Belgeler, bütünlüklerini sağlamak için zımbalanmıştır. Sıralı numaralandırma ve ayrıca kablo veya iplikle sabitleme sayfaları bu sorunu tamamen çözer.

Bazen kuruluş tarafından belirlenen kurallara göre, bazen de yasalara göre bağlama gereklidir. Bu yazıda, ofis işlerinde belgelerin nasıl düzgün bir şekilde flashlanacağına bakacağız.

Hangi belgelerin ciltlenmesi gerekiyor?

Büro işlerinde, belgeler genellikle arşive aktarmak için veya bir bankaya ve diğer finans kurumlarına sağlanırken zımbalanır. Ayrıca, bütçe dışı fonlara ve Federal Vergi Servisi'ne rapor gönderirken ürün yazılımı belgeleri gereklidir. Belge sadece dikilmemeli, aynı zamanda numaralandırılmalıdır. Kağıtlar ya iplikle ya da bantla ya da özel makineler yardımıyla dikilir.

Aşağıdaki belge türleri bellenime tabidir:

• emirler (hem genel hem de kişisel);
• personel;
• raporlar (örn. ön rapor);
• faturalar;
• gerçekleştirilen iş eylemleri;
• kasa defteri;
• ifadeler.

Bir ihaleye katılmak için başvururken ve diğer durumlarda belge sayfalarını dikmek de gereklidir.

Video - arşivlemeden önce dosyaların nasıl dikileceği:

Yönetmelikler

Bugün belgelerin yanıp sönme prosedürünü düzenleyen düzenleyici çerçeve çok geniştir, ancak düzenlemelerin çoğu uzun süredir güncellenmemiştir.

Bu nedenle, belgelerin yanıp sönme sürecini düzenleyen ana eylem, Rusya Federasyonu Vergiler ve Harçlar Bakanlığı'nın 18 Nisan 2003 tarihli ve yanıp sönmeleri de dahil olmak üzere belirli türdeki kağıtları doldurmak için genel talimatlar içeren emridir.

Bu belgeye ek olarak, aşağıdaki düzenlemeler ayırt edilebilir:

• GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar".
• 25 Ocak 2012 tarihli Federal Vergi Servisi'nin emri N ММВ-7-6/25. Bu siparişe göre, bir kuruluşun veya bireysel girişimcinin tescili için belgeler gönderilirken zorunlu belge yazılımı iptal edilir, ancak Federal Vergi Servisi hala dikişli sayfaları kabul etmeyi tercih eder.

Video - işleri doğru bir şekilde nasıl dosyalayacağınız:

Bazı faaliyet alanlarındaki belgelerin bellenimi, alandan sorumlu kuruluşların ayrı kararları ile düzenlenir. Bu nedenle, bankacılık sektöründeki bellenim, Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın “Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nda ofis çalışmaları hakkında” Talimatı ile düzenlenmektedir.

Devlet kurumları için gereklilikler

Belgeleri devlet kurumlarına sunma gereklilikleri, örneğin arşive teslim edilen belgelerin gerekliliklerinden farklıdır. Bu nedenle, mahkemeye veya vergi dairesine evrak göndermek için aşağıdaki kurallara uymanız gerekir:

• belgeler 3 deliğe sabitlenmelidir;
• delikler arasındaki mesafe 3 cm'yi geçmemelidir;
• kağıt bir iplik veya ince sicim ile dikilir;
• Son sayfada kimlik doğrulama imzası ve mührü bulunan 3x5 cm boyutunda kağıt yapıştırılır.

Muhasebe raporlarına özel gereksinimler getirilirken, son sayfadaki düğüm kağıt mendil ile kapatılmalıdır.

Belgeler nasıl flaş edilir

Belgeler hem iplik hem de dantel veya kurdele ile dikilebilir. Bu işlem sorumlu bir şekilde ele alınmalıdır, çünkü bellenim kalitesizse, zayıfsa, kağıtlar kolayca ayrılabilir, buna izin verilmemelidir, çünkü bunlar birbirine dikilir, böylece başka bir belge onlara veya bir parçasına eklenemez. kaybolabilir.

Ayrıca, devlet kurumlarına gönderilmek üzere evrakları yanıp sönüyorsanız, uygun olmayan şekilde yürütülen ürün yazılımı, Federal Vergi Hizmetinin, bütçe dışı fonların veya mahkemenin bunları kabul etmeyi reddetmesine neden olabilir.

2 delinmede

2 delikli bellenimin kendisi basittir. Delikler, bir iğne veya bir delgeç ile yapılabilir. Delgeç tarafından açılan deliklerden iplik, şerit veya kordonu geçirmek elbette daha kolaydır.

Delinmeler, sayfanın sol kenarından (normal bir kitap gibi) yaklaşık 1-2 cm uzakta olmalıdır. Kağıdı deldikten sonra, ipliği delikten birkaç kez geçirmeniz ve son sayfada ipliğin uçlarını bir düğümle bağlamanız gerekir.

Belgelerin 2 delikten ipliklerle nasıl dikildiğini gösteren video:

Her sayfanın sağ üst köşesine sayfa numarasını girmeniz gerekir.

Bundan sonra, dikişli belgeler ipliğin uçlarına 3x5 cm kağıt yapıştırılarak, uçların altından dışarı çıkacak şekilde sabitlenmelidir. Kağıda “Dikişli ve numaralandırılmış” yazısı yazılır ve sayfa sayısı da belirtilir. Daha sonra evrakların nereye verileceğine bağlı olarak görevlinin imzası, mühür, tarih gibi detaylar kağıda konur.

3 delik için

Durum, üç delikli bellenimde biraz daha karmaşıktır, özellikle de sayfaları bir iplik ve iğne ile hemen delerseniz ve delgeç kullanmazsanız. Kağıdı üç deliğe geçirmek için aşağıdaki adım adım talimatları bir şema ile izleyin:

1. Sayfanın ortasına dikilecek belgenin arkasına bir iğne ve iplik ile ilk deliği yapın

1. Bir iğne ile ikinci delinme, belgenin ön tarafında yapılır.

1. Bir sonraki delme üçüncü deliğin arkasından yapılmalıdır.

1. Bir sonraki adımda, ön taraftaki belgenin ortasındaki ilk deliğe iğneyi ve ipliği atlıyoruz

1. Ardından iplikleri, dikişli sayfaları birbirine sıkıca çekecek ve fotoğrafta gösterildiği gibi bir düğüm atacak şekilde sıkmalısınız.

Video, belgelerin 3 deliğe nasıl dikileceğini açıkça açıklıyor:

4 delik için

Bu tür bellenim yalnızca özel önem statüsüne sahip belgeler için yapılır.

Belgeleri 4 deliğe dikmek için aşağıdaki şemayı ve adım adım talimatları izleyin:

Zımbalanacak belge çok sayıda sayfa içeriyorsa, bir delgeç, matkap veya özel makine kullanılarak dört delik önceden hazırlanabilir.

1. Kenardan ikinci deliğin arkasından iplik geçirmeye başlayın.

1. Daha sonra, iplik, kenara ve önceden geçirilen deliğe en yakın olan deliğe geçirilir.

1. Daha sonra ipi ilk adımdaki gibi tekrar ipe geçiriyoruz.

1. Sonraki - ön taraftan bir sonraki deliğe

1. Arkadan gelen aşırı delinmede

1. Dördüncü adımda geçtiğimiz deliğin ön tarafından

1. Ve ipliğin uçlarını bağlayın

1. Aynı zamanda, ipliği belge sayfalarını sıkıca sıkıştıracak şekilde çekmeye çalışıyoruz.

1. İpliği bir düğümle bağlamak için kalır

1. Fazla iplik uçlarını kesin

Belgeler doğru bir şekilde dikilirse, “Dikişli, numaralandırılmış ve ______ (______) sayfaların mührü ile mühürlenmiş” yazısıyla kağıtları ve yapıştırma kağıdını demetin üstüne yapıştırmak ve sertifikanın gerekli ayrıntılarını koymak için kalır ( pozisyon, imza ve tam ad).

Video - 4 deliğe bir kasa nasıl dikilir:

köşeye

Bazı kağıtlar köşeden, yani sol üst köşeden zımbalanmış olabilir. Bunu yapmak için köşede bir veya iki delik açmanız ve ipliği birkaç kez içinden geçirmeniz gerekir.

Video - köşeden bir dikiş belgesi örneği:

Diğer durumlarda olduğu gibi bir kağıt yaprağı bir ipliğe yapıştırılır ve sertifika için gerekli detaylar üzerine konur.

Sayfalar nasıl numaralandırılır

Çoğu durumda, ürün yazılımı sırasında sayfaların numaralandırılması zorluklara neden olmaz, ancak bazı nüansları dikkate almak gerekir:

• çoğu zaman, sayfa numaraları artan Arap rakamlarına göre yerleştirilir;
• Sayfa numarası sağ üsttedir. Şekil, sayfanın içeriğini girmemelidir;
• uygulamalar varsa bunlar da numaralandırılmalıdır (sürekli numaralandırma kullanılır);
• belgelere zarflı mektuplar eklenirse, önce zarfın üzerindeki numara, sonra sadece mektubun yapraklarına konur;
• birkaç cilt olan bir vakayı numaralandırırsanız, her biri ayrı ayrı numaralandırılır;
• standart olmayan formatta bir sayfayı numaralandırmak gerekirse, numara da sağ üst köşeye yerleştirilir. Sayfa belgenin ötesine geçerse, genel bir şekilde katlanır ve dosyalanır;
• sayfada birkaç küçük parça taraması (örneğin, çekler) varsa, sayfa için bir envanter hazırlamanız ve genel sırayla numaralandırarak belge paketine eklemeniz önerilir.

Birleştirilmiş bir belge nasıl onaylanır

Sayfaları yanıp söndükten ve numaralandırdıktan sonra, dokümantasyon paketi onaylanmalıdır. Sabitlemek için, ipliğin uçlarını serbest bırakacak şekilde kağıt, arkadaki iplik düğümüne yapıştırılır.

Kağıt üzerinde, sayfa sayısını belirtmelisiniz (hem sayılarla hem de kelimelerle). Ciltli belgede yırtık veya hasarlı sayfalar varsa bu durum sertifika kağıdında da belirtilebilir.

Ayrıca, sayfaları diken veya onaylayan kişinin (örneğin kafa) tam adını, konumunu ve imzasını gösterir. Kağıdın üzerine, damgası hem sertifika kağıdında hem de son sayfada olacak şekilde bir mühür yerleştirilir.

düzeltmeler

Yanıp sönerken, bir katip, neyse ki düzeltilebilecek bir takım hatalar yapabilir. Bunlardan en yaygın olanı düşünün:

• kağıtların bir kısmı dahil değildir. Katip, bir kısmını önceden dikilmiş bir belgeye eklemedi. Bu durumda iki çözüm vardır: Eksik parçayı ayrı bir cilt olarak kıvırabilir veya belgeyi yeniden yazdırabilirsiniz. Hiçbir durumda eksik parçayı önceden dikilmiş bir kağıt paketine koyamazsınız;
• numaralandırma hatası. Numaralandırmada bir sayfa eksikse, edebi numaralandırmaya başvurabilirsiniz, yani sayıdan sonra bir harf yazabilirsiniz, örneğin, 14, 15, 15a, 16 ... Numaralandırmada ciddi hatalar yapılırsa, o zaman yanlış sayıların üzerini çizip tekrar yazabilirsiniz. Sertifikasyon kağıdında belirtilen sayfa sayısı yanlış gittiyse, doğru olan için içindeki sayfa sayısını da düzeltmek gerekir.

Sayfaların değiştirilmesi veya eklenmesi olasılığını dışlamak için bellenim belgelerine ihtiyaç vardır. Belgenin önemine göre 2, 3 hatta 4 deliğe dikilebilir. Ürün yazılımından sonra, sayfalar numaralandırılır ve düğüme sayfa sayısını ve tanığın adını gösteren bir sertifika kağıdı eklenir. Kağıdın üzerine bir damga, tarih ve diğer gerekli detaylar konur.

Video - arşiv için belgelerin yanıp sönmesi ve ciltli hale getirilmesi:

Belgelerin sistemleştirilmesi için doğru bir şekilde düzenlenmesi gerekir. Ana gereksinim, ipliklerle bağlanarak elde edilen belgelerin güvenliğini saklama ve sağlama kolaylığına indirgenmiştir.

Sevgili okuyucular! Makale, yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor, ancak her vaka bireyseldir. nasıl olduğunu bilmek istersen tam olarak problemini çöz- bir danışmanla iletişime geçin:

BAŞVURULAR VE ARAMALAR 7 gün 24 saat KABUL EDİLMEKTEDİR..

hızlı ve ÜCRETSİZ!

2019'da belgeler nasıl flaş edilir? Belgeleri çeşitli makamlara göndermeden veya arşiv deposuna aktarmadan önce, sayfaları uygun şekilde tutturmak gerekir.

Bunu yapmak için, kağıt ipliklerle dikilir. Bu formda, belgeler kaybolmaya ve ikame edilmeye karşı korunur. Ancak, ipliklerle belgeler nasıl düzgün bir şekilde dikilir?

Ne bilmek istiyorsun

Belgelerin saklanması, işlenmesi ve çeşitli makamlara sunulması evrak gerektirir.

Çoğu zaman, ürün yazılımı ihtiyacı, belgeleri kayıt veya düzenleyici makamlara gönderirken ortaya çıkar.

Zımbalama, bilgilerin doğruluğunu kontrol etme ve doldurma sırasını gözlemleme ile birlikte belge hazırlama sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Zımbalama, belgelerin bir kısmının kaybolmasını önlemenin en güvenilir yoludur. Doğru şekilde dikilmiş belgelerde sahtecilik yapılamaz ve değiştirilemez.

Ancak, resmi belgelerle ilgili olarak belgelerin yanıp sönmesi gibi basit bir süreç, sıkı bir şekilde düzenlenmiş bir süreçtir.

Yani, sayfaları sadece ipliklerle tutturamazsınız, belirli tasarım kurallarına uymalısınız.

Tanımlar

Belgeleri birleştirmek, belgelerin uygun sırayla birlikte zımbalanması anlamına gelir.

Yanlış zımbalama, belgelerin parçalarına ayrılmasına ve daha sonra sayfaların kaybolmasına veya değiştirilmesine neden olabilir.

Böyle bir durumda, belgelerin usulüne uygun olduğunu kanıtlamak neredeyse imkansızdır. Belgelerin önemine bağlı olarak, sonuçlar gerçek bir felaket olabilir.

Belgeleri dikmek için zımbalayıcı, özel ekipman veya iplikler kullanılır. Ancak iplik tutturma en güvenilir olmaya devam ediyor, çünkü bu durumda tek tek sayfaları değiştirmek mümkün olmayacak.

Ancak belgeleri yanıp sönerken, doğru yapmanız gerekir. Uygun olmayan şekilde zımbalanmış belgeler devlet kurumları tarafından kabul edilmeyecektir.

Bazı firmalar, tüm kurallara göre belge yazılımı sunma konusunda uzmanlaşmıştır.

Ama aslında, bu basit bir mesele. Sayfaları doğru şekilde dikmeyi biliyorsanız, bu işi kendiniz yapabilirsiniz.

Bunun amacı ne

Ürün yazılımı prosedürünün anlamı, kağıtların güvenli bir şekilde sabitlenmesinde yatmaktadır. Belgeler kazara kaybolmaya karşı korunur ve tek bir sayfa, numaralandırılmış kağıt yığınından göze çarpmayacak şekilde çıkarılamaz.

Firmware'in avantajı da tasarruf kolaylığıdır. Dikişli kılıflar oldukça kompakttır, az yer kaplar ve organize edilmesi daha kolaydır.

Bazı belgeler çok uzun bir arşiv ömrüne sahiptir. Zımbalı kağıtlar uygun biçimde saklanır, gerekirse gerekli belgelere kolayca ulaşabilirsiniz.

Belgelerin korunması sadece devlet kurumları için değil, aynı zamanda özel girişimciler için de önemlidir. Bu durumda, işletme için kayıt sorunları kuruluş içinde çözülebilir.

Belgelerin devlet kurumlarına teslimine gelince, genellikle onları kabul etmeyi reddetmeye neden olan yanlış kağıtların dikilmesidir.

Yasal düzenleme

Belgelerin bellenimi herhangi bir özel standart tarafından düzenlenmemiştir. Ancak bu, belgeleri rastgele dikebileceğiniz anlamına gelmez.

Süreç, önemli belgelerin işlenmesiyle ilgili mevcut gerekliliklere uygun olarak gerçekleştirilir.

Gerekli rehberlik aşağıdaki hükümlerde yer almaktadır:

İplik ile belgeler nasıl dikilir

Belgeleri zımbalamaya başlamadan önce bunları hazırlamanız gerekir. Bunu yapmak için, tüm kağıtlar tarihe göre sıralanır. Ayrıca, sıraya göre belgeler toplanır ve her bir sayfa numaralandırılır.

Numaralandırma için Arap rakamları kullanılır. Numara, sayfanın sağ tarafına yapıştırılmıştır. Bu durumda numaralandırma 1 numaradan başlar, ancak ciltli belgeler dikkate alınmaz.

Belgeleri dış etkilerden korumak için çeşitli ebat ve kalitelerde gelen özel bir karton kapak "Delo" kullanılmaktadır.

Standart belgeleri zımbalarken tipik bir A4 ciltleyici kullanılır. Zarflar da belgelerde numaralandırmaya tabidir.

Bu durumda, numara önce zarfın üzerine yazılır ve ancak o zaman zarfın içinde saklanan fotoğraf ve kağıtlar numaralandırılır.

Numaralandırma işlemi sırasında bir hata yapılmışsa, hatalı değerin üzeri bir satır ile çizilir ve numaralandırmaya devam edilir.

Üzerinde çarpı işareti bulunan bir sayfa, "İnanmak için düzeltildi" yazısı, imza ve mühür ile onaylanmıştır.

tam olarak neye ihtiyacın var

Çeşitli belge türleri bellenime tabidir - muhasebe, vergi, yasal, raporlama vb.

Farklı dikiş yöntemleri kullanılabilse de genel dikiş sırası standarttır. Ancak belirli belge türleri için bazı özellikler vardır.

Muhasebe belgeleri normal belgeler gibi dikilir. Ancak bir uyarı var - bellenim sırasında işler oldukça hacimli olduğu için beş delik açılır.

Ayrıca, yalnızca yetkili bir çalışan, özellikle iş yapan bir muhasebeci, belge dikme hakkına sahiptir.

Muhasebe belgelerindeki numaralandırma kurşun kalemle yazılmıştır. Davada bulunan tüm belgelerin bir envanteri çıkarılmalıdır.

Belgeleri arşivlemek için hazırlarken aşağıdakiler gereklidir:

1. Tüm belgelerin sistemleştirilmesi.
2. Numaralama.
3. Amacına bağlı olarak tüm kağıtları ortak bir klasöre kıvırmak.
4. Açıklama oluşturma.
5. Dikişli klasör kapağı tasarımı.

Bu prosedür, raf ömrü 25 yıl veya daha fazla olan belgeleri arşivlerken sağlanır.

10 yıla kadar raf ömrüne sahip kağıtlar dosyada numaralandırılamaz ve bir cilt klasöründe saklanamaz, ancak iplikle ciltleme yine de daha güvenilirdir.

Arşiv belgeleri için kapağın doğru düzenlenmesi önemlidir. Karton kapak diyor ki:

• kurumun adı;
• alt bölüm;
• depolama süresi;
• davanın adı ve konusu.

Vergi için belge hazırlarken de incelikler vardır. Bu nedenle, bireysel bir girişimciyi veya tüzel kişiyi kaydettirmek, vergi verilerinde değişiklik yapmak için belgeler, noter huzurunda belgeler dikilir.

Bu, imza onaylandıktan sonra belgelerin bileşiminde herhangi bir düzeltme yapılmamasını sağlar.

Temmuz 2013'ten itibaren vergi beyannameleri yanıp sönmeden gönderilebilir. Girişimciler kendileri için seçim yapabilir - kağıtları zımbalamak veya zımbalanmış biçimde teslim etmek.

prosedür

Belgeleri yanıp sönerken standart prosedürü izleyin:

Teçhizat	belgeleri en fazla 4 cm kalınlığında 250 yapraktan oluşan demetler halinde ayırın her paketin başına dahili envanter için bir sayfa koyun eşlik eden bir yazı için her bloğa boş bir sayfa ekleyin
Numaralama	sayfa numaralarını ön tarafın sağ üst köşesine yerleştirmek için özel bir numaralandırma aracı veya siyah kalem kullanın Ortadan sarılan sayfa iki sayfa için numaralandırılmalıdır. sayfanın arka tarafında numaralandırılmış çizimler
Eğitim	envanter yapmak bitmiş envanteri kapağa yapıştırın veya diğer belgelerle birlikte kenarlara yapıştırın sabitleme için malzemeler hazırlayın (kapron veya sert iplikler, kırtasiye yapıştırıcısı, bız, karton)
Örtmek	uzun süreli saklama belgeleri için sert karton seçilir (format, dosyalanan kağıtların şekline bağlıdır) kapakta organizasyon, belgelerin türü, raf ömrü, sayfa sayısı ve dosyalama tarihi hakkında bilgileri belirtin
delik delme	delikler bir bız veya normal bir delgeç ile yapılır delikler için yer - soldaki kenar boşluklarında 1.5-2 cm kenardan girintili, bitişik delikler arasında yaklaşık 3 cm mesafeli ve kesinlikle dikey
bellenim	uzun süreli saklama belgeleri kapakla dikilir Sıradan kağıtlar, ciltlemeyi takiben sayfadan dosyalanır levhalar iki kez dikilir

iki delikte

En basit seçenek, belgeleri iki delikten zımbalamaktır. Prosedür aşağıdaki gibidir:

1. Belgelerden zımbaları ve ataşları çıkarın.
2. Sayfaları eşit şekilde yerleştirin ve numaralandırmayı kontrol edin.
3. Bir bız veya delgeç kullanarak ve kenardan geri adım atarak iki delik açın.
4. İpliği her iki delikten geçirin ve uçlarını arkadan bağlayın.
5. İpliklerin uçlarını bağlayın.
6. Düğümün bir kısmına kalın beyaz kağıt veya papirüs kağıdından bir dikdörtgen yapıştırın (10 yıldan fazla saklandıysa).

Fotoğraf: belgeleri iki delikten zımbalama

üç delikte

Üç delikli bellenim, belgelerin standart olarak hazırlanmasıyla başlar. Eylem planı aşağıdadır:

• ardından ipliği belgelerin arka tarafından en alttaki delikten geçirin.

• iğneyi iplikle birlikte ön taraftan merkezi deliğe geri döndürün.

• iplikler arka tarafta olacaktır, ancak toplu paket dikilirse işlem tekrarlanabilir.
• ipliğin uçlarını bağlayın, kalan uç yaklaşık 7-8 cm uzunluğunda olmalıdır.

• düğüme temel verileri gösteren bir kağıt dikdörtgen yapıştırın.

• yapıştırılmış dikdörtgeni damgalayın ve imzalayın.

dört delikte

Dört delikli dikiş en güvenilir olanıdır. Genellikle büyük hacimlerde saklanan belgeler bu şekilde sabitlenir.

Eylemlerin algoritması aşağıdaki gibidir:

1. Standart gereksinimleri izleyerek dört delik açın.
2. Bellenimi ikinci üst delikten başlatın.
3. İplik en üstteki deliğe yerleştirilir.
4. Ardından iplik ikinci delikten ve ardından üçüncü delikten geçirilir.
5. Dördüncü delikten geçen iplik, sarılı paketin arka tarafına yönlendirilir.
6. Son olarak, iğne ön taraftan üçüncü deliğe sokulur.

Pratikte belgeleri dört deliğe zımbalamanın nasıl göründüğü aşağıdaki fotoğraflarda görülebilir.

Bellenim Tamamlama

Yanıp sönme işlemi, düğümün sızdırmazlığını ve sertifikalandırmayı tamamlar. Bunu yapmak için bir dikdörtgen papirüs kağıdı kullanın (raf ömrü kısa olan belgeler için düz beyaz kağıt).

Video: iğneli bir iplik kullanarak belgelerin nasıl düzgün şekilde zımbalanacağı

Levha, düğümün bir kısmı açıkça görülebilecek şekilde yapıştırılır ve ipliklerin uçları serbestçe asılır. Tutkal iyice kuruduktan sonra, yapıştırılan kağıda bir sertifika yazısı yapılır (bitmiş bir yazı ile bir sayfa yapıştırabilirsiniz).

Yazıt şöyle görünür:

“Dikişli, numaralandırılmış, mühürlü ve imzalı ___ (_______) sayfa ___”

Bir güvence mektubu örneği

Belgelerle çalışırken, herhangi bir yetkili kuruluşun bir sonraki denetimi sırasında bu bilgi edinilmezse, er ya da geç İyilik yapma ihtiyacıyla karşı karşıya kalırsınız. Bellenim, ofis çalışmasında önemli bir unsurdur ve “para cezası almamak” için gözetimsiz bırakılmaması daha iyidir. Belge yanlış dikilirse, gelecekte bilgi ikamesinin gerçekleşmediğini kanıtlamak sorunlu olacaktır. Bu yayında derginin düzgün şekilde nasıl yanıp söneceği, numaralandırılması anlatılmaktadır.

Sorumluluk

Bazı belgelerin artan önemi vardır, bu nedenle depolama ve biçimlendirmeye daha fazla dikkat edilmesi gerekir. Bellenim ve belgelerin numaralandırılması bir heves değil, sayfaları yırtarak / ekleyerek ve diğer yetkisiz eylemlerle yasa dışı değişikliklere karşı korumadır.

Özel bir ofiste dergileri flaş etmem gerekir mi? Cevap Evet. Kuruluşun ne tür bir mülkiyete sahip olduğu önemli değil, çek sıradan bir bireysel girişimciye kolayca gelebilir, çünkü yasa herkes için aynıdır.

Bir sekreter veya katip işe alırken, adayın kitap dikmeyi bilip bilmediğini ve bunu nasıl yaptığını hemen netleştirmek daha iyidir? Bu soruyu cevaplamada zorluklar varsa, aklınızda bulundurun: bu başvuru sahibi güvenilir bir ortak olmayacak, çünkü bellenim becerisi, “kör on” kullanarak bir bilgisayara harfleri doğru yazabilme veya metinleri hızlı bir şekilde yazabilme yeteneğinden daha az önemli değildir. parmak yöntemi”. Ve iyi haber şu ki, bu konuyla ilgilenildikten sonra bu bilgi kolayca elde edilebilir.

Kolluk kuvvetleri gibi bazı yapılarda, iç denetim servisi her zaman özel bir tercihle denetim yapar ve her şeyden önce dergilerin uygun şekilde tasarlanıp tasarlanmadığına bakar, hatta personel notlarının bağcıklarını bile kontrol eder!

Tüm yazar kasalar ilk etapta dikilmelidir, finansla ilgili her şey her zaman kontrol hizmetlerinin odak noktasındadır. İşaretler ve diğer şeyler için siparişleri ve dergileri flaş etmek ve kaydetmek gerekir.

Bazı dergiler yıllarca işletmelerde tutulur, bu durumlarda ürün yazılımının ipliği, kitabın yaşlılıktan kurucu parçalarına ayrılmamasına yardımcı olur.

Bir dergi nasıl yanıp söner ve numaralandırılır: adım adım talimatlar

Aslında, yalnızca ilk belgenizi flaş etmek zordur. Ne de olsa, nereden başlayacağınızı ve bir dergiyi nasıl düzgün bir şekilde flaş edeceğinizi, ona nasıl yaklaşacağınızı bilmiyorsunuz. Ancak sonraki belgelerle çalışmak sıradan bir rutin manipülasyon olacak ve daha fazlası olmayacak.

Bir dergi nasıl flaşlanır? Aşağıdaki fotoğrafta bir örnek görülebilir, görsel bir yardım her zaman yazılı binlerce kelimeden daha iyi çalışır.

Numaralama

Dergide en az bir sayfa eksikse, bu derhal denetim kuruluşunu işletmede resmi bir sahtecilik fikrine yönlendirecektir. Sayfalar yırtılmışsa, bazı bilgiler gizlenmiştir ve bundan kimin ve neden yararlandığını anlayacaklardır. Müfettiş şirketi kesinlikle bir şey için cezalandırmak istiyorsa, o zaman bağlanmamış belgeler faaliyetlerinde mükemmel bir "kanca" olacaktır.

Kitabı manuel olarak numaralandırabilirsiniz ve numaralandırılmış olan sayfalar değil, sayfalardır. Kapak, genellikle sağ alt köşeye yerleştirilen bir sayfa değildir. Manuel olarak numaralandırma yapılırken bir hata yapıldıysa, numarayı bir kalemle düzeltebilir ve yanına bir yetkilinin imzasını, örneğin işletmede dergilerin yanıp sönmesinden sorumlu bir sekreterin imzasını koyabilirsiniz.

Modern pazar mallarla aşırı doygun, hemen güzel numaralandırılmış bir dergiyi kolayca satın alabilirsiniz. Bu kuşkusuz uygundur, çünkü birden yüze kadar olan sayıları reçete etmek en heyecan verici deneyim değildir.

Firmware için konu

Düğmelere diktiğimiz ve günlük hayatta alışkanlık haline getirdiğimiz gibi sıradan bir iplik iş için uygun değildir. İnce bir örnek alırsanız, zamanla iplik kopabilir ve ardından dergiyi tekrar yakmanız gerekecek ve bu birkaç dakikadan çok uzak.

Çoğu zaman, cephanelikteki katip o kadar güçlüdür ki çıplak elle yırtmak imkansızdır, dergi yanlışlıkla düşse bile tüm sayfaları kesinlikle bir arada tutacaktır.

Delikler nasıl yapılır?

İnce bir dergi veya defterde, yavaş yavaş, adım adım, sayfa sayfa, tüm sayfaları delin, bir bız ile delikler açılabilir. Ancak çok sayfalı bir kopyayla uğraşmanız gerekiyorsa, genellikle yardımcı olmak için bir matkap alırlar. Kırılgan bir muhasebeci kızın bir aleti ne kadar ustaca kullanabildiğini izlemek özellikle büyüleyici. Yine de, bu kadar ağır topçulara başvurmak, erkek desteğini almak daha iyidir.

Derginizin düzenli görünmesini sağlamak için, gerçekten isteseniz bile kapağı delmeyin. Delikler mümkün olduğunca sırta (ciltleme) yakın yapılmalıdır, daha sonra sayfaları açarken iplikler pratik olarak görünmeyecek ve grafiğin kullanılabilir alanını işgal etmeyeceklerdir.

Genellikle iki delik yapılır, aralarındaki mesafe 6-10 santimetredir. Delikler, kitabın yaklaşık olarak ortasında bulunur.

Delikler açıldıktan sonra iplik büyük bir iğneye sokulur ve deliklerden çekilir. İpliğin her iki ucu da derginin arkasında kalmalıdır (son sayfa ile kapağın arkası arasında).

iplik uzunluğu

Ayrıca, ipliğin ne kadar süreyle kesileceğini hemen bulmak gerekir, her iki “kuyruğunun” yaklaşık 15 santimetre serbest kalması gerekecek, ancak bir kenar boşluğu ile hareket etmek daha iyidir, ekstra milimetreler her zaman kesilebilir. Uçlara, numaralandırılmış sayfa sayısı olan bir kontrol sayfasının üzerlerine yapıştırılabilmesi için ihtiyaç vardır.

kontrol listesi

Yanıp sönen dergilerin tüm amacı, belirli bir belgede bulunması gereken sayfa sayısını, bir tür ev yapımı "mühür" yardımıyla kalıcı olarak sabitlemektir.

Yaklaşık 10 * 10 cm'lik bir kağıt parçasına ihtiyacımız olacak, üzerine elle yazmanız veya aşağıdaki metni bir bilgisayarda yazdırmanız gerekiyor: “Bu dergide “….” numaralandırılmış ve bağcıklıdır. sayfalar. İşletme başkanı kararını bir kağıt kareye koymalıdır, ayrıca operasyonun tarihi de belirtilir.

İplik bir düğüme bağlanır ve uçlar serbest kalır, kontrol levhası düğümün kendisine ve dişlerin bir kısmına PVA ile yapıştırılır. Tutkal kuruduktan sonra yönetici, kontrol kağıdına kenarlarının ötesine geçecek ve iz kapağın kendisinde mevcut olacak şekilde bir mühür koyar. Bu, günlüklerin bütünlüğüne tecavüze karşı koruma sağlamak için kullanılan temel şemadır.

1. En sıradan öğrencinin defteri bile bir dergi olabilir.
2. Bir derginin nasıl yanıp söneceği hakkında bilgi topladıktan sonra, aşağıdaki faydalı tavsiyelere rastlamak her zaman mümkün değildir. Gerginliğe dikkat edin, bellenim yeterince gevşek olmalıdır, aksi takdirde dantel / iplik deliklere girecek ve sayfaları yırtacak veya kitap tamamen açılamayacaktır. Sıkıca dikilmiş dergi, formanın ortasına yazmayı önler.
3. Ayrıca internette, oluşturulan örneğin istenen formunu bulabilir, yazdırabilir, delgeçle delebilir, dikebilir, bir "kontrol" yapıştırabilirsiniz.
4. Kontrol sayfasını bir yapışkan çubukla yapıştırmanız tavsiye edilir: PVA uzun süre kurur ve nem genellikle yönetici tarafından aceleyle konan imza ve mührü bulanıklaştırır.
5. Günlükte bazı değişiklikler yapmanın hala gerekli olduğu durumlar vardır. Örneğin, bir yetkilinin talihsiz bir ihmali veya sorumsuzluğu nedeniyle, yanlış veri girilmiş veya kayıt bilgisi hiç yok, bu durumda bazen dergiyi tamamen yeniden yazmak gerekli olabilir.

Dergiler nereden satın alınır?

Bu arada, şimdi İnternette, herhangi bir numuneyi az parayla ve kısa sürede satın almayı önerebilecek birçok portal var. Böyle bir satın almanın avantajı, dergilerin size zaten iplik delikleriyle veya hatta tamamen dikilmiş olarak gelmesi ve dergiyi kendiniz nasıl yakacağınızı düşünmenize gerek kalmayacak olmasıdır.

İşçilerin hayatını ve sağlığını korumak için mühendisler genellikle bir iş güvenliği dergisinin nasıl flaş edileceği ile ilgilenirler, ancak burada belirli bir bilgelik yoktur - tüm bu belgeler aynı prensibe göre bağlanmıştır. Bu arada iş güvenliği dergisi, işverenin “elveda ve el üstünde tutması” gereken dergilerden biri, çünkü üretimde çalışan bir çalışanın başına gelse, düzenleyici otoritelerin ilk soracağı şey, aynı çalışanların tanıştıkları kitap olacak. imza ile

Personel yetkilisine bilgi

Ancak, çalışma defterleri ve içlerindeki ekler için muhasebe kayıt defteri sadece dikilmemeli, aynı zamanda mühürlenmeli veya mühürlenmelidir. Çalışma kitapları hakkında bilgi girmek için bir günlüğün nasıl flaş edileceğine ilişkin standart şema burada çalışmayacaktır.

Bazı sonuçlar

Yukarıda bahsedilen temel kuralları tekrarlayalım:

• Çalışmadan önce, derginin nasıl yanıp söneceğine ilişkin talimatları dikkatlice inceleyin.
• Bir "delici" alete karar verin.
• Kapağı delmeyin (yalnızca sayfaların kendisi).
• Kapaktan uzakta delikler açmayın - derginin açılması elverişsiz olacaktır.
• İplik güçlü olmalıdır.
• Her şeyi yeniden yapmamak için ipliğin uzunluğunu yanlış hesaplamayın.
• Dergiyi numaralandırın.
• Dikilecek sayfa sayısını, bellenim tarihini gösteren bir kontrol sayfasına yapıştırın.
• Bir conta ile yapıştırın.

Makaleyi okuduktan sonra, bir kayıt günlüğünün ve benzeri belgelerin nasıl yanıp söneceği hakkında hiçbir sorunuz kalmayacağını umuyoruz.

İş kağıtlarıyla ilgilenmeyenler için, belgelerin nasıl flashlanacağı sorusu en azından garip görünebilir.

Bununla birlikte, işlerinde sıklıkla bununla uğraşmak zorunda kalan ofis çalışanları ve girişimciler için, belgelerin nasıl düzgün şekilde yapıştırılacağını bilmek gerekir.

Sonuçta, düzenleyici kurumlardaki çalışanlar, iş belgelerini resmileştirme konularında oldukça seçicidir.

Hangi belgeler bellenime tabidir?

Dürüst olmak gerekirse, kurum ve şirketlerde düzenlenen tüm belgelerin dikişe tabi olmadığını belirtmek gerekir.

Her yapısal birim, tasarımı benzer şekilde bağlantılarını gerektiren bir dizi belgeye sahiptir. Kuruluşun ofis çalışmalarında takvim yılını sistematize etmek ve kapatmak için gelen ve giden tüm belgeler, belgelerin kopyaları ve diğerleri birleştirilir.

Personel servisi çalışanları, bellenimi üretir:

• personel için sipariş defterleri;
• organizasyonun diğer konularında sipariş defterleri;
• tüm değişiklikleri içeren personel tablosu (bazen bir klasör klasöründe depolamak için yapılır).

Muhasebe bölümünde oldukça fazla dikiş belgesi var. Düzenli olarak, birçoğu arşivlendiğinden, tüm muhasebe ve nakit belgelerini bir klasörde dosyalamanız gerekir. Günlük kasa raporları için köşeye geçici sabitleme uygulanır.

Örneğin, FIU'ya gönderilen raporların birleştirilmesi gerekir. Benzer şekilde, devlet kurumları, Federal Vergi Servisi Müfettişliği ve bütçe dışı fonlar için çeşitli belgeler hazırlanır.

Not: 2013 yılında, vergi beyannamelerinin bir araya getirilmesi gereği hakkındaki paragraf Metodolojik Tavsiyelerden çıkarılmıştır. Mükellefler artık beyannamelerini zımbalı veya dikişli bir biçimde göndermeyi seçebilirler.

Hangi belgeler yanıp sönmeyi yönetir?

Bugüne kadar, çeşitli belgelerin yanıp sönmesi için kurallar geliştirilmemiştir. Bununla birlikte, belirli belgelerin yanıp sönme prosedürünü düzenleyen belirli makamların çeşitli gereksinimleri vardır.

Bu nedenle, GOST R 7.0.8-2013'te ve Federal Arşivler tarafından onaylanan Yönergelerde, A4 kağıtlarının nasıl yanıp söneceğini bulabilirsiniz.

Rusya Federasyonu Vergiler ve Harçlar Bakanlığı tarafından 2003 yılında onaylanan belirli standart formların uygulanmasına ilişkin bazı şartlar, devlet kaydı için gerekli belgelerin yürütülmesini düzenler. LLC kaydı.

Belgelerin doğru şekilde nasıl dikileceğini öğrenmek

Peki, belgelerin nasıl dikileceği, nereden başlayacağı, ne diktikleri ve hangi tarafta bir mühürle onayladıkları - şimdi tüm bunları ele alacağız.

Bugün birçok ofiste özel bir daktilo-broşür var. Her türlü belgeyi ciltlemek için kullanılabilir. Benzer şekilde, örneğin, tasarım ve tahmin belgeleriyle bir anlaşma yaparlar. Ancak, çoğu kağıt elle zımbalanır.

Dikerken dikkatinizin dağılmaması için stoklamaya değer:

• İş Parçacığı;
• iğne (yama);
• bız;
• makas;
• ofis tutkalı;
• kağıt etiket 4 x 6 cm.

2 delikte

Bu en basit bellenimdir. Bu şemaya göre, ev kitabı FMS'de dikiliyor. Bu ürün yazılımı şemasında, 2 delik her zaman sayfanın ortasına yerleştirilemez. Örneğin, sayfanın altına bir kasa defteri ve bir işçi koruma dergisi bağlamak gelenekseldir.

Konuyu ilk defa başlık sayfasına getiriyoruz. Ardından ipliği birkaç kez deliklerden geçiriyoruz ve son sayfada bir düğümle uçlarını bağlıyoruz.

Ardından, düğümün üzerine, ipliğin uçlarını kısmen örtmesi gereken küçük bir kare kağıt yapıştırıyoruz. Sayfadaki ekteki yazıyı, kuruluşun mührü ve başın imzası ile onaylıyoruz. Baskı izlenimi etiketin kenarına kadar uzanmalıdır.

3 delikte

3 delikli bu bellenim biraz daha karmaşıktır.

Adım adım şu şekilde yapılır:

Benzer şekilde, bir LLC'nin tüzüğü olan vergi beyannameleri birlikte dikilir.

4 delikte

Bu ürün yazılımı şemasını özellikle önemli belgeler hazırlarken kullanıyorum.

Onun için önce delik açmak daha uygundur. Belgelerin kaç sayfa olacağına bağlı olarak bunları bir matkap veya delgeç ile delebilirsiniz.

4 delikte bellenim dokümantasyonu aşağıdaki gibi adım adım yapılır:

5 delikte

Beş delikli şemaya göre yanıp sönerken, bir flaşör kullanılır. Kağıtları ikameye karşı koruyabildiği için, ceza davası gibi özellikle önemli belgeleri zımbalarken kullanılır.

Ek olarak, cihaz oldukça fazla miktarda belgeyi zımbalamanıza izin verir, bu nedenle mevcut muhasebe belgelerini dosyalamak için genellikle 5 delikli bir desen kullanılır.

Daha sonra tüm levhaları iyi bir şekilde hizalıyoruz, bir kelepçeye sabitliyoruz, ardından bloğun sol tarafında 5 delik açmaya devam ediyoruz. Bunlardan ikisini kenarlar boyunca 2 cm'lik bir girinti ile, üçüncüsü merkezde deliyoruz. 4 ve 5, merkez ve aşırı delikler arasındaki aralıklarda bulunur.

5 delikli kenar kıvırma deseni şöyle görünür:

1. İğneyi arkadan orta delikten geçiriyoruz, yaklaşık 10 cm'lik bir iplik kuyruğu bırakıyoruz, yüzden 2. deliğe yukarıdan sokuyoruz.
2. Şimdi iğneyi üst delikten aşağıya indiriyoruz ve tekrar üstten 2. delikten geçiriyoruz.
3. Ardından, ipliğin ucunu ortada tutun ve içinden bir iğne geçirin, bu da başlangıç ​​noktasında olduğu ortaya çıkıyor.
4. Şimdi aynısını merkezin altında bulunan deliklerle yapıyoruz.
5. Sonuç olarak, arka taraftaki orta delikte, bir düğümle bağladığımız ve fazla iplikleri kestiğimiz iki uç belirir. Ancak o zaman kağıdı matbaadan çıkarabilirsiniz.

Düğüm, önceki tüm durumlarda olduğu gibi, dikdörtgen bir kağıt parçası ile kapatılmıştır. Numaralandırmayı ve bağlayıcıyla ilgili verileri gösterir.

Dikişli belgelerin sertifikasyonu

GOST'a göre, belgeler sadece dikilip numaralandırılmamalı, aynı zamanda sertifikalandırılmalıdır. Bu, dikdörtgen bir kağıt etiket üzerinde yapılır.

Dikiş sırasında düğümün bağlandığı yere yapıştırılır ve ipliğin uçları etiketin altından dışarı bakmalıdır.

Üzerine basılı veya elle aşağıdaki yazıt yapılır:

“Dikişli, numaralandırılmış, mühürlü ___ (_______) levha ___”.

Mühre ek olarak, kuruluş başkanı yazıtı imzasıyla onaylamalıdır.

Not:İmza ve mühür baskısı, çıkartmayı ve yapıştırıldığı sayfayı içermelidir. Tutkal kuruduktan sonra, etiketin bütünlüğünü ihlal etmemek için güvence yapılır. Belgenin onaylanma veya imzalanma tarihinin belirtilmesi zorunludur.

Bir iş parçacığı ile belgelerin nasıl düzgün şekilde flaş edileceğini daha iyi anlamak için, bir örnek - ilgili fotoğraf talimatı - görüntülemeniz gerekir. Ayrıca tüm süreç boyunca size adım adım rehberlik edecektir.

Çok miktarda belge dikmeniz gerekiyorsa ve bir dikiş makinesinin nasıl kullanılacağını bile bilmiyorsanız, videoyu da izlemek daha iyidir.

Yanıp sönmeden önce, kağıtlardaki tüm yabancı nesneleri çıkardığınızdan emin olun: ataş, zımba (bunları zımba ile çıkarmak daha uygundur). Belgeleri derleme tarihlerine göre ve daha sonra gözden geçirmeye uygun olacak şekilde düzenleyin.

Başlık sayfasını yırtılmaya karşı korumak için dikiş noktasına karton şeritler yerleştirmek ve ipliği içinden geçirmek pratiktir. Kapak için "Case" yazıtlı karton klasörler kullanmak daha iyidir. Farklı kalınlık ve boyutlara sahip olabilirler.

Belgelerin zımbalanması konusunda açıklamalar sağlayan tek bir standardın olmaması, çoğu zaman bunların uygulanmasıyla ilgili anlaşmazlıklara yol açmaktadır. Devlet kurumlarına evrak gönderirken, bazılarında bunların uygulanması için gereksinimlerin ofis işlerinde kabul edilen standartlardan farklı olabileceğini unutmamalısınız. Bu nedenle, belgelerin revizyon için iade edilmemesi için bu tür konuların önceden açıklığa kavuşturulması arzu edilir.

Avukatın hangi belgelerin bellenime tabi olduğunu ayrıntılı olarak anlattığı videoyu izleyin ve belirli bir örnek, birkaç sayfadan bir belgeyi yanıp sönme prosedürünü gösterir:

İşletmenin her yapısal bölümü, büyüklüğü ne olursa olsun, en az bir kez belge dosyalama ihtiyacı ile karşı karşıya kalmıştır.

Bu hem arşivleme hem de bazı yasal işlemler için gerekli hale gelmektedir. Dikiş yapmak için birkaç yöntem vardır. Aşağıda tartışılacaktır.

Şekilde kıvırma

Yıl boyunca herhangi bir işletme, bir kısmı depolama süresinin bitiminden sonra arşive gitmesi gereken belirli miktarda belge üretir. Bu, halihazırda yürütülmüş olan belgeleri ve ayrıca işletme personeli ile ilgili belgeleri içerir. Yerleşik uygulamaya göre, davalar büro işleri tamamlandıktan bir yıl sonra arşive aktarılır.

Belgeleri aktarma yükümlülüğü, belge yönetiminden sorumlu hizmetin çalışanlarına verilir veya sekreter, muhasebeci ve diğer sorumlu kişilere emanet edilir ve uygun sırayla belirlenir.

Ayrıca, burada ayrı bölümlerin sekreterleri de yer almaktadır. Doğal olarak, davaların devri ancak kesin kayıtlarından sonra gerçekleşir.

Bu prosedür birkaç adımı içerir:

• Belgelerin gruplara doğru dağılımı için vakalar kontrol edilir;
• Dosyalama yapılır;
• Sayfa numaralandırma kontrol edilir;
• Eşlik eden bir yazıt hazırlanır;
• Dahili bir envanter yapılıyor;
• Kapaktaki gereksinimlerin düzeltilmesi. Bu, işletmenin adında, kayıt endeksinde ve devir zamanlaması ve başlıkların düzeltilmesinde olası bir değişiklik anlamına gelir;
• Açılan davanın bir açıklaması gerçekleştirilir.

Raf ömrü 10 yılı geçmeyen davaların kısmi tesciline izin verir.

Ek olarak, izin verilir:

1. Belgeleri düzenlemeyin;
2. Sayfalandırma yapmayın;
3. Sertifikasyon yazısının tasarımını hariç tutun;
4. Ürün yazılımı durumlarını hariç tutun.

"Dikiş" ile ilgili mevzuat

Evrak ve belge akışı oldukça karmaşık süreçlerdir. Düzenlenen ve arşive aktarılan belgelerin hatalı uygulama nedeniyle iade edilmesi nadir görülen bir durum değildir. Bu nedenle, tamamen mantıklı bir soru ortaya çıkıyor, belgelerin nasıl düzgün bir şekilde dikileceği? Cevabı, 23 Aralık 2009 tarihli Federal Arşiv sırasına göre saklanan ofis çalışmaları için metodolojik önerilerde bulabilirsiniz.

>Mevzuat dosyalama prosedürünü düzenler. Bu konuda uyulması gereken önerilere yer verilmiştir. Yanlış ciltlenmiş belgeler, depolama için arşive kabul edilmeyebilir.

Herhangi bir işletmenin arşivi, belgeleri belirli bir süre için kaydetmenize olanak tanır. Ardından belirtilen belgeler hatasız arşivlere teslim edilir.

Kanun, aşağıdaki belgeleri kaydetmenize izin veren çok özel son tarihler sağlar:

• Personel, noter kayıtları, işletme defterleri ile ilgili olarak - 75 yıl;
• Devlet konut stokunun özel mülkiyete devri ile ilgili belgeler - 75 yıl;
• Buluşlar için patentler - 20 yıl;
• Sermaye inşaatı - 20 yıl;
• Tasarım belgeleri - 20 yıl;
• Bilimsel çalışmalar - 15 yıl;
• Tarımla ilgili işletmelerin arşiv belgeleri - 5 yıl;
• Sinema - ve fotoğraf belgeleri - 5 yıl;
• Video ve fotoğraf belgeleri - 3 yıl.

Bir işletme tasfiye edildiğinde, süresiz saklama süresi olan belgeler devlet arşivine aktarılır. Ayrıca, kuruluş personeline ilişkin belgeler de devire tabidir.

Sivil toplum kuruluşları söz konusu olduğunda, onlar için özel bir ilişki rejimi sağlandığı belirtilmelidir. Özellikle, yasa onları Federal Arşiv Servisi ile ayrı bir anlaşma yapmaya zorlar. Sözleşme geç sonuçlandırılırsa, arşiv yalnızca işletmenin personeli ile ilgili belgeleri kabul etmekle yükümlü olacaktır. Belgelerin geri kalanının kaderi, yani. saklanacağı yer, tasfiye komisyonu başkanı tarafından belirlenecektir.

Flaşlanacak belgeler

Kanun metnine göre, ikiden fazla yapraktan oluşan tüm belgelerin yanıp sönmesi gerekiyor. Bu aynı zamanda yasal belgelerin kopyaları için de geçerlidir. Ancak, daha sonra arşive aktarılmayan belgelerde flash işlemi yapılmayabilir.

Bu neden gerekli olabilir?

İhtiyacı açıklayan ana faktör, örneğin sayfaların çıkarılması veya değiştirilmesi gibi belgelerin olası korunmasıdır. Bu bakımdan iplerle dikilir, numaralandırılır ve mühürlenir.

Muhasebe, personel belgeleri, kar defterleri ve özellikle önemli sözleşmelerle ilgili olarak da benzer bir ihtiyaç ortaya çıkmaktadır.

Ek olarak, bu liste noter onaylı kopyaları ve çevirileri içerebilir. Ek olarak, ciltli belgelerin saklanması daha kolaydır. Bu şekilde düzenlenen kasalar daha az yer kaplar. Oysa iplik bağlama ve mühürleme, belgelerin bütünlüğünü doğrulamanıza izin verir. Diğer resmi yöntemler henüz icat edilmedi.

Belgeler nasıl düzgün şekilde arşivlenir

Davanın tamamlanmasının ardından son adım dosyalamadır. Bu, tüm metal nesnelerin (ataşlar, iğneler) çıkarılmasını içerir. Belgeler daha sonra ciltten serbest bırakılacaktır.

Belgeler tamamlandıysa, beraberindeki yazı için boş bir sayfa eklemeniz gerekir. Ek olarak, vakanın başında, dahili bir envanter için ek sayfalar ekleyebilirsiniz. Ancak, önceden yazdırılmış formlar varsa, bunları ekleyebilirsiniz.

Yönetmelikler, her durumda sayfa sayısına sınırlar koyar. Bu nedenle, davaların tamamlanmasına izin verilir 250 yaprağa kadar. Yıl içinde daha fazla belge toplanmışsa, bunlar ayrı ciltlere bölünmelidir. Standart prosedüre göre, belgeler ciltli olarak dosyalanır.

Vaka materyalleri farklı formatlarda belgeler içeriyorsa, 4 delinme için dosyalanması gerekir. Bu, belgeleri güvenli bir şekilde sabitlemek için yapılır.

Raf ömrü uzun olan kılıflara gelince, bu durumda kapakla birlikte dikilebilirler. Oysa, sabit tasarruf koşullarına sahip belgeleri zımbalamak için genel olarak kabul edilen prosedür, ciltlemeyi takip eden sayfadan dosyalamanın başlamasını sağlar. Ardından, ilk kağıda bir karton conta koymanız ve kasayı yakmanız gerekir. Bu, dişleri erken aşınmadan korumak için gereklidir.

Burada davanın aslında sonsuza kadar saklanacağını unutmamalıyız. Dosyalama sırasında ana şey sınır kontrolüdür, bu nedenle konuların metnin ötesine geçmediğinden de emin olmanız gerekir. Dikildiğinde bile okunması kolay olmalıdır.

Raf ömrü 10 yıldan fazla olmayan belgeler, bir klasörde bellenim olmadan saklanabilir.

Bazı kurumlarda kolaylık olması açısından özel kitapçık makineleri kullanılmaktadır. Ancak bu yöntem arşivleme için kabul edilemez.

Belirsiz depolama işlerinde bir sonraki adım numaralandırmadır. Genellikle belgelerle çalışırken kolaylık sağlamak için yapılır. Numaralandırmayı yapmak için kara kalem veya özel bir numaralandırma makinesi kullanın. Numaraları koymak için ayrı bir yer sağlanmıştır, bu belgenin sağ üst köşesidir.

Numaralandırmanın yalnızca ön tarafta gerçekleştiğine dikkat edilmelidir. Rakamlar ana metne müdahale etmemelidir. Renkli kalem kullanımı yasaktır. Mürekkep kullanımına da izin verilmez.

Kasaya A4'ten daha büyük formatta bir sayfa yerleştirildiğinde, bir kenardan kıvrılmasına ve katlanmasına izin verilir, ardından 1 sayfa olarak numaralandırılmalıdır. Sayfanın katlanıp daha sonra ortadan kıvrık olması durumunda 2 yaprak olarak numaralandırılmalıdır. Resimli malzemeler arka yüzlerinde numaralandırılacaktır.

Numaraları koymak için ayrı bir yer sağlanmıştır - bu, belgenin sol üst köşesidir. Eklerin eşlik ettiği zarfların dikilmesi durumunda, bu tür belgeler kendi kendine numaralandırmaya tabidir. Ekler, zarfın üzerindeki numaradan sonraki numara ile numaralandırılmıştır. Davayı ayrı ciltlere bölmeniz gerekirse, her biri ayrı ayrı numaralandırılır.

Kapağın tasarımı, kasanın oluşturulması aşamasında gerçekleşir. Burada GOST 17914-72'nin tavsiyelerine göre yönlendirilmeniz gerekiyor. Uzun süreli saklama durumlarının kapakları ....

Bu nedenle, ayrı bir dava açma aşamasında, özellikle bağlayıcı için belirli bilgiler sunulur:

• Şirket Adı;
• Ayrı alt bölümün adı;
• Ofis iş indeksi;
• vaka adı;
• Depolama süresi.

Belirsiz depolamaya aktarılması gereken kılıflar, sırtın tutturulduğu güçlü bir karton kapağa dikilmesi zorunludur. Ortaya çıkan klasör 4 cm'den daha kalın olamaz.

Bir arşiv kitabının 320 x 230 mm'yi geçemeyen kendi standardı vardır.

Ürün yazılımı prosedürünü basitleştirmek için arşiv klasörlerini kullanabilirsiniz. Bu sorunu çözmek için ayrı bir seçenek ciltleme makineleridir. Başka bir seçenek olarak, banka nakit belgelerini dosyalama prosedürünü getirebilirsiniz. Bu belge kategorisinin klasörünün kalınlığına ulaşabilir 10 cm'ye kadar.

Bu nedenle, belgelerin arşiv işlemesini analiz ederek, en zor görevin kağıt blokları delme prosedürü olduğu sonucuna varabiliriz. Ancak burada yüksek performanslı kağıt delme makineleri kurtarmaya gelebilir.

Hazırlık çalışmaları

Belgeleri zımbalamak için önce kağıt yığınını düzeltmeniz gerekir. Ancak, pakette küçük sayfalardan oluşan çok sayıda belge varsa, paketi bir kelepçe ile eşit şekilde kenetlenebilecek şekilde yerleştirmek gerekir. 1.000 sayfaya kadar çok fazla belgeyi hizalamak için elektrikli kağıt itici kullanmak akıllıca olacaktır.

Belgeleri yerleştirdikten sonra, bunları kelepçeye iyice sabitlemeniz gerekir, ardından tüm bloğu delmeye başlayabilirsiniz. Bu durumda, delik sayısı 2-5 adet olabilir. Delme, geleneksel bir elektrikli matkap veya özel delme ekipmanı kullanılarak gerçekleştirilir. Ayrı dikiş modelleri, yapılan deliklerden otomatik iplik geçirmeyi sağlayan bir mekanizma ile donatılmıştır. Matkap ile delme yapılması durumunda, deliklerin hareket etmemesi için belgeleri mengeneden çıkarmak için acele etmeyin.

El dişli

Fotoğraf: İplikli belgeler nasıl düzgün bir şekilde dikilir

Belgelerin bir iplikle nasıl düzgün bir şekilde dikileceği sorulduğunda, bunun için sadece 2 deliği olan sıradan bir iğne, iplik ve dikiş sayfaları almanız gerektiği söylenmelidir.

Belge dikildikten sonra, ipliğin uçlarını belgenin arkasına bağlamanız ve ortaya çıkan düğüme küçük bir kağıt parçası yapıştırmanız gerekir.

Bundan sonra, belgenin kaç sayfa içerdiği, kim tarafından onaylandığı hakkında bir sertifika yazısı yapılır. Bu prosedür, yazı (baskı) çıkartmanın sınırlarının dışına çıkacak şekilde yapılır. Sayfaların zorunlu numaralandırmaya tabi olduğu unutulmamalıdır. Uygulamanın gösterdiği gibi, belgeleri bir iplikle doğru bir şekilde dikmek basittir, ancak ne yazık ki bu yöntemin sınırlamaları vardır. 5 yapraktan fazlası bir iğne ile delmek için yeterince serttir. Bu nedenle, bu gibi durumlarda bir delgeç kullanmak daha iyidir.

Delgeç (bağlama)

Yukarıda belirtildiği gibi, 5 sayfadan fazla belge varsa, manuel dikiş makineleri kullanmak daha iyidir. Daha da iyi bir çözüm, elektrikli tahrikli (elektrikli zımbalar) cihazlar olabilir. Bunu yapmak için, 4 delik belgenin kenar boşluklarına eşit olarak, ancak metin okunabilecek şekilde dağıtılır.

Daha sonra, belgelerin bağlanması kullanılır, bunun yardımıyla belgeler sipariş edilir ve güvenliklerinin kontrolü de sağlanır. Bu kurallar çeşitli yönetmeliklerle düzenlenmiştir. Sözleşmeler, noter tasdikli belgeler, kasa defterleri, banka belgeleri bu şekilde dikilir. Bu liste aynı zamanda kişisel dosyaları, kayıt dergilerini ve katı raporlama formlarını da içerir.

Delgeç kullanarak belge dikmenin ne kadar kolay olduğunu gösteren videoyu izleyin:

eşlik eden yazıtlar

Kasayı diktikten ve numaralandırdıktan sonra, bir sertifika yazısı hazırlamanız gerekir. Pratikte bu, daha sonra kasanın arkasına sabitlenen ayrı bir kağıt parçası üzerinde yapılır. Sertifikasyon yazıtında belirtilmesi zorunlu olan, numaralandırılmış sayfa sayısıdır.

Bu bilgiler hem rakamlarla hem de yazılarla belirtilmiştir.

Sorumlu kişinin pozisyonunun ve imzanın kodunun çözülmesinin ekli yazı üzerinde belirtilmesi gerektiğine dikkat edilmelidir. Hazırlanan yazıt, yüksek kaliteli yapıştırıcı ile yapıştırılmıştır. Aynı zamanda, işlevi de düğümü düzeltmektir. İpin uçları serbest kalacak şekilde. Bütün bunlar sonunda, damgası etiket ve levha üzerinde olması gereken bir mühür ile kapatılmıştır.

Bir ticari kuruluşun tescil bölgesi, istatistiksel koda yansıtılır. ne olduğunu oku

IP sigorta primlerinin zamanında ödenmesi gerekmektedir. Daha fazlasını bul

2019'da belgelerin bellenimi ne kadar alakalı?

Her kuruluşun, çeşitli belgelerin sistemleştirilmesini sağlayan kendi iç arşivi vardır. Buna muhasebe kayıtları, personel siparişleri vb. dahildir. Daha sonra devlet arşivindeki depolamaya aktarılması amaçlanan belgeler, mevcut GOST uyarınca mutlaka bir hazırlık prosedüründen geçmelidir.

Ve 2019'da kimse zorunlu prosedürü iptal etmedi. Böylece, belgelerin bellenimi alaka düzeyini kaybetmedi.