Çalışma kitaplarının bakımı s. 45. Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması prosedürü. Çalışma kitaplarının konularının yasal düzenlemesi

Çalışma Bakanlığı, çalışma kitaplarının muhafazası ve saklanmasına ilişkin kuralları basitleştirecektir. Çalışma kitaplarının bakımı hakkında ayrıntılı bilgi.

Çalışma kitaplarını koruma Kurallarındaki ana değişiklikler

Güncellenmiş versiyonda, çalışma kitabının formlarını muhasebeleştirmek için gelir ve gider defteri ve çalışma kitaplarının hareketini kaydetmek için kitap artık bir mum mühür ile mühürlenmesine veya mühürlenmesine gerek yoktur. Şimdi onları örgütün mührü veya personel hizmetinin mührü ile mühürlemek yeterli olacaktır.

Genel hüküm, belirli statülere sahip işveren türlerini tanımlar.

Yeni Prosedür, çalışma kitabı formlarının üretilmesine ve işverenlere sağlanmasına ilişkin hükümleri tamamen hariç tutmaktadır.

2 tip işveren

İşveren - tüzel kişilik, bireysel girişimci olan bir kişi. Bu işverenin işi, çalışan için asıl iş ise, onun için beş günden fazla çalışmış olan her çalışan için çalışma defterleri tutmaları gerekmektedir.

Bir işveren - bireysel girişimci olmayan bir kişi, çalışanların çalışma kitaplarına giriş yapamaz ve ilk kez işe alınan çalışanlar için çalışma kitapları hazırlayamaz.

Ayrıca çalışma kitabına verilen cezalar hakkında bilgi girilemez, istisna disiplin cezası olarak işten çıkarılmadır.

Çalışma kitabındaki kayıtları tutma prosedürü

işin tamamlanması,
başka bir kalıcı işe transfer,
nitelik değişikliği,
işten çıkarma,
ödüllendirme,

çalışma kitabına işverenin emrine (talimatına) göre en geç bir hafta içinde ve işten çıkarılma üzerine - işten çıkarılma gününde girilir ve siparişin (talimat) metnine tam olarak uymalıdır.

Çalışma kitabına iş sözleşmesinin feshi nedenleri ile ilgili girişler, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun veya diğer federal yasaların ifadelerine tam olarak uygun olarak yapılır.

İşten çıkarmaların kayıtlarının tutulması

Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 77. Maddesinde öngörülen gerekçelerle bir iş sözleşmesinin feshi üzerine, iş kayıt defterine işten çıkarma (iş sözleşmesinin feshi) hakkında, Sözleşmenin ilgili paragrafına atıfta bulunularak bir giriş yapılır. bu makalenin ilk bölümü.

İşverenin inisiyatifiyle bir iş sözleşmesini feshederken, çalışma kitabına Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81. maddesinin ilgili paragrafına atıfta bulunarak işten çıkarma hakkında bir giriş yapılır.

Tarafların kontrolü dışındaki koşullar nedeniyle bir iş sözleşmesinin feshi üzerine, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 83. maddesinin ilgili paragrafına atıfta bulunularak iş sözleşmesinin feshi gerekçesiyle çalışma kitabına bir giriş yapılır. .

Rusya Federasyonu İş Kanunu veya diğer federal yasalar tarafından öngörülen diğer gerekçelerle bir iş sözleşmesinin feshi üzerine, çalışma kitabına Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun ilgili maddesi, paragrafına atıfta bulunularak işten çıkarılma girişi yapılır. veya diğer federal yasalar.

Pozisyon alma hakkından yoksun bırakılma ile işten çıkarılma kaydı

Mahkeme kararı uyarınca belirli pozisyonlarda bulunma veya belirli faaliyetlerde bulunma hakkından yoksun bırakılma cezasına çarptırılan ve cezayı çekmeyen bir çalışanla iş sözleşmesinin feshi üzerine, çalışma kitabına esas olarak bir giriş yapılır, ne kadar süreyle ve hangi pozisyonda işgal hakkından mahrum bırakıldığı (hangi faaliyette bulunma hakkından mahrum bırakıldığı).

Çalışma kitabında cezai sorumluluğa getirme ile ilgili girişler

Çalışanın hukuka aykırı olarak mahkûm edilmesi halinde, suçsuzluk kararı ile kanıtlandığı üzere, bir suç olayının bulunmaması nedeniyle ceza kovuşturmasının sona erdirilmesine ilişkin karar (karar), corpus delicti ve bununla bağlantılı olarak, çalışma kitabına girişler yapıldıysa, bu girişler geçersiz olarak kabul edilir. Çalışma kitabına girişleri yapılan bir çalışan, mahkumiyet veya cezai kovuşturma nedeniyle herhangi bir işten çıkarılma kaydı olmaksızın çalışma kitabının bir kopyasının çıkarılması için bir başvuru yazmalıdır.

Orduda görev yapmak ve yeniden eğitim ve ileri eğitim kursları almak hakkında bilgi

Çalışma kitabına aşağıdaki bilgiler girilir:

Silahlı Kuvvetler saflarında askerlik hizmeti süresi, İçişleri Bakanlığı organları, vergi hizmeti vb.
personelin yeniden eğitimi ve eğitimi için ileri eğitim için ek mesleki eğitim kurslarında ve eğitim kurumlarında çalışma süresi hakkında.

Hapis cezası olmaksızın ıslah işçiliği kayıtları

Bir çalışan hapis cezası olmaksızın düzeltici çalışmaya dahil olmuşsa, bu süre toplam sürekli hizmet süresine dahil edilmemelidir. Bu, içişleri organlarından alınan bir sertifika temelinde çalışma kitabına kaydedilir. Bu kayıt, çalışan tarafından işin tamamlandığı sırada yapılmalıdır.

Çalışan işten çıkarılmış ve başka bir yerde işe alınmışsa, bu giriş yeni işveren tarafından yapılacaktır.

Çalışma kitabındaki ödüller ve promosyonlar hakkında bilgi

ilgili kararnameler ve diğer kararlar temelinde devlet onursal unvanlarının verilmesi de dahil olmak üzere devlet ödüllerinin verilmesi;
işverenler tarafından üretilen onur sertifikalarının verilmesi, unvanların verilmesi ve rozetlerin, rozetlerin, diplomaların, onur sertifikalarının verilmesi;
Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından sağlanan diğer teşvik türlerinin yanı sıra toplu sözleşmeler, iç çalışma düzenlemeleri, tüzükler ve disiplin düzenlemeleri hakkında.

Ücret sisteminin öngördüğü ikramiye ile ilgili girişler deftere yapılmaz.

Kayıtlardaki hatalar ve yanlışlıklar

Kayıtlarda yanlışlık veya yanlışlık yapan işveren bunu düzeltmek zorundadır. Bu durumda yanlışlıkların düzeltilmesi zorunludur ve işveren işçiye başvurduğunda yardımcı olacaktır.

Hata önceki işyerinde yapılmışsa, yeni işveren önceki işverenin resmi belgesine dayanarak hatayı düzeltmelidir. Yani, çalışan bir açıklama yazmalıdır.

Bir çalışma kitabının restorasyonu

Bir vatandaş bir çalışma kitabını kaybettiyse, son iş yeri için bir başvuru yazmalıdır. Eski işveren 15 iş günü içinde bir nüsha vermekle yükümlüdür.

Yinelenen bir çalışma kitabına hangi bilgiler girilir?

bu işverene katılmadan önce çalışanın toplam ve (veya) sürekli iş deneyimi hakkında ilgili belgelerle teyit edilen bilgiler;
son iş yerinde çalışma kitabına girilen iş ve ödüller (teşvik) hakkında bilgi.
Toplam hizmet süresi toplam olarak kaydedilir, yani işveren, çalışma süreleri ve çalışanın pozisyonları belirtilmeden toplam yıl, ay, çalışma günleri belirtilir.
Çalışma kitabına esas alınan belgeler, geçmiş çalışma hakkında tam bilgi içermiyorsa, çalışma kitabının nüshasına sadece bu belgelerde bulunan bilgiler girilir.

