanmalıdır (558 sayılı Sipariş tarafından onaylanan Liste'nin 664. maddesi). Talep edilmeyen bir çalışma kitabı, bir çalışana posta yoluyla gönderilebilir, ancak yalnızca buna yazılı onayını aldıktan sonra (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 841. Maddesi) gönderilebilir.

Farzedelim…

Postalama sırasında çalışma kitabının kaybolması ve çalışanın işverene bir talepte bulunması veya Devlet Çalışma Müfettişliğine şikayette bulunması riski vardır. Personel memuru, çalışma kitabını posta ile göndermek için çalışanın yazılı rızasına sahip değilse, bu İş Kanunu'nun 841. maddesinin ihlali olarak kabul edilebilir. Bu durumda, işveren, İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27. Maddesi uyarınca iş kanunlarını ihlal ettiği için para cezası ile karşı karşıyadır (bir memur için 1.000 ila 5.000 ruble, bir kuruluş için 30.000 ila 50.000 ruble). Ek olarak, bir çalışanla çalışma kitabının yayınlanmasındaki gecikmenin tazmini konusunda yasal bir anlaşmazlık mümkündür.

Ana şeyi hatırla

Maddi notun hazırlanmasında görev alan uzmanlar:

Zülfiya YUPAŞEVSKAYA,
Rusya'daki BDO Grubunun dış kaynak kullanımı bölümü olan İşlem Hizmetleri Departmanı (Bordro ve İK) Direktör Yardımcısı:

– Vakaların isimlendirilmesi isteğe bağlı bir belgedir. Bununla birlikte, büyük kuruluşlarda yürütülmesi arzu edilir, çünkü bu, kuruluşun faaliyetleri sırasında oluşturulan belgelerin özelliklerini dikkate alarak sistematik hale getirilmesine izin verecektir.

Pavel ZERDOV,
BDO Grubu'nun Rusya'daki Dış Kaynak Kullanımı Birimi, Belge Teslimi ve İşleme Departmanı Başkanı:

- Personel belgelerinin arşivlenmesi takvim yılı sonunda yapılır. Bunu yapmak için, belgelerin değerinin incelenmesi gerekir. İmha için tahsis edilen belgeler depolamaya tabi değildir.

Alena LACHUGINA,
Çocuklar için Ek Eğitim Belediye Eğitim Kurumu "Genç Teknisyenler İstasyonu" (Biysk) belge yöneticisi:

- Belgelerin değerinin incelenmesi, kuruluş başkanı tarafından onaylanan yerel bir düzenleyici kanun temelinde kuruluşta kalıcı olarak faaliyet gösteren özel bir komisyon tarafından gerçekleştirilir.

* Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Emri "Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve depolama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin listesinin onaylanması üzerine. "

** Bu, bir standart veya departman listesi anlamına gelir.

*** Arşivleme, 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Yasası ile belirlenen prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.

Personel kayıt yönetimi kavramı, çalışanlarla iş ilişkilerinin belgelenmesine ek olarak, ayrıca kuruluşun mevcut faaliyetlerinde belgelerin saklanması ve kullanılması, değerlerinin incelenmesi ve arşiv depolaması için belgelerin teslim edilmesini içerir.

Bu alandaki ana düzenleyici eylem, 22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme” Federal Yasasıdır. Bu Federal Yasa, mülkiyet biçimlerine bakılmaksızın Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılması alanındaki ilişkileri ve ayrıca arşiv yönetimi alanındaki ilişkileri düzenler. Rusya Federasyonu'nda vatandaşların, toplumun ve devletin çıkarına.

22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Kanunun 17. Maddesi, herhangi bir ticari kuruluş için personel belgeleri de dahil olmak üzere belgelerin güvenliğini sağlamak için genel bir yükümlülük getirir: devlet organları, yerel yönetimler , tüzel kişilik oluşturmadan girişimci faaliyetlerde bulunan kuruluşlar ve vatandaşlar, federal yasalar, Rusya Federasyonu'nun diğer düzenleyici yasal düzenlemeleri ve ayrıca belge listeleri tarafından belirlenen depolama süreleri boyunca.

22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nda Arşivleme Hakkında” Federal Kanunun 3. Maddesi uyarınca:

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu, toplumun maddi ve manevi yaşamını yansıtan, tarihsel, bilimsel, sosyal, ekonomik, politik ve kültürel öneme sahip, tarihsel ve ayrılmaz bir parçası olan tarihsel olarak kurulmuş ve sürekli büyüyen bir arşiv belgeleri koleksiyonudur. bilgi kaynakları ile ilgili ve kalıcı depolamaya tabi olan Rusya Federasyonu halklarının kültürel mirası.

Bir arşiv belgesi şu anlama gelir:

"üzerinde kayıtlı bilgiler bulunan, tanımlanmasına izin veren detayları olan ve belirtilen taşıyıcının önemi nedeniyle depolamaya tabi olan ve vatandaşlar, toplum ve devlet için bilgiler olan bir maddi taşıyıcı."

Buna karşılık, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgesi şu anlama gelir:

"Belgelerin değer incelemesinden geçen, devlet kayıtlarına geçen ve kalıcı olarak saklanan bir arşiv belgesi."

Belgelerin depolanmasını organize etme prosedürü, ticari bir organizasyonun durumuna bağlıdır. Önemli bir ayırt edici özellik, belirli bir kuruluşun devlet ve belediye arşivlerini arşiv belgeleriyle tamamlamak için kaynak listelerine dahil edilmesidir (22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı Federal Yasanın 20. Maddesinin 2. Kısmı “Arşivleme Üzerine Rusya Federasyonu"). Ticari kuruluşların bu listelere dahil edilmesi, ilgili devlet veya belediye arşivi ile yapılan bir anlaşma temelinde gerçekleştirilir. Kuruluşlarda (satın alma kaynakları), depolama süresinin sona ermesinden sonra, Rusya Federasyonu Arşiv Fonuna dahil edilecek bir dizi belgenin değerinin incelenmesi, kurucu kuruluşun yetkili devlet organı ile ortaklaşa gerçekleştirilir. Rusya Federasyonu'nun arşivleme alanında Devlet Arşivi.

Ticari kuruluşların arşiv belgelerinin (edinme kaynakları) Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgeleri olarak tanınmasından sonra, imhalarına izin verilmez ve depolanmaları ticari bir kuruluş tarafından bağımsız olarak yapılabilir veya bir anlaşma kapsamında devredilebilir. bir devlet veya belediye arşivine, kütüphaneye, müzeye ve ayrıca Rusya Bilimler Akademisi'nin organizasyonuna depolamak için (22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ Federal Yasasının 21. Maddesinin 3. Kısmı “Rusça Arşivleme Üzerine” Federasyon”).

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerine dahil edilmeyen arşiv belgeleri ve düzenleyici yasal düzenlemelerde belirlenen saklama sürelerinin sona ermesinden sonra edinme kaynağı olmayan kuruluşlar tarafından saklanan belgeler incelemeye tabidir. ve kuruluş tarafından imha edilebilecek veya kalıcı olarak kuruluşun arşivinde kendi iç kurallarına uygun olarak saklanabilecektir.

Arşiv belgelerinin edinilmesini organize etme prosedürü, güvenliğini sağlama prosedürü, belgelerin değerinin incelenmesi ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin kalıcı depolama için aktarılması prosedürü, işi düzenleme prosedürü ile ilgili konularda Bir arşivin, ticari kuruluşlara, 6 Şubat 2002 tarihli Collegium of the Rosarchive kararı ile onaylanan "Kuruluş Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar" rehberlik edebilir.

