Командировочный лист - это неформальное название командировочного удостоверения, или формы Т-10, которым нередко пользуются кадровики со стажем. Что же означает этот термин? Обязательно ли оформлять такой документ, и если да, то как?

В действующем российском трудовом законодательстве, регулирующем все вопросы, связанные с командировками, такого понятия, как «командировочный лист», не существует. Более того, другой документ, который и обозначает в современном варианте этот самый лист, а именно командировочное удостоверение, также упразднен в 2015 году. На основании этого удостоверения раньше можно было узнать обо всех перемещениях работника, о сроке командировки и о том, какие организации он посетил. В настоящее время это обязательным не является, но если руководство организации хочет использовать такую документацию, как командировочный лист, запретить это никто не может.

Удостоверение о служебной поездке

Бланк унифицированной формы командировочного листа была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и называется форма № Т-10. Код по ОКУД — 0301024. Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 ее обязательное применение было прекращено. Но при желании руководство компании принимает решение самостоятельно и может закрепить в локальных нормативных актах необходимость ее оформления — случаи использования формы на предприятиях нередки. Такое право работодателям предоставляют статьи 8 и 22 ТК РФ . Одновременно с этим устанавливается порядок оформления удостоверения.

Вне зависимости от того, применяется ли унифицированная форма документа или работодатель разработал и закрепил в Положении о командировках собственный бланк, специалист, который отвечает за кадры, или бухгалтер должны в нем указать такие обязательные реквизиты:

• фамилия, имя и отчество работника, направленного в служебную поездку, его табельный номер;
• город или другой населенный пункт и наименование фирмы, куда работодатель направил сотрудника;
• цель командировки и ее срок в календарных днях (прописать период в датах);
• реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника;
• отметки с подписью уполномоченного лица о прибытии на место работы и о выбытии оттуда.

В заполненном виде удостоверение унифицированной формы будет выглядеть так:

Оборотная сторона:

Из образца комадировочного листа видно, что отметки должны быть заверены подписью с расшифровкой должности и Ф.И.О. уполномоченного лица, а также круглой печатью фирмы (если она используется). После прибытия в организацию сотрудник должен сдать лист в бухгалтерию, чтобы подтвердить сроки поездки, вместе с прочими документами. А также оформить отчет о выполненной работе.

Если в организации утверждена другая форма командировочного листа, разработанная самостоятельно, то при ее составлении необходимо учитывать требования, приведенные в локальном нормативном акте, которым она утверждена. Если же утвержденной формы нет, но есть желание использовать бланк, его можно скачать и включить в номенклатуру дел своей организации.

Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.

В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.

Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.

Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.

Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:

1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.

2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.

3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

• номер удостоверения, дата составления;
• ФИО работника, подразделение, должность;
• место командировки;
• цель командировки сотрудника;
• длительность командировки без учета пути;
• реквизиты паспорта;
• подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

• выбыл/прибыл в;
• число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.

Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

В ходе осуществления поездок сотрудников в командировки одними из подтверждающих документов такого факта являются специальные командировочные листы , до недавнего времени обязательные к заполнению.

Как же сейчас обстоят дела с их оформлением – является ли оно строго обязательным, чем можно заменить подобные бумаги, какие предъявляются требования к их написанию?

Не так давно, всего лишь три года назад командировочное удостоверение являлось одним из строго обязательных документов, которые должны были составляться среди всех прочих бумаг, необходимых при направлении сотрудника в рабочую поездку.

Основным назначением такого документа являлось следующее:

1. Определение сроков пребывания в самой рабочей поездке.
2. Правомерность начисления определенной оплаты в качестве положенных суточных и прочих расходов, которые понес работник.
3. Подтверждение факта нахождения работника в командировке.

В настоящее время заполнение такого документа осуществляется только в том случае, если подобное требование указано непосредственно во внутреннем распорядке организации или компании, где официально трудоустроен работающий . Также на необходимость такого действия могут указывать положения о командировках или какие-то другие акты компании.

В том случае, если командировочный лист будет отсутствовать, вместо него вполне можно использовать билеты (на поезд, автобус, самолет и т.д.), чеки из мест, где проживал работник (гостиница, хостел и т.д.).

На данный момент удостоверение заполняется в том случае, если имеется отдельный приказ по поводу его оформления.