Çalışma kitabının yayınlanması

İşverenin kusuru nedeniyle bir çalışana çalışma kitabının verilmesinde gecikme olması durumunda, çalışma kitabında çalışanın işten çıkarılma nedeninin yanlış veya tutarsız bir şekilde ifade edilmesi durumunda, işveren tazminat ödemekle yükümlüdür. gecikme süresi boyunca almadığı kazançlar için çalışan.

İşten çıkarılma günü (iş sözleşmesinin feshi), bu durumda çalışma kitabının verildiği gündür. Çalışanın işten çıkarıldığı yeni gün (iş sözleşmesinin feshi) işveren tarafından bir emir (talimat) verilir ve çalışma kitabına bir giriş yapılır. İşten çıkarılma gününde daha erken bir giriş, bu Prosedür uyarınca geçersiz olarak kabul edilir.

Ayrıca okuyun:

"Personel Yönetimi" uzmanlığında ileri eğitim kursları nasıl alınır

İK uzmanları, konularda uzaktan kurslara katılarak ileri eğitim sertifikaları alabilirler.

Çalışma kitabı, 1939'dan beri Rusya topraklarında geçerlidir. Aynı zamanda, formu birkaç kez değişti ve şu anda formu Rusya Federasyonu Hükümeti tarafından onaylanan 2004 modelinin çalışma kitabı kullanılıyor. Çalışma kitabı formları katı raporlama formları ile eş tutulduğundan, buna göre hesaplanmalı ve saklanmalıdır. Çalışanların çalışma kitaplarının saklanması için benzer gereksinimler belirlenir. Makalede, kuruluşta çalışma kitaplarının uygun şekilde muhasebeleştirilmesi ve saklanmasının nasıl sağlanacağını ve bu konuda hangi belgelerin verileceğini hatırlıyoruz.

Çalışma kitaplarının formları ve edinme prosedürü

Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesi ve depolanması hakkında bir konuşma başlatarak, ana ve iyi bilinen belgeye dönelim - Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 16 Nisan 2003 tarihli N 225 "Çalışma Kitapları Üzerine" Kararı, sürdürme Kurallarını onayladı ve çalışma kitaplarının saklanması, çalışma kitabı formlarının hazırlanması ve işverenlere sağlanması (bundan böyle Kurallar olarak anılacaktır).

Ama önce, çalışma kitaplarının formlarının ve bunlara eklerin edinilmesi hakkında birkaç söz söyleyelim. Bu formların formları, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin belirtilen kararnamesi ile onaylanmıştır. Ve çalışma kitabının örnekleri ve içindeki ekin yanı sıra işverenlere kitap ve ek formları sağlama prosedürü, 22 Aralık 2003 tarihli Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı Kararı ile onaylandı N 117n “On çalışma kitapları”.

Çalışma kitabında bölümlerden birinin tüm sayfalarının doldurulduğu durumlarda bir ekin gerekli olduğunu hatırlayın. Çalışma kitabına dikilir ve çalışma kitabıyla aynı şekilde düzenlenir ve korunur. Çalışma kitabı olmayan bir ek geçersizdir. Her bir eki düzenlerken, çalışma kitabına “Verilen ek” yazısıyla bir damga yerleştirilir ve ekin serisi ve numarası belirtilir (Kuralların 38, 39. paragrafları).

Çalışma kitabının formları ve çalışma kitabına eki sadece Maliye Bakanlığı Devlet İşaretleri Üretimi İçin Devlet Teşebbüsleri ve Kuruluşları Birliği "GOZNAK" tarafından yapılır. Formların belirli bir koruma derecesi vardır.

Formların dağıtımı, aralarında imzalanan bir anlaşma temelinde üretici tarafından belirlenen gereksinimleri karşılayan tüzel kişiler ve bireysel girişimciler tarafından gerçekleştirilebilir.

İşverenler, formları doğrudan üreticinin veya distribütörün deposundan veya başka bir şekilde satın alabilir.

Not! Sanat sayesinde. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 66'sı, işveren (işverenler hariç - bireysel girişimci olmayan kişiler), bunun için çalışmanın olması durumunda, kendisi için beş günden fazla çalışan her kişi için çalışma kitabı tutar. işveren, çalışan için esas olandır. Ayrıca, bir çalışanla ilk kez bir iş sözleşmesi yapılırsa (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65. Maddesi), onun için yeni bir çalışma kitabı düzenlenir.

İşveren, çalışan için yeni bir çalışma kitabı oluşturursa, aşağıdaki durumlar dışında, formunu edinme maliyetleri çalışandan tahsil edilir:

- işverenin hatası nedeniyle çalışanların çalışma kitaplarının toplu kaybı (Kuralların 34. maddesi);

- çalışanın hatası olmaksızın çalışma kitaplarına veya eklerine zarar verilmesi (Kuralların 48. maddesi).

Çoğu zaman soru, çalışanın kendisinin bir çalışma kitabı formu satın alıp getiremeyeceği sorusudur. Böyle bir çalışma kitabını kabul etmeye ve sürdürmeye değmez, çünkü öncelikle koruma gereksinimlerini karşılamayabilir ve ikincisi, işveren çalışma kitaplarının alındığı andan itibaren net bir kaydını tutmakla yükümlüdür.

Çalışma kitaplarını muhafaza etme, saklama ve kaydetme yetkileri

Kuralların 45. paragrafına göre, işveren, çalışma kitaplarının ve eklerinin muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanması ile ilgili çalışmaları organize etmekten sorumludur.

Aynı zamanda, işveren, emriyle, çalışma kitaplarının bakımından, saklanmasından, muhasebesinden ve yayınlanmasından sorumlu bir kişi atar. Kural olarak, bu personel hizmetinin bir çalışanıdır. Kuruluşta böyle bir hizmet yoksa ilgili yetkiler muhasebeciye verilir. Çalışma kitaplarının muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve yayımlanması görevlerinin yanı sıra, çalışma kitaplarının ve eklerinin zamanında satın alınması yükümlülüğünün getirilmesi de mümkündür. Aynı sırayla, yetkili bir çalışanın bulunmadığı süre için bu görevleri yerine getiren bir kişiyi atayabilirsiniz. İşte böyle bir siparişin bir örneği.

Sınırlı Sorumluluk Şirketi "Ametist"

(LLC Ametist)

Emir

13.08.2014

N 25

G. Novgorod

Çalışma kitaplarının ve eklerinin satın alınmasından, bakımından, depolanmasından, muhasebesinden ve yayınlanmasından sorumlu bir kişinin atanması üzerine

04/16/2003 N 225 Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan çalışma kitaplarının bakımı ve saklanması, çalışma kitabı formlarının üretimi ve bunlarla birlikte işverenlerin sağlanmasına ilişkin Kuralların 45. paragrafı uyarınca,

Emrediyorum:

08/15/2014 tarihinden itibaren personel departmanı Zhemchugova T. B.'de bir uzman olan çalışma kitaplarının ve eklerinin satın alınması, bakımı, depolanması, muhasebesi ve düzenlenmesinden sorumlu olarak atayın.

T. B. Zhemchugova'nın yokluğunda, çalışma kitaplarını ve eklerini muhafaza etme, saklama, muhasebeleştirme ve verme sorumluluğu personel departmanı başkanı V. M. Biryuzova'ya atanır.

Personel departmanı başkanı Biryuzova V.M.'ye emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrol uygulamak.

Almazov Genel Müdür S. V. Almazov

Siparişe aşina:

İnsan Kaynakları Başkanı Biryuzova V. M. Biryuzova

13.08.2014

İK Uzmanı Zhemchugova T.B. Zhemchugova

13.08.2014

Çalışma kitaplarını ve eklerini muhafaza etme, saklama, kaydetme ve yayınlama yükümlülüğü de çalışanın görev tanımında belirtilmelidir. Aynı zamanda, iş tanımının, çalışma kitaplarının ve eklerinin satın alınmasından, bakımından, depolanmasından, muhasebesinden ve yayınlanmasından sorumlu bir kişiyi atama emrinin yerine geçemeyeceğini unutmayın - bu zorunludur.

