Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.

Как сделать шаблон графика отпусков в Excel

Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).

Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):

Теперь покажем вам, как это сделать!



Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:

Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:

СЧЁТЗ(A9:A23)

Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:

ОКРУГЛВВЕРХ(C1*C2;0)

Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:

Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:

Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:

СЧЁТЕСЛИ(E9:E23;"На работе")

Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:

Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:

И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:

ЕСЛИ(E6<$C$2;"нехватка";"хорошо")

Наконец, мы имеем такой результат:

На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.

Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.

• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14–19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях.

График отпусков сотрудников

Важно

Бесплатные демо-версии: График отпусков на 2018 год без учета государственных праздников (бесплатно) График отпусков с учетом государственных праздников (бесплатно) Полный график отпусков на 2018 год с учетом государственных праздников — $3.45. График строится автоматически в MS Excel на основании данных об отпусках сотрудников (дат начала и конца отпусков), внесенных пользователем в таблицу.

Если график отпусков строится вручную, то обычно происходит так. Дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel.
Для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков. При переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать.
Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу. Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.

Excel-office

Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год. Полная версия, позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — $2,7.

Инфо

Полная версия на 2018 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — $3,70.

Полная версия на 2017 год, учитывающая государственные праздники — $3,70. Полная версия на 3 года, учитывающая государственные праздники — $4,70. Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.

График отпусков (просто наглядный)

Внимание

Настроили в горизонтальной оси промежуток основного деления – 7 дней. Принцип корректировки любого элемента диаграммы Ганта.

Какой элемент диаграммы нужно изменить, на него и нажимаем, затем нажимаем функцию «Формат оси» (из контекстного меню). Или на закладке «Работа с диаграммами» — «Формат» нажимаем на кнопку «Формат выделенного».

При изменении в таблице данных, будут меняться и данные в диаграмме. Есть упрощенный вариант построения диаграммы Ганта — с помощью условного форматирования и формулы.

Смотрите это прием в статье «Табель рабочего времени в Excel». Чтобы сопоставить данные по плановым и фактическим данным для визуализации, планирования, нужно построить диаграмму.

Как это сделать, читайте в статье «Диаграмма в Excel план-факт» тут.

Умный график отпусков

Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего - руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Заполняем образец графика отпусков на 2018 год

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам. Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено - сразу Ссылка для просмотра и скачивания.Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Чье мнение учитывать при составлении График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст.

График отпусков в виде диаграммы эксель

При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения.

График отпусков в виде диаграммы в эксель

График!G5″2-я строка - «=График!K5″3-я строка - «=График!O5″4-я строка - «=График!S5″5-я строка - «=График!W5″Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку.(это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался)Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец).

В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).
Используется значение в столбце «Дней 1» - продолжительность первого периода отпуска У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:Плюс один день потому, что дата окончания отпуска - это последний его день, а не первый рабочий. Третий ряд Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности - столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними - аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов - это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

Получилось так.Можно нарисовать горизонтальные линии. На закладке «Работа с диаграммами» — «Макет» нажимаем в разделе «Оси» кнопку «Сетка». Нажимаем кнопку функции «Горизонтальные линии сетки по основной оси». Затем нажимаем на кнопку функции «Основные линии сетки». Получится так.Можно менять цвет графика, т.д. Нажимаем на каждый элемент диаграммы, заходим в «Параметры оси» и меняем то, что и как хотим. Ещё, есть функции на закладке «Работа с диаграммами».

Там три вкладки с функциями. Теперь обратим внимание на то, что шкала в диаграмме начинается не с даты 12.01.2015 г., а раньше. Если речь идет не о дате, а простых числах, то настроить легко.

Нажимаем на горизонтальную ось, в параметрах оси ставим фиксированные данные (числа). Дату запишем в таком формате 12/1/2015. Но у нас стоит дата в диалоговом окне параметров оси, и написана она не в формате дата.

Это один из самых важных документов в кадровом делопроизводстве, но путаются в нем как новички, так и профессионалы. Читайте о том, как составить и заполнить график отпусков, скачайте бланк и образец заполнения в Word и "умный" интерактивный график в Excel.

Читайте в нашей статье:

График отпусков на 2019 год

В то время как большинство из сотрудников занимаются подведением итогов за прошедший год, службы персонала готовят график отпусков для коллектива уже на новый период. Такая работа, как правило, должна начинаться задолго до даты, установленной в ТК РФ.

Уже за две недели до начала нового года график отпусков должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше.

При планировании отдыха персонала стоит учесть множество факторов, чтобы рабочая сила была использована максимально эффективно и с минимальными рисками трудовых споров .

Обращайте внимание на последовательность предоставления отдыха. Не стоит отправлять одновременно весь отдел, иначе работать будет попросту некому. Учитывайте также загруженность производства и сезонность, если она имеется.

Трудовое законодательство не обязывает компании советоваться с мнением персонала. Однако, если учитывать только производственные факторы, на выходе можно получить внутриколлективные противоречия и обиды. Поэтому важно принять во внимание интересы всех сторон и выбрать оптимальный вариант.

