Çeşitli belge formları, çeşitli görevlerin aynı anda yerine getirilmesi için uygundur.

1. Evrak işlerinin süresini azaltın. Boş kısım zaten veri toplamayı basitleştiren ve hızlandıran kalıcı bilgiler içeriyor.
2. Ayrıntılarda hata olasılığını ortadan kaldırın. Şablonun hazırlanması sırasında doldurulan alanların bir kez titizlikle kontrol edilmesi yeterlidir.
3. Yazılı metnin algılanmasını kolaylaştırır. Net bir yapı ve tanıdık bir bilgi düzenlemesi, gerekli verilerin işlenmesi sürecini hızlandırır.
4. Antetli kağıda baskı, özellikle sayfalar basılıyorsa, müşterilerin ve ortakların gözünde şirketin prestijini arttırır.

Her belge yönetimi organizasyonu, siparişleri, mektupları, siparişleri hazırlamak için birkaç şablona sahip olabilir. Çeşitli şekillerde yapılırlar:

• matbaada;
• bir damga kullanarak;
• bir bilgisayarda kendi başlarına oluşturulan elektronik biçimde boşluk kullanarak.

Bir matbaada profesyonel ekipmanlara basılan antetli kağıtların versiyonları daha sağlam görünür ve şirketin itibarını olumlu yönde etkileyen sahteciliğe karşı daha iyi korunur.

formlar nelerdir

Bilgi türüne göre sınıflandırma

Formun görünümü ve amacı, bilgi türüne göre belirlenir. İletilen bilgilere bağlı olarak, boşluklar birkaç kategoriye ayrılabilir:

• genel - şirket içindeki herhangi bir veriyi iletmek için kullanılır (resmi mektuplar ve birleşik belgeler hariç);
• mektup başlığı - standart tasarım ilkelerine sahiptir ve yalnızca resmi mektuplar için kullanılır;
• şirketin kurucu belgelerinin ayrıntıları da dahil olmak üzere belirli belgelerin hazırlanması için şablonlar.

Veri konumuna göre sınıflandırma

Kuruluşlar tarafından kullanılan form türleri, kalıcı bilgilerin bulunduğu yere göre farklılık gösterebilir.

• Köşe. Şirketin ana verileri ve amblemi sol üst köşede uygulanır. Bu düzenleme genellikle mektuplar için kullanılır, çünkü muhatap hakkındaki bilgileri gönderenin ayrıntılarına simetrik olarak sağ tarafa yazmanıza olanak tanır.
• boyuna. Kalıcı bilgiler, alıcının belirtilmesini gerektirmeyen dahili siparişler, siparişler ve işlemler yazarken kullanışlı olan üst kenar boşluğu boyunca sayfanın ortasına yazdırılır.

Belgenin sahibine göre sınıflandırma

Başka bir sınıflandırma, oluşturucuya bağlı olarak ne tür formların bulunduğunu gösterir:

• kuruluş - kuruluş, fon vb. Gönderici olarak hareket eder;
• yapısal birim - büyük bir idari aparata sahip büyük şirketlerde kullanılır ve kuruluşun adından sonra bölümün adını gerektirir;
• resmi - imza hakkı olan şirket ve bölüm başkanları tarafından kullanılır.

Dikkate alınan sınıflandırmalar, genel kabul görmüş kurallara göre resmi iş akışı için kullanılır, ancak her şirketin GOST çerçevesine uymayan ek bireysel örnekler geliştirme hakkı vardır. Yönetici, standart olmayan durumlar (sertifikalar, referans bilgileri, reklam sayfaları) için kendi şablonlarının gerekli olduğuna karar verebilir. Bu durumda, formun orijinal versiyonunu geliştirmek için matbaanın uzmanlarıyla iletişime geçebilirsiniz.

Bir kuruluştaki herhangi bir belge için bir şablon oluşturma aşamasında, yapı öğelerinin en uygun kombinasyonunu (gönderen, başlık konumu ve iş parçasının amacı) seçerek, dikkate alınan üç sınıflandırmayı da dikkate almak gerekir.

Kişisel şablonların katı bir tasarım çerçevesi yoktur. Resmi belgeler, devlet standardı tarafından belirlenen belirli kurallara göre oluşturulur.

Form gereksinimleri

GOST R 6.30-2003, standart tasarımı aşağıdaki hedeflere ulaşmak için gerekli olan resmi belgelerin ayrıntılarının listesi için bir dizi gereksinim belirler:

• formların ana kayıt türlerinin birleşik formatı, belgeye yasal güç sağlar;
• dokümantasyon hazırlama kanunlarına uygunluk, hazırlık sürecini ve bilgi ile daha fazla çalışmayı kolaylaştırır.