Çalışma kitaplarının formlarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması

Çalışma kitaplarının ve eklerin formlarını hesaba katmak için, Kuralların 40. maddesi uyarınca, kuruluş, çalışma kitabının formlarını muhasebeleştirmek için bir gelir ve gider defteri ve formu onaylanmış bir ek tutmalıdır. Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı'nın 10.10.2003 N 69 tarihli Kararnamesi ile “Çalışma kitaplarını doldurma Talimatlarının onaylanması üzerine” (bundan sonra - Karar N 69). Bu defter, kuruluşun muhasebe departmanı tarafından tutulur ve çalışma kitabının formlarının alınması ve harcanması ile ilgili tüm işlemler ve her formun serisini ve numarasını gösteren eki hakkında bilgi girilir. Muhasebe defteri numaralandırılmalı, bağlanmalı, kuruluş başkanının imzasıyla onaylanmalı ve ayrıca bir mum mühürle veya mühürle kapatılmalıdır.

Çalışma kitabının formları ve eki, güvenliklerini sağlamak için kasalarda, metal dolaplarda veya özel odalarda katı sorumluluk belgeleri olarak kuruluşta saklanır ve talebi üzerine çalışma kitaplarının bakımından sorumlu kişiye verilir.

Kuruluş her zaman gerekli sayıda çalışma kitabı formuna ve içinde bir eke sahip olmalıdır. Her ayın sonunda, sorumlu kişi, kuruluşun muhasebe departmanına, çalışma kitabı formlarının mevcudiyeti ve içindeki bir ek ve verilen emek ve ekler için alınan miktarlar hakkında bir rapor sunmakla yükümlüdür. kuruluşun nakit masasının makbuz sırasının uygulanması.

Doldurma sırasında bozulan çalışma kitabının formları ve içindeki ek, ilgili kanunun düzenlenmesiyle imhaya tabidir. 43. sayfada böyle bir eylemin bir örneğini veriyoruz.

Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması

Çalışma kitaplarının muhasebesi, çalışma kitaplarının hareketlerini ve içlerindeki ekleri kaydetme kitabı olan N 69 sayılı Kararname tarafından da onaylanan başka bir kitapta tutulur. Bu muhasebe defteri, personelin işe alınması ve işten çıkarılmasının işlendiği personel servisi veya kuruluşun diğer bölümleri tarafından tutulur. Çalışanlardan işe girişte kabul edilen tüm çalışma defterleri ile yine çalışanlara verilen seri ve numaraları gösteren çalışma defterleri ve eklerini kaydeder.

Sınırlı Sorumluluk Şirketi "Ametist"

(LLC Ametist)

onaylıyorum

Müdür

Almazov / S.V. Almazov /

15.08.2014

Kanun N 15/08

Hasarlı formların imhası hakkında

çalışma kitapları ve içlerindeki ekler

Aşağıdakilerden oluşan komisyon:

- Komisyon Başkanı Biryuzova V. M. - Personel Dairesi Başkanı;

— komisyon üyeleri Zhemchugova T.B. — personel departmanı uzmanı, Agatkina M. O. — muhasebeci, —

08/15/2014 tarihinde hatalı doldurma sonucu zarar gören aşağıdaki formların imha edildiğini (parçalayıcı ile parçalandığını) belirterek bu kanunu kaleme aldım:

- çalışma kitabı - 1 (bir) form (TK-III N 457812 serisi);

- çalışma kitabında bir ek - 1 (bir) form (BT serisi N 784556).

Komisyon, bu formların uygun olmadığını doğruladı ve bunun sonucunda onları imha etmeye karar verildi.

Biryuzov Komisyonu Başkanı V. M. Biryuzova

Komisyon Üyeleri Zhemchugova T.B. Zhemchugova

Agatkina M.O. Agatkina

Çalışma kitaplarının ve bunların içindeki eklerin hareketi için muhasebe kitabının tasarımına ilişkin gereksinimler, çalışma kitabının formlarını ve içindeki eki muhasebeleştirmek için gelir ve gider defteri ile aynıdır.

Bir çalışan istihdam edildiğinde ve çalışma kitabına bir giriş yapıldığında, çalışma kitaplarını depolamaktan sorumlu kişi, çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe defterine kaydeder ve bunlara ekler ve depoya yerleştirir (böyle bir örneğe bakın). 44. sayfadaki bir giriş). Çalışma kitapları, bu amaç için uyarlanmış odalarda, kilitlenebilir kasalarda, metal dolaplarda veya masaüstlerinde ayrı kilitlenebilir çekmecelerde saklanır.

Gelecekte, çalışma kitaplarının ve eklerinin saklanmasından sorumlu kişilerin, depodaki belgelerin mevcudiyetini düzenli olarak kontrol etmeleri gerekmektedir. Çalışma kitaplarının ve eklerinin (formlarının) eksikliği varsa, bunların saklanmasından sorumlu kişiler bunu derhal bildirmek ve eksik belgeleri aramak için önlem almakla yükümlüdür.

Çalışma kitaplarını tutmaktan, saklamaktan, kaydetmekten ve vermekten sorumlu kişiyi değiştirirken (örneğin işten çıkarılma durumunda), çalışma kitapları kabul belgesine göre yeni çalışan tarafından kabul edilir. Ayrıca, çalışma kitaplarının ve içindeki girişlerin hareketi için bir muhasebe kitabının kullanılabilirliğini kontrol etmek gerekir.

İş Kanunu, bir çalışana bir çalışma kitabının verildiği tek durumu sağlar - işten çıkarılma durumunda, işten çıkarılma kaydı yapılır.

İşten çıkarılma gününde (iş sözleşmesinin feshi), çalışanın yokluğu veya çalışma kitabını elinde almayı reddetmesi nedeniyle bir çalışma kitabı çıkarmak mümkün değilse, işveren çalışana ihtiyaç hakkında bir bildirim gönderir. çalışma kitabı için görünmek veya posta ile göndermeyi kabul etmek. Söz konusu bildirimin gönderildiği tarihten itibaren, işveren, çalışma kitabının çalışana verilmesindeki gecikmeden dolayı sorumluluktan kurtulur.

Bir çalışanın ölümü halinde, çalışma kitabı, iş sözleşmesinin feshi hakkında uygun bir giriş yapıldıktan sonra, bir yakınlarından birinin yazılı başvurusu üzerine, makbuz karşılığında bir akrabasına teslim edilir veya posta ile gönderilir. .

Not. İşten çıkarılma ile ilgili olarak bir çalışma kitabının alınması üzerine, çalışan kişisel bir kartta ve çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe defterinde ve bunlara ekler.

Talep edilmeyen çalışma defterleri, çalışan tarafından veya (çalışanın ölümü durumunda) akrabası tarafından alınana kadar işveren tarafından saklanır (Kuralların 43. maddesi). Hiçbir zaman alınmazlarsa, işveren bunları 75 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür (Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan tipik yönetim arşiv belgeleri listesinin 664. Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 08.25.2010 N 558 Emri (bundan sonra - Sipariş N 558).Çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin hareketi için muhasebe kitabı için aynı depolama süresi belirlenir.

Not. Sipariş N 558, çalışma kitaplarının muhasebesiyle ilgili diğer belgeler için saklama süreleri belirledi. Bu nedenle, çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler ve bunlara ekler (raporlar, eylemler, bilgiler) kuruluşta üç yıl boyunca saklanır, çalışma kitabının formlarını ve içindeki eki muhasebeleştirmek için gelir ve gider defteri - beş yıllar.