Depolama sürelerini gösteren standart arşiv belgelerinin listeleri, Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından yetkilendirilen federal yürütme organı tarafından onaylanır (22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı Federal Yasanın 6. Maddesinin 3. Kısmı "Arşivleme Üzerine Rusya Federasyonu"). 9 Mart 2004 tarih ve 314 sayılı "Federal yürütme organlarının sistemi ve yapısı hakkında" Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnamesi uyarınca, şu anda böyle bir federal organ Rus Arşivleridir.

Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan personel belgeleri de dahil olmak üzere yönetim belgelerinin listesini ve saklama koşullarını belirleyen ana düzenleyici işlem, tarafından onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" dir. Federal Arşivler, 6 Ekim 2000.

Federal Arşiv tarafından 6 Ekim 2000 tarihinde onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" nin 1.4. Maddesi, belirlenmesinde ana düzenleyici belge olarak kullanılması amaçlandığını belirtmektedir. standart yönetim belgelerinin saklanması ve imhası için saklama ve seçim süreleri, yani tüm veya çoğu kuruluş için ortak olan belgeler (hükümet dışı olanlar dahil).

6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşiv tarafından onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama koşullarını gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi" paragraf 2.4'te verilen belgelerin saklama koşulları, aşağıdakilerden bağımsız olarak tüm kuruluşlar için geçerlidir. belgelerinin devlette, belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınıp alınmadığı veya ulaşmadığı.

Kuruluşlar bu belgede belirtilen saklama sürelerini farklı şekillerde uygulamaktadır. Tüm kuruluşlar için geçici saklama süreleri (1 yıl, 3 yıl, 5 yıl, 10 yıl) geçerlidir. Kalıcı saklama süresi, belgeleri ilgili arşivlerde belirtilen şekilde saklanan devlet, belediye kuruluşları ve ilgili anlaşmaların (sözleşmelerin) yapıldığı devlet dışı kuruluşlar, yani arşiv edinme kaynakları tarafından kullanılır.

Belgeleri devlet, belediye arşivlerinde, yani arşiv edinme kaynağı olmayan kuruluşlarda kalıcı saklama süresi uygulayabilir. Kalıcı bir saklama süresinin belirli belgeleri (düzenleyici, mülkiyet ve ekonomik nitelik, faaliyetlerin sonuçları ve kuruluşun gelişmesi için beklentiler), belgeleri devlet tarafından alınmayan her türlü mülkiyet kuruluşlarında, belediye arşivlerinde saklanmalıdır. , bu kuruluşların tasfiyesine kadar (madde 2.4.2 "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama koşullarını gösteren standart yönetim belgelerinin listesi", 6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşivler tarafından onaylanmıştır). Örneğin, Kuruluş Tüzüğü, Dernek Mutabakatı, Kuruluşun yapısal bölümlerine ilişkin Yönetmelik, iş tanımları, kalıcı ve geçici depolama durumlarının envanterleri; kişisel dosyalar, çalışanların listeleri (personel), belgeleri devlete, belediye arşivlerine girmeyen her türlü mülkiyetteki kuruluşlarda, bu kuruluşların yürürlükteki mevzuat nedeniyle tasfiyesine kadar ve (veya) uzun süre saklanmalıdır. - bu belgelerin dönemsel pratik önemi.

Devlet edinme kaynağı olmayan kuruluşlar, belediye arşivleri, standart yönetim belgeleri listesine göre kalıcı bir süreye ait belgeleri aşağıdaki gibi saklar. Devlet, belediye kuruluşları - 10 yıl. Sivil toplum kuruluşları - en az 10 yıl, belgelerin daha sonraki saklama süresi, geçerli yasaya ve (veya) belgelerin pratik kullanım ihtiyacına göre kuruluş tarafından belirlenir.

Böylece, belgeleri devlet, belediye arşivlerinde saklanmayan, yani arşiv edinme kaynağı olmayan sivil toplum kuruluşları, kalıcı saklama süresi uygulayabilir, ancak zorunlu değildir, ancak bu belgeleri kendi defterlerinde saklamak zorundadırlar. en az 10 yıl süreyle sahip olunması (madde 2.4 .2 "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi", Federal Arşivler tarafından 6 Ekim 2000'de onaylanmıştır).

6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşiv tarafından belirli belge türleri için onaylanan “Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerinin bir göstergesi olan tipik yönetim belgelerinin listesi”nde yer alan “EPK” işareti, Devlet, belediye arşivleri edinme kaynakları olan her türlü mülkiyete sahip kuruluşlar tarafından kullanılması ve bu belgelerden bazılarının bilimsel ve tarihi öneme sahip olabileceği ve öngörülen şekilde devlete, belediye arşivlerine aktarılması veya saklanması gerektiği anlamına gelir. bir organizasyonda. "EPK" ("EC") işaretli belgelerin kabulü veya imhası kararı, arşiv kurum ve kuruluşlarının uzman komisyonları tarafından verilir. Bu işaret, belgelerinin kalıcı olarak saklanmasına karar verirken edinme kaynağı olmayan ticari kuruluşlar tarafından da kullanılabilir.

Standart Yönetim Belgeleri Listesine göre, “EPK” olarak işaretlenmiş belgeler, örneğin çalışanların kişisel dosyalarını, iş sözleşmelerini, çalışanların kişisel kartlarını, çalışanların özelliklerini ve daha fazlasını içerir.

6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşiv tarafından onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi" nin 2.9 maddesi dikkate alınarak, belgeler için saklama süresinin hesaplanması 1 Ocak'tan itibaren yapılır. ofis çalışmalarının tamamlandığı yılı takip eden yılın Örneğin, 2006 yılında tamamlanan davalar için saklama süresinin hesaplanması 1 Ocak 2007'de başlar.

"Gerekene kadar" işareti, belgelerin yalnızca pratik değere sahip olduğu anlamına gelir. Depolama süresi kuruluşun kendisi tarafından belirlenir, ancak 1 yıldan az olamaz.

Standart Yönetim Belgeleri Listesi tarafından belirlenen saklama sürelerinin azaltılması yasaktır. Standart Yönetim Belgeleri Listesi tarafından sağlanan belgelerin saklama koşullarında bir artış, bunun kuruluşların çalışmalarının belirli özelliklerinden kaynaklandığı durumlarda gerçekleşebilir.

Belgelerin belirli bir kuruluşta depolanmasını organize ederken ve bu süreci düzenlerken, aşağıdakiler de referans, metodolojik belgeler olarak kullanılabilir:

· Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 8 Kasım 2005 tarihli ve 536 sayılı “Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için standart talimatlar hakkında”;

· GOST 17914-72 “Uzun süreli saklama için kılıflar. Türler, çeşitler, teknik gereksinimler” (17 Temmuz 1972 tarih ve 1411 sayılı SSCB Devlet Standartlar Komitesi Kararı ile tanıtıldı);

· SSCB Ana Arşiv İdaresi'nin 25 Mayıs 1988 tarihli ve 33 sayılı “Yönetim için devlet belgesel desteği sistemi. Temel hükümler. Belgeler ve belge destek hizmetleri için genel şartlar”;

Personel belgelerinin saklanması, yönetim belgelerinin saklanmasına ilişkin genel kurallardan biraz farklıdır. Personel belgelerinin yüksek bir sosyal önemi olduğundan (özellikle kişisel verileri içeren belgeler), çalışanın sosyal güvenlik haklarının (örneğin, yaşlılık ve engellilik) belgesel kanıtı ve ayrıca çalışanın iş deneyiminin teyidi olarak hizmet ettikleri için. Bu nedenle birçoğunun uzun veya kalıcı bir saklama süresi vardır ve vatandaşlar arşiv kurumlarına başvurduklarında referans amaçlı olarak kullanılmaktadır.

Ayrıca personel belgeleri biyografik, arkeografik bir değere sahiptir, istatistiksel genellemeler ve tarihi ve sosyal araştırmalar için bir kaynaktır.