Resmi form türleri, özellikleri ve tasarım kuralları - tüm bunlar, ana hükümleri doldurmak ve belge türünü ve oluşturucusunu benzersiz bir şekilde tanımlamak için gerekli ayrıntıları listelemek olan devlet standardı tarafından sağlanır.

GOST uyarınca bir şablon yapmak, üzerinde aşağıdaki bilgilerin zorunlu olduğu hafif bir A4 kağıdının kullanılmasını içerir.

• Derleyen kuruluşun adı. Hangi formlar olursa olsun, başlıkları makalenin yazarını açıkça belirtmelidir, bu nedenle bu alanda şirketin tam ve kısa adını, gönderenin durumunu (çalışan pozisyonu, şubenin adı ve üst kuruluşun adı) belirtmelisiniz. ). Ayrıntıların bileşimi, kurumun yapısına ve belgenin türüne bağlıdır.
• Çeşitli organizasyon formları, tarih ve kayıt numarası için alanlar içermelidir.
• Resmi gazetenin yayın yeri (adres, telefon numarası ve diğer iletişim bilgileri antetli kağıtlarda belirtilmiştir).
• Belirli belgeler için şablonlar, türlerinin adlarını içerir (sipariş, eylem).

Yukarıdaki verilere ek olarak aşağıdakileri içermesi gereken mektubun biçimine özellikle dikkat edilmelidir:

• gelen yazışmaların tarihini ve kayıt numarasını doldurma işaretleri;
• ek bilgi - OKPO, OGRN, kimlik numarası (TIN) ve KPP kodu (çeşitli kuruluşlara belge-mektup gönderirken belirtilir).

Özel olarak anılma, genellikle tüm resmi belgelerde bulunan sembollerin kullanımını hak eder. Olabilir:

• Devlet amblemi (kanunla kurulan bu görüntüyü kullanma hakkına sahip makamlar ve idareler için);
• bölümün amblemi (Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı kararnameleriyle onaylanmıştır);
• şirket logosu.

Belge formlarının türünden bağımsız olarak, sayfanın üst kısmında semboller uygulanır.

Kişisel resmi olmayan şablonlar geliştirirken, belirli tasarım kurallarına sıkı sıkıya bağlı kalmak gerekli değildir. Bu nedenle, farklı yazı tipleri kullanılarak renkli kağıt üzerinde bazı rasgele belge türleri yürütülebilir ve yapıları GOST gereksinimlerinden büyük ölçüde farklı olabilir.

"Bağlam Poligrafisi" matbaasındaki sipariş formları

Dikkate alınan ana form türleri ve bunların uygulanması için gereksinimler, her şirkette tutulan resmi belgelere atıfta bulunur. İş akışı prosedürünü basitleştirmek için gerekli tüm şablonlar nasıl oluşturulur?

1. Elektronik ortamda boşluk yapacak çalışanlarınızı organizasyon içinde daha fazla kullanım için dahil edebilirsiniz. Ancak resmi dış yazışmalar, seminerler ve promosyonlar düzenlemek, ortaklar için referans materyalleri hazırlamak için bu seçenek sunulamaz görünüyor.
2. Bir matbaadan, mükemmel baskı kalitesini sağlayacak ve onlar için tüm gereksinimleri karşılayacak farklı form türleri sipariş edilebilir. Profesyoneller tarafından tasarlanan sayfalar, şirketin imajı üzerinde olumlu bir etkisi olan geleneksel bir yazıcıda basılanlardan daha sağlam görünüyor.

Herhangi bir kuruluş, şirket veya bireysel girişimcinin kendi ofis çalışması sistemi vardır. Antetli kağıt kullanımını içerir. Kullanımları zorunlu değildir, ancak bazı durumlarda belirli nedenlerle bu tür formları kullanmak daha iyidir.

Özel formlar kullanmadan iş yazışmaları yapmak ve sipariş vermek mümkündür, ancak bunların kullanımı yalnızca şirketin sağlamlığından bahsetmekle kalmaz, aynı zamanda sağlamlık ve ciddi niyet izlenimi yaratmanıza da olanak tanır.

Bu, şirketin kurumsal kimliğini gösteren, markalı kartvizitler ve zarflarla birlikte ciddi bir organizasyon ve güvenilir bir ortak imajı oluşturmanıza olanak tanıyan bir tür araçtır.

Elbette antetli kağıt tek başına başarılı bir anlaşmayı garanti edemez ve başarılı bir ortaklık olasılığını artırmaz, ancak farklı şirketlerden gelen diğer yazışmalar arasında antetli kağıdınız veya bilgi mektubunuz öne çıkacaktır.