Çalışma kitaplarını saklayan kişi bundan sorumlu olduğu için çalışma hayatı boyunca çalışanlara çalışma kitabı verilmemektedir. İstisnai durumlarda, özellikle FIU'ya bir çalışma kitabı sağlamak için, personel memurları bunları kendi tehlikeleri ve riskleri kendilerine ait olmak üzere yayınlayabilir. 18 Mart 2008 tarihli Rostrud Mektubu N 656-6-0, yetkili bir kişinin makbuz karşılığında bir çalışana kısa bir süre için bir çalışma kitabı vermesi ve onu kaybetmesi durumunda, belirtilen görevlinin sorumluluğu devam edeceğini belirtir. kaybı için.

Çoğu durumda, çalışanlara onaylı kopyalar veya özetler verilir. Sanat sayesinde. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62'si ve Kuralların 7. maddesi, işveren, çalışanın yazılı başvurusu üzerine, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren en geç üç iş günü içinde, bir kopyasını çıkarmakla yükümlüdür. çalışma kitabı veya öngörülen şekilde onaylanmış çalışma kitabından bir alıntı. Ancak, 01.01.2015 tarihinden itibaren 21.07.2014 tarih ve 216-FZ sayılı “Rusya Federasyonu'nun Bazı Yasama Eylemlerinde Değişiklik Yapılması ve Rusya Federasyonu'nun Bazı Yasama Eylemlerinin (Yasama Yasalarının Hükümleri) Rusya Federasyonu'nun Sözleşmeyle Bağlantılı Olarak Geçersiz Olarak Tanınması Hakkında Sanatta yapılan değişiklikleri içeren “Sigortalı emekli maaşları hakkında” ve “Fonlu emekli maaşları hakkında” Federal Yasaların kabulü. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62.

Değişikliklere göre, 01.01.2015 tarihinden itibaren çalışan, zorunlu sosyal sigorta amacıyla çalışma kitabı düzenlenmesi için yazılı bir başvuru ile işverene başvurabilecektir. Çalışan tarafından böyle bir başvurunun yapıldığı tarihten itibaren üç iş günü içinde bir çalışma kitabı düzenlenmesi gerekecektir. Çalışan, çalışma kitabını, zorunlu sosyal sigortayı yürüten kuruluşta aldığı tarihten itibaren en geç üç iş günü içinde iade etmek zorunda kalacaktır.

Bir sorumluluk

Çalışma kitaplarının muhafazası, muhasebeleştirilmesi, saklanması ve yayınlanması için belirlenmiş prosedürün ihlali için, yetkililer Rusya Federasyonu mevzuatı (Kuralların 45. maddesi), özellikle Sanat. 5.27 Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun "İş ve işçi korumasına ilişkin mevzuatın ihlali". Aynı maddeye göre, çalışma kitabının şekillerini muhasebeleştirmek için bir gelir ve gider defteri ve içinde bir ek ile çalışma defterleri ve eklerinin hareketini muhasebeleştirmek için bir kitap bulunmamasından sorumlu tutulabilir. .

Sanata göre. 5.27 Çalışma mevzuatının ihlali ve işgücü koruması, idari para cezası verilmesini gerektirir:

- yetkililer için - 1.000 ila 5.000 ruble arasında;

- tüzel kişilik oluşturmadan girişimci faaliyetlerde bulunan kişiler için - 1.000 ila 5.000 ruble. veya 90 güne kadar faaliyetlerin idari olarak askıya alınması;

- tüzel kişiler için - 30.000 ila 50.000 ruble. veya 90 güne kadar faaliyetlerin idari olarak askıya alınması.

Ayrıca, daha önce benzer bir idari suçtan cezalandırılan bir görevli tarafından çalışma mevzuatının ve işçi korumasının ihlali, bir ila üç yıl süreyle diskalifiye edilmesini gerektirir (5.27. maddenin 2. kısmı).

Ayrıca, Sanat. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 13.20'si, arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi veya kullanılmasına ilişkin kuralların ihlali için sorumluluk sağlar: vatandaşlara 100 ila 300 tutarında bir uyarı veya idari para cezası verilmesi yetkililer için ruble - 300 ila 500 ruble.

Kuralların aynı 45. paragrafına göre, işveren, çalışma kitaplarının ve eklerinin muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve verilmesi ile ilgili işleri organize etmekten sorumludur. Kuruluş, çalışma kitaplarının korunmasından, muhasebeleştirilmesinden, saklanmasından ve yayınlanmasından sorumlu bir kişinin atanması için bir emir vermemişse, işveren sorumlu tutulacaktır. Lütfen "işveren" kelimesinin baş değil, tüzel kişilik anlamına geldiğini unutmayın.

Mahkemenin bunu kanıtlamak için verdiği karara bir göz atalım.

İşçi X., OOO S'ye dava açtı. davalıyı bir çalışma kitabı düzenlemeye ve bir çalışma kitabının yayınlanmasındaki gecikme için ücret toplamaya zorlama gereklilikleri ile. İddialarını şu şekilde motive etti. 01.02.2011 - 30.03.2011 tarihleri arasında davalı için müdür olarak çalıştı. 30 Mart 2011'de, çalışmanın son gününde, İş Kanunu gerekliliklerini ihlal eden bir çalışma kitabı verilmedi. Defalarca yazılı ve sözlü itirazlara rağmen, bugüne kadar kendisine bir çalışma kitabı verilmedi.

Kh.'nin açıklamalarından, işe alındığında çalışma kitabını OOO S'nin kurucusuna teslim ettiği anlaşılmaktadır. D.; baş muhasebeci çalışma kitaplarının tasarımıyla uğraştı; Çalışma kitabı, çalıştığı süre boyunca örgütün ofisinde tutuldu, ancak işten çıkarıldığında kendisine verilmedi. İşveren, bir çalışma kitabı düzenleme taleplerini reddetti. Davacının iddiaları tanık B'nin ifadesi ile desteklenmektedir.

İlk derece mahkemesi, Kh.'nin resmi konumu gereği, çalışma kitaplarının muhasebe defterinin tutulması, çalışma kitaplarının düzenlenmesi çalışmalarını organize etmesi gerektiği, ancak bunu yapmadığı, yani transfer etmediği sonucuna varmıştır. çalışma kitabını organizasyona.

Ancak temyiz mahkemesinin yargı kuruluna göre bu sonuç hukuka aykırı ve mantıksızdır. Davacıya, kanunla belirlenen prosedüre uygun olarak, çalışma kitaplarının muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve düzenlenmesi sorumluluğu da dahil olmak üzere personel kayıtlarının tutulması sorumluluğunun verildiğine dair kanıt, davalı mahkemeye sunmadı.

Mevzuata göre, çalışma kitaplarının muhafazası, saklanması, kaydedilmesi ve verilmesi ile ilgili işleri organize etme sorumluluğu davacı değil, LLC S. X.'in çalışma kitabı ile sağlanmasına ilişkin çalışma defteri kayıt defterine bir giriş yapılmamış olması, işverenin kendisine çalışma kitabı vermekten muaf tutulması için bir dayanak oluşturmaz, çünkü bu durumda işveren tarafından bir eksiklik söz konusudur. işveren, H.'yi iş için kabul ederken, çalışma kitabını saklama için kabul etme yükümlülüklerini yerine getirmekle yükümlüdür.

Kh.'nin çalışma kitabı işe alınırken işveren tarafından alındığından ve personel kayıtlarında ihlal yapan işveren olduğundan, davacıya çalışma kitabını vermekle yükümlüdür (20 Eylül 2012 tarihli Kemerovo Bölge Mahkemesi'nin temyiz kararı N 33-9186 durumunda).

* * *

Çalışma kitabı bir çalışan için çok önemli bir belgedir ve mevzuat işverenin özellikle çalışma kitaplarının muhasebesini ve saklanmasını düzenleme yükümlülüğünü belirlediğinden, buna çok sorumlu davranılmalıdır. Ve davanın çoğunluğu, işveren tarafından çalışma kitaplarını düzenleme veya doldurma prosedürünün ihlali ile ilişkiliyse, o zaman idari sorumluluğa getirmek, tam olarak sorumlu bir kişi atama, çalışma kitaplarını ve eklerini edinme, muhasebeleştirme ve saklama prosedürüyle ilgilidir. onlara.

