Ошибка №1. Неверное имя файла

Имя файла должно соответствовать структуре, утвержденной ПФР. К примеру, в нем должен быть код территориального отделения ПФР. Когда хотя бы один элемент в названии файла отличается от нормы, отчет не пройдет.

Как исправить ошибку в имени файла отчета СЗВ-М за сентябрь 2017

Обновите свою учетную программу и выгрузите отчет заново. Тот же файл, который ранее не принял спецоператор, не отправляйте. Если просто поменять имя файла, то его внутренняя структура останется прежней. И его снова не примут.

Подобные ошибки возникают во время формирования отчета в учетной программе, которую вовремя не обновил производитель. Поэтому перед отправкой проверьте, корректно ли сформировалось имя файла.

Другой вариант – использовать бесплатные программы Пенсионного фонда РФ, которые можно найти на его сайте. К примеру, Документы ПУ 6 или ПД СПУ 2010.

Ошибка №2. Некорректно заполненный XML-документ

Проверяемый файл должен быть корректно заполненным документом. Код ошибки – АФ.КСФ.1.1.

У такой ошибки статус «50». Это значит, что расчет не примут и его нужно будет сформировать заново. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, то организацию оштрафуют.

Как должен быть заполнен XML-документ отчета

Любой файл с отчетом СЗВ-М должен соответствовать формату, указанному в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п. В нем подробное описание состава и структуры отчета.

Как исправить ошибку

Сверьте ваш отчет с требованиями к составу и структуре файла. К примеру, одна из возможных ошибок: учетная программа некорректно сформировала в файле номер территориального отделения ПФР. Исправьте ошибки в учетной программе и сформируйте отчет заново. Новый файл отправьте в фонд. Успеете сделать это до срока сдачи формы – избежите штрафа.

Тот же отчет, который прежде ПФР не принял, не отправляйте. Если имя файла в повторной отправке останется тем же, что раньше, проверочная программа фонда автоматически откажет в приеме.

Ошибка №3. Файл не соответствует XSD-схеме

Вы отправили электронный отчет СЗВ-М и получили от спецоператора уведомление об отказе в приеме с ошибкой:

Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме. Код ошибки – АФ.СХ.1.1.

Где описана структура отчета СЗВ-М за сентябрь 2017

Любой файл с отчетом СЗВ-М – это набор допустимых элементов, каждый из которых должен быть на своем месте. Если порядок значений в файле нарушен, то такой файл не пройдет форматный контроль. Подробное описание состава и структуры отчета есть в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п.

Как исправить XSD-схему отчета

Сверьте ваш отчет с требованиями к составу и структуре файла. Зачастую причина в устаревшем формате. Обратитесь к разработчику учетной программы и попросите обновить ее. Если времени до срока сдачи отчета мало, то воспользуйтесь бесплатными программами, которые предлагает ПФР. Сформируйте отчет заново и отправьте в фонд.

Тот же файл, который в ПФР не приняли, не отправляйте! Если имя файла в повторной отправке будет прежним, то проверочная программа фонда автоматически откажет в приеме.

Ошибка №4. Электронная подпись в СЗВ-М не корректна

Отправили электронный отчет СЗВ-М и получили от спецоператора уведомление об отказе в приеме с ошибкой:

Электронная подпись должна быть корректной. Код ошибки – АФ.ЭП.1.1.

У такой ошибки статус «50». Это значит, что расчет не примут. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, то организацию оштрафуют.

Корректная подпись в отчете

Электронный СЗВ-М, как и другие отчеты, обязательно заверять усиленной квалифицированной подписью. Важно, чтобы подпись была выпущена уполномоченным удостоверяющим центром. Проверочная программа ПФР откажет в приеме отчета, если выявит, что подпись:

– недействительна;

– выдана неуполномоченным центром;

– принадлежит не тому, кто указан подписантом.