Bu tür formlarda çeşitli belgeler düzenlenir:

• giden posta;
• sözleşmeler ve daha fazlası.

Bu durumda metin bileşeni önemlidir, ancak böyle bir belgenin tasarımı ve düzeni de bir rol oynar. Bu nedenle, bu öğe güzel, orijinal, ancak fırfırlar olmadan görünmelidir, ancak tüm tasarım detaylarının fark edilmesi kolay olacak şekilde düzenlenmesi istenir ve muhatap gerekli tüm bilgileri alabilir.

Form oluşturmanın üç yolu vardır:

1. Kendi başınıza bir tasarım çizin ve gerekli sayıda bu tür belgeleri gerektiği gibi herhangi bir yazıcıda yazdırın.
2. Bir matbaada sipariş geliştirme ve baskı, ancak bu tür hizmetler daha pahalıya mal olacaktır.
3. Hazır şablonlar veya kendi geliştirmelerinizi kullanarak kendi formunuzu oluşturabileceğiniz özel yazılımları kullanın. Bu programlardan biri şu adresten indirilebilir: soft.oszone.net/program/3642/programma_dlu_sozdaniu_blankov.

Bu sayfada bir örneği bulunan antetli kağıt her tarzda yapılabilir ve ihtiyacınız olan tasarım öğelerini içerebilir ancak tasarım yaparken belirli kurallara uymanız gerekir.

Form tasarımı

Bu tür formlar A4 kağıtlara hazırlanır ve aşağıdaki özellikleri içermelidir:

• kuruluşun adı veya bireysel girişimcinin bir göstergesi;
• İletişim detayları;
• istediğiniz zaman veya gerekirse, TIN ve KPP'nin yanı sıra ödeme ayrıntılarını belirtebilirsiniz.

Logoya gelince, farklı tasarımcıların bu konuda farklı bakış açıları var. Bazıları buna özellikle dikkat etmenin gerekli olmadığına inanıyor, çünkü bir matbaada formların basılmasını sipariş ederken, bu seçenek daha pahalıya mal olacak ve bundan pek bir faydası yok.

Diğerleri, logonun şirketin tanınacağı bir marka adı olduğunu ve bu nedenle muhatabına kelimenin tam anlamıyla “empoze edilmesi” gerektiğini savunuyor. Bu bakış açılarının her ikisi de uç noktalar olarak kabul edilebilir ve bir uzlaşma çözümü kullanmak daha iyidir: logo, formun köşesinde veya kuruluşun adının yanında bir yerde kullanılabilir, ancak birkaç kez yerleştirmemelisiniz. bir sayfada ve hatta daha fazla, bu nedenle logoyu arka plan resmi olarak kullanmanız önerilmez.

İkincisi, tasarım sanatının nüansları ile pratik argümanlarla çok fazla açıklanmaz: birçok kuruluşta belgeleri aktarmak için faks kullanılır ve bu tür formlarda grafik öğelerle “aşırı yüklenmiş” belgeleri göndermek zor olabilir.

nüanslar

Bir LLC'nin veya bireysel girişimcinin en uygun antetli kağıdı, gereksiz yapılar ve unsurlar içermemeli, aynı zamanda düz kağıda basılmış sıradan belgeler arasında öne çıkmalıdır. İyi bir tasarım elde etmek ve aynı zamanda belgeyi gereksiz ayrıntılarla “aşırı yüklememek”, belirli kurallara uyarsanız oldukça kolaydır.

Bu esas olarak kullanılan yazı tipleriyle ilgilidir. Genel olarak, bir yazı tipi nesnel olarak “kötü” veya “iyi” olamaz, çünkü her insan farklı bir görsel algıya sahiptir. Ancak bu tür antetli kağıtlar için çeşitli Gotik, okunması zor veya egzotik yazı tiplerini kesinlikle kullanmamalısınız, özellikle antetli büyük bir saygın şirket tarafından kullanılıyorsa. Ayrıca stilleri ve yazı tiplerini karıştırmaktan kaçınmalısınız ve mutlaka gerekli olmadıkça altı çizili, italik, yazı tipi boyutlarını değiştirmeyin.

Özellikle formda nitelikleri ve kuruluşun adını belirtirken çok küçük bir yazı tipi kullanmayın: faksla gönderirken, bu bazen alıcının belgenin okunamayan bir kopyasını almasına neden olur.

Pratik açıdan, aşağıdaki gereksinimleri de dikkate alın. Mürekkebi iyi emmediği için kuşe ve parlak kağıt kullanmayın ve bu, belgeye yazdırmanız gerektiğinde bazı sorunlara yol açacaktır. Antetli kağıt düzeni oluştururken, bitmiş basılı belgenin dosyalanabileceğini unutmayın, bu nedenle sayfanın sol kenarından 2-2,5 santimetre girinti yapmak daha iyidir.