Кроме командировочного удостоверения работнику при выполнении поездки, сопряженной с расходами, могут оформляться такие документы :

1. Служебное задание – те функции, которые должен непосредственно выполнять сотрудник при своей поездке.
2. Отчет о работе, которая была проделана. Такой документ не является обязательным для бухгалтерского учета, он больше требуется для непосредственных начальников или руководителей лица, чтобы можно было судить о том, выполнил ли работник возложенное на него задание или нет.
3. Авансовый отчет – приложение, подтверждающее израсходование денег на определенные нужды.
4. Подтверждающие документы по найму помещения и проживания в гостиницах.
5. Билеты, подтверждающие суммы, затраченные на проезд.
6. Служебная записка и чеки, подтверждающие затраты по ГСМ, если сотрудник ездил на собственном транспорте.
7. Чеки за услуги такси (если политикой предприятия разрешено возмещать подобные расходы).

Форма и особенности оформления

Командировочный лист состоит из двух сторон – лицевой и оборотной . Заполнение каждой из них имеет свои особенности и правила.

Лицевая сторона

Заполнение сведений лицевой стороны начинается с момента направления сотрудника в командировку – указывается название компании – оно может быть полным или сокращенным. Также указывается код по справочнику ОКПО.

Кроме того, лицевой стороне содержится также такая информация :

1. Номер командировочного удостоверения – он назначается в соответствии со своим порядковым номером.
2. Фамилия, имя и отчество сотрудника.
3. Табельный номер работника.
4. При необходимости могут указывать данные документа, подтверждающего личность – его дата выдачи, серия и номер. В большинстве случаев в качестве него используют паспорт.
5. Должность направляемого в командировку, наименование отдела или подразделения, где он работает.
6. Информация о той стороне, которая фактически является принимающей. Сюда может заноситься название города или другого населенного пункта, а также организации, государственного органа или компании, в которой работает лицо. В том случае, если на момент направления сотрудника не известно точное название (когда он командируется для налаживания новых связей или поиска клиентов), разрешается указание исключительно страны и населенного пункта.
7. Непосредственная цель поездки (участие в командировке, заключение договора, обмен опытом и т.д.).
8. Количество дней, которое отведено работнику для самой поездки.
9. Подпись руководителя компании, печать организации, если таковая имеется.

Оборотная

Оборотная сторона командировочного удостоверения должна содержать в себе следующие данные :

1. Отметка о том, что сотрудник прибыл по непосредственному месту своего назначения – она ставится в той организации, куда он и был направлен в ходе поездки.
2. Также ставится отметка о том, что работник выбыл – таким образом фактически подтверждается факт того, что он определенное количество дней на самом деле провел, выполняя свои рабочие обязанности. Обязательно указывается город, в котором был сотрудник (не зависимо от того, что он отмечается и на лицевой стороне бланка), заново дублируются данные о ФИО.
3. Подпись руководителя компании и печать организации (аналогично, как и в случае с лицевой стороной, если только она имеется в наличии).

Стоит отметить, что при заполнении командировочного удостоверения очень важно соблюдать определенные правила как по самому содержанию лицевого и оборотного листов, так и по написанию всей необходимой информации.

В том случае, если по роду своей поездки работник направляется не в одно, а несколько мест – это могут быть как отдельные места в черте одного города, так и различные населенные пункты, то обязательно все они отображаются в строго хронологическом порядке . То есть сначала те, которые сотрудник посещает в первую очередь и так последовательно все остальные.

Такое требование связано с тем, чтобы работники бухгалтерии впоследствии могли проследить цепочку событий и начислить верную оплату.

Принцип заполнения командировочного удостоверения запрещает наличие каких-либо ошибок . Поскольку особенность оформления заключается в занесении данных несколькими организациями, то переписать бланк вряд ли представится возможным.

В связи с этим при наличии ошибок неверные данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху указывается новая верная информация. Факт достоверности исправления обязательно должен подтверждаться проставлением подписи ответственного лица и печати при ее наличии.

Поскольку в настоящее время создание и оформление командировочных удостоверений не является обязательным, то организация имеет право использовать другие перечисленные документы, которые могут подтвердить факт присутствия сотрудника или работника в той или иной поездке, связанной с выполнением рабочих обязанностей.

Стоит отметить, что на практике оформление такого документа гораздо удобнее во всех планах, поскольку даже подтверждающие документы не всегда легко упорядочить и привести к единой оплате средств за поездку сотрудника. При наличии командировочного листа все остальные бумаги служат как бы приложением к нему – такой документооборот значительно облегчает порядок хранения и обобщения бумаг организации .