Как поставить правильную подпись

Проверьте реквизиты подписи отправленного отчета в личном кабинете на сайте спецоператора. Возможно, вы выбрали не ту подпись. Сформируйте отчет заново, подпишите корректной подписью и отправьте в ПФР.

Заново тот же файл, который фонд не принял, не отправляйте! Даже если переподпишете его правильно. В приеме файла с таким же именем проверочная программа ПФР России автоматически откажет.

Напомним, срок для СЗВ-М за сентябрь перенесен на день из-за выходных. Последний день, когда ПФР примет отчет без штрафов – 16 октября 2017 года.

См. https://www.glavbukh.ru/news/26344-oshibki-szvm-ne-primut

Читайте о том, как заполнить СЗВ-М за декабрь 2017 года по новым правилам, смотрите образец заполнения.

Срок сдачи СЗВ-М за декабрь 2017

Сведения сдавайте ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ). Можно сдать отчет и раньше, если у вас есть точные сведения.

Если срок сдачи отчета выпадает на выходной или праздник, страхователи вправе отчитаться в ближайший рабочий день.

Кто должен сдавать СЗВ-М за декабрь 2017 года

Форма СЗВ-М должна быть представлена всеми организациями и предпринимателями, у которых есть сотрудники, работающие по трудовым договорам. Отчет следует подать и на работников, которые трудятся по гражданско-правовым договорам, если на вознаграждения по таким договорам начисляются страховые взносы.

Если компания деятельность не ведет, а штат состоит только из учредителя, то форму представлять не нужно (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581). Главное, чтобы выполнялись три условия:

• компания не ведет деятельность;
• учредитель является руководителем, но трудовой или гражданско-правовой договор с ним не оформлен;
• никаких выплат учредителю не производится.

Подробнее о том, когда компании не нужно сдавать СЗВ-М в статье .

Как заполнить форму СЗВ-М за декабрь 2017 года

Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 №83п и состоит из четырех разделов.

В разделе 1 укажите реквизиты компании (регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН, КПП).

В разделе 2 надо записать отчетный период и календарный год.

В разделе 3 отражается «Тип формы»:

• «исхд» – для исходной формы (отчет подается впервые за отчетный период);
• «доп» – для дополняющей формы (отчет подается с целью дополнить ранее сданный);
• «отмн» – отменяющая форма (отчет подается с целью отменить ранее неверно предоставленные сведения).

В разделе 4 указываются сведения о застрахованных лицах (ФИО, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН).

Образец заполнения формы СЗВ-М за декабрь 2017 года смотрите ниже.

Имейте в виду: если бухгалтер забыл указать сведения по некоторым застрахованным лицам или указал их неправильно, компанию могут штрафовать. Размер штрафа 500 рублей за каждого "физика", в чьих сведениях допущена ошибка или отсутствуют данные.

Позвоните сейчас: 8 800 222-18-27

Форма сведений о застрахованных лицах в ПФР содержит:

• Реквизиты страхователя: регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП.
• Отчетный период и календарный год.
• Тип формы (исходная, дополняющая, отменяющая)
• Сведения о застрахованных лицах (ФИО, СНИЛС, ИНН)

Кто сдает СЗВ-М

Все работодатели (организации и ИП), выплачивающие вознаграждения сотрудникам и перечисляющие взносы в ПФР (по трудовым договорам и договорам ГПХ).

Инструкции по заполнению отчета СЗВ-М (сведений о застрахованных лицах) Куда сдавать СЗВМ в 2018 году

Организации и ИП - в территориальное отделение ПФР по месту своего учета в качестве работодателя.

Обособленное подразделение с отдельным расчетным счетом - в отделение Пенсионного фонда по месту учета такого подразделения. В отчете СЗВ-М по обособке в графе КПП прописывается номер обособленного подразделения.

Как подать форму СЗВ-М в отделение ПФР

На бумаге: разрешено, если СЗВ-М составляется менее чем на 25 человек.

В электронном виде (или по ТКС): обязательно, если в СЗВ-М указано 25 и более человек. Можно представить этот отчет по электронке и на меньшее количество работников.

