Выдача практически любого документа производится в строгом соответствии с регламентом, согласно предписанным нормам и правилам .

Списание трудовой книжки - данный вопрос стоит наиболее остро в современном обществе, поскольку это касается как работодателей, так и персонала.

Книжка о трудовом стаже служит «паспортом» работника при устройстве на работу, удостоверяя его стаж и опыт на законных основаниях.

Общая информация

в случае увольнения сотрудника согласно статье ТК РФ;
в случае увольнения сотрудника по собственному желанию;
в случае выхода на пенсию ;
в исключительных случаях, не указанных ранее.

Согласно трудовому кодексу в день выдачи документа производятся все расчеты по зарплате, регистрируется выписка книжки в бухгалтерском учете. В некоторых случаях предварительно следует составить заявление на получение трудовой книжки.

Для назначения пенсии

Когда требуется составление документов?

Книжка выдается по заявлению в случае, если работнику требуется она для назначения пенсии .

Согласно принятому закону с 1 января 2015 года работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче книжки.

Пенсионный фонд и ОВРИ не принимают копии документов . В эти учреждения предоставляются только оригиналы. Процесс производится на основании ранее составленного заявления согласно ст. 62 ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Форма составления произвольная . Но некоторые предприятия могут предлагать типовые бланки для заполнения. В заявлении необходимо заполнить личные данные, указать цель выдачи и поставить роспись после получения книжки.

Важно! Цель выдачи книжки указывается только в том случае, когда документ необходим для назначения пенсии. В остальных - работодатель не может потребовать оглашения причины .

С момента получения книжки отсчитываются три рабочих дня , на протяжении которых она должна быть возвращена на место работы. Чтобы работник не просрочил время, работодатель может взять расписку на возврат с работника.

Заявление подшивают в папку, а выдачу книжки регистрируют в специальном журнале . Зачастую это книга, в которой ведется учет движения трудовых книжек.

Заявления на получение трудовой книжки.

Расписки в получении трудовой книжки работником.

Получение дубликата

Какие документы нужны для оформления дубликата трудовой книжки?

Необходимо составить заявление, где указывается просьба выдать копию документа .

Его следует отнести в отдел кадров, где составляют копии бланка трудовой и далее заверяют их нотариально .

Повторный документ разрешается сделать только в нескольких случаях:

утрата оригинала;
недействительна запись об увольнении сотрудника;
потеря документа при чрезвычайных ситуациях;
утеря документов работодателем, которые требует срочного восстановления;
неверные отметки в трудовой книжке.

Если в потере документа виноват сотрудник, он самовольно обращается в отдел кадров, где составляет заявление на восстановление книжки и получения дубликата , указывая одну из причин.

Заявления на получение копии трудовой книжки.

Заполнения бланка на выдачу дубликата трудовой книжки.

Как правильно составить?

Заявление должно содержать вступление, объяснение причины и цель восстановления. Первый абзац должен содержать основания о том, что именно данный работодатель был последним местом работы . Второй абзац описывает само обращение.

Здесь нужно упомянуть о цели обращения, основания и указать их. Например, в связи с утратой книжки, кражи, приведение в непригодность.

Важно! Если в заявлении вы указываете о непригодности книжки, не стоит ее прикладывать к заявлению . Она не порвана и не запачкана, чтобы сдавать ее в архив. Если книжку нужно сдать, отметьте факт передачи в заявлении.

Роспись и число проставляются в день сдачи сразу под текстом. Число должно соответствовать числу в день сдачи документа.

Итак, третий абзац. Он часто необходим для тех работодателей, которые не горят желанием заниматься делами бывших работников. Последние строчки из законов настойчиво укажут начальству, на ком лежит ответственность и обязанность.

Рекомендуется указать срок выдачи дубликата, который равен 15 дням , и поставить число текущего дня.

Во избежание нелепых ситуаций, делаются две копии.

Одна регистрируется в приемной или канцелярии, а второй экземпляр остается у вас.

На нем должна стоять отметка о предоставлении.

Если дубликат делают в момент действия настоящего договора, то не нужно ждать 15-ти дней . Копии заявления с отметками также писать не нужно. Это касается только тех случаев, когда работодатель сменился на прошлом месте работы, либо отказывается выдавать дубликат книжки.

Важно! На основании ст. 64 ТКРФ при первом трудоустройстве работник не обязан писать заявления на заведение новой трудовой впервые. Однако, обратившись в отдел кадров с заявлением об отсутствии книжки, нельзя с точностью сказать, что документа нет вообще, и он не был утерян.

Отсутствие его на руках не говорит о его полном отсутствии в регистрах системы. При выдаче трудовой, работник должен оплатить книжку в размере, установленном при определении расходов на нее.

Трудовой кодекс РФ. Статья 64. Гарантии при заключении трудового договора

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

Написания заявления на восстановление трудовой книжки.

Нюансы получения на руки

Трудовая книжка выдается работнику лично в руки в момент прекращения контракта после составления заявления.

Его можно составить в любой рабочий день, указав причину и цель получения документа.