Bir kuruluşta personel belgelerini saklamanın özellikleri, çalışanların kişisel verilerini içeren belgelere yetkisiz erişimi kısıtlama ve gerekli bilgileri etkin bir şekilde arama görevlerinden kaynaklanmaktadır.

Personel belgelerinin saklanması için sistemde, iki tür ayırt edilebilir, depolama aşamaları: mevcut ve sonraki.

Belgelerin oluşturuldukları andan gruplandırıldıkları vakanın arşive aktarılmasına kadar saklanması ve kullanılmasına cari (operasyonel) denir. Davaların mevcut depolanması, oluşum yerinde gerçekleştirilir. Mevcut depolama da iki alt türe ayrılmıştır:

Yürütme sürecinde belgelerin saklanması;

Yürütülen belgelerin saklanması.

Yürütme sırasındaki belgeler, onları özel klasörlerde saklayan yükleniciye aittir. Bu klasörler, "İmza için", "Acil" ve daha fazlasının yanı sıra sanatçının soyadı, baş harfleri, telefon numarasını içerir.

Yürütülen belgeler, davaların isimlendirilmesine uygun olarak dosyalanmalı ve dosyalarda tutulmalıdır. Belgelerin mevcut depolanmasının, onaylanmış isimlendirmeye uygun olarak davalara dönüşme prosedürünü içerdiğini hemen not ediyoruz.

Belgelerin mevcut saklanması, orijinallerinde saklanması anlamına gelir. Bu nedenle kuruluşların personel hizmetlerinde tüm siparişler orijinal olarak saklanmaktadır. Personel siparişlerinin kopyaları: işe alma, teşvikler, cezalar, işten çıkarma vb. Ek olarak çalışanların kişisel dosyalarında (eğer muhafaza edilirlerse) saklanmak üzere yerleştirilir.

Kişisel dosyaların mevcut depolanmasını düzenleme prosedürü aşağıdaki gibidir:

Ø kağıt biçimindeki kişisel dosyalar, sayfa numaralandırılmış ve dikilmiş klasörlerde saklanır;

Ø kişisel dosyaların kapakları da numaralandırılmıştır, bunlara toplam dava sayısına karşılık gelen davanın bir seri numarası atanmıştır;

Ø Kuruluşun personel bölümündeki cari depolama, sadece çalışan çalışanlar için özlük dosyalarına tabidir. Bir çalışanın işten çıkarılmasından sonra, kişisel dosyası klasörden çıkarılır ve arşiv deposuna transfer edilmek üzere işlenir.

Ø İşten çıkarılan çalışanların özlük dosyaları alfabetik sıraya göre arşivlenir.

Personel belgelerinin, dosya dolaplarının, muhasebe defterlerinin ve diğerlerinin mevcut depolanması, kural olarak, kilitli ve mühürlü özel dolaplar veya kasalarla donatılması gereken kuruluşların personel hizmetlerinin tesislerinde gerçekleştirilir. Dolaplara ve dava kapaklarının sırtlarına yerleştirilen dava isimlendirmelerinin kopyaları - isimlendirmeye uygun dava sayıları belge aramayı kolaylaştıracaktır.

Çalışanların çalışma defterleri, personel departmanı başkanının kasasında saklanır, mühürler, pullar, belge formları, belgelerin saklanması için dolap anahtarları (kasalar) da orada saklanır.

Personel servisi çalışanlarının, binadan ayrılırken herhangi bir süre boyunca masaüstünde ve ayrıca çalışan bir bilgisayarda herhangi bir belge veya hizmet kaydı bırakmaları önerilmez. İş gününün sonunda personel memurları, yürütülmekte olan tüm belge dizilerini metal bir kabine koymalı, kapatmalı ve mühürlemelidir. Dolapların anahtarları ilgili dergide imza karşılığı personel dairesi başkanına teslim edilir.

Belgelerin taslak ve revizyonları, hasarlı formlar iş günü sonunda imha edilir, bunun için özel bir kağıt kesme makinesi kullanılabilir. İş gününün sonunda bilgisayarlar engellenir ve ağ ile bağlantıları kesilir.

Ek olarak, personel belgelerinin saklanması ve muhasebeleştirilmesi teknolojisi, çalışanların zorunlu imzasını içerir, kopyaların ve onlardan alıntıların alındığını onaylar.

Belgelerin müteakip (arşiv) depolanmasının temeli, değerlerinin incelenmesidir ve ardından aşağıdaki gibidir: davaların dosyalanması, envanterlerin derlenmesi, imha için belgelerin tahsisine ilişkin eylemlerin hazırlanması ve dosyaların kuruluşun arşivine teslim edilmesi.

Arşiv belgelerinin yapısal bölümlerden veya diğer edinme kaynaklarından zamanında alınması, muhasebe, güvenlik, kullanımlarının düzenlenmesi ve kuruluşlarda kalıcı depolama için belgelerin aktarılmasına hazırlanmaları için bir arşiv oluşturulur.

Belgelerin yalnızca bir kısmı kuruluşun arşiv fonuna girer, kısa saklama süresi (10 yıla kadar dahil) olan belgeleri içermez. Kuruluşun arşiv fonu, ekonomik, sosyal, politik, kültürel, tarihi ve diğer önemi olan personel belgeleri de dahil olmak üzere uzun süreli depolama (10 yıldan fazla) ve kalıcı depolama belgelerinden oluşur. Dosyaların arşive aktarılması, kuruluş başkanı veya işveren tarafından onaylanan programa göre gerçekleştirilir. Belgeler esas olarak orijinaller şeklinde saklanmak üzere kabul edilmelidir, yalnızca yokluklarında onaylı kopyaları kabul edilir.

Federal Arşivler Koleji'nin 6 Şubat 2002 tarihli kararıyla onaylanan "Örgütlerin arşivlerinin çalışması için temel kurallar" uyarınca, kuruluş arşive özel donanımlı bina ve personel sağlamalıdır. Ancak, küçük ticari kuruluşlarda, kural olarak, özel bir birim şeklinde arşiv yoktur. Aynı zamanda, arşivcinin görevleri sekreter veya başkan tarafından atanan başka bir kişi tarafından birleştirilir.

Aynı zamanda, belgelerin hasarlardan, zararlı çevresel etkilerden korunmalarını sağlayan ve belgelerin kaybını hariç tutan koşullarda saklanması gerektiği unutulmamalıdır. Kural olarak, bu amaçla, arşiv odasına metal dolaplar, kasalar, raflı dolaplar ve benzeri kurulur. Belgelerin yere, pencere pervazlarına, sıralanmamış yığınlara yerleştirilmesine izin verilmez. İstisnai durumlarda, kalıcı saklama süresi olan belgelerin dosyadan çıkarılmasına izin verilir ve belgenin tasdikli bir kopyasının zorunlu olarak hazırlanması ve kuruluş başkanının idari belgesi temelinde gerçekleştirilir. orijinalin ele geçirilmesi.

Tüzel kişilerin yeniden düzenlenmesi veya tasfiyesi sonucunda ihraç edilen çalışanların personeline ilişkin belgelerin güvenliğinin yanı sıra vatandaşların sosyal korunmasını sağlamak için, yeni kurulan ticari ve kar amacı gütmeyen kuruluşların kurucularına tavsiye edilebilir. kurucu belgelerine personelle ilgili belgelerin kaydedilmesi ve muhafaza edilmesi ile ilgili kuralların yanı sıra bir tüzel kişiliğin yeniden düzenlenmesi veya tasfiyesi sırasında devlet deposuna zamanında transfer edilmesini içerir.