Скачать программу для проверки отчета СЗВ-М .

Срок сдачи СЗВ-М в 2018 году

Этот отчет представляется в отделение Пенсионного фонда РФ ежемесячно - не позднее 15 числа следующего месяца. В 2018 году при сдаче СЗВ-М за март, июнь, август и декабрь отчетная дата выпадает на выходной день. Поэтому срок сдачи отчета за эти месяцы переносится на ближайший рабочий день после 15 числа (16.04.2018, 16.07.2018, 17.09.2018 и 17.12.2018).

Штраф за несвоевременную подачу СЗВ-М

500 рублей за каждого работника может начислить ПФР за несвоевременную подачу (или неподачу), а также за недостоверные или неполные сведения СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Нужно ли сдавать «нулевую» СЗВ-М в 2018 году

Да, нужно, но не всем.

ИП без работников СЗВ-М не сдает.

А организации, которые не начисляют заработную плату, приостановили деятельность или не имеют в штате сотрудников, все же должны подавать «нулевую» форму СЗВ-М 2018 в отделение ПФР.

О других особенностях подачи этого отчета читайте в статьях:

Выписка из сведений СЗВ-М при увольнении работника

Выдать работнику копию формы СЗВ-М - нельзя. Так как в этом отчете есть информация и о других работниках. Об этом сотрудники ПФР пояснили в письме Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.

Поэтому при увольнении работнику выдается Выписка из СЗВ-М.

В программах Бухсофт она формируется так же, как и обычная форма сведений о застрахованном лице с добавлением фильтра по отдельному сотруднику. При использовании фильтра данные формируются только по одному работнику, а название отчета меняется с «СЗВ-М» на «Выписка из СЗВ-М».

СЗВ-М за январь 2018 года сдают все страхователи, у которых есть трудовые и гражданско-правовые договоры с работниками. По какой форме сдавать отчет: новой или старой, разберем в статье и приведем образец заполнения СЗВ-М.

По какой форме сдавать СЗВ-М за январь 2018: новой или старой

Бухгалтеры были готовы к тому, что чиновники утвердят новую форму СЗВ-М. Но к текущему отчету изменения решили не вносить. Поэтому берите прежний бланк из постановления Правление ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п.

Как заполнить СЗВ-М в 2018 году

Форма СЗВ-М состоит из четырех разделов. В разделе 1 укажите регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование компании, ИНН и КПП.

В разделе 2 запишите код отчетного периода. В январском отчете должен стоять код периода 01. Программа может автоматически поставить месяц заполнения или бухгалтер по ошибке укажет не тот код. Если проставите 02, то фонд посчитает, что СЗВ-М представили за февраль, а январского отчета нет. И если не исправить ошибку до крайнего срока сдачи сведений, то может быть штраф за нарушение сроков.

Если вы уже отправили СЗВ-М с неверным периодом, обнулять его не надо. Сформируйте и подайте новый за январь, а в феврале при необходимости подайте уточняющие сведения.

В разделе 3 заполните тип (код) формы:

• «исхд» — если вы впервые сдаете сведения за месяц;
• «доп» — если дополняете ранее сданные сведения или исправляете сведения о сотрудниках, которые ранее уже подавали в ПФР;
• «отмн» — если обнаружили ошибку в исходном отчете и хотите отменить неверно поданные сведения о работниках.

В разделе 4 приведите список всех физических лиц, с которыми заключили трудовой либо гражданско-правовой договор. Сдать сведения надо и на россиян, и на иностранцев.

В отчете запишите ФИО работников, их СНИЛС, а также ИНН, если он известен. Заполнять строки можно не по алфавиту, а вразброс.

Совет
Если ставите ИНН сотрудника в расчете по взносам, этот номер безопаснее указать и в СЗВ-М. Компания вправе оставить графу с ИНН пустой, только если у вас нет сведений.

В конце листа руководитель компании подписывает отчет, ставит должность, ФИО, дату и печать (если есть).