L.V. Kurevina

"Ticari bir organizasyonun İK Departmanı" dergisinin uzmanı

Çalışma kitaplarının formları ve edinme prosedürü

Muhasebe ve çalışma kitaplarının saklanması hakkında bir konuşma başlatarak, ana ve iyi bilinen belgeye dönelim - 16 Nisan 2003 tarih ve Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi No. 225 "Çalışma kitaplarında" , çalışma kitaplarının muhafazası ve saklanması, çalışma kitabı formlarının üretilmesi ve işverenlere sağlanmasına ilişkin Kuralları onaylayan (bundan böyle - Tüzük).

Ama önce, çalışma kitaplarının formlarının ve bunlara eklerin edinilmesi hakkında birkaç söz söyleyelim. Bu formların formları, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin belirtilen kararnamesi ile onaylanmıştır. ve örneklerçalışma kitabı ve eki ile işverenlere onaylanmış kitap ve ek formları sağlama prosedürü Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 22 Aralık 2003 tarihli ve No. 117n "Çalışma kitaplarında" .

Çalışma kitabında bölümlerden birinin tüm sayfalarının doldurulduğu durumlarda bir ekin gerekli olduğunu hatırlayın. Çalışma kitabına dikilir ve çalışma kitabıyla aynı şekilde düzenlenir ve korunur. Çalışma kitabı olmayan bir ek geçersizdir. Her bir eki düzenlerken, çalışma kitabına “İzin verildi” yazısıyla bir damga yerleştirilir ve ekin serisi ve numarası belirtilir ( 38,39 Kural).

Çalışma kitabının formları ve çalışma kitabına ek sadece Devlet İşaretleri Üretimi İçin Devlet Teşebbüsleri ve Kuruluşları Birliği tarafından yapılır.Maliye Bakanlığı "GÖZNAK". Formların belirli bir koruma derecesi vardır.

İşverenler, formları doğrudan üreticinin veya distribütörün deposundan veya başka bir şekilde satın alabilir.

Not

sayesinde Sanat. 66 Rusya Federasyonu İş Kanunu işveren (işverenler hariç - bireysel girişimci olmayan kişiler), bu işverenin çalışmasının çalışan için asıl olması durumunda, kendisi için beş günden fazla çalışan her kişi için çalışma defterleri tutar. Ayrıca, iş sözleşmesi işçi ile ilk kez yapılıyorsa ( Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 65'i), onun için yeni bir çalışma kitabı düzenlenir.

İşveren, çalışan için yeni bir çalışma kitabı oluşturursa, aşağıdaki durumlar dışında, formunu edinme maliyetleri çalışandan tahsil edilir:

– işverenin hatası nedeniyle çalışanların çalışma kitaplarının toplu kaybı ( s.34 Tüzük);

– çalışanın hatası olmaksızın çalışma kitaplarına veya eklerine verilen hasar (Kuralların 38. maddesi).

Çoğu zaman soru, çalışanın kendisinin bir çalışma kitabı formu satın alıp getiremeyeceği sorusudur. Böyle bir çalışma kitabını kabul etmeye ve sürdürmeye değmez, çünkü her şeyden önce, koruma gereksinimlerini karşılamayabilir ve ikincisi, işveren çalışma kitaplarının alındığı andan itibaren net bir kaydını tutmakla yükümlüdür.

Çalışma kitaplarını muhafaza etme, saklama ve kaydetme yetkileri

Göre Kuralların 45. maddesiÇalışma kitaplarının ve eklerinin muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanması ile ilgili işleri organize etme sorumluluğu işverene aittir.

(LLC Ametist)

Emir

13.08.2014 № 25

Novgorod

Satın alma işleminden sorumlu bir kişinin atanması üzerine,

çalışma kitaplarının bakımı, saklanması, muhasebeleştirilmesi ve verilmesi

ve bunlara ekler

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 16 Nisan 2003 tarih ve No. 225,

EMREDİYORUM:

T. B. Zhemchugova'nın yokluğunda, çalışma kitaplarını ve eklerini muhafaza etme, saklama, muhasebeleştirme ve verme sorumluluğu personel departmanı başkanı V. M. Biryuzova'ya atanır.

Personel departmanı başkanı Biryuzova V.M.'ye emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrol uygulamak.

CEO elmaslar S.V. Almazov

Siparişe aşina:

İnsan Kaynakları Başkanı Biryuzova V. M. Biryuzova

13.08.2014

İK uzmanı Zhemchugova T.B. Zhemchugova

13.08.2014

Çalışma kitaplarının formlarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması

Yürürlüğe giren çalışma kitaplarının ve eklerinin formlarını hesaba katmak Kuralların 40. maddesi organizasyon yürütmek zorunda gelir gider defteri çalışma kitabı formlarının muhasebeleştirilmesi ve formu onaylanmış bir ek Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı'nın 10.10.2003 tarih ve No. 69 "Çalışma kitaplarını doldurma talimatlarının onaylanması üzerine" (Daha öte - Kararname No. 69 ). Bu defter, kuruluşun muhasebe departmanı tarafından tutulur ve çalışma kitabının formlarının alınması ve harcanması ile ilgili tüm işlemler ve her formun serisini ve numarasını gösteren eki hakkında bilgi girilir. Muhasebe defteri numaralandırılmalı, bağlanmalı, kuruluş başkanının imzasıyla onaylanmalı ve ayrıca bir mum mühürle veya mühürle kapatılmalıdır.

Doldurma sırasında bozulan çalışma kitabının formları ve içindeki ek, ilgili kanunun düzenlenmesiyle imhaya tabidir. P'de böyle bir eylemin bir örneğini veriyoruz.

Çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması

İstihdam kayıtları, formu da onaylanan başka bir defterde tutulur. Kararname No. 69 , – trafik muhasebesi defteri çalışma kitapları ve içlerindeki ekler. Bu muhasebe defteri, personelin işe alınması ve işten çıkarılmasının işlendiği personel servisi veya kuruluşun diğer bölümleri tarafından tutulur. Çalışanlardan işe girişte kabul edilen tüm çalışma defterleri ile yine çalışanlara verilen seri ve numaraları gösteren çalışma defterleri ve eklerini kaydeder.

Sınırlı Sorumluluk Şirketi "Ametist"

(LLC Ametist)

ONAYLAMAK

Müdür

elmaslar/İTİBAREN. V. Almazov /

15.08.2014

15/08 EYLEM

Hasarlı formların imhası hakkında

çalışma kitapları ve içlerindeki ekler

Aşağıdakilerden oluşan komisyon:

– komisyon başkanı Biryuzova V. M. - personel departmanı başkanı;

– komisyon üyeleri Zhemchugova T.B. - personel departmanı uzmanı, Agatkina M. O. - muhasebeci, -

08/15/2014 tarihinde hatalı doldurma sonucu zarar gören aşağıdaki formların imha edildiğini (bir parçalayıcı ile parçalandığını) belirterek bu kanunu düzenlemiştir:

– çalışma kitabı - 1 (bir) form (seri TK-III No. 457812);

– çalışma kitabına ekleyin - 1 (bir) form (seri VT No. 784556).

Komisyon, bu formların uygun olmadığını doğruladı ve bunun sonucunda onları imha etmeye karar verildi.

Komisyon Başkanı Biryuzova V. M. Biryuzova

Komisyon üyeleri Zhemchugova T.B. Zhemchugova

agatkina M. O. Agatkina

Defter kaydı için gerekliliklerçalışma kitapları ve içlerindeki ekler aynıdır gelir gider defteri çalışma kitabının formlarının muhasebeleştirilmesi ve içinde bir ek.

Bir çalışan istihdam edildiğinde ve çalışma defterine bir giriş yapıldığında, çalışma kitaplarını tutmaktan sorumlu kişi bunu muhasebe defterine kaydeder.çalışma kitaplarının hareketleri ve içlerindeki ekler ve bunları depoya yerleştirir (sayfadaki böyle bir kayıt örneğine bakın). Çalışma kitapları, bu amaç için uyarlanmış odalarda, kilitlenebilir kasalarda, metal dolaplarda veya masaüstlerinde ayrı kilitlenebilir çekmecelerde saklanır.

