Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено - сразу Ссылка для просмотра и скачивания .

Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):

Особенности данного формата:

1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График - это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал - вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:

Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.

В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов - без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» - продолжительность первого периода отпуска:

У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:

Плюс один день потому, что дата окончания отпуска - это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.

Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности - столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее...», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними - аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов - это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!?

Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения - для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет - просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов - 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:

1-я строка - "=График!G5"
2-я строка - "=График!K5"
3-я строка - "=График!O5"
4-я строка - "=График!S5"
5-я строка - "=График!W5"

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).

Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).

Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу "=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)" (на примере 2-й строки).

На этом все. Благодарю за внимание

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

·····

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.

Как сделать шаблон графика отпусков в Excel

Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).

Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):

Теперь покажем вам, как это сделать!



Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:

Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:

СЧЁТЗ(A9:A23)

Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:

ОКРУГЛВВЕРХ(C1*C2;0)

Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:

Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:

Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:

СЧЁТЕСЛИ(E9:E23;"На работе")

Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:

Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:

И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:

ЕСЛИ(E6<$C$2;"нехватка";"хорошо")

Наконец, мы имеем такой результат:

На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.

Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.

А как быть с кадровиками? Им же нужен просто список!?Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения - для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет - просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов - 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ.

Подробная инструкция, как построить диаграмму ганта в excel

Получилось так.Можно нарисовать горизонтальные линии. На закладке «Работа с диаграммами» — «Макет» нажимаем в разделе «Оси» кнопку «Сетка».
Нажимаем кнопку функции «Горизонтальные линии сетки по основной оси». Затем нажимаем на кнопку функции «Основные линии сетки».

Получится так.Можно менять цвет графика, т.д. Нажимаем на каждый элемент диаграммы, заходим в «Параметры оси» и меняем то, что и как хотим. Ещё, есть функции на закладке «Работа с диаграммами».

Там три вкладки с функциями. Теперь обратим внимание на то, что шкала в диаграмме начинается не с даты 12.01.2015 г., а раньше. Если речь идет не о дате, а простых числах, то настроить легко.
Нажимаем на горизонтальную ось, в параметрах оси ставим фиксированные данные (числа). Дату запишем в таком формате 12/1/2015. Но у нас стоит дата в диалоговом окне параметров оси, и написана она не в формате дата.

Excel-office

Внимание

Нужно в параметрах оси написать нашу дату в формате числа. Есть простая хитрость. Выделяем в таблице столбец с датами или, если даты идут подряд – первую и последнюю ячейку.

Ставим формат «Общий». Получится так.Даты написаны в нужном нам формате. В параметрах горизонтальной оси ставим эти числа – минимальное и максимальное. Максимально чуть увеличили (на количество дней отпуска, чтобы шкала была на диаграмме).Получится такая диаграмма. Здесь мы увеличили шрифт с фамилиями, увеличили ширину ряда значений, и сделали их синим цветом.Здесь изменили вид столбцов – изменили цвет заливки и эффект фигуры (функции находятся на закладке «Работа с диаграммами».

График отпусков (просто наглядный)

Инфо

Табличный редактор «Майкрософт Эксель» — это отличная программа, подходящая для создания всяческих диаграмм. Однако стоит выделить одну, которая превосходно подходит для отображения временных отрезков, а называется она диаграммой Ганта.

Ее построение несколько отличается других, поэтому в этой статье подробно будет рассказано, как строится диаграмма Ганта в Excel. Подготовительный этап Изначально перед построением диаграммы Ганта в Excel, необходимо подготовить саму таблицу, ведь она должно иметь надлежащий вид, иначе ничего не получится.

В ней обязательно должны быть внесены временные переменные, именно поэтому в статье будет происходить построение на примере графика выхода сотрудников в отпуск. Также важно, чтобы колонка с именами сотрудников не была озаглавлена, то есть шапке ее была пустой. Если вы вносили туда название, то удалите.

Как создать диаграмму в Excel, как настроить элементы графика, диаграммы, смотрите в статье «Как сделать график в Excel». Здесь мы рассмотрим пример диаграммы Ганта в Excel, чтобы составить график отпусков.

У нас есть такая таблица со списком сотрудников и датами выхода в отпуск. В столбце С мы поставили количество календарных дней отпуска.
Внимание! Столбец А подписывать НЕ нужно, чтобы диаграмма была составлена правильно.Выделим диапазон таблицы А1:С7. На закладке «Вставка» в разделе «Диаграммы» нажимаем на кнопку функции «Создать диаграмму» (на рисунке обведена красным цветом).