Antetli kağıt tasarlamak, şirket başkanının yaratılma aşamasındaki en önemli önceliklerinden biridir. Böyle bir formun olmaması olumsuz yasal sonuçlar doğurmayacaktır, ancak böyle bir organizasyonu ciddiye almayacak olan karşı taraflarla etkileşim üzerinde kötü bir etkisi olacaktır.

Form, kurumsal kimliğin bir özelliğidir, şirket içi belgeler, dış yazışmalar, sözleşmeler, raporlar ve diğer belgeler için kullanılır. Çoğu zaman, bir antetli kağıt tasarlarken, kabul edilen kurumsal stile bağlı kalmaya çalışırlar, bu nedenle bu özelliğin renkleri, yazı tipleri ve diğer özellikleri kartvizitlerin, zarfların, klasörlerinkilerle örtüşür.

Antetli kağıda neler dahildir?

Antetli kağıt, zorunlu ve isteğe bağlı öğelerin belirli bir listesini içerir. Bu nedenle, antetli kağıdın en önemli yapısal parçalarından biri şirket logosu veya diğer markalardır. Ek olarak, antetli kağıt, kuruluşun iletişim bilgilerini gösteren bir ayrıntı bloğu içermelidir.

İsteğe bağlı olarak, banka hesabıyla ilgili bilgiler de ayrıntılar bloğuna dahil edilir, ancak bu, antetli kağıdın ek bir unsurudur. Ayrıca, antetli kağıt üzerinde belgenin tarihi, kayıt numarası, adı ve metin bloğu için ayrı yerler tahsis edilir. Şirketin adı bazen ayrı olarak listelenir, ancak çoğu zaman şirketin logosunda veya diğer kurumsal ambleminde bulunur.

Antetli kağıda öğelerin düzenlenmesi ilkeleri

Antetli kağıt üzerindeki bireysel öğelerin düzenlenmesinin özellikleri, şirket başkanı tarafından belirlenir, genellikle kurumsal stile ve kişisel tercihlere bağlıdır. Logo genellikle antetli kağıdın sol üst kısmına yerleştirilir ve ayrıntılar bloğu ortalanır veya sağ tarafa aktarılır. Bir antetli kağıt üzerindeki öğelerin düzenlenmesi için katı kurallar yoktur, ancak söz konusu yapı daha tanıdıktır ve çoğunlukla modern şirketler tarafından kullanılır.

Form A4 sayfalarına yazdırılır, genellikle basımı, diğer kurumsal özelliklerin (kartvizitler, klasörler, takvimler) oluşturulmasıyla birlikte bir matbaada sipariş edilir. Bu yaklaşım, tek bir stili korumanıza, potansiyel müşteriler ve ortaklar arasında şirket hakkında olumlu bir izlenim yaratmanıza olanak tanır.

Ayrıntıların konumu için seçenekler

Tasarımları için zorunlu ve ek ayrıntılar ve seçenekler

Kalıcı ve geçici ayrıntılar

ORD'nin yürütülmesinde kullanılan ayrıntılar şunlardır: sabitler ve değişkenler.

kalıcı belgede sürekli olarak bulunan ve değişmeyen bir değerde bulunan ve bu nedenle kuruluşun antetli kağıdına önceden uygulanabilen bu tür ayrıntıları dahil edebiliriz. Bunlar, Rusya Federasyonu Devlet Amblemi veya Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun arması (eğer kuruluşun armasını antetli kağıdında gösterme hakkı varsa), kuruluşun amblemi (eğer varsa) gibi ayrıntılardır. kuruluşun bir tane var), kuruluşun adı, kuruluşla ilgili referans verileri, kuruluş kodu, belge form kodu (örneğin, bir iş mektubu), diğer kodlar (OGRN, TIN / KPP).

Tabii ki, listelenen ayrıntılar belirli koşullar nedeniyle değişebilir ve ardından kuruluşun formları yeniden üretmesi gerekir. Ancak, özellikle devlet kurumlarında bu çok sık olmaz. Bu nedenle, önceden belirlenmiş ayrıntıları uygulamak faydalıdır - bu, belgelerin hazırlanması için harcanan süreyi azaltır, hataları ortadan kaldırır ve özellikle bu ayrıntılar yazdırılarak uygulanırsa belgenin görünümünü önemli ölçüde iyileştirir.

değişkenlere belirli koşullara bağlı olan bu tür ayrıntıları dahil edebiliriz, örneğin, "Belge tarihi" niteliği 11 belgenin ne zaman oluşturulduğuna bağlıdır, nitelik 20 "Belge metni" - belgede ne söyleneceğine, yani. belgenin içeriğinden belgede ele alınan sorun.