2014

İvanova Olga

İvanovna

TC 1583567

Muhasebeci

LLC "Ametist"

muhasebe

18.09.2014, № 18-p

Zhemchugova

175

–

İş Kanunu, bir çalışana bir çalışma kitabının verildiği tek durumu sağlar - işten çıkarılma durumunda, işten çıkarılma kaydı yapılır.

İşten çıkarılma ile ilgili olarak bir çalışma kitabının alınması üzerine, çalışan kişisel bir kartta ve çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe defterinde ve bunlara ekler.

Sahipsiz çalışma defterleri, işçiye veya (çalışanın ölümü halinde) akrabasına ulaşana kadar işveren tarafından saklanır (Kuralların 43. maddesi). Hiç alınmazlarsa, işveren bunları 75 yıl süreyle saklamak zorundadır (Sanat. Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgeleri listesinin 664'ü onaylı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarihli ve No. 558 (Daha öte - Sipariş No. 558 ). Aynı saklama süresi, çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin hareketi için muhasebe kitabı için belirlenir.

Not

Sipariş No.558 Çalışma kitaplarının muhasebesine ilişkin diğer belgeler için de saklama süreleri belirlenmiştir. Bu nedenle, çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin (raporlar, eylemler, bilgiler) muhasebeleştirilmesine ilişkin belgeler, kuruluşta üç yıl boyunca saklanır, çalışma kitabının formlarını ve içindeki eki muhasebeleştirmek için gelir ve gider defteri - için Beş yıl.

Çalışma kitaplarını saklayan kişi bundan sorumlu olduğu için çalışma hayatı boyunca çalışanlara çalışma kitabı verilmemektedir. İstisnai durumlarda, özellikle FIU'ya bir çalışma kitabı sağlamak için, personel memurları bunları kendi tehlikeleri ve riskleri kendilerine ait olmak üzere yayınlayabilir. AT 18.03.2008 tarihli Rostrud Mektubu No. 656‑6‑0 Bu vesileyle, yetkili bir kişinin makbuz üzerine bir çalışana kısa süreli bir çalışma kitabı vermesi ve onu kaybetmesi durumunda, belirtilen görevlinin kaybın sorumluluğunu üstleneceği söylenir.

Çoğu durumda, çalışanlara onaylı kopyalar veya özetler verilir. sayesinde Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62'si ve Kuralların 7. maddesi işveren, çalışanın yazılı başvurusu üzerine, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren en geç üç iş günü içinde, çalışma kitabının bir kopyasını veya çalışma kitabından öngörülen şekilde onaylanmış bir alıntıyı vermekle yükümlüdür. Ancak, 01.01.2015 tarihinden itibaren 07.21.2014 sayılı Federal Kanun.216-ФЗ “Rusya Federasyonu'nun Bazı Yasama Eylemlerinde Değişiklik Yapılması ve Rusya Federasyonu'nun “Sigorta Emekliliklerine İlişkin” ve “Ödenen Emeklilik Üzerine” Federal Yasalarının Kabulüyle Bağlantılı Bazı Yasama Eylemlerinin (Yasama Yasalarının Hükümleri) Geçersiz Olarak Kabul Edilmesi Hakkında ”, diğer şeylerin yanı sıra, değişiklikleri içeren Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62'si.

Bir sorumluluk

Çalışma kitaplarının bakımı, muhasebeleştirilmesi, saklanması ve yayınlanması için belirlenen prosedürün ihlali için, yetkililer Rusya Federasyonu mevzuatına göre sorumludur ( Kuralların 45. maddesi), özellikleSanat. 5.27"İş mevzuatının ihlali ve işçi koruması" Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu. Aynı maddeye göre, kusurlardan dolayı sorumlu tutulabilecektir. gelir gider defteri ve çalışma kitabının formlarının ve içindeki ekin muhasebeleştirilmesi veçalışma kitaplarının hareketinin kitapları ve bunlara ekler.

Göre Sanat. 5.27 işgücü ve işgücünün korunmasına ilişkin mevzuatın ihlali, idari para cezası verilmesini gerektirir:

– yetkililer için - 1 miktarında 000 ila 5.000 ruble;

– tüzel kişilik oluşturmadan girişimci faaliyetlerde bulunan kişiler için - 1'den 000 ila 5 000 ovmak. veya 90 güne kadar faaliyetlerin idari olarak askıya alınması;

– tüzel kişiler için - 30'dan 000 ila 50.000 ovmak. veya 90 güne kadar faaliyetlerin idari olarak askıya alınması.

Ayrıca, daha önce benzer bir idari suçtan ceza almış bir görevli tarafından iş ve işçi koruma mevzuatının ihlali, bir ila üç yıl süreyle diskalifiye edilmesini gerektirir ( 2. Bölüm Sanat. 5.27).

Ayrıca, Sanat. 13.20 Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu Arşiv belgelerinin saklanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi veya kullanılması kurallarının ihlali için sorumluluk sağlanır: vatandaşlara 100 ila 300 arasında idari para cezası uyarısı veya verilmesiovmak., yetkililer için - 300'den 500'e ovmak.

aynı göre Kuralların 45. maddesiÇalışma kitaplarının ve eklerinin muhafaza edilmesi, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanması ile ilgili işleri organize etme sorumluluğu işverene aittir. Kuruluş, çalışma kitaplarının korunmasından, muhasebeleştirilmesinden, saklanmasından ve yayınlanmasından sorumlu bir kişinin atanması için bir emir vermemişse, işveren sorumlu tutulacaktır. Lütfen "işveren" kelimesinin baş değil, tüzel kişilik anlamına geldiğini unutmayın.

Mahkemenin bunu kanıtlamak için verdiği karara bir göz atalım.

İşçi X., OOO S'ye dava açtı. davalıyı bir çalışma kitabı düzenlemeye ve bir çalışma kitabının yayınlanmasındaki gecikme için ücret toplamaya zorlama gereklilikleri ile. İddialarını şu şekilde motive etti. 01.02.2011 - 30.03.2011 tarihleri arasında davalı için müdür olarak çalıştı. 30.03.2011 İşgücü gereklerine aykırı olarak işinin son gününde kod çalışma kitabı verilmemiştir. Defalarca yazılı ve sözlü itirazlara rağmen, bugüne kadar kendisine bir çalışma kitabı verilmedi.

Kh.'nin çalışma kitabı işe alınırken işveren tarafından alındığından ve personel kayıtlarında ihlal yapan işveren olduğundan, davacıya çalışma kitabını vermekle yükümlüdür ( Kemerovo Bölge Mahkemesinin 20 Eylül 2012 tarihli temyiz kararı No. 33‑9186 ).

* * *

Çalışma kitabı bir çalışan için çok önemli bir belgedir ve mevzuat belirli bir işverenin çalışma kitaplarının muhasebesini ve depolanmasını düzenleme yükümlülüğünü belirlediğinden, buna çok sorumlu davranılmalıdır. Ve davanın çoğunluğu, işveren tarafından çalışma kitaplarını düzenleme veya doldurma prosedürünün ihlali ile ilişkiliyse, o zaman idari sorumluluğa getirmek, tam olarak sorumlu bir kişi atama, çalışma kitaplarını ve eklerini edinme, muhasebeleştirme ve saklama prosedürüyle ilgilidir. onlara.

Çalışma kitabı, bir kişinin tüm çalışma biyografisini yansıtır. İçine giriş yapmak, işten çıkarılma üzerine bir çalışana saklamak ve vermek, 2016 yılında Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından sıkı bir şekilde düzenlenir ve çalışma kitaplarını korumak için bu kurallara uyulması gerekir.