При вынесении решения о ведении учета при помощи командировочных листов организация может использовать как свою разработанную форму, так и воспользоваться типовым бланком такого документа, которая является наиболее удобной – Т-10 .

Как оформить командировку в 1С, можно узнать из данного видео.

Иногда возникает ситуация, когда работнику нужно отправиться в поездку в другой город либо страну для выполнения какого-либо задания. В число документов, которые могут оформляться на его месте работы, иногда входит командировочное удостоверение. Несмотря на то, что изменениями в законодательстве этот бланк теперь можно не составлять, но большое число организаций все равно продолжают это делать.

До 2015 года закон устанавливал, что если оформлялась командировка сотрудника, то данный документ необходимо было составлять в обязательном порядке.

Командировочное удостоверение служило тогда основанием для определения сроков нахождения сотрудника в принимающей организации, и участвовало в расчете дней, исходя из которых выдавались суточные при командировках.

С 2015 года это бланк, а также некоторые другие были признаны необязательными. С этого времени удостоверение нужно было составлять только тогда, когда это обязательство было прямо прописано в учетной политике, либо иных внутренних локальных актах. Например, в .

Если данный бланк не выдается, то сроки командировки необходимо подтверждать проездными билетами, чеками, счетами из гостиницы и прочими способами.

Внимание! Если производится оформление командировки, то главенствующую роль теперь в процессе играет . Уже на его основании может быть заполнено командировочное удостоверение.

Для него разработана специальная унифицированная форма Т-10. Однако организации имеют право создать собственный бланк либо модифицировать стандартный. В него, к примеру, можно добавить поля для служебного задания, а также форму авансового отчета по поездке.

После того, как бланк полностью заполнен и проставлены печати, он передается работнику, отправляющемуся в поездку. Последний должен предъявлять ее только вместе с паспортом либо иным своим документом, при помощи которого он может подтвердить личность.

Также вместе с удостоверением может выдаваться , но этот бланк тоже теперь является не обязательным. В задании проставляются вопросы, которые работник должен выполнить в течение поездки, после чего сам работник заполняет отчет об их исполнении.

Внимание! После возвращения сотрудника из , ему нужно сделать , прикрепив к нему все подтверждающие расходы документы, после чего сдать отчет и удостоверение в бухгалтерию на проверку.

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать

Скачать в формате Word на 2018 год.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим на примере как правильно оформляется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Внесение данных начинается с записи полного либо сокращенного наименования компании. После этого в графе справа нужно проставить ее цифровой .

Следующим этапом проставляется номер удостоверения по порядку, а также дата, в которую оно было составлено. Если это предусмотрено внутренними правилами, то под указанным номером документ необходимо внести в журнал учета командировок.

Затем на документе располагаются графы, в которые нужно занести информацию о принимающей организации. Как правило, в этой части проставляются название страны, города, а также организации, в которую осуществляется поездка.

Внимание! В том случае, когда наименования компании нет (например, работник едет в другой город с целью поиска потенциальных клиентов), то в этой графе можно проставить только город и страну.

Информация о цели поездки в командировку, количестве дней, а также датах ее начала и окончания переносится из приказа на командировку либо служебного задания.

Еще одна обязательная информация, какую должна содержать форма Т-10 - сведения о документе, который подтверждает личность командированного. Сюда относится его название, серия и номер, дата выдачи.

После того, как документ целиком оформлен, его должен подписать руководитель фирмы, а также необходимо проставить оттиск печати (если она используется).

Оборотная сторона

В нижней части бланка, либо на его оборотной стороне могут располагаться графы, где принимающая сторона ставит отметку о приезде и отъезде командированного работника.

При этом в нее обязательно вносятся название города, дата события (приезда либо отъезда), должность и расшифровка подписи. Если принимающей организацией используется печать, то внесенные сведения нужно заверить ею. Причем оттиск должен быть проставлен так, чтобы он был отлично виден и полностью читаем.

Внимание! Если работник имеет целью посетить несколько мест, то проставление отметок должно выполняться таким образом, чтобы благодаря последовательности проставления отметок в дальнейшем можно было легко отследить весь порядок отправлений и прибытий.

В документ разрешается вносить исправления. Чаще всего это может произойти из-за изменения сроков поездки. Но делать из необходимо аккуратно.