• Как заполнить и сдать отчетность

Образец заполнения СЗВ-М за январь 2018 года

Как оформлять отчет: на бумаге или электронно

Если в течение месяца в компании числилось не более 24 сотрудников, сдавать отчетность можно на бумаге. А вот если договоры заключали с 25 сотрудниками и более, тогда придется отчитываться в электронке (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Штраф за сдачу бумажного отчета вместо электронного — 1000 руб.

Электронный формат чиновники утвердили в постановлении Правления ПФР от 7 декабря 2016 г. № 1077п. Чтобы фонд не отказал в приеме отчетности, перед отправкой проверьте ее с помощью модуля проверки ПФР. Еще один способ — проверить форму в программе CheckPFR.

Модуль проверки и программу CheckPFR вы можете найти на сайте Пенсионного фонда . Для этого пройдите по ссылке: «Главная» → «Страхователям» → «Работодателям» → «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Кто сдает отчет в феврале

Все работодатели - организации и индивидуальные предприниматели - обязаны каждый месяц сдавать сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М. Также отчитаться должны и обособленные поразделения с собственным расчетным счетом и которые сами начисляют и выплачивают зарплату работникам.

Есть вопрос
Предоставлять ли будущим контрагентам копии СЗВ-М?

Только если каждый сотрудник компании подпишет письменное согласие, чтобы его персональные данные (ИНН и СНИЛС) были переданы незнакомой организации, можно предоставить копию СЗВ-М. Иначе проверяющие из Роскомнадзора вправе оштрафовать за разглашение персональных данных: компанию на 75 000 руб., а директора или главбуха — на 20 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Поэтому в качестве альтернативы предложите будущему партнеру отчет о . Так он сможет убедиться, что у вашей компании достаточно трудовых ресурсов.

Куда отправлять СЗВ-М

Кого включать в СЗВ-М за январь 2018 года

Если в компании с 1 по 31 января включительно физические лица трудились по трудовым или гражданско-правовым договорам, надо сдать форму СЗВ-М за январь 2018 года.

Подать сведения нужно на тех сотрудников, которым начисляете выплаты, с которых рассчитываете взносы. Также в форму включают тех, кто ушел в отпуск без содержания или по уходу за ребенком. При условии, что с ними продолжает действовать трудовой договор.

Кроме того, в отчет нужно включать лиц, которых приняли на работу в последний день месяца. А вот тех, кто уволился до января 2018 года, указывать не нужно. Также не нужно указывать граждан, которых приняли на работу в начале февраля 2018 года до того, как стали заполнять отчет.

Большинство вопросов у бухгалтеров возникает, когда есть подрядчики. В отчет надо включить всех физических лиц, с которыми у компании в январе есть действующие гражданско-правовые договоры. Речь идет о договорах, на вознаграждения по которым компания должна начислять взносы.

Включить подрядчика в отчет бухгалтер будет независимо от того, получал работник в отчетном периоде вознаграждения по договорам или нет (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581).

Пример: Кого включать в СЗВ-М за январь 2018 года

Компания заключила договор подряда на срок с 9 по 31 января. Акт выполненных работ подписан 9 февраля 2018 года и 12 февраля организация перечислила ему деньги по договору. Несмотря на то, что работы в январе не сданы и не оплачены, компания обязана включить подрядчика в СЗВ-М за январь 2018 года.

Как подразделению отчитаться по форме СЗВ-М

Обособленные подразделения, которые имеют свой расчетный счет и сами выплачивают работникам доходы, представляют СЗВ-М за январь в территориальное отделение ПФР, в котором зарегистрировались. Ведь страхователями являются не только компании, но и подразделения (ст. 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Главное отличие в заполнении для таких страхователей - в строке с ИНН вписывают номер головного офиса, а в КПП номер, который присвоили налоговики конкретному подразделению. Так советует делать в ПФР .

Надо ли сдавать нулевой СЗВ-М

Уже давно между работодателями идет спор: нужно ли сдавать нулевой СЗВ-М, если работников и вознаграждений нет.