Personel belgelerinin saklanmasına ilişkin prosedürün ve şartlarının yasal düzenlemesinin, Federal Arşivler tarafından onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama şartlarını gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" temelinde gerçekleştirildiğini hatırlayın. 6 Ekim 2000. Çalışma kitaplarını saklama prosedürü ve şartları özel bir düzenleyici kanunla düzenlenir - Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı "Çalışma kitapları hakkında" Kararnamesi. Bu nedenle, çalışma kitabının formları ve içindeki ek, kuruluşta katı hesap verebilirlik belgeleri olarak saklanır ve isteği üzerine çalışma kitaplarının bakımından sorumlu kişiye verilir. Her ayın sonunda, bu kişi kuruluşun muhasebe departmanına çalışma kitabı formlarının mevcudiyeti hakkında bir rapor ve içinde bir ek sunmakla yükümlüdür. Doldurma sırasında bozulan çalışma kitabının formları ve içindeki ekler uygun bir kanunun düzenlenmesi ile imhaya tabidir. Sahipsiz çalışma kitapları ve çalışma kitaplarının muhasebe defteri ve bunlara ait ekler, kuruluşun arşivinde 50 yıl saklanır ve daha sonra öngörülen şekilde imhaya tabi tutulur.

İşveren, personel belgelerinin, birincil muhasebe belgelerinin saklanması konusundaki çalışmaların organizasyonundan sorumludur. Çalışma kitaplarının bakımı, saklanması, muhasebesi ve düzenlenmesi sorumluluğu, işverenin emri (talimat) ile atanan özel yetkili bir kişi tarafından karşılanır.

Ayrıca, bazı personel belgeleriyle ilgili olarak 6 Ekim 2000 tarihli Federal Arşiv emriyle onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve saklama süresini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi" nden bir alıntı yapılması tavsiye edilir:

Makale numarası	Belge türü	Belge saklama süresi	Not

PERSONEL

	Personelle çalışmanın durumu ve doğrulanması ile ilgili belgeler (raporlar, özetler, sertifikalar, bilgiler)	Sürekli
	Personel alımı, dağıtımı, hareketi, muhasebesi ile ilgili yazışmalar
	Çalışan ihtiyacına ilişkin belgeler (uygulamalar, bilgiler, yazışmalar), çalışanların azaltılması (serbest bırakılması)
	Personel siparişlerinin yerini alan notlar	75 yıllık EPC	Düzenli ve eğitim tatilleri, görev, cezalar, kısa süreli yurt içi iş gezilerinin verilmesi hakkında - 5 yıl
	Kişisel dosyalar (ifadeler, otobiyografiler, emirlerin kopyaları ve onlardan alıntılar, kişisel belgelerin kopyaları, özellikler, personel kayıtları, anketler, onay formları vb.):
	a) örgütün başkanı; örgütün yönetim, yürütme, kontrol organlarının üyeleri; devlet ve diğer unvanlara, ödüllere, ödüllere, akademik derecelere ve unvanlara sahip çalışanlar	Sürekli
	b) işçiler	75 yıllık EPC
	İş sözleşmeleri (sözleşmeler), kişisel dosyalarda yer almayan iş sözleşmeleri	75 yıllık EPC
	Çalışanların kişisel kartları (geçici işçiler dahil)	75 yıllık EPC
	Kişisel dosyası olmayan çalışanların özellikleri	75 yıllık EPC
	İşe alınmayan kişilerin belgeleri (anketler, otobiyografiler, personel kayıtları, başvurular, tavsiye mektupları, özgeçmişler vb.)
	Orijinal kişisel belgeler (istihdam kayıtları, diplomalar, sertifikalar, sertifikalar, sertifikalar)	Gönderi restante	Sahipsiz - en az 50 yıl
	Kişisel dosyalarda yer almayan belgeler (sertifikalar, raporlar ve açıklayıcı notlar, siparişlerin kopyaları, siparişlerden alıntılar, beyanlar, seyahat sertifikaları vb.)
		Sürekli
		75 yıllık EPC
	Boş kadroların doldurulması, kadro seçimine ilişkin yazışmalar

	Kıdem ikramiyelerinin ödenmesi için kıdem kurulması için komisyon toplantı tutanakları		Siparişlerin yokluğunda - 50 yıl
	Çalışanların listesi (personel - bordro)	Sürekli
			Kişisel hesapların yokluğunda - 50 yıl
	a) örgütün yönetim ve yürütme organlarının üyeleri	Sürekli
	b) Büyük Vatanseverlik Savaşı ve diğer askeri operasyonların gazileri ve katılımcıları	Sürekli
	c) Devlet ve diğer ödüllerle ödüllendirildi, Devlet ve diğer unvanlarla ödüllendirildi, ödüller	Sürekli
	d) işçiler
	d) sertifikalı
	e) askere alınanlar
	g) terfi adayları
	h) kişisel oranlar, maaşlar almak
	Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler (raporlar, eylemler, bilgiler) ve bunlara ekler
	Seyahat yazışmaları		Yurtdışı iş gezileri için - 10 yıllık EIC
	Askerlik hizmetinden sorumlu kişilerin askerlik kaydı ve askerlikten tecil hakkında yazışmalar
	Kişisel oranların, maaşların, ödeneklerin belirlenmesine ilişkin belgeler (temsilciler, dilekçeler, anketler, eylemler)		Siparişlerin yokluğunda - 50 yıllık EPC
	Kişisel oranların, maaşların, ödeneklerin oluşturulması ve ödenmesi konusunda yazışmalar
	tatil programları
	Personel siparişleri için kartlar, işaretçiler
	Kitaplar, dergiler, muhasebe kartları:		işten çıkarıldıktan sonra
	a) kabul, hareket (transfer), çalışanların işten çıkarılması
	b) İş gezilerine gönderilen çalışanlar
	c) askere alınanlar
	d) tatiller
	e) kişisel dosyalar, kişisel kartlar, iş sözleşmeleri (sözleşmeler), iş sözleşmeleri
	f) çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin verilmesi
	g) ücret belgelerinin verilmesi, hizmet süresi, çalışma yeri
	h) seyahat sertifikalarının düzenlenmesi

6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşivler tarafından onaylanan (sütun No. 3) "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama şartlarını gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" nde verilen belgelerin saklama koşulları tüm kuruluşlar için geçerlidir. , belgelerinin devlette, belediye arşivlerinde saklanmak üzere alınıp alınmadığına veya gelmediğine bakılmaksızın.

Tüm personel belgeleri kuruluşun arşivine teslim edilmelidir.

Bu nedenle, devlet veya belediye üniter teşebbüsü olmayan ticari bir kuruluşun, personel belgeleri de dahil olmak üzere belgelerin saklanmasını sağlamak için eylemlerinin algoritması aşağıdaki gibidir:

Belirli belge türlerinin saklama koşullarını belirleyen düzenleyici yasal düzenlemelerin gerekliliklerinin doğrulanması;

Belgelerin saklanması;

Kuruluşlar için - edinme kaynakları - depolama süresinin sona ermesinden sonra, Rusya Federasyonu konusunun arşivleme alanındaki yetkili devlet organı ile birlikte, Devlet Arşivi, bir dizi belgenin değerinin incelenmesi Rusya Federasyonu Arşiv Fonuna dahil edilmek üzere;

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin saklanması veya bunların Rusya Bilimler Akademisi'nin bir devlet veya belediye arşivine, kütüphanesine, müzesine veya organizasyonuna depolanması için devredilmesi;

Depolama süresinin sona ermesinden sonra Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerine dahil edilmeyen arşiv belgeleri, kurumsal mevzuatın gereklerine uygun olarak kuruluşun arşivinde imha veya depolamaya tabidir (örneğin, anonim şirketler için, belgelerin saklanması, 16 Temmuz 2003 tarih ve 03-33/ps sayılı Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu Kararnamesi ile düzenlenir. ve 26 Aralık 1995 tarihli ve 208-FZ sayılı "Anonim Şirketler Hakkındaki" Federal Yasa veya yerel düzenlemeler;

İşe alım kaynağı olmayan kuruluşlar için geçici saklama süresinin bitiminden sonra arşiv belgeleri incelemeye tabi tutulur ve imha edilebilir veya kuruluş arşivinde saklanabilir.