Bu nedenle, hazırlık koşullarına ve belgenin türüne bağlı olarak değişken ayrıntıların değeri her zaman farklı olacaktır, ancak belge üzerindeki konumları ve tasarım kuralları değişmeden kalır.

Ayrıntılar zorunlu ve isteğe bağlı olarak ayrılabilir.

Gerekli ayrıntılar belgenin yasal gücünü sağlar ve her zaman her türlü ORD'de bulunurlar.

zorunlu aşağıdaki ayrıntıları içerir:

Belgenin kayıt numarası,

metne başlık

belge metni,

İmza vb.

Ek detaylar her tür belgede yoktur (örneğin, bir amblem, bir kontrol işareti). Ek ayrıntılar, örneğin, belge işleme aşamalarını karakterize edebilir:

29 "Belgenin kuruluş tarafından alındığı tarihten itibaren",

30 "Belgenin elektronik kopyasının kimliği",

ancak belgede ek bir yeniden ziyaretin olmaması belgenin yasal gücünü etkilemez.

Örnek anahtar, nehir ziyaretlerini tasarlamak için iki seçenek sunar: köşe ve boyuna, yani. Ayrıntıları tasarlamanın iki yolu vardır: bayrak ve ortalanmış

Köşe seçeneği veya bayrak yöntemi ile belge formunun başlığı, A4 veya A5 sayfasının sol üst köşesinde bulunur. Ayrıntıları düzenlerken, gereksinimin başlangıcı her zaman gerekli konum alanının sol sınırından bulunur.

Uzunlamasına bir versiyon veya merkezlenmiş bir yöntemle formun başlığı sağ kenar boşluğuna kadar uzatılır. Yani, detaylar yerleştirildiğinde, detayların her satırının başı ve sonu, detay lokasyon bölgesinin sınırlarından eşit uzaklıktadır.

Böylece, Düzen Anahtarı, organizasyonel ve idari belgelerin tasarımında kullanılan detayların tasarımı için tek tip kuralların geliştirildiği temel temel noktaları belirler.

sınav soruları

1. ORD Düzen Anahtarını oluşturmak için hangi kağıt biçimleri kullanılıyor?

2. ORD'nin model anahtarı tarafından belirlenen ORD alanlarının boyutları nelerdir?

3. Belgenin kenarlarına herhangi bir ayrıntı yerleştirilebilir mi?

4. Örnek form tarafından belirlenen maksimum ayrıntı bileşimi nedir?

5. Ayrıntıları kaydederken kaç sekme durağı kullanılır?

6. Hangi ayrıntılar kalıcıdır?

7. Hangi ayrıntılar gereklidir?

8. Ayrıntıları işlemenin kaç yolu vardır?

9. ORD'nin ek detayları nelerdir?

10. Formun başlık kısmının detaylarının konumunun uzunlamasına versiyonu açısal olandan nasıl farklıdır?

Belge formları

Tüzel kişiler veya bireyler tarafından oluşturulan resmi belgeler, öngörülen şekilde hazırlanmalı ve onaylanmalıdır.

Yönetim belgeleri kural olarak formlarda yapılır. GOST R 6.30-2003, formun şu şekilde olduğunu tanımlar: malzeme bilgi taşıyıcısı(kağıt, elektronik) üzerine belgelerin ayrıntılarını ve ilgili bilgileri yerleştirmek için belirli bir ayrıntı ve işaret bileşimi ile

Boş belge- bu, kuruluş - belgenin yazarı hakkında kalıcı bilgiler içeren önceden çoğaltılmış ayrıntıları içeren bir kağıttır.

Boş belge, GOST R 51141-98 tanımına göre, "resmi bir yazılı belgenin yazarını tanımlayan bir dizi gereklilik."

Formların işlevsel amacı farklıdır. Belge biçimleri, belgeleri derlerken işçilik maliyetlerini azaltmak ve bir belgeyle çalışırken yazarın girişimini hızlı bir şekilde belirlemek için tasarlanmıştır.

Formlar yapılabilir tipografik olarak, operasyonel baskı araçlarını kullanarak veya bir bilgisayar kullanılarak çoğaltılarak. Bir PC kullanırken, form makinenin belleğine girilebilir ve belge yazdırıldığında otomatik olarak çıktı alınabilir.

Formlar Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin görüntüsü ile (damga formları) yapıldı sadece tipografide baskı ve damga gravür işletmeleri, sertifikalı belirtilen ürün tipinin yüksek kalitede üretimi için teknik ve teknolojik yeteneklerin mevcudiyeti ve lisans bu tür bir aktivite için. Damgalı formlara seri numarası ve seri iliştirilmelidir. Bu formlar kuruluşlarda (firmalarda) muhasebeye tabidir. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin çoğaltılması ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının arması (damga formları) olan kuruluş biçimleri, muhasebeye tabi baskı ürünleridir.