Ещё это окно можно вызвать, нажав на кнопку любой диаграммы, выбрать из списка функцию «Все типы диаграмм».Выбираем диаграмму «С областями» — «Линейчатая с накоплением».Нажимаем «ОК». Получилась такая диаграмма.Выделим и удалим легенду.Затем, выделяем вертикальную ось (значений) – где указаны фамилии.

Это во-первых.Во-вторых, Вселенная — это не обычный конечный объект с границами, это сама бесконечность во времени и пространстве. У нее нет начала и конца, а также пространственных границ уже по ее определению: она есть всё (потому и называется Вселенной).В третьих, фраза «представление о холодной начальной Вселенной вблизи Большого взрыва» тоже есть сплошной нонсенс.Что могло быть «вблизи Большого взрыва», если самой Вселенной там еще не было? Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике. НОВОСТИ ФОРУМАРыцари теории эфира 20.04.2018 — 20:37: СОВЕСТЬ — Conscience — РУССКИЙ МИР — Карим_Хайдаров.28.03.2018 — 18:15: СОВЕСТЬ — Conscience — Проблема государственного терроризма — Карим_Хайдаров.22.03.2018 — 09:33: ВОСПИТАНИЕ, ПРОСВЕЩЕНИЕ, ОБРАЗОВАНИЕ — Upbringing, Inlightening, Education — Просвещение от Ю.Ю.

Инструкция какс делать график отпусков с диаграммой в экселе

Конечно пробывал, но не нашел. Вот прикрепляю что нашел, но не совсем подходит.Sem1970 К сообщению приложен файл: 6_free_2016.xlsx(26.6 Kb) Ответить СообщениеКонечно пробывал, но не нашел. Вот прикрепляю что нашел, но не совсем подходит.Автор — Sem1970Дата добавления — 10.11.2015 в 13:26 SLAVICK Дата: Вторник, 10.11.2015, 13:48 | Сообщение № 4 Группа: Модераторы Ранг: Старожил Сообщений: 2188 Репутация: 737 ± Вот Код =СУММПРОИЗВ((ТЕКСТ(‘Проект графика отпусков’!$E$7:$E$1100;»ММММ»)=B4)) и Код =D4/$C$3-0,3 Вот Код =СУММПРОИЗВ((ТЕКСТ(‘Проект графика отпусков’!$E$7:$E$1100;»ММММ»)=B4)) и Код =D4/$C$3-0,3 SLAVICK К сообщению приложен файл: _2016-.xlsx(61.0 Kb) Иногда все проще чем кажется с первого взгляда.
Чтобы это сделать, выполните следующее:

1. Нажмите ЛКМ по именам сотрудников, чтобы их выделить.
2. Нажмите ПКМ.
3. В появившемся меню кликните по «Формат оси».
4. Появится окно. В нем вам необходимо перейти в категорию «Параметры оси» (обычно она открывается по умолчанию).
5. В категории вам нужно поставить галочку рядом с «Обратный порядок категорий».
6. Нажмите «Закрыть».

Теперь диаграмма поменяла свой вид — даты сверху, а имена перевернулись. Так, во первых, легче будет воспринимать информацию, а во вторых, будет правильно, так сказать, как требует ГОСТ. К слову, на этом этапе неплохо бы было удалить легенду в диаграмме, так как она в данном случае не нужна. Чтобы это сделать, вам необходимо изначально выделить ее, нажав ЛКМ, а затем нажать клавишу DELETE. Или же удалить ее можно через контекстное меню, вызываемое ПКМ.
К слову, в этом окне можно задать цену промежуточных делений если нужно. По итогу выполнения всех действий нажмите кнопку «Закрыть». Этап №5: ввод названия Остался последний, пятый этап, который и закончит окончательное форматирование нашей диаграммы Ганта в Excel. В нем мы зададим наименование диаграммы. Незамедлительно переходим к самому процессу:

1. Перейдите во вкладку «Макет», что располагается группе вкладок «Работа с диаграммами». Обратите внимание, что данная группа появляется лишь в тех случаях, когда диаграмма выделена.
2. Во вкладке «Макет» нужно нажать на кнопку «Название диаграммы», а в выпадающем списке выбрать пункт «Над диаграммой».
3. В появившемся поле в диаграмме, вам необходимо ввести непосредственно само название.