Daha sonraki depolama ve kullanım için belgelerin hazırlanması, personel hizmetinin ofis çalışma sürecinin son aşamasıdır ve belgelerin bilimsel ve pratik değerinin incelenmesini, davaların yürütülmesini ve tanımını, imha için belgelerin tahsisine ilişkin eylemlerin hazırlanmasını içerir. ve bunları kuruluşun arşivine veya devlet deposuna aktarın.

"Belgelerin değerinin incelenmesi: Kamuya açık olarak saklanacak belgelerin seçimi veya kabul edilen kriterlere göre saklanması için sürelerin belirlenmesi."

(GOST R 51141-98'in 95. maddesi).

Kural olarak, devlet arşivlerine belge sunma yükümlülüğü devlet ve belediye kuruluşlarına verilir. Ancak, ilgili anlaşmaların yapıldığı bazı sivil toplum kuruluşlarının da bunu yapması gerekmektedir.

Belgelerin değerine ilişkin bir inceleme düzenlemek ve yürütmek ve bunları devlet gözetimine transfer edilmek üzere seçmek ve ayrıca bir incelemenin yürütülmesinde kontrol etmek ve metodolojik yardım sağlamak için bakanlıklar ve bölümler kalıcı merkezi uzman komisyonları (MSK) kurar. Diğer kuruluşlarda, kalıcı uzman komisyonları (EC'ler) oluşturulur.

Uzman komisyonu, kuruluş başkanı tarafından onaylanan daimi uzman komisyonu Yönetmeliğine göre hareket eder. Daimi bir uzman komisyonu hakkında kendi Yönetmeliğinizin geliştirilmesini kolaylaştırmak için, 19 Ocak 1995 tarih ve No. 2.

Uzman komisyonunun ana görevleri şunlardır:

1. Davaların isimlendirilmesinin hazırlanmasında ve davaların oluşumunda ofis çalışması aşamasında belgelerin değerinin organizasyonu ve incelenmesi.

2. Belgelerin arşiv depolamaya hazırlanma aşamasında düzenlenmesi ve değerinin incelenmesi.

3. Kamuya açık depolamaya transfer için belgelerin organizasyonu ve seçimi ve hazırlanması.

Kuruluşun uzman komisyonu, en az üç kişi miktarındaki en nitelikli çalışanlar arasından başkanın emriyle oluşturulur.

Uzman komisyonu bir danışma organıdır. Kararları kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

Kuruluşun çalışmalarında uzman komisyonu, 22 Ekim 2004 tarihli ve 125-FZ sayılı “Rusya Federasyonu Arşiv İşleri Hakkında” Federal Yasası, Kararname ile onaylanan Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliği tarafından yönlendirilmelidir. Rusya Federasyonu Başkanı'nın 17 Mart 1994 tarih ve 552 sayılı “Rusya Federasyonu Arşiv Fonu Yönetmeliğinin onaylanması üzerine”, Rusya Federasyonu Federal Arşiv Ajansı'nın emirleri, arşiv yetkilileri tarafından geliştirilen düzenleyici ve metodolojik belgeler , saklama sürelerini gösteren standart belge listeleri, kuruluş dosyalarının isimlendirilmesi.

Belgelerin incelenmesi, belgelerin kökenini, içeriğini, dış özelliklerini değerlendirmek için genel kriterler temelinde gerçekleştirilir.

Menşe kriterleri şunları içerir: kuruluşun kamu yönetimi veya belirli bir endüstri sistemindeki rolü ve yeri, gerçekleştirdiği işlevlerin önemi, bireyin toplumdaki önemi, belgenin oluşum zamanı ve yeri.

İçerik kriterleri şunları içerir: belgeye yansıyan olayın (olgunun) önemi, belgede bulunan bilgilerin değeri, belge bilgilerinin diğer belgelerde tekrarı, belgenin türü, belgenin gerçekliği.

Dış özellikler için kriterler şunları içerir: içeriğin sabitlenmesi ve iletilmesi, sertifikalandırma, belge yürütme, fiziksel durumu.

Uzman komisyonu, uzman komisyonunun kararlarını onaylayan arşiv kurumunun uzman inceleme komisyonu (EPC) ile temas halinde çalışır.

Sivil toplum kuruluşları, belgelerin değerinin incelenmesi konusunda bağımsız olarak kararlar alır. Uzman komisyonunun çalışmasının sonucu, belgelerin farklı saklama sürelerine göre dört gruba dağıtılmasıdır:

Sürekli depolama;

Uzun süreli depolama (10 yıldan fazla);

Geçici depolama (10 yıla kadar dahil);

Depolama süresinin dolması nedeniyle imha edilecek.

Belgelerin saklanma şartlarını belirlemek için, 6 Ekim'de Federal Arşiv tarafından onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan standart yönetim belgelerinin listesi, saklama şartlarını gösteren" ilgili makaleyi bulduktan sonra, 2000, vakaların sayfa sayfa incelemesini yapmak. Saklama ve imha için belgelerin sadece dava başlıklarına göre seçilmesine izin verilmez.

Belgelerin geleneksel olmayan ortamlarda saklanma süresi, benzer türdeki belgelerin geleneksel ortamlarda saklanma süresine tekabül etmektedir.

"EPK" işaretli davalar, kalıcı depolamaya tabi belgeleri belirlemek ve bunlardan ayırmak için sayfa sayfa incelemeye tabi tutulur.

Personel belgeleri de dahil olmak üzere kalıcı ve uzun süreli depolama (10 yıldan fazla) vakaları kuruluşun arşivinde saklanmalıdır. Ancak, belgelerin örneğin tarihi veya bilimsel değeri varsa, kuruluş bunları devlet veya belediye arşivine aktarır. Tabii ki, onlarla uygun bir anlaşma yapılması şartıyla. Transferleri açıklamalara göre gerçekleştirilir.

Geçici depolama (10 yıla kadar) vakaları, kural olarak, kuruluşun arşivine aktarılmaz ve depolama süresinin sona ermesinden sonra imha edilir.

Böylece, kuruluştaki belgelerin değerinin incelenmesinin sonuçlarına dayanarak, aşağıdakiler derlenir:

Kalıcı depolama durumlarının envanteri;

Geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanteri;

personel tarafından vaka açıklamaları;

Depolamaya tabi olmayan davaların imhası için tahsis işlemlerine tabidir.

Bilirkişi komisyonunun faaliyetleri sonucunda derlenen davaların envanterleri, kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

(şirketin adı)

(yapısal birimin adı veya genel

kuruluşlar)

ONAYLAMAK

İş ismi

yapısal şef

bölümler

(kamu kuruluşu)

İmza Açıklama

imzalar

tarih

AÇIKLAMA No. ___

__________________________________________________________________

Hayır. ____________, dahil:

harf numaraları:

eksik sayılar:

İş ismi

envanterin derleyicisi İmza İmza dökümü

tarih

ANLAŞILMIŞ ONAYLI

Baş EC protokolünün pozisyonunun adı

yapısal birimin organizasyonunun ofis işleri hizmetleri

İmza ____________ tarihli imza dökümü No. _______

Bilirkişi komisyonu tarafından düzenlenen dosya listeleri onaylandıktan sonra kuruluş, saklama süresi dolan geçici saklama süreleri olan belgeleri imha edebilir.

"Belgelerin imha edilmek üzere ayrılması: Saklanma süreleri dolan, pratik, bilimsel veya sosyal önemini yitirmiş belgelerin bilimsel ve pratik değerlerinin incelenmesi ve imha edilmek üzere seçilmesi sürecinde belirleme."

(madde 98 GOST R 51141-98).