Шаг 8. Сделайте выписки для структурных подразделений и .

Образец заполнения графика отпусков по новым правилам

Проще всего заполнять график отпусков по образцу. Использовать свой шаблон наниматель может, однако он должен содержать все предусмотренные законом реквизиты. Лучше взять готовый бланк (унифицированную форму) и доработать до той формы, которая будет отражать потребности предприятия.

1. В шапке документа указываются название компании и реквизиты документа. Обязательным является реквизит “УТВЕРЖДАЮ”. Проставляется дата и подпись руководителя. В зависимости от того, как удобнее вести планы для организации возможно составление не одного, а нескольких документов. Для каждой структурной единицы - свой.

Это удобно, когда численность компании составляет сотни, а то и тысячи человек. Если же компания относится к малому бизнесу, такие действия нецелесообразны.

2. При наличии профсоюза, его одобрение тоже нужно получить, а реквизиты занести в шапку документа.

3. Далее идет табличная часть документа. Заполнение ее интуитивно понятно. Сотрудники группируются, как правило, по структурным подразделениям. Если отдых работника будет разделен на несколько частей, то и в таблице этот сотрудник будет упоминаться не один раз.

4. Подписывает график руководитель кадрового подразделения.

“Умный график отпусков” представляет собой таблицу Excel с несколькими вкладками. Он позволяет не только заполнить стандартную форму, но и оценить ближайшие отпуска, а также увидеть картину распределения отдыха по датам в виде схемы.

Кем утверждается график отпусков

В первую очередь, при наличии первичной профсоюзной ячейки, требуется согласование с ней. Профсоюз оценивает, прежде всего, учтены ли права сотрудников, для которых отдых предоставляется в те даты, когда им удобно (несовершеннолетние, одинокие родители с 2-мя и более детьми и др.). После получения одобрения, реквизиты письма или иного обосновывающего это документа, вносятся в шапку документа. Одобрение руководителя предприятия может быть оформлено приказом либо подписью, в зависимости от используемой формы. Как оформить .

Надо ли сотруднику писать заявление на отпуск, если есть график

Когда работник идет отдыхать по плану, писать заявление не требуется. Но оно может понадобиться в том случае, если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику.

Стоит отметить, что согласовывать отдых человеку нужно не менее чем за 3 дня до его начала, учитывая дату получения отпускных. Несоблюдение сроков выплат влечет за собой административную ответственность.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Так как график является обязательным документом в компании (ст. 123 ТК РФ), за его отсутствие предусмотрены штрафы, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.

Градация размеров наказания зависит, в первую очередь, от виновного. Максимальное наказание предусмотрено для юридических лиц: от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до 90 суток. Для должностных лиц и ИП штраф: от одной до пяти тысяч. Для ИП также предусмотрена приостановка деятельности (до 90 суток).

В статье – все про новый график отпусков на 2019 год: правила его составления и утверждения, ошибки при составлении графика. Бланк и образец документа можно скачать бесплатно файлами word или excel.

Внимание! Мы подготовили документы, которые помогут вам составить график отпусков на 2019 год. Скачивайте бесплатно:

График отпусков - это документ, который обязан утвердить каждый работодатель. Организация или ИП, неважно. Программа БухСофт заполняет его автоматически на официальном и актуальном бланке. Вам нужно лишь скачать, распечатать и подписать документ. Попробуйте бесплатно:

Скачать график отпусков

Деятельность любой компании связана с ведением документооборота. Первичные документы, локальные и нормативные акты, отчетность – без этого нормальное функционирование просто немыслимо. График отпусков является одним из обязательных локальных документов, необходимый как для сотрудника, так и для работодателя.

Статья поможет разобраться во всех тонкостях работы с документом: от того, кто составляет график отпусков до правил заполнения и утверждения графика отпусков на 2019 год . Также будут рассмотрены частные случаи при планировании отпускных периодов, основные ошибки, которые могут быть допущены при составлении графика отпусков 2019, пример планирования отдыха.

График отпусков на 2019 год - это важно!

График отпусков – это нормативный локальный акт, определяющий порядок выхода работников в ежегодный отпуск. В нем отражаются данные с разбивкой по месяцам о времени предоставления оплачиваемых отпускных периодов сотрудникам всех подразделений организации на предстоящий год.

График отпусков на 2019 год – это законное право работников на получение ежегодного отдыха и помощь для руководителя в решении таких вопросов как:

1. Заблаговременная выплата отпускных, которая законодательно должна быть осуществлена в полном объеме не менее чем за три дня до начала отпускного периода.
2. Поиск замены на время отсутствия работника.
3. Контроль за своевременностью в предоставлении отпускных периодов и недопущение накапливания неиспользованных дней.

При наличии у сотрудника неиспользованных дней за предыдущие рабочие периоды они отражаются в очередном графике. Работник вправе также использовать эти дни в любое время по соглашению с руководством.

Согласно статьям ТК РФ, с утвержденным графиком, в том числе с графиком отпусков 2019, под роспись должен быть ознакомлен каждый сотрудник. Кроме того, не позднее чем за две недели до начала отдыха руководитель обязан уведомить об этом работника.