Kuruluşun antetli kağıdında olması gerekir tipografik bir şekilde veya bir numara ile yapıştırılan seri numaraları. Bazen bu numaralardan oluşan bir dizi damgalı formlara yapıştırılır. Her tür damgalı form ayrı bir dergiye (veya başka bir kayıt ve muhasebe formuna) kaydedilir ve formların kendisi güvenli bir şekilde silinebilir ve mühürlü dolaplarda saklanır. Bunların imhası, kayıt formunda işaretli yasaya göre öngörülen şekilde gerçekleşir.

Bir matbaada antetli kağıt veya başka bir form yapmak için, kalıcı detayların uygulanması gereken formun 1: 1 ölçeğinde maketini yapmalısınız, değişken detaylar için gerekli işaretler ve detayların yeri için bölgelerin boyutları. Kağıdın derecesini ve rengini belirtmek, gerekli yazı tiplerini seçmek, dolaşımı belirtmek, son teslim tarihleri ​​ve üretim maliyeti üzerinde anlaşmak gerekir. Formun düzeni, kuruluş başkanının bu düzenin yazdırılmasına izin verdiğine dair bir gösterge içermelidir (genellikle “izin veriyorum” kelimesi yazılır). Ayrıca düzende başın imzası ve kuruluşun mührü olmalıdır. Düzene bir kapak mektubu eşlik etmelidir.

Örgütsel ve idari belgeler hazırlarken, önceden hazırlanmış bir form kullanmak gelenekseldir.

Form nasıl yapılırsa yapılsın, GOST R 6.30-2003 tarafından belirlenen belirli gereksinimleri dikkate almak gerekir. Rusya Federasyonu Devlet Ambleminin imajını içeren formlar, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının amblemleri de dahil olmak üzere form türleri, tasarımları, muhasebesi ve depolanması. Formlar beyaz kağıda veya uygun kalitede açık renkli kağıda yapılmalıdır.

Belge formları tasarlanırken, formlarda kullanılan detayların yeri için bölgelerin boyutları, örnek anahtarda verilenlere uygun olmalıdır.

Detayların tasarımı için belirlenen ölçü ve kurallara uygun olarak forma kalıcı detaylar uygulanır, formun üst (başlık) kısmında olması gereken bazı değişken detayların yerleri köşe veya köşe şeklinde işaretlenir. çizgiler. Ayrıca köşeler, belgenin alanlarını ve formun alt kısmında uygulanan detayların yerini işaretler.

Belge formları formatlarda üretilebilir A4 ve A5, detayların konumu için açısal ve boyuna seçenekleriyle. Formları tipografik olarak hazırlarken veya bilgisayar teknolojisini kullanırken detaylar her zaman ortalanmış bir şekilde, daktilo ile yapıldığında - bayrak şeklinde.

Genel olarak işletmelerin kullandığı aşağıdaki form türleri: genel form, mektup formu, belirli bir belge türünün formu.

Formlar iki gruba ayrılır: temel ve ek.

Başlıca belge türleri şunlardır::

§ mektup formu;

§ Genel form;

§ belirli bir belge türünün biçimi.

işletmelerde ayrıca, yapısal birimlerin (görevlilerin) faaliyetlerinin belgesel olarak desteklenmesi amacıyla, ek tipler , içeren:

resmi antetli kağıt;

Yapısal birimin şekli;

Yabancı ortaklarla çalışma formu

Her bir form türü belgelerin belirli bir kümesi vardır detaylar. Bir mektup dışında her türlü belgeyi hazırlamak için ortak bir form kullanılır, yani. mektuplar hariç, kuruluşun dahili belgelerinin çoğunu üretmek için kullanılır. boş denir genel, çünkü üzerinde oluşturulan tüm belge türleri için aynı ayrıntı grubunu içerir.

Genel formda, kurucu belgelere bağlı olarak aşağıdaki kalıcı ayrıntılar uygulanabilir:

01 - Rusya Federasyonu Devlet Amblemi;

02 - Rusya Federasyonu konusunun arması;

03 - Kuruluşun veya ticari markanın amblemi (hizmet markası);

04 - Organizasyon kodu;

08 - kuruluşun adı;

14 - belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;

Değişken gereksinimler için, genel forma sınırlayıcı çizgi işaretleri uygulanır - gereksinimler için:

11 - belge tarihi;

12 - belgenin kayıt numarası (bu gereklilik için “Hayır” işareti de önceden yazdırılır)

Köşeler şeklinde, aşağıdaki detayların yerleri ayırt edilir:

15 - Muhatap (aynı anda sağ alanın sınırını gösteren özelliğin başlangıcı ve sonu);

18 - Metnin başlığı;

29 - Belgenin kuruluş tarafından alındığına dair bir işaret;

30 - Belgenin elektronik kopyasının tanımlayıcısı.