В день выдачи книжки подписывается договор о том, что книжка получена , а к работодателю претензий не имеется.

Также нужно расписаться в журнале учета о движении книжек.

Важно! Отдавать трудовую книжку постороннему следует только в том случае, если у него имеется доверенность, заверенная нотариусом . Если ее нет, человек может получить трудовую, если работник скончался.

Основанием для выдачи послужит свидетельство о смерти, паспорт и документ, который подтверждает его родство с умершим. Копии этих документов нужно подшить в личное дело сотрудника. В самой книжке делается запись и указывается основание ее выдачи.

Выдача посредством почтового перевода

Если выдача книжки происходит в момент отсутствия работника на предприятии, или он самовольно отказывается от получения трудовой, составляется акт об отказе. Он подписывается свидетелями.

На основании данного документа содержание и хранение книжки работника, который уже не числится на предприятии, считается законным, поскольку ответственность за задержку документов снимается. Следующим шагом работодателя является составление заказного письма на имя получателя.

На адрес работника направляется письмо с уведомлением в письменном виде, где будет прописано требование явиться на место работы для получения документа, либо дать согласие в ответном письме на выдачу книжки посредством почтового перевода.

Важно! Работодатель освобождается от ответственности только со дня отправления данного уведомления.

Если работник сам хочет забрать трудовую книжку через почту, не обязательно дожидаться приглашения с компании. Достаточно написать заказное письмо с заявлением . В нем нужно указать причину, по которой вы не можете самостоятельно явиться в офис и расписаться за получение книжки. В течение 3 дней ваше заявление может быть рассмотрено.

Акта об отказе работника в получении своей трудовой книжки.

Уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

Письма с просьбой на пересылку трудовой книжки почтой.

В каких случаях заявление не требуется?

Когда истекает срок договора между двумя сторонами, трудовая книжка выдается на руки без составления заявления.

То же самое касается случаев, если работник увольняется по статье либо по собственному желанию.

Однако заявление составить нужно будет, поскольку помимо трудовой книжки лицу выдаются сопровождающие документы .

К ним относят - копии приказа об увольнении, выписки, справки по зарплате, информация о периоде работы сотрудника, сведения о начислениях, об уплаченных страховых взносах на пенсионное страхование.

В любом случае, при трудоустройстве или увольнении случаются различные ситуации. Это единичные случаи , о которых говорить следует только непосредственно с начальством и уполномоченными органами.

Итоги

В основном были перечислены острые вопросы касаемо трудовых книжек . На каждый вопрос был дан ответ, и рассмотрены ситуации в проявлении тех или иных моментов. Это типовые задачи, о которых должен знать каждый работодатель и работник.

Не стоит паниковать и расстраиваться , если у вас нет или не оказалось трудовой книжки. Есть много возможностей ее восстановить, завести, сделать дубликат или забрать с места работы.

Руководствуясь статьями Трудового Кодекс РФ, приведены достаточно весомые аргументы , на основании которых работник любого предприятия имеет право обратиться по возникшей проблеме.

Вконтакте

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Заявление на выдачу трудовой книжки. Образец

Важнейшим документом работника, подтверждающим его стаж и различные события в процессе трудовой деятельности, является трудовая книжка. В этом документе фиксируются наименования работодателей - юридических лиц или физических лиц, зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, у которых гражданин трудился по найму, основания его увольнений, поощрения и прочие важные события. Форма этого документа, а также порядок включения в него записей регулируются законодательством РФ. Работодатель при трудоустройстве работника либо заводит трудовую книжку (в случае трудоустройства впервые), либо продолжает ведение документа, который уже велся другим работодателем (или работодателями). Как правило, трудовая книжка находится на хранении в кадровом подразделении работодателя (при наличии). Необходимость хранения трудовой книжки непосредственно в организации обусловлена важностью этого документа, а также тем, что его ведение осуществляется исключительно работодателем. В то же время на практике возникают ситуации, когда работнику может потребоваться выдача трудовой книжки на руки. Для получения этого документа работник должен подать в адрес работодателя заявление на выдачу трудовой книжки.

Трудовая книжка: форма и порядок ведения

Трудовая книжка представляет собой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на всей территории РФ.

Форма и порядок составления трудовых книжек установлены в двух нормативных правовых актах:

Правилах , закрепленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
Инструкции , закрепленной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Заявка на выдачу трудовой книжки

На основании статьи 62 ТК РФ трудовая книжка предоставляется в ответ на письменное заявление сотрудника в целях его социального страхования или обеспечения.

Каких-либо дополнительных требований к форме и содержанию заявления работника законодательство РФ не предъявляет. Следовательно, данный документ составляется произвольно с соблюдением письменной формы и указанием формулировки: «Заявление. Прошу выдать трудовую книжку».

При наличии в организации соответствующего кадрового подразделения работнику стоит обратиться к его сотрудникам с вопросом о том, как получить трудовую книжку, т.к., возможно, внутренними локальными актами предусмотрены определенные формы и порядок направления заявления. Сам же способ направления заявления также может быть различным (лично, через приемную, по факсу, по почте, на адрес электронной почты). При выборе такого способа следует учитывать, что он должен позволять зафиксировать факт направления документа и его дату.