Это означает, что первый этап завершен. Этап №2: форматирование диаграммы На данном этапе построения диаграммы Ганта, в Excel необходимо сделать невидимым первый ряд, который в нашем случае обозначается синим цветом, то есть нужно, чтобы на диаграмме был лишь отпускной период, выделенный красным. Чтобы это сделать, вам нужно:

1. Кликнуть ЛКМ по любой синей области.
2. Вызвать контекстное меню, нажав ПКМ.
3. В нем выбрать пункт «Форматирование данных».
4. Перейти в категорию «Заливка».
5. Выбрать пункт «Нет заливки».
6. Нажать кнопку «Закрыть».

Теперь, как можно заметить, с диаграммы пропали синие полосы, конечно, точнее будет сказать, что они стали невидимыми. На том второй этап завершен. Этап №3: изменение формата оси Отображение осей в данный момент не соответствует верному образцу, поэтому его необходимо изменить.

Хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает. Каждый год в уважающей себя и своих сотрудников организации составляется график отпусков. У кого то есть специальные программы, кто то составляет графики в Word. Но лучше всего для составления любых графиков подходит Excel. График отпусков не исключение. Зачем нужен график - понятно. Отдых - свободное время от работы, а работу и нагрузку на персонал нужно планировать.

Поэтому спланировав отпуск - получаем план графика работы. При этом необходимо учесть нагрузку на отделы в течение года, чтобы в сезон напряженной работы все были в полной боевой готовности. И чтобы в одном отделе одномоментно все не оказались на курорте.

График составляем на год, поэтому в график вносим год цифрой и перечисляем всех сотрудников по фамилиям, должностям и принадлежности людей отделам. Также вносим в таблицу остаток дней отпуска от предыдущего года:

Теперь в области, где будем прописывать дни отпуска, сужаем и объединяем ячейки таким образом, чтобы на семь колонок приходилась одна неделя года. В ячейке F4 определяем понедельник, с которого будет начинаться календарь в нашем графике по формуле =СЦЕПИТЬ("01.";"01.";B1)-ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(СЦЕПИТЬ("01.";"01.";B1);2)=1;7;ДЕНЬНЕД(СЦЕПИТЬ("01.";"01.";B1);2)-1).

В первой строке определяем порядковый номер недели года =СЦЕПИТЬ(НОМНЕДЕЛИ(L4;21); "нед"). В третьей стороке определяем день начала и конца этой недели =СЦЕПИТЬ(ДЕНЬ(F4);"-";F2).

При этом приходится идти на небольшую хитрость и использовать вторую строку, в которой определяем день конца текущей недели =СЦЕПИТЬ(ДЕНЬ(L4);" "; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=1;"янв"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=2;"фев"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=3;"мар"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=4;"апр"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=5;"мая"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=6;"июн"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=7;"июл"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=8;"авг"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=9;"сен"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=10;"окт"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=11;"ноя"; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=12;"дек";"???"))))))))))))). Так сложно потому, что в одной ячейке нельзя определить разный формат для значений, которые сцеплены для получения значения этой ячейки.

Чтобы понимать сколько рабочих дней в конкретной неделе, проставляем соответствующие значения в пятой строке:

В конце графика проставляем количество распределенных дней отпуска, просуммировав все дни за год. А также вычисляем остаток не распределенного отпуска с учетом остатка за прошлый год:

Теперь осталось внести количество дней отпуска в соответствующую ячейку и условно отформатировать их, чтобы информация выглядела наглядно. В итоге получили график на одном листе книги Excel. При этом график универсальный, так как только изменив год в ячейке B1, получаем автоматически пересчитанные значения в строках 1, 2, 3 и 4 - недели, периоды недели, дни года. Останется только прописать количество рабочих дней в неделе в соответствии с производственным календарем, принимаемым правительством в конце года. Смотрим на результат:

По ссылке можно скачать график отпусков на год в Excel. Меняйте только год в таблице и получайте готовый график за секунду.

Получили наглядный график отпусков на всю организацию на одном листе. Теперь довольно легко спланировать работу персонала на год вперед.

Мы вам сэкономили день работы на составление графика отпусков на организацию? Сколько стоит ваш день? Надеемся гораздо дороже суммы в форме ниже.

Прежде чем нажать кнопку подарить, выберите Способ оплаты в форме ниже.