У организации не может быть нулевой СЗВ-М, так как должен быть как минимум один сотрудник. Это директор, который и подписывает всю отчетность. Но есть условие.

В СЗВ-М не включают директора — единственного учредителя, с которым компания не заключала трудовой договор. Если помимо такого руководителя в организации никого нет и деятельность организация не ведет, то можно обойтись и без отчета. Такие разъяснения дал ПФР на своем сайте. Нулевую отчетность компании сдавать не обязаны (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581).

Штраф за ошибки в СЗВ-М

За ошибки в форме СЗВ-М за январь 2018 года компании грозит штраф. Его размер - 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

В апреле 2016 года у страхователей-нанимателей появилась обязанность по сдаче новой формы отчетности. Этой формой является СЗВ-М. О том, как ее заполнить, читайте в данной статье.

Отчетность по форме СЗВ-М есть необходимость сдавать тем фирмам и бизнесменам, которые используют в своей деятельности наемный труд. Данные должны быть поданы:

• На каждого служащего, с которым в месяце отчета заключен, продолжает действовать или расторгнут трудовой контракт;
• На каждое физлицо, с которым в периоде отчета заключен, продолжает действовать либо расторгнут контракт гражданско-правового характера.

Как заполнить отчет СЗВ-М

Форма СЗВ-М включает в себя четыре раздела. В каждом из них имеются указания по заполнению. Бланк формы приведен ниже:

Рассмотрим подробнее, как заполняется каждый из этих разделов:

В начале формы необходимо указать два кода: ОКУД и ОКПО.

1. Реквизиты фирмы-страхователя. В данном разделе указываются сведения о нанимателе, который используется наемный труд, а именно:

• Номер, который был присвоен нанимателю при регистрации в ПФ;
• Сокращенное название компании;
• ИНН и КПП фирмы (для бизнесменов только ИНН).

1. Период отчета – подразумевает собой период, за который формируется отчетность. Он обозначается цифровым кодом. Январь – 01, февраль – 02 и так далее.
2. Тип формы – данный раздел подразумевает указания типа подаваемого отчета. Таких типов предусмотрено три:

• Исхд – проставляется, если отчетность за отчетный месяц сдается в первый раз;
• Доп – указывается в том случае, если подаваемый отчет является дополнением ранее поданного отчета;
• Отмн – указывается, если необходимо отменить сведения, поданные ранее. Вместе с отменяющим отчетом приводится список застрахованных работников, которых включили в исходную отчетность по ошибке.

1. Сведения о застрахованных работниках. Здесь приводится перечень лиц, с которыми в месяце отчета были заключены, продолжали действовать или были расторгнуты трудовые договора. Данный раздел представлен в виде таблицы. Она включает в себя следующие пункты:

• Порядковый номер строчки;
• Фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии) полностью, в именительном падеже;
• СНИЛС сотрудника;
• ИНН (если имеется).

В конце необходимо указать должность главы фирмы и его ФИО. Также, он должен проставить свою личную подпись. Необходимо указать дату формирования документа, а также проставить фирменный штамп компании.

Образец СЗВ— М приведен ниже:

Подача нулевого отчета

Форма отчетности СЗВ-М нулевой быть не может, так как в фирме всего есть хоть один работник – ее директор. Предпринимателям, не имеющим наемных работников сдавать отчет по данной форме вообще нет необходимости.

Возможные ошибки при формировании отчетности

При формировании отчета СЗВ-М довольно часто встречаются следующие ошибки:

• В отчетности указаны сведения о сотрудниках, которые были уволены в предыдущих периодах;
• В отчетности не отражены сведения о работниках, которые были приняты на работу в периоде отчета;
• В отчетность не внесены сведения о работниках, которые в месяце отчета пребывают в отпуске.

Если была совершена одна (или сразу несколько) из этих ошибок, необходимо подавать уточняющий расчет. Сдать его можно в любые сроки.