Кто составляет график отпусков 2019

Это зависит от масштабности организации. В небольшой компании всем занимается кадровый работник. В крупных организациях первоначально работой с проектом занимаются начальники подразделений или их заместители, которые уже готовые документы передают в отдел кадров. Кадровый работник сводит воедино полученные сведения.

Такой порядок необходим в целях учета мнения каждого сотрудника. Руководители подразделений дают своим подчиненным время на согласование даты выхода на отдых между собой, чтобы не пострадала производительность труда и была обеспечена взаимозаменяемость. С учетом этих пожеланий и согласия с ними начальника и составляется график по конкретному подразделению.

Кроме того, при наличии в компании профсоюзной организации документ должен составляться с учетом его мнения.

Существует унифицированная форма документа Т-7. Но руководитель может разработать и собственный нормативный акт, который должен быть закреплен в качестве приложения к учетной политике.

Форма графика отпусков на 2019 год

Актуальный бланк графика отпусков на 2019 год смотрите в окне ниже, его можно скачать.

График отпусков 2019: основные правила

В разработке проекта по планированию отдыха сотрудников нужно учесть множество нюансов: от соблюдения норм трудового законодательства до учета пожеланий сотрудников. Поэтому желательно, если на предприятии будет разработан собственный нормативный акт, регламентирующий данную процедуру. Для графика отпусков на 2019 год правила составления начинаются с издания приказа, в котором необходимо указать:

1. Ответственного за подготовку документа (обычно это сотрудник кадровой службы).
2. Срок, который дан работникам для внесения своих пожеланий.
3. Срок, по истечение которого начальники структурных подразделений должны предоставить согласованные графики.
4. Срок, к которому сотрудник отдела кадров должен предоставить документ на подпись руководителю.

Заполненный бланк приказа смотрите в окне ниже, его можно скачать.

Во избежание разногласий между сотрудниками по поводу времени выбора отпускных периодов рекомендуется в локальном нормативном акте или коллективном договоре прописать основные моменты, касающиеся порядка предоставления отдыха. К примеру, нужно указать, что руководители и их заместители не должны планировать отпускной период в одно время. В некоторых учреждениях, например, образовательных, отдых в большинстве случаев предоставляется в летний период, так как в остальное время отсутствие работника на рабочем месте негативно скажется на рабочем процессе.

При составлении проекта необходимо проанализировать «отпускные истории» сотрудников, чтобы выявить, на сколько дней и в каком периоде они могут рассчитывать на отдых. Еще один нужный момент – установление льготных категорий, имеющих право на первоочередной выход «на каникулы».

График отпусков на 2019 год: как составить

Когда нужно составлять график отпусков на 2019 год

График необходимо утверждать как минимум за две недели до наступления года, на который он составляется. Так, на 2019 год проект должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2018 года. Это предпоследняя неделя года, потом, согласно законодательству, будет уже поздно.

Храниться документ должен в течение года после окончания его действия. Так, весь 2019 год нужно хранить форму, утвержденную в декабре 2017 года на 2018 год. По истечении срока график подвергается уничтожению, согласно соответствующему акту.

Что должен включать документ

Основные пункты с комментариями, которые обязательно должны быть отражены в проекте, представлены в следующей таблице:

Что должно быть отражено в документе	Комментарий
Список работников	Присутствовать должны все лица, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отдыха	Складывается из суммирования ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска, включая неиспользованные в прошлых периодах дни
Предполагаемая дата начала отпуска	Указан может быть как конкретный день, так и месяц. Во втором случае за две недели до освобождения от работы сотруднику придется писать соответствующее заявление
Разделение отпускного периода по частям	Редко в какой организации предоставляют сразу все дни отдыха, поэтому он делится по частям. При этом одна из частей не должна быть меньше четырнадцати календарных дней

Данные об отпусках без сохранения заработной платы в графике не отражаются. А при принятии на работу нового сотрудника его включают в уже утвержденный проект отдельно оформленным дополнением.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпускного периода

Как правило, основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Но некоторые категории работников имеют право на удлиненный отпускной период:

Следует иметь в виду, что праздничные и нерабочие дни в отпускной период не включаются.

Кому предоставляются дополнительные ежегодные дни

На дополнительный оплачиваемый отдых имеют право следующие сотрудники:

• занятые на вредных производствах;
• связанные с опасными или особыми условиями труда;
• имеющие ненормированный рабочий день;
• работающие в районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностях;
• в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законодательными актами.

Дополнительные дни также может предоставить и сам руководитель, согласуя их с профсоюзом.

Кто имеет право на льготу при планировании отпускного периода

Право на первоочередность или изменение даты выхода в отпуск имеют:

• работники в возрасте до 18 лет;
• совместители, отпускной период которых обычно совпадает с таковым на основной работе;
• служащие, чьи супруги являются военнослужащими и отдых которым предоставляется одновременно с супругом;
• декретницы;
• сотрудники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

При наличии у работника нескольких видов льгот, продлевающих отпускной период, все они суммируются.