Zorunlu 04 "Kuruluş kodu" ile gerekli 11 "Belge tarihi" ve 12 "Belge kayıt numarası" arasında gerekli 10 "Belge tipi adı" uygulama (baskı) için bir yer bırakın.

Belirli bir belge türünün biçimi(mektup hariç) kuruluş aynı türden birçok belge yayınlarsa oluşturulur . Belirli bir belge türünün formu, yalnızca ilgili belge türlerini, örneğin siparişleri, siparişleri vb. hazırlarken kullanılır. Genel bir form temelinde düzenlenir, aynı ayrıntıları içerir ve yalnızca ilgili belge türünün, örneğin sipariş, sipariş vb. adıyla desteklenir. Hemen hemen tüm kuruluşların bir sipariş formu vardır; meslek kuruluşlarının faaliyet gösterdiği kuruluşlarda - bir protokol formu.

Yani, genel forma belge türünün adı girildiğinde, örneğin "emir", "eylem", "protokol", bu form olur. belirli bir belge türünün biçimi- sipariş formu, eylem formu, protokol formu vb.

Bu nedenle, belirli bir belge türünün formu aslında bir tür genel formdur, çünkü organizasyonel ve idari belgeler hazırlanırken belge türünün adını kullanmadan genel bir form hiç kullanılmaz.

Gerekli 07 “Belge Form Kodu”, belirli bir belge türü düzenlenirken forma yazdırılır, çünkü bir belgenin her türü (çeşidi) OKUD'a göre kendi birleşik form koduna sahiptir.

antetli kağıt yalnızca bir belge türü - bir iş mektubu - hazırlanırken kullanılır, bu nedenle içindeki belge türünün adını belirtmeye gerek yoktur. Sahne 10 yerine antetli kağıtta "Belge türü adı" barındırılan sahne 09 , ve sahne 14 yerine “Bir belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer”- sahne 13 "Belgenin kayıt numarası ve tarihine bağlantı", yazışmalar için çok gerekli.

sahne 09 "Kuruluş hakkında referans veriler" Derleme yeri hakkında bilgi olmalıdır, bu nedenle zorunlu 14'ü kullanmaya gerek yoktur. "Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer".

Böylece mektubun şekli, genel halinden sadece iki ayrıntıda farklılık gösterir. Genel formda köşe şeklinde işaretlenen diğer tüm detaylar antetli kağıtta da kullanılır ve aynı kurallara göre düzenlenir. Mektubun formları »» uygulamasında verilmiştir. 7-10.

Antetli kağıt, kuruluşlar ve üçüncü şahıslar arasındaki yazışmalar için kullanılır. Yalnızca bir kuruluştan (yapısal birim, DL) mektup gönderirken kullanılır.

İşletme tarafından kullanılan formların belirli gereksinimleri karşılaması gerekir.

Antetli kağıda yerleştirilebilir aşağıdaki ayrıntılar :

arması (bunu yapma hakkı olan kuruluşlar için);

kuruluşun amblemi (arması varsa yapıştırılmaz) veya ticari marka

ana kuruluşun adı (varsa);

kuruluşun adı (yapısal alt bölüm);

kuruluşla ilgili referans verileri (posta adresi, telefon numaraları ve kuruluşun takdirine bağlı olarak, faks numaraları, e-posta adresi, İnternet Web sayfaları, banka hesap numaraları, banka kimlik kodu (BIC), lisans numarası ve tarihi);

OKPO'ya göre kuruluşun (işletme) kodu;

belgenin ana kayıt numarası;

vergi mükellefi kimlik numarası/kayıt neden kodu (TIN/KPP);

ayrıntıların şablon bölümleri (tarih, belge numarası ve belgenin numarasına ve tarihine referans).

Aşağıdaki ayrıntılar için antetli kağıtlara sınır köşeleri yerleştirilir:

muhatap;

metne başlık

Harf formu, belge türünün adını ("harf" kelimesi) göstermez.

GOST R 6.30-97 uyarınca bir kuruluşun (firmanın) yapısal biriminin (şube, temsilcilik, departman ve diğerlerinin yanı sıra) antetli kağıdını ve bu yetkilinin belgeleri imzalama hakkı varsa, bir yetkilinin antetli kağıdını oluşturmasına izin verilir. Bir yetkilinin formları, kural olarak, başkan ve yardımcıları için kullanılır.