Çalışma kitaplarının konularının yasal düzenlemesi

Çalışanların çalışma kitaplarıyla ilk karşılaşan acemi bir personel memuru veya muhasebeci, kesinlikle hangi hukuk kurallarının ele alınmasını yönettiğini bilmelidir.

Çalışma kitabı, sayfaları numaralandırılmış ve uygun tipte kayıtların girildiği bölümleri olan 20 forma serisini ve sayısını gösteren uygun koruma derecelerine sahip Kurallar tarafından oluşturulan bir form formudur (çalışan hakkında bilgi). (sözde başlık sayfası), iş hakkında bilgi, ödüller hakkında bilgi).

"İşle ilgili bilgiler" veya "Ödüller hakkında bilgiler" bölümleri bittiyse, çalışma kitabına bir ekleme yapılır. Biçimi, biçimi ve bakımı, çalışma kitabının kendisinin gereksinimlerine benzer gereksinimlere tabidir.

İşveren, gerekli sayıda çalışma kitabı ve eklerini sürekli olarak sağlamakla yükümlüdür (Kuralların 44. maddesi).

Çalışma kitaplarının formları ve ekleri, işveren tarafından merkezi olarak GÖZNAK tarafından yetkilendirilmiş resmi distribütörlerden satın alınmalıdır (listeleri GÖZNAK web sitesinde yayınlanmaktadır).

Halka basılı malzeme satan kırtasiyelerde ve büfelerde benzer formlar bulunabilir, ancak böyle bir satış yasal değildir. Orijinalliklerinin ve yasal düzenlemelerin gerekliliklerine uygunluğunun garantisi olmadığı için, işverenin yeni işe alınan çalışandan formu kiosktan satın almasını talep etme hakkı yoktur. Ayrıca, daha fazla doldurmak için bir çalışandan kabul etmek yasa dışıdır ve daha fazla sorun yaşamamak için bunu yapmanızı önermiyoruz.

Çalışma kitabının formunun orijinalliği, seri ve sayının yazışma yılı ile ve aynı zamanda Kuralları onaylayan aynı Hükümet Kararnamesi tarafından oluşturulan form ile karşılaştırılarak kontrol edilebilir.

İstihdam kitabı - katı raporlama formu

Hem çalışanlardan alınan çalışma kitapları hem de boş formları ve ekleri, işverenle birlikte saklandıklarında sıkı muhasebeye tabidir (bu, Kuralların altıncı bölümünde belirtilmiştir).

Bu amaçlar için, muhasebe dergileri belirlenen formlara göre tutulmalıdır:

çalışma kitabının muhasebe formları için gelir ve gider defteri ve içinde bir ek;
çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı ve bunlara ekler.

Bu kitapların her ikisi de mutlaka bağlanmalı ve numaralandırılmalı, kuruluş başkanının imzasıyla onaylanmalı ve mum mühürle (mühürlü) mühürlenmelidir - bu, Kuralların 41. paragrafında belirtilmiştir.

Formların muhasebeleştirilmesi için gelir ve gider defteri, kuruluşun muhasebe departmanı tarafından tutulur ve çalışma kitabının (içine eklenir) formlarının alınması ve harcanması için tüm işlemleri, formun serisini ve numarasını gösterir.

Çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe defteri, personel memurları tarafından tutulur. Hem işe girişte çalışanlardan kabul edilen hem de tekrar çalışanlara verilen tüm çalışan çalışma defterleri ve eklerinin kabul ve işten çıkarılma ile birlikte düzenlenmesine ilişkin bilgileri kaydeder. Aynı zamanda, muhasebe defterinde serileri ve numaraları belirtilmeli ve işten çıkarılma üzerine çalışma kitabını eline almak için çalışanın imzası yapıştırılmalıdır.

Çalışma kitaplarından sorumlu kuruluş yetkilisi

Kanun, işvereni, çalışma kitaplarıyla çalışmayı uygun şekilde düzenlemeye doğrudan zorunlu kılar.

Bu belgelerin kuruluşta sıkı bir şekilde muhasebeleştirilmesi, özel olarak yetkilendirilmiş bir yetkilinin - çalışma kitaplarının korunmasından, saklanmasından, kaydedilmesi ve yayınlanmasından sorumlu kişinin - varlığını gerektirir.

Böyle bir kişi, işverenin emri veya emriyle atanır. Genellikle, bu tür bir sorumluluk, personel hizmetinin belirli bir çalışanına veya doğrudan çalışma kitaplarına dahil olan bir muhasebeciye verilir.

Sipariş keyfi bir biçimde verilir, ifadesi örneğin aşağıdaki gibi görünebilir: "Personel departmanı müfettişini Anna Nikolaevna Petrova'yı çalışma kitaplarını korumak, depolamak, muhasebeleştirmek ve yayınlamaktan sorumlu kişi olarak atamak." Sipariş numarası, tarih, tam ad, pozisyon ve tabii ki başın imzası eklenir.

Çalışma kitaplarını koruma prosedürü

Çalışanların çalışma kitaplarına giriş yapma prosedürü büyük önem taşımaktadır, bu nedenle kesinlikle belirlenmiş kurallara göre yapılmalıdır.

Çalışma kitaplarını koruma normlarını içeren yukarıda belirtilen Talimat, çalışma kitaplarını koruma prosedürüne ayrılmıştır.

Talimatlar, çalışan hakkındaki bilgilerin (başlık sayfasındaki), iş ve transfer kayıtları, ödüller ve teşvikler, işten çıkarılma, kaydın geçersiz kılınması ve sona erme ile ilgili bilgilerin doğru bir şekilde nasıl girileceğinden başlayarak, bu belgenin doldurulmasının olası tüm aşamalarını düzenler. bir kopya verme sorunları.

Yönergenin yayımlanmasından bu yana onda hiçbir temel değişikliğin yapılmadığına dikkat edilmelidir. Bu nedenle, 2015-2016 çalışma kitaplarını koruma talimatı, önceki dönemlere kıyasla hiçbir özellikte farklılık göstermez.

Çalışma kitabı nasıl tutulur

Çalışma kitabının şekli katı bir sorumluluk belgesi olduğundan ve tamamlanan çalışma kitabı aynı zamanda çalışanın kişisel verilerini de içerdiğinden, yasa işverene bunları doğru şekilde saklama yükümlülüğü getirir.

Yukarıda özel kitaplarda çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesinden bahsetmiştik, şimdi de aslında bunların depolanmasından bahsedelim.

Ne Rusya Federasyonu İş Kanunu, ne Kurallar ne de Talimatlar, çalışma kitaplarının nerede saklanması gerektiğine dair kurallar içermez. Yani, çalışma kitapları için özel saklama kuralları yoktur.

Bu nedenle, belge dolaşımına ilişkin normlara atıfta bulunulmalıdır (29.07.1983 N 105 tarihinde SSCB Maliye Bakanlığı tarafından onaylanan muhasebede belge ve belge dolaşımına ilişkin düzenlemelere bakınız).

Sıkı raporlama formlarının, güvenliklerini sağlamak için kasalarda, metal dolaplarda veya özel odalarda saklanmasını şart koşar (Madde 6.2). Böyle bir kasanın yanmaz olması gerekip gerekmediği ve odanın pencerelerine ızgara takılması gerekip gerekmediği konusunda sessizdir.

Bu nedenle çalışma kitaplarının saklanması, güvenliklerini sağlayacak ve yetkisiz kişilerin bunlara erişmesini önleyecek şekilde yapılmalıdır.

Çalışma kitaplarının raf ömrü

İşveren, yarı zamanlı çalışanlar hariç, tüm tam zamanlı çalışanların çalışma defterlerini sürekli olarak tutar.

Sadece çalışanın işten çıkarılması (herhangi bir nedenle onunla iş sözleşmesinin feshi) veya bir süreliğine Sanat uyarınca sosyal sigorta (güvenlik) organlarına sunulmak üzere verilir. Çalışanın yazılı talebi üzerine Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 62.

Vefat eden çalışanların çalışma kitaplarının işverende kaldığı durumlar olabilir.