Belgelerin imhası, kuruluş başkanı tarafından onaylanan bir yasa ile resmileştirilir. Devlet depolaması için belge sunan kuruluşlar için, eylemler, devlet arşiv hizmeti kurumunun uzman komisyonu tarafından kalıcı depolama için dava envanterlerinin onaylanmasından sonra kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

Yok edilecek vakalar işleme (kullanım) için aktarılır. Davaların devri, devir tarihini, teslim edilecek dava sayısını ve kağıt atık ağırlığını gösteren bir kabul faturası ile yapılır.

Bertaraf için yükleme ve çıkarma işlemleri arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamaktan sorumlu bir çalışanın kontrolünde gerçekleştirilir.

İmha için belgelerin (davaların) tahsisine ilişkin kanunun yaklaşık şekli:

Şirketin adı

ONAYLADIĞIM İŞLEM

__________ Hayır. ________ İş unvanı

______________________ kuruluş başkanı

(derleme yeri)

imha için tahsis hakkında İmza Açıklama

imzaya tabi olmayan belgeler

saklama tarihi

Temelli _____________________________________________________

(belge listesinin adı ve baskısı

__________________________________________________________________

son kullanma tarihi ile)

hiçbir bilimsel ve tarihi değeri olmadığı için imha için seçildi

ve _____________ numaralı fonun pratik önemini yitirmiş belgeleri

(Başlık

fon, sermaye)

Tüm birimler çıkıntı yıllarca

(sayı ve kelimelerle)

Kişisel olarak onaylanan ____ yıl boyunca kalıcı depolama durumlarının envanteri

kompozisyon

EPC ile anlaşıldı ________________________________________________

(arşiv kurumunun adı)

(tarihli _______________ No. _____________)

Kişinin iş unvanı

sınavı kim yaptı

belgelerin değeri İmza İmza dökümü

tarih

KABUL

CEC protokolü (EC)

tarihli ________ No. __________

____________________ birim miktarındaki belgeler. saat.,

(sayı ve kelimelerle)

______ kg ağırlığındaki __________________

(şirketin adı)

________ No. _______ tarihli irsaliyeye göre işlemek için

Çalışanın iş unvanı

belgeleri gönderme İmza İmza dökümü

tarih

Hesap değişiklikleri yapıldı.

Çalışanın iş unvanı

değişiklikleri yapan arşiv

muhasebe belgelerine İmza İmza transkripti

tarih

"Gizli", "Resmi kullanım için", "Gizli" olarak sınıflandırılan saklama süresi dolan dosyaların imhası özel talimatlara göre gerçekleştirilir.

Ö dosyaları dosyalamak ve arşiv deposuna aktarmak.

« Dosya işleme: Belirlenen kurallara uygun olarak bir dosyanın saklanmak üzere hazırlanması.

(GOST R 51141-98'in 73. maddesi).

Vakaların kaydı, kuruluşa girildiği andan itibaren başlar ve girildikleri takvim yılının sonunda arşive aktarıma hazırlanma sürecinde sona erer. Belirli bir davanın yürütülmesi, belgelerin ciltlenmesi, sayfaların numaralandırılması, sertifikasyon yazılarının hazırlanması, dahili bir belge envanterinin hazırlanması (bazı durumlarda), kapak detaylarının tasarımı ile ilgili bir dizi çalışmayı içerir. Davanın.

Vakaların kaydı, kuruluşun belgesel destek hizmeti çalışanları ve yapısal bölümleri tarafından gerçekleştirilir.

Federal Arşivler Koleji'nin 6 Şubat 2002 tarihli kararıyla onaylanan "Kuruluşların Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar" hükümlerine göre, dosyaların yürütülmesi, depolama süresine bağlı olarak tam veya kısmi olabilir. . Kalıcı, uzun süreli depolama ve personel ile gizli belgeler vakaları tam kayda tabidir.

Tam dosyalama şunları içerir:

davanın dosyalanması veya bağlanması;

davanın sayfalarının numaralandırılması;

bir sertifika sayfası hazırlamak;

gerekirse, dahili bir belge envanteri hazırlamak;

Davanın kapağının detaylarına gerekli açıklamaların girilmesi (kuruluş adının netleştirilmesi, davanın kayıt endeksi, davanın son tarihleri, davanın başlığı).

Geçici (10 yıla kadar dahil) saklama durumları kısmi yürütmeye tabidir: durumda belgeleri yeniden sistemleştirmemesine, davanın sayfalarını numaralandırmamasına, sertifika notları hazırlamamasına izin verilir.

Davayı oluşturan belgeler, üzerlerindeki tüm belgelerin, tarihlerin, vizelerin ve kararların metinlerinin ücretsiz olarak okunması olasılığı dikkate alınarak, karton veya ciltli sert bir kapakta 4 deliğe dosyalanır. Dosyalama (ciltleme) için kasa hazırlarken, metal tutturucular (iğneler, ataşlar) belgelerden çıkarılır.

Yüksek değerli belgelerden veya hacimli belgelerden oluşan kalıcı saklama dosyaları, bağları olan üç kapaklı kapalı sert klasörlerde veya kutularda saklanır.

Davada talep edilmemiş kişisel belgeler (nüfus cüzdanı, çalışma defteri, askerlik kartı, fotoğraf) varsa, bu belgeler davaya konulacak bir zarfa konur. Bu tür çok sayıda belge varsa, ikincisi dosyalardan çekilir ve onlar için ayrı bir envanter düzenlenir.

Kasada yer alan belgelerin güvenliğini sağlamak ve sırasını düzeltmek için, bu davaya ait tüm sayfalar (sertifika sayfası ve iç envanter hariç) sayfanın sağ üst köşesinde Arap rakamlarıyla brüt numaralandırılmıştır. basit bir kalem veya numaralandırma makinesi ile. Vaka belgelerinin dahili envanterinin sayfaları ayrı ayrı numaralandırılmıştır.

Birkaç cilt veya bölümden oluşan kasa sayfaları, her cilt veya her bölüm için ayrı ayrı numaralandırılır.

Davada dosyalanan ekleri olan zarflar numaralandırılmıştır; aynı zamanda, önce zarfın kendisi numaralandırılır ve ardından zarftaki her ek bir sonraki numara ile numaralandırılır.

Her davanın sonunda, boş bir sertifika belgesi formu ve davanın başında (özellikle değerli belgeleri hesaba katmak için) - dava belgelerinin bir dahili envanteri formu dosyalanır.

Sayfa - tanık, davada ayrı bir kağıda, kitaplarda - son boş sayfanın arkasına, dosya dolaplarında - ayrı bir boş kart formatında düzenlenir.

Sayfa - davanın tanığı (sertifika kaydı), 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanan "Örgütlerin Arşivlerinin Çalışması için Temel Kurallar" tarafından belirlenen biçimde düzenlenir.

Kasanın numaralı sayfalarının sayısının, iç envanterin sayfa sayısının sayılarla ve kelimelerle belirtildiği, kasa numaralarının numaralandırılmasının özellikleri belirtilmiştir (harf dava numaralarının, eksik numaraların, sayıların varlığı). yapıştırılmış fotoğraflı sayfaların sayısı, geniş formatlı sayfaların sayısı, ekleri olan zarflar ve bunlara eklenen sayfa sayısı) ve ayrıca broşürlerin basılı kopyalarında, eğer varsa, içinde sayfa sayısı olan basılı kopyaların varlığını gösterir. durumda genel brüt numaralandırmada işaretlenmemiş.

Sayfa - davanın tanığı derleyicisi tarafından imzalanır. Davanın bileşimi ve durumundaki müteakip tüm değişiklikler (hasar, orijinal belgelerin değiştirilmesi), ilgili yasaya atıfta bulunularak sertifikasyon sayfasında belirtilir.

Sayfayı çıkarmak yasaktır - davanın kapağındaki tanık veya son belgenin sayfasının temiz arkası. Dosya, belge belgesi formu olmadan dosyalanmış veya ciltlenmişse, dosyanın üst kısmına, dosya kapağının iç kısmına yapıştırılır.

