Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

• нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
• увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
• при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
• в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

• отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
• направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
• даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Читайте также: Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

• Ф. И. О. работника;
• название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
• название документа – уведомление;
• сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
• дата составления;
• собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Читайте также: Оформление дубликата трудовой книжки: порядок заполнения в 2019 году

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

• вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
• отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
• при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

• составляется уведомление и подписывается работником;
• передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
• документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
• при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

• направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
• выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье.

Работник уволился: как выдать трудовую книжку

Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):

• при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
• если он отказался ее получать.

Неполученную трудовую книжку нельзя:

• сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
• доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.

Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.

Кто кого и о чем информирует

Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:

• о необходимости забрать документ;
• возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.

Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой.

Пример

Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы. Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н. написал заявление с просьбой выслать по почте:

• трудовую книжку;
• копию приказа об увольнении;
• справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
• справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.

О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее.

Сколько справок о заработке сотрудник получает при увольнении, см. в статье .

Как отправлять трудовую книжку по почте

После получения заявления работодатель:

• отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
• оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).

Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.

О том, как долго нужно хранить в компании кадровые документы, вы узнаете из материала .

Итоги

Пересылка трудовой книжки почтой производится в том случае, если работник попросит об этом. Отправлять ее лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении. Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе. Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

• рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
• не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
• передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
• не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения. Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное. В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .

Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.

Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.

Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?

Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

• предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• на работодателя-ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).

Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте

Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.

В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

• увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
• увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
• гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
• трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
• прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
• по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину. Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой. Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг. Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно. Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

1. Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
2. Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
3. Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

• увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
• увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
• когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

1. Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
2. В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
3. Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
4. Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне. Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях. При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

• любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
• курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
• через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке. К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

1. На дату разрыва трудового соглашения труженик отказался забирать трудовую книжку, а кадровой специалист уже на следующий день отправил её почтой. Тут нарушена процедура. Изначально нужно направить сотруднику уведомление, где предложить прийти и лично забрать документ о трудовой деятельности. Не составлен акт отказа, ведь только после этого можно осуществлять такую операцию.
2. Документ о трудовом стаже был передан через близкого родственника, работающего на этом же предприятии. Также считается грубым нарушением. Ибо в случае потери книжки либо возникновения претензии со стороны бывшего сотрудника работодателю грозит солидный штраф.
3. В качестве письменного подтверждения на пересылку принято письмо по электронной почте. Такая форма общения не признается официальной перепиской. В дальнейшем при рассмотрении такого дела судом будет считаться, что согласия работника не было.
4. Трудовая книжка после получения заявления на её пересылку отправлена обычным письмом. Здесь невозможно доказать, что действительно осуществлялась процедура отправки документов.
5. По письменному заявлению бывшего сотрудника документ о трудовой деятельности передан его представителю. Такие действия недопустимы, если у представителя отсутствует должным образом оформленная доверенность. Исключение может составлять почтовый курьер из официальной курьерской службы.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.