Kuralların 37. paragrafına göre, bir çalışanın ölümü durumunda, bir çalışma kitabı (içinde İş Kanunu'nun 83. maddesinin 1. bölümünün 6. paragrafı uyarınca iş sözleşmesinin feshi hakkında bir giriş yapılmış) Rusya Federasyonu) akrabalarından birinin eline, çalışma kitaplarının hareketinin muhasebe defterinde alınmasına karşı verilir veya akrabalardan birinin yazılı talebi üzerine posta ile gönderilir.

Yani, işveren, böyle bir çalışanın akrabalarını çalışma kitabını alma ihtiyacı hakkında bilgilendirmeli veya posta ile göndermeyi kabul etmelidir.

Herhangi bir nedenle ölen çalışanın çalışma defteri işverende kaldıysa, akrabalar tarafından talep edilene kadar kuruluşta kalıcı olarak tutulmalıdır.

Talep edilmeyen çalışma kitaplarının raf ömrü 75 yıldır (Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan tipik idari arşiv belgeleri listesinin 664. 08.25.2010 N 558 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı).

Makalede, çalışma kitaplarını dikkate alarak muhasebecilere ve personel memurlarına işlerin nasıl düzenleneceği hakkında bilgi vereceğiz. Ve çalışma kitaplarının muhasebeleştirilmesi, saklanması ve bakımı ile ilgili kurallara uyulmaması durumunda bir yetkilinin sorumluluğu nedir ve içindekiler.

Hesap nerede ve kim tarafından tutuluyor?

Çalışma kitaplarının muhafazası ve saklanmasına ilişkin kuralları düzenleyen yasama belgesinin 40. paragrafında, çalışma kitaplarının yanı sıra bir çalışma kitabının formlarını ve içindeki bir eki hesaba katmak için (kural 225) öngörülmüştür (kural 225). kuruluşun iki belgeyi muhafaza etmesi gerekir:

Çalışma kitabının muhasebe formları için gelir ve gider defteri ve içinde bir ek;

Çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı ve bunlara ekler.

Gelir ve gider defteri kuruluş tarafından tutulur: çalışma defteri formlarının alınması ve harcanması hakkında bilgi girer. Her formun serisi ve numarası belirtilmelidir.

Çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin hareketi için muhasebe defteri, kuruluşun personel servisi (veya çalışanların kaydı veya işten çıkarılmasıyla ilgilenen diğer herhangi bir departman) tarafından tutulur: yeni çalışanlar için çalışma kitaplarını topladıklarında toplar ve hazırlar. çalışmaya başlar ve ayrıca şirketin mevcut çalışanları için yeni çıkarılan çalışma kitaplarının kayıtlarını tutar. Her belge için serisi ve numarası belirtilir. İşten çıkarılma üzerine, çalışan çalışma kitabını alır ve çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabında imzalar.

Her iki belge de şirket başkanının imzasıyla tasdik edilmiş, numaralandırılmış, bağcıklı ve mum mühürle mühürlenmiştir.

Çalışma kitabındaki pullar: nereye ve nereye yapıştırılır

LLC'nin (limited şirket) veya OJSC'nin (açık anonim şirket) mülkiyet biçimine sahip kuruluşların, federal yasa tarafından aksi belirtilmedikçe, yani yuvarlak bir mühürün varlığı hariç, yuvarlak bir mühüre sahip olmaları gerekli değildir. bir organizasyonu seçme hakkı (değişiklikler 04/06/2015 tarihinden itibaren Federal Kanun-82'de belirtilmiştir). Mühür varsa bu bilgi şirket tüzüğünde belirtilmelidir.

Bir ticari şirkette bir mührün bulunması zorunlu olmaktan çıktığı için, Rusya Çalışma Bakanlığı, 10/31/16 No. şirkette mevcuttur.

Mühür yapıştırılmıştır:

Çalışma kitabının başlık sayfasına (ilk sayfa) yeni bir çalışan kaydederken;

Gelir ve gider defterinin son sayfasında ve çalışma defterlerinin ve içlerindeki eklerin hareketi için muhasebe defterini onaylarken, daha önce belirtilmiş: belgenin sayfa sayısı, yöneticinin adı, belgelendirme tarihi ve mühür numarası;

Bir çalışanın işine son verildiğinde, bu kuruluşta çalıştığı süre için çalışma defterinde yapılan kayıtları ve değişiklikleri tasdik etmek.

Şirketin bir mührü yoksa, çalışma kitabındaki tüm girişler, kuruluş başkanının veya çalışma kitaplarını şirkette tutan başka bir kişinin imzasıyla onaylanır.

Çalışma kitapları ve ekler formları

Çalışma kitabı formları ve ekleri, katı raporlama belgelerine eşittir ve uygun saklama gerektirir, kesinlikle başvuru üzerine verilir.
İşveren, çalışanın işe başladığı tarihten itibaren 5 gün içinde çalışanın çalışma defterine bir giriş yapmak zorunda olduğundan, formları satın almak için zamanınız olmayabileceğinden, çalışma kitabı formlarını her zaman kullanılabilir olacak şekilde stoklamanızı öneririz. 5 gün içinde. Formların maliyeti şirketin giderlerine dahildir: Dt 20,26,44 ve Kt 60, vb.

Bir çalışana ücretsiz olarak bir çalışma kitabı verilir ve yalnızca aşağıdaki durumlarda işveren tarafından ödenir:

Acil durumların bir sonucu olarak işverenler tarafından çalışma kitaplarının kaybı veya toplu kaybı: doğal afetler, çeşitli afetler (çevresel, insan yapımı) ve isyanlar;

İşveren tarafından çalışma kitabına zarar verilmesi veya çalışma kitabını veya içindeki bir eki doldururken hata yapması.

Diğer tüm durumlarda, çalışma kitabının maliyeti, edinimi için harcanan tutarda (katma değer vergisi dahil) çalışandan tahsil edilir (Madde 47, kural No. 225). Çalışan, çalışma kitabı için belirlenen tutarı kuruluşun kasasına öder veya çalışma kitabının maliyetini maaşından kesmek için bir başvuru yazar.

Yazar kasaya yatırılan fonlar, hesaba diğer mülklerin satışından elde edilen gelir, alt hesap 1 “Hesaba karşılık gelen diğer gelirler” ve “Diğer işlemler için personel ile yapılan ödemeler”;

Çalışanın maaşından kesilen fonlar (bir başvuru varsa), diğer mülkün satışından elde edilen gelir olarak hesaba, alt hesap 1 “Diğer gelirler”, “Ücret için personel ile yapılan yerleşimler” hesabına uygun olarak dikkate alınır.

Dt 50, Kt 73 - çalışan, çalışma kitabının maliyetine katkıda bulundu;

Dt 73 (70), Kt 91–1 - bir çalışan tarafından bir çalışma kitabının satın alınmasından elde edilen gelirler dikkate alınır;

Dt 91–2, Kt 68 KDV - çalışanların çalışma kitabının satın alınması için katma değere dahildir.

Çalışma kitaplarını koruma kurallarının ihlali sorumluluğu

Her şeyden önce, işveren, çalışma kitaplarını ve eklerini muhafaza etme, muhasebeleştirme, saklama ve yayınlama işini organize etmekten sorumludur: sorumlu kişilerin listesini (belirli çalışanlar) düzenleyen işveren tarafından imzalanmış bir emir veya talimat verilmelidir. kimin yetkinliğinde bu iş türü olacaktır.

Çalışma kitaplarının muhafazası ve muhasebeleştirilmesi için kanunla belirlenen prosedür ihlal edilirse, Rusya Federasyonu mevzuatı ile belirlenen yetkililer, Rusya Federasyonu İş Kanunu normlarının veya diğer düzenleyici belgelerin ihlal edilmesinden uyarı olarak sorumludur. veya bireysel girişimciler için 1.000 ila 5.000 ruble ve LLC ve OJSC formlarına sahip kuruluşlar için 30.000 ila 50.000 ruble arasında idari para cezası.