Из положений статьи 62 ТК РФ и пункта 7 Правил можно сделать вывод, что, если работник представил в адрес работодателя соответствующее письменное заявление о выдаче трудовой книжки, последний не вправе отказать в этом. Трудовая книжка должна быть предоставлена работнику не позднее 3 дней с момента получения заявления работодателем. Этот срок исчисляется в рабочих днях.

Заявления на выдачу трудовой книжки

Расписка в получении трудовой книжки

Трудовая книжка является:

во-первых, важнейшим документом учета трудовой деятельности и стажа работника;
во-вторых, бланком строгой отчетности;
в-третьих, документом, ответственность за ведение и хранение которого возложена на работодателя.

По указанным причинам работодателю, выдающему трудовую книжку работнику, целесообразно получить с него расписку о получении трудовой книжки на руки.

Форма этого документа законодательством Российской Федерации также не предусмотрена. Поэтому расписка, как и заявление, может быть составлена в произвольной форме.

Полагаем, что для подтверждения получения трудовой книжки работником на руки достаточно будет составить письменный документ, в который будет включена следующая формулировка: «Расписка в получении трудовой книжки. Я, … (указать Ф.И.О. работника), трудовую книжку (указать серию, номер документа) на руки получил. Подпись, дата получения».

Расписки в получении трудовой книжки

Плата за выдачу трудовой книжки

Заполнение бланка трудовой книжки для работника при трудоустройстве впервые является платным. Но это единственный раз, когда работодатель вправе взять плату с работника за трудовую книжку. Взимание же какой-либо платы (равно как и удержание за трудовую книжку из заработной платы) при ее выдаче по рассматриваемому заявлению будет являться неправомерным (это касается выдачи в равной степени как оригинала, так и копии документа).

Работодатель отвечает за сохранность трудовых книжек своих сотрудников в течение всего периода их работы. Когда документ можно выдать работнику на руки, и каким образом оформить такую выдачу, расскажем далее.

Трудовые книжки: хранение

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Местом хранения обычно является отдел кадров или бухгалтерия фирмы, то есть отдел, отвечающий за оформление на работу и увольнение.

Учитываются трудовые книжки и вкладыши в специальной Книге учета. В ней регистрируются все трудовые книжки, полученные от работников при их поступлении на работу, и выданные работникам, не имеющим ранее стажа. При заведении нового бланка работникам без стажа, работодатель, по их заявлению, производит удержание за трудовую книжку из заработной платы в размере стоимости бланка.

Когда можно выдать трудовую на руки

Выдать на руки трудовую книжку допустимо лишь в двух случаях:

при увольнении работника – в последний день его работы у работодателя;
для предоставления оригинала документа в ПФР при назначении пенсии – потребуется заявление на выдачу трудовой книжки, причем работник обязан передать трудовую книжку работодателю, после ее возвращения фондом, в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). Отказать в такой выдаче работодатель не вправе.

В остальных случаях (для получения кредита, выезда за границу и т.д.) трудовая книжка выдается работнику в виде заверенной копии (п.7 Правил, ст. 62 ТК РФ).

Заявление на выдачу трудовой книжки

Если работнику временно понадобилась трудовая книжка, чтобы предоставить ее в ПФР, он должен написать заявление. Форма такого заявления официально не утверждена, но в нем должны присутствовать:

фраза «прошу выдать трудовую книжку», заявление также должно содержать цель такой выдачи,
подтверждение того, что работник уведомлен о том, что в срок до 3 дней должен передать трудовую книжку работодателю после ее возврата из Фонда,
подпись работника и дата.

Заявка на выдачу трудовой книжки (образец):

А.А. Петрову

от начальника отдела контроля

Крыловой Анны Ивановны

Заявление

Согласно ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне трудовую книжку серия ТК-III № 0123456 в оригинале для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства в связи с оформлением трудовой пенсии по старости.

Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров ООО «Авангард» не позднее 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда уведомлена.

20.06.2017 г. Крылова

Расписка в получении трудовой книжки

Выдавая оригинал документа работнику, работодателю следует не только сделать его ксерокопию, но и взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки, тем самым сняв с себя ответственность за ее сохранность во время нахождения вне территории предприятия.

Что должна содержать такая расписка:

дату составления,
серию и номер книжки,
причину выдачи,
срок возврата документа работником,
подпись работника.

Когда работник вернет трудовую, расписка должна быть «погашена», а работнику выдается «встречная» расписка работодателя о возврате документа.

Расписка в получении трудовой книжки (образец):

Генеральному директору ООО «Авангард»

А.А. Петрову

от начальника отдела контроля

Крыловой Анны Ивановны

Расписка

Я, Крылова Анна Ивановна, подтверждаю, что 20 июня 2016 года в отделе кадров ООО «Авангард» мною получен оригинал трудовой книжки серия ТК-III № 0123456 для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства для оформления трудовой пенсии по старости.

Обязуюсь вернуть полученную трудовую книжку в течение 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда.