В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-ИП - штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Как составить заявление на отправку трудовой книжки по почте
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.
Отправка трудовой книжки по почте — одна из обязанностей работодателя. Как ее правильно исполнить и когда она возникает, расскажем в нашей статье.
Работник уволился: как выдать трудовую книжку
Обычно кадровая служба выдает работнику трудовую книжку в последний день его работы. Но этот документ работник может получить не в компании и не в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ):
- при отсутствии его на рабочем месте в этот день;
- если он отказался ее получать.
Неполученную трудовую книжку нельзя:
- сдать сразу в архив вместе с личным делом работника;
- доставить сотруднику курьером или иным способом, если сотрудник об этом не просил.
Чтобы получить «увольнительные» документы по почте, от работника и от сотрудников кадровой службы потребуются дополнительные действия. Какие — узнайте из следующего раздела.
Кто кого и о чем информирует
Прежде чем определить судьбу трудовой книжки, кадровику необходимо проинформировать бывшего сотрудника письменно:
- о необходимости забрать документ;
- возможности получения книжки по почте, если он выразит письменное согласие на это.
Сотрудник забирает трудовую книжку лично или направляет в адрес фирмы заявление, в котором просит переправить документ почтой.
Пример
Системный администратор ООО «Драйвер+» Ткач М. Н. уехал в отпуск с последующим увольнением. Из отпуска он сразу отправился к новому месту работы. Чтобы получить свои документы из ООО «Драйвер+», Ткач М. Н. написал заявление с просьбой выслать по почте:
- трудовую книжку;
- копию приказа об увольнении;
- справку о периоде работы в ООО «Драйвер+»;
- справки о зарплате и начисленных и уплаченных пенсионных взносах.
О том, как отправить трудовую книжку по почте, читайте далее.
Сколько справок о заработке сотрудник получает при увольнении, см. в статье .
Как отправлять трудовую книжку по почте
После получения заявления работодатель:
- отправляет документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для подтверждения факта отправки документов);
- оставляет себе копию трудовой книжки (это позволит восстановить данные, если документ будет утерян при пересылке).
Не полученная работником трудовая книжка остается в компании до ее востребования.
О том, как долго нужно хранить в компании кадровые документы, вы узнаете из материала .
Итоги
Пересылка трудовой книжки почтой производится в том случае, если работник попросит об этом. Отправлять ее лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Допускает высылку трудовой книжки почтой только с письменного согласия ее владельца. Обычно вопрос о пересылке данного документа встает в двух ситуациях:
- Работник сам попросил выслать ему трудовую книжку, написав нанимателю заявление.
- Кадровый отдел не отдал ее работнику в последний день увольнения по причине отсутствия последнего.
Сообразно нормам ТК РФ в первом случае наниматель просто обязан по требованию выслать документ. А во втором он сможет организовать отправку только после получения письменного согласия работника. Воспрещается сдавать трудовую вкупе с личным делом уволенного сразу на хранение.
Процесс отправки документа почтой производится установленным законом порядком. За не соблюдение предписанных требований нанимателя привлекают к административной ответственности. Наказание определяют:
- КоАП, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 234 ТК РФ (за не выдачу документа в установленный срок).
- КоАП РФ, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 84.1 ТК РФ (за отправку персонального документа почтой без письменного согласия уволенного).
К сведению, с устного разрешения работника наниматель не вправе производить отправку трудовой книжки по почте.
Последовательность действий ответственного лица при отправке уволенному работнику трудовой по почте
За процесс своевременной передачи трудовой книжки отвечает целиком и полностью отдел кадров. Если работник не получил ее в день увольнения по причине отсутствия на работе либо отказался забрать, встает вопрос о пересылке ее почтой.
| Порядок действий кадрового работника | Пояснения |
| Оформление акта об отказе забрать трудовую (если данный факт имел место) | Составляется при свидетелях. Копию документа по возможности передают уволенному под подпись |
| Подготовка письменного уведомления для отправки уволенному работнику | Текст документа компилируется произвольно, но при этом в него следует включить следующие предписания:
лично явиться уволенному в отдел кадров за трудовой; согласиться на пересылку документа, если он прийти не сможет |
| Пересылка уведомления посредством почтового отделения | Стандартно документ пересылается заказным письмом с описью. Рекомендуется попутно оформлять извещение о вручении |
| Высылка трудовой книжки после получения согласия от ее владельца | Документ переправляется ценным письмом также с описью, извещением о вручении;
копия отправленного документа сохраняется у нанимателя на случай утери оригинала при доставке; кадровый сотрудник должен зафиксировать отправку документа в книге учета (записывается датировка отправки, реквизиты извещения о вручении отправленного документа) |
Трудовая книжка остается на сохранении у нанимателя в следующих ситуациях:
- Уволенный не забрал ее самостоятельно и не дал согласия на пересылку.
- Документ после уведомления не отправлен либо возвращен.
У нанимателя она может храниться вкупе с остальными документами работника до востребования на протяжении 2 лет. Далее ее передают архиву.
Ошибочные действия нанимателя при пересылке трудовой книжки уволенному
| Описание ошибки | Правильное решение |
| В день увольнения работник отсутствовал
Наниматель в этот же день переправил ему трудовую почтой |
Нарушен порядок передачи персонального документа уволенному работнику.
Наниматель вначале должен отправить уволенному уведомление с предписанием явиться в отдел кадров и забрать книжку самому либо дать письменное согласие на ее пересылку по домашнему адресу. Только после получения письменного разрешения от работника наниматель вправе организовать отправку трудовой почтой. Причем сделать это он обязан в первые 3 дня после получения согласия сообразно предписаниям ТК РФ |
Пояснения по вопросу отправления трудовой книжки по почте за рубеж
Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности. Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991 . На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.
Примечательно, указанная норма закреплена и в п. 3 Приказа Таможенного комитета СССР № 117 от 30.09.1991. На это обращает внимание ГТК РФ (письмо № 01-06/50275 от 18.12.2002).
Следуя предписаниям закона СССР, россиянин при выезде на постоянное место жительство в иную страну должен сдать перечисленные документы соответствующим организациям. Владельцу документов с учетом имеющихся в них данных выдаются справки определенного образца. Так, на основании трудовой книжки оформляется выписка с необходимыми сведениями о стаже.
Как считает Роструд, данная норма не противоречит действующему законодательству, посему может применяться в РФ. Из этого следует, что наниматель не обязан пересылать трудовую работника по его просьбе за пределы России. Фактически сделать это будет невозможно, т. к. в почтовом отделении вправе отказать в пересылке, ссылаясь на запрет.
Таким образом, фактически у нанимателя остается по-прежнему один выход. Следует отправить уволенному работнику уведомление с предписанием явиться за трудовой либо дать согласие на ее отсылку по российскому почтовому адресу.
К сведению, истребование документов об образовании, стаже и иных обозначенных законом документов осуществляется по письменному обращению россиян (иностранцев, лиц без гражданства) сообразно ФЗ № 154-ФЗ от 05.07.2010 “Консульский устав РФ” (ред. от 29.12.2017).