Muhasebesi bu belgelerin özelliklerinden (özellikle değerli, kişisel, adli, soruşturma dosyaları vb.) kaynaklanan kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama belgelerini kaydetmek için dahili bir dava belgeleri envanteri derlenir. ayrıca, başlıkları belgenin belirli içeriğini ortaya çıkarmayan belge türlerine göre oluşturulmuş kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolamanın kaydedilmesi.

Dahili envanter, 6 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler Koleji'nin kararı ile onaylanan "Örgüt Arşivlerinin Çalışmasına İlişkin Temel Kurallar" tarafından oluşturulan biçimde ayrı bir sayfada düzenlenir.

Dahili envanter, dava belgelerinin seri numaraları, dizinleri, tarihleri, davanın başlıkları ve sayfa numaraları hakkında bilgi içerir. Dahili envanter için, içerdiği belge sayısını ve dahili envanterin yaprak sayısını sayılarla ve kelimelerle gösteren son bir giriş yapılır.

Dahili envanter, derleyicisi tarafından imzalanır. Dava, iç belge envanteri formu olmadan ciltlenir veya dosyalanırsa, öngörülen biçimde düzenlenen envanter, davanın ön kapağının içine yapıştırılır.

Kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama ve personel dosyasının kapağı, GOST 17914-72 “Uzun süreli depolama dosyalarının kapağı” gerekliliklerine uygun olarak hazırlanır ve yürütülür. Türler, çeşitler, teknik gereksinimler” (17 Temmuz 1972 tarih ve 1411 sayılı SSCB Devlet Standartları Komitesi Kararı ile tanıtıldı).

Davanın kapağında şunlar yazıyor:

Şirketin adı;

Yapısal birimin adı;

Vaka indeksi;

Davanın arşiv şifresi;

Dava özet envanterinin yıllık bölümüne göre dava sayısı (hacim, kısım);

vaka başlığı;

Davanın son tarihi - davanın kurulduğu ve tamamlandığı yıl(lar);

Dosyadaki sayfa sayısı;

Davanın saklanma süresi (kalıcı saklama durumlarında şöyle yazılır: “kalıcı olarak saklayın”).

Kalıcı saklama davalarının kapağında, kuruluş dosyalarının kabul edileceği devlet arşivinin adı, devlet arşivi ve teşkilatının kodlarının belirtilmesi için bir yer verilir.

Dava belgelerinin kapsadığı süre boyunca kuruluşun (yapısal birim) adını değiştirirken veya davayı başka bir kuruluşa (başka bir yapısal birime) aktarırken, davanın kapağı bu kuruluşun veya halefi kuruluşun yeni adını belirtir. , ve kuruluşun eski adı (yapısal birim) parantez içine alınır.

Dava kapağındaki dava başlığı, dava isimlendirmesinden taşınır. Gerekli durumlarda başlıkta (emir sayısı, protokol vb.) açıklamalar yapılır.

Dava için son tarihler Arap rakamlarıyla verilmiştir.

Doğru tarihlemenin önemli olduğu organizasyonel, idari, yaratıcı ve diğer belgeleri (tutanaklar, transkriptler, mektuplar, raporlar vb.) içeren davaların yanı sıra birkaç ciltten (kısımlardan) oluşan davalar için son tarihler, belgeler davaları, yani davaya dahil edilen en eski ve en son belgelerin kayıt (düzenlenme) tarihleri.

Vaka bir emir, talimat ve benzerleri kaydı ise, vakanın tarihi, dergideki ilk ve son girişlerin tam takvim tarihleri olacaktır.

Kişisel dosya için son tarihler, bu davanın açıldığı kişinin kabul ve görevden alınmasına ilişkin emrin imzalanma tarihleridir.

Kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama dosyaları ile ofis işlerinde tamamlandıktan bir yıl sonra personel dosyaları kuruluşun arşivine aktarılır. Geçici saklama davaları (10 yıla kadar dahil), kuruluş yönetiminin takdirine bağlı olarak (arşivin yetenekleri, geçmiş yıllara ait belgelere erişim sıklığı vb. dikkate alınarak) arşive aktarılır.

Daha önce de belirtildiği gibi belgeler, kuruluşun uzman komisyonu tarafından onaylanan envanterlere göre kalıcı ve geçici depolama (10 yıldan fazla) vakalarının değeri ve kaydının incelenmesinden sonra arşive kabul edilir. Geçici saklama davaları (10 yıla kadar dahil) davaların isimlendirmesine göre kabul edilir.

Mevcut çalışma için bireysel vakaların bırakılması veya verilmesi gerekiyorsa, kuruluşun arşivi bu vakaların geçici kullanım için verilmesini sağlar.

Arşiv çalışanı, vakaları kabul eder, her vakayı envanterle dikkatlice karşılaştırır, vakanın oluşumunun ve yürütülmesinin doğruluğunu kontrol eder.

Vakalarla birlikte, teslim edilecek belgelere ait kayıt kartları arşive aktarılarak arşivin bilgi aparatının yenilenmesi sağlanır.

Devlet arşivlerine aktarılmadan önce, devlet arşivine konu olan belgeler, Rusya Federasyonu Ana Arşiv Müdürlüğü tarafından belirlenen süreler boyunca kurum ve kuruluşların arşivlerinde saklanır. Belirlenen sürelerin sona ermesinden sonra, devlet arşivlerine tabi olan belgeler, kanuna göre kurum ve kuruluşların arşivlerinden devlet arşivlerine aktarılır.

Ticari bir kuruluş ile devlet arşivinin etkileşimi, sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilebilir. Sözleşme, tarafların ilişkisinin ilkelerini, görevlerini, sorumluluklarını ve daha fazlasını belirler.

Nitelikli personel kayıt yönetimi, yalnızca bakım kurallarına uyulmasını değil, aynı zamanda personel belgelerinin saklanmasını ve bu belgelerin arşive zamanında teslim edilmesini de içerir.

Personel kayıtları yönetimi ile ilgili konular hakkında daha fazla bilgi için CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "İK kayıtları yönetimi" yazarlarının kitabında bulabilirsiniz.

Er ya da geç, herhangi bir şirketin arşiv depolaması için belgeleri aktarması gerekir. Eski kanunlar, emirler, sözleşmeler, artık geçerliliğini yitirmiş birçok personel kayıt yönetimi belgesi, tamamen yok edilemez.: vergi denetimleri ve diğer durumlarda, davalarda, ticari faaliyetlerin analizinde ve ayrıca eski çalışanlar için bir takım belgeler gerekebilir. Bunu yapmak için bir arşiv oluşturmak yeterli değildir: kağıtları doğru bir şekilde sınıflandırmanız ve hazırlamanız gerekir.

Belge hazırlama prosedürü, Ofis Çalışması Talimatlarında sabitlenmiştir. Bu, Kültür Bakanlığı'nın emriyle (31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı) onaylanan Kurallara ve Collegium Collegium tarafından onaylanan Kurallara odaklanarak hazırlanabilen, kuruluşun iç düzenleyici bir eylemidir. Federal Arşivler (6 Şubat 2002 tarihli). Talimatlar, davaların oluşturulması ve yürütülmesi, belgelerin değerinin incelenmesi, envanterlerin derlenmesi ve davaların arşive aktarılması için kuralları belirlemelidir.

Talimatlara ek olarak, hazırlanırken kuruluş çalışanlarından bir uzman komisyonu (EPK) toplamak gerekir. Böyle bir komisyon kalıcı olmalıdır.

Arşive veya imha için ne zaman ve hangi belgeler aktarılmalıdır?