Yapısal birimin şekli kuruluşlar veya bir yetkili, alt bölüm başkanının veya bir yetkilinin imzalama hakkına sahipse tasarlanır. Yapısal birimin adı veya pozisyonun adı, zorunlu 08 "Kuruluş Adı" ndan sonra forma uygulanır. Harfler hariç, ilgili alt bölümlerin (kişilerin) her türlü belgesini hazırlarken yapısal bir form veya bir yapısal alt bölüm (resmi) formu kullanılabilir.

Yapısal birimin formu, temsilciliklerde, şubelerde, işletmenin büyük yapısal bölümlerinde evrak işleri için kullanılır. Böyle bir formda, işletmenin adından sonra yapısal birimin adı belirtilir, örneğin:

CJSC "Arsenal"

Güvenlik Departmanı

resmi antetli kağıt işletmenin başkanı için belgeler hazırlamak için kullanılır. Böyle bir formda, kuruluşun adı yerine, örneğin, “Rusya Federasyonu Federal Sınır Servisi Direktörü”, “CJSC Diesel Başkanı” vb. Örnek memur formları Ek'te verilmiştir.

GOST R 6.30-97 sağlar formun ayrıntılarının konumu için iki seçenek:

· boyuna ve

· açısal.

Uzunlamasına bir düzenleme ile formun ayrıntıları üst kenar boşluğuna yerleştirilir ve genişliğe veya merkeze hizalanır.

Detayların açısal konumu ile sayfanın sol üst köşesinde 72,8 mm × 88,6 mm'lik bir alanı kaplar ve antetli kağıdın tasarımında kullanılır. Köşe seçeneği, kağıt yaprağının alanını daha ekonomik kullanmanızı sağlar. belgenin sağ köşesi, onay damgası (yönetmelikler, eylemler, talimatlar), adresleme (mektuplarda, mutabakatlarda, açıklamalarda), yazı için serbest bırakılır kararlar .

Belgelerin üretimi için belirlenmiş formatlarda kağıt kullanılır.

Çoğu biçimler yaygındır:

· A4 (210mm × 297) ve A5 (148mm × 210mm).;

80 ila 200 g/m² yoğunluk;

· beyazlık derecesi ile - %88'den %98'e.

Formlar, fotokopi makineleri kullanılarak belgelerin yüksek kaliteli kopyalarının alınmasına olanak tanıyan doygun renkli mürekkeplerle yazdırılmalıdır.

Herhangi bir belgenin alanları olmalıdır, yani. kağıdın kenarı ile metin arasında belirli bir boşluk. Alanlar, belgeyi dosyalamak ve bazı hizmet işaretlerini koymak için gereklidir. GOST R 6.30-97 gerekliliklerine uygun olarak alan boyutları olmalıdır en azından :

Sol kenar boşluğu - 20 mm;

Sağ kenar boşluğu - 10 mm;

Üst alan - 20 mm;

Alt kenar boşluğu - 20mm.

Formlarda izin verilen kısıtlayıcı bireysel detayları yerleştirmek için köşeler, vuruşlar veya diğer işaretler şeklinde işaretler(metnin başlığı, muhatap, kontrol işareti vb.) ve ayrıca katlama ve dosyalama için.

Konuların organizasyonları şeklinde Devletin ulusal dili olarak Rusça ile birlikte oluşturulabilecek Rusya Federasyonu detayları olan formlar"Hayır", "Kuruluşun adı", "Kuruluşla ilgili referans veriler", "Belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer" iki dilde basılmış- Rus ve ulusal - aynı seviyede, detayların uzunlamasına düzenlenmesini kullanarak. Yani, bu tür formlarda mektubun tüm detayları iki kez tekrarlanır: Rusça ve yabancı dilde.

1. Formlar A4 veya A5 kağıda açık renklerde (beyaz kağıt) yapılır.

2. Formun kenar boşlukları solda, üstte ve altta en az 20 mm, sağda en az 10 mm olmalıdır.

3. Detayların düzenleniş şekline bağlı olarak açısal ve uzunlamasına formlar ayırt edilir.

4. Form içindeki detayların yerleşimi, ortalanmış, bayrak (formun sol kenarından hizalı) yöntemlerle veya formun tüm genişliği boyunca (alanların belirlediği sınırlar dahilinde) hizalanır.

5. Formlarda (sol, sağ veya alt kenar boşlukları içinde) muhasebe amacıyla, sayıların tipografik bir şekilde veya bir pay kullanarak yazılmasına izin verilir.

Formların geliştirilmesi, işletme tarafından Sec hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Yönergeler VNIIDAD FAS RF “ORD. Belge gereksinimleri.