Belgelerin arşive aktarılması için hazırlığın ilk aşaması değer incelemesidir. Alaka düzeyini yitiren makaleler incelemeye gönderilir. Belirli belgelere duyulan ihtiyaç için son tarihler Talimatlarda belirtilmelidir. Örneğin, Federal Arşiv kurallarına göre personel belgeleri, çalışanla işbirliğinin sona ermesinden sonra 3 yıl süreyle saklanmalıdır. Bundan sonra ya imha edilirler ya da arşive gönderilirler.

Arşivlerde, kuruluşlar ayrıca davaları teslim etmek için bir program geliştirir. Diğer departmanlarla koordine edilir ve başkan tarafından onaylanır.

Belge ihtiyacının süresi biter bitmez, bir uzman komisyon tarafından onaylanmak üzere sunulur. Üyeleri, değeri belirlemeli ve belgeyi arşive mi yoksa imhaya mı göndereceklerine karar vermelidir. Bu nedenle, çalışanın kuruluştaki hizmet süresini, faaliyetlerini, gelirini doğrulayan tüm siparişler, eylemler, sözleşmeler personel belgelerinin arşivine dahil edilmelidir.

Arşiv için belgelerin hazırlanması

Bu nedenle, uzman komisyonu arşive aktarmak için belgeleri seçer seçmez, hazırlanmaları gerekir: yapılandırılmış, sistematize edilmiş, dosyalar halinde birleştirilmiş. Derleme zamanına, makalelerin türüne, odaklarına ve çok daha fazlasına odaklanan vakalar derlenir. Örneğin, muhasebe belgeleri oluşturma zamanı (yıl, çeyrek, ay), personel belgeleri - çalışan adına, şirketin ayrı bir bölümü, işbirliği zamanı ile birleştirilir.

Tek bir vakada birleştirilen belgeler ciltlenir ve bir klasöre (kapak) yerleştirilir. Kapak aşağıdaki bilgileri içerir:

Bir vaka envanteri hazırladığınızdan emin olun (iki kopya). Envanterdeki ve kasa kapaklarındaki bilgiler eşleşmelidir. Belgeler kuruluşun arşivine gönderilirse, evrakları sağlayan çalışanın huzurunda sorumlu kişi tarafından kabul edilir ve kontrol edilir. Envanterin her iki kopyasında da kasanın stokta olduğuna dair işaretler konur. Envanterin sonunda, devredilen davaların sayısını, eksik olanların sayısını, devir tarihini ve imzaları belirtin. Değerli belgeler aktarılırken dosyalardaki sayfa sayısı kontrol edilir.

Arşiv sırasında şirket adı değiştiyse, eskisi parantez içinde belirtilerek her kasanın kapağına yenisi yazılmalıdır.

Şirketin evrakları saklama ve saklamaya hazırlanma imkanı yoksa, görevleri üçüncü taraf bir şirkete (anlaşma kapsamında) devredebilir ve belgeleri elektronik forma aktarabilirsiniz. Bu kanunen yasak değildir.

İK kayıtları yönetimi için TALİMATLAR
– iş müfettişliği neyi kontrol eder ve kontrole nasıl hazırlanılır

6 Ekim 2000 tarihli Federal Arşiv emriyle onaylanan "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve depolama süresini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" nden alıntı.

Birçok son tarih, EPC'nin (uzman inceleme komisyonu) işaretlendiği andan itibaren başlar

Belge türü	Belge saklama süresi	Not
Personelle çalışmanın durumu ve doğrulanması ile ilgili belgeler (raporlar, özetler, sertifikalar, bilgiler)	Sürekli
Personel alımı, dağıtımı, hareketi, muhasebesi ile ilgili yazışmalar
Çalışan ihtiyacına ilişkin belgeler (uygulamalar, bilgiler, yazışmalar), çalışanların azaltılması (serbest bırakılması)
Personel siparişlerinin yerini alan notlar	75 yıllık EPC	5 yıl - düzenli ve eğitim tatillerinin sağlanması, görev, cezalar, kısa süreli iş gezileri (Rusya'da)
Kişisel dosyalar (ifadeler, otobiyografiler, emirlerin kopyaları ve onlardan alıntılar, kişisel belgelerin kopyaları, özellikler, personel kayıtları, anketler, onay formları vb.):
a) örgütün başkanı; örgütün yönetim, yürütme, kontrol organlarının üyeleri; devlet ve diğer unvanlara, ödüllere, ödüllere, akademik derecelere ve unvanlara sahip çalışanlar	Sürekli
b) işçiler	75 yıllık EPC
Kişisel dosyası olmayan çalışanların özellikleri	75 yıllık EPC
Çalışanların kişisel kartları (geçici işçiler dahil)	75 yıllık EPC
İş sözleşmeleri (sözleşmeler), kişisel dosyalarda yer almayan iş sözleşmeleri	75 yıllık EPC
İşe alınmayan kişilerin belgeleri (anketler, otobiyografiler, personel kayıtları, başvurular, tavsiye mektupları, özgeçmişler vb.)
Orijinal kişisel belgeler (istihdam kayıtları, diplomalar, sertifikalar, sertifikalar, sertifikalar)	Gönderi restante	Sahipsiz - 50 yıl veya daha fazla
Kişisel dosyalarda yer almayan belgeler (sertifikalar, raporlar ve açıklayıcı notlar, siparişlerin kopyaları, siparişlerden alıntılar, beyanlar, seyahat sertifikaları vb.)
Açık pozisyonların doldurulması, pozisyon seçimi için rekabet komisyonlarının toplantı tutanakları	Sürekli
Açık pozisyonları doldurmak için rekabet komisyonlarının belgeleri (protokollerden alıntılar, eser listeleri, raporlar) özlük dosyası olmayan kişilerin (çalışanların) seçimi	75 yıllık EPC
Boş pozisyonları doldurmak için yarışmaya katılım başvuruları
Boş kadroların doldurulması, kadro seçimine ilişkin yazışmalar
Kıdem ikramiyelerinin ödenmesi için kıdem kurulması için komisyon toplantı tutanakları		Siparişlerin yokluğunda - 50 yıl veya daha fazla
Çalışanların listesi (personel - bordro)	Sürekli
	50 yıl - kişisel hesapların yokluğunda
a) örgütün yönetim ve yürütme organlarının üyeleri	Sürekli
b) Büyük Vatanseverlik Savaşı ve diğer askeri operasyonların gazileri ve katılımcıları	Sürekli
c) Devlet ve diğer ödüllerle ödüllendirildi, Devlet ve diğer unvanlarla ödüllendirildi, ödüller	Sürekli
d) işçiler
e) terfi adayları
e) askere alınanlar
ve) geçti tasdik
h) kişisel oranlar, maaşlar almak
Askerlik hizmetinden sorumlu kişilerin askerlik kaydı ve askerlikten tecil hakkında yazışmalar
Seyahat yazışmaları		10 yıl EPC - d yurtdışı iş gezileri için
Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler (raporlar, eylemler, bilgiler) ve bunlara ekler
Kişisel oranların, maaşların, ödeneklerin belirlenmesine ilişkin belgeler (temsilciler, dilekçeler, anketler, eylemler)		50 yıllık EPC - p siparişlerin yokluğunda
Kişisel oranların, maaşların, ödeneklerin oluşturulması ve ödenmesi konusunda yazışmalar
tatil programları
Personel siparişleri için kartlar, işaretçiler
Kitaplar, dergiler, muhasebe kartları:	işten çıkarıldıktan sonra
a) kabul, hareket (transfer), çalışanların işten çıkarılması
b) İş gezilerine gönderilen çalışanlar
c) askere alınanlar
d) tatiller
e) kişisel dosyalar, kişisel kartlar, iş sözleşmeleri (sözleşmeler), iş sözleşmeleri
f) çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin verilmesi
g) ücret belgelerinin verilmesi, hizmet süresi, çalışma yeri
h) seyahat sertifikalarının